能力強的人，怎麼整理辦公桌：［圖解］恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致

名人推薦：推薦序　這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚

——筆記女王Ada

最近由於整理術的話題很夯，市面上不少整理術的書上市，也和許多朋友聊到整理方面的問題，但他們的共同問題就是：「我照書上的方法做了啊，怎麼還是感覺沒整理好？」

一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態，好不容易花了一段時間做整理，但接下來卻沒有養成自律的好習慣，導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念，讓我們了解，在整理好之後，如何做好持續保持的功夫。

我們生活中大...

第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋（節錄）

從這裡開始，終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。

首先，我要向各位讀者介紹的，是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌，最需要整理的東西，主要有下列三種：包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」，包括各種文具在內的「物品」，及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。

千萬別只整理文件

根據我的指導經驗，不論是民營企業或政府機關，這三種東西所占的比例，大約都是「文件」60％、「物品」30％、「書籍」10％，我稱此為「631法則」。

你辦公環境的這些東西，是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢？如果無視於「631法則」的存在，只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法，來管理那60％的文件，是不會有多大成效的，一定要把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中，不能只整理文件。

如同我在第一章告訴各位的，整理，基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟，首先，請把你桌子周遭的所有東西都搬出來，堆成三座小山（群組），也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。

分類完畢後，就開始挑出需要的東西，其餘的就丟掉。

整理完桌子周遭後，與同事共有的收納空間，也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。

◎ 文件

首先，將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。

前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新，所以應該很容易就可以挑出來；至於已經完成的工作文件，請根據使用頻率、重要度、公司的基準等，決定要丟掉還是留下。

◎ 物品

要挑出自己需要的物品時，我想你會發現，原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票（帳簿、傳票）、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等，應該都在其中。

撿選這些物品要掌握一個重點，就是不要重複，以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西，不但浪費收納空間，還會在尋找文具時，浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西，就可以省去不必要的麻煩和時間。

◎ 書籍

建議積極丟掉和IT（Information Technology，資訊科技）有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快，這些書籍的內容馬上就過時了。

地圖集也一樣，因為縣市合併，很多地名都變了，所以數年前的地圖，很多時候都派不上用場。

但是，辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等，就算留下來也不會造成什麼問題，所以這類的書籍，可斟酌其內容後，再分成留下和丟掉兩個群組。

要丟還是要留，60秒內做決定

工作上許多時候，都需要我們瞬間做出判斷，「捨‧活‧續整理術」也是一樣，為了要丟還是要留而猶豫不決，就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限，就是60秒。

有人或許會認為限時60秒太短了。但是，如果以大家所熟悉的電視廣告為例，大部分的電視廣告，基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短，但這15秒鐘中不但有起承轉合，還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望，效果驚人。

所以，我們只需要15秒鐘，就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒，是因為區分文件時，有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。

當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等，都很易讓人產生特殊感情，所以不肯輕易放手的心情，是可以理解的。

但是，因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業，就傷腦筋了。因此，請大家給自己決定的時間，設下一個60秒的底限。

只要逼自己在60秒內做出決定，就沒有時間猶豫，而且習慣之後還會越來越果敢，越丟越上手，所以大家不必擔心設定時間限制。

用「過去式」思考該不該丟

要順利判斷要還是不要，是有祕訣的。

「沒用過」、「就算不見也不會不方便」的東西，就大膽丟掉吧！

有些東西丟了或許會後悔；但是，會讓人後悔丟了的東西，100個裡面恐怕不到3個，所以根本沒什麼好在意的。

因為擔心後悔而「留下無用的97個」，還是「丟掉100個之後稍微有點後悔」───哪一個比較好？不用想也知道。

如果有之前不使用也沒有造成任何不便的東西，更要馬上丟掉，因為在未來的日子裡，也不會需要這些東西。

總之，丟東西的時候，不要用未來式「總有一天會派上用場」去思考，而是用過去式「過去幾個月有用上嗎」來思考。

例如，報紙、雜誌的報導，以二年的時間為保存的基準就足夠了。

但是，「預測性的報導」、「○○的統計」等等是例外。長期保存這些資料，將來應可派上用場。

所有工作，都從辦公桌開始

辦公桌是你的工作基地，所有的工作，都是從這裡開始的。

首先，請你檢查桌子的周遭：

□ 滑鼠是否可以自由移動？

□ 桌下有無足夠的放腳空間？

□ 下班時，桌面是否淨空如滑行跑道？

□ 最下層抽屜，能否用來立列文件？

□ 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」？

結果如何？

答案有三項以上賓果的人，最近是否有工作效率低落的狀況？

原因，或許就出在你桌子的周遭。

現代上班族幾乎人手一台筆電、一台智慧型手耭，在移動中工作的人，有逐年增加的趨勢。在新幹線的列車上、機場大廳裡、咖啡廳等地方工作的人，也越來越多了。但是，最後要將工作做歸納整理的地方，還是「自己的辦公桌」。

辦公桌可以說是工作的起站，也是工作的終站。想用愉悅的心情啟動每一天的工作，就應該要先收拾自己的桌子。

如果你必須費好大的勁，才能從桌上堆積如山的文件中，找到今天要用的資料，之後才能開始工作。其實光是這樣，就讓人開始覺得疲累，，更遑論浪費的時間了。

即便你找資料只花了五分鐘，這五分鐘也足以做完很多的事情了，例如確認電子郵件、看資料等等。更何況，如果找不到所需的資料，不是得向廠商再次索取，就是得重新製作一次，瞬間你就浪費了二、三個小時。

因此，辦公桌上，請務必只放置和「現在正在進行中的工作」有關的東西。只要這麼做，就能大幅提升工作的效率。

整理的第一步，就從收拾桌子開始！只要把桌上收拾乾淨，以下三種好處就會踵而至——

‧ 可以集中精神工作。

‧ 不需浪費時間找東西，時間管理更好，工作效率更高。

‧ 可以強化辦公環境的安全。

如果把重要文件擱在桌上，隨時都有可能被別人看見，甚至被偷走。請牢記，整理也是工作危機管理的一環！

稍不留神，桌面就會亂七八糟

一般來說，辦公桌會堆滿文件、物品，淪為「無法地帶」，我認為是因為下面幾種心態造成的：

一、 以為辦公桌周圍的東西，都屬於自己所有。

二、 文件、物品不在自己身邊，就無法安心工作。

三、 因為文件、物品都還沒整理，就下意識地認為身邊所有東西，都是自己需要的。

四、 自己獨自歸納、製作完成的文件，即使用的是公司的金錢和時間，卻不認為是公司全體員工共有的資產。

五、 討厭別人打開自己的辦公桌抽屜。

六、 覺得要離開座位去拿常用的文件很麻煩。

如同我在前面說的，對上班族來說，辦公桌就是工作的出發點。如果桌上堆滿了文件、物品，找個東西還得耗費時間翻箱倒櫃，工作的品質勢必低落。

工作能力強的人，桌子周遭一定整理得乾乾淨淨。看在顧客的眼裡，這種人就是「工作迅速又確實」。

會整理自己腦袋的人，自然會把整理的本事，反映在辦公桌上；反之亦然，會整理辦公桌、整頓工作環境的人，自然就會整理自己的腦袋。

整理是工作的基本動作，只要養成習慣，種種好處自然會反映在工作成果上，而且會進一步感染整個職場，讓所有同仁都順利使用共有的資訊和物品。

解決辦法：設置「暫置文件」區

整理的心理障礙，除了「捨不得」、「猶豫」之外，還有「姑且、暫時」的心態。例如：「暫時先放在桌上吧！」、「姑且先放在抽屜裡吧！」

但是，這些想法都是表裡不一的。因為隨著時間的經過，一旦記憶開始模糊，就會因為想不起「東西在哪裡？」而開始尋寶了。要是和其他資料或文件混在一起，就更找不到了。

對上班族來說，遺失或找不到文件或資料，是莫大的恥辱。尤其是和未完成工作相關的文件，或是打算找時間著手而就此擱著的文件等等，最容易遺失，大家一定要格外留意。

現在，我就要介紹一種最適合保管這類資料、文件的方法，就是用透明文件夾、個人檔案夾、檔案箱，來保管這些「暫置文件」、「未處理資料」。

簡單來說，就是設置一塊「只要找這裡，就一定可以找到現在工作所需資料」的區域。

這塊區域與其說是收納，更像是一種「投入」至箱中、檔案夾中的感覺。只要這麼做，就能安心不怕找不到東西，我可以保證，你在60秒之內，一定可以找到需要的東西。

「暫置文件」原則上一人以一箱為限（也可以是一個資料夾或檔案夾），箱子上寫上「山田」、「佐藤」等個人名字。

絕對不要把暫置文件放入自己的抽屜。因為這些文件是職場所有員工的共同財產，除了本人，如有必要，誰都可以打開箱子。只要這麼做，就算當事人不在，也不會為了找資料而引起騷動。

早上到了公司，從最靠近自己的保管架上，拿出自己的「暫置文件」放在自己的桌上，外出或下班時，再放回原位就可以了。如果要放在公事包裡帶著走，就放入透明文件夾或檔案夾。只要這麼做，就隨時隨地都可以工作。

如此一來，你就可以縮短工作時間，加快工作速度。

最下層抽屜，工作能力強的人怎麼使用？

個人辦公桌最下層的抽屜，通常都用來放置體積比較龐大的東西。原則上，我希望這個抽屜只收納人工作上需要參考的資料及私人物品。

最下層的抽屜一般都可以立列A4大小的文件。因此，這個抽屜用來歸納並保管工作上要用的文件、資料最有效率。

要把檔案夾、透明文件夾立列在抽屜裡並不容易，所以不妨把「文件箱」當作立列的道具來使用。

最下層的大抽屜，大概從前面到後面，可以放四到五個文件箱，而且，文件箱的排列方式也是有訣竅的。

這個訣竅就是：不要把五個箱子乖乖從前面排到後面，而是前後各一個，從左到右放三個。

將箱子橫排的優點是，坐著就可以把文件拿出來。只要將椅子朝抽屜的方向回轉，正面面對文件、資料，不需要將抽屜拉開到底就可以拿到需要的東西了。也就是說，箱子這樣排列，收納或拿取文件都很方便。

要把資料放回去時，一定要放回原來的箱子裡。靠自己最近的那個箱子，請放使用頻率最高的文件。只要在這方面稍微下點工夫，就可以加快尋找文件的速度。

至於最難使用的抽屜深處，則可以收納難以割捨、想暫時保管的資料，或者是雖重要、卻很少使用的東西。

由上往下的第二層抽屜，可以放六個裝小東西的盒子（深21cm、寛10cm、高12cm）。盒子的大小正好可以放傳票、書籍（按，這個高度可以立著收納日本的文庫本，但無法立列台灣常見尺寸的書籍）等等。這種小盒子除了方便拿取東西，也可以讓使用者有效運用收納空間。書籍請放在抽屜的正中間位置。

第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋（節錄）

從這裡開始，終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。

首先，我要向各位讀者介紹的，是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌，最需要整理的東西，主要有下列三種：包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」，包括各種文具在內的「物品」，及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。

千萬別只整理文件

根據我的指導經驗，不論是民營企業或政府機關，這三種東西所占的比例，大約都是「文件」60％、「物品」30％、「書籍」10％，我稱此為「631法則」。

你辦公環境的這些...

前言　你的辦公桌，代表你的工作能力

三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率化，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨‧活‧續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。

在指導的過程中，我深切地體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——

「桌上的文件堆積如山，沒有收拾。」

「老是找不到東西。」

「想整理，卻不知優先順序從何下手。」

「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」

也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

找不到文件，浪費的不只是時間

對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

□ 文件是否散亂於各處？

□ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？

□ 電腦的滑鼠，是否無法自由移動？

如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。

如果你找一份文件要花十分鐘，就等於把五百日圓丟進了水溝裡。（按，以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢，10分鐘就是40塊錢）

所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨，從今天起，你就可以做好工作。

我推廣了30年的辦公室效率革命

抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三條：

一、 捨：丟掉

二、 活：活用

三、 續：繼續

只要把這三條規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」。

運用本書的「捨‧活‧續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。

請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。

願大家都能把握和本書相遇的契機，豐富自己的人生。

前言　你的辦公桌，代表你的工作能力

三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率化，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨‧活‧續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。

在指導的過程中，我深切地體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——

「桌上的文件堆積如山，沒有收拾。」

「老是找不到東西。」

「想整理，卻不知優先順序從何下手。」

「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」

也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

找不到文件，浪費的不只是時間

對上班族來...

推薦序　這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚（筆記女王Ada）
前　言　你的辦公桌，代表你的工作能力
第一章　整理是為了效率，不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一　「捨」：丟掉／捨不得丟，怎麼辦？／設定「賞味期限」，過了就丟
規則二　「活」：活用／腦袋要當水龍頭用，不是水桶！／一事一張卡，不用想分類
規則三　「續」：繼續／下班前五分鐘，要做兩件事
第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件／要丟還是要留，60秒內做決定／用「過去式」思考該不該丟／收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃／活用7個道具，亂得恰到好處
個人辦公空間／所有工作，都從辦公桌開始／稍不留神，桌面就會亂七八糟／解決辦法：設置「暫置文件」區／最下層抽屜，工作能力強的人怎麼使用？／把名片當「資料庫」用／分辨要「丟掉」還是要「運用」／通訊錄要分「常用」與「備用」／桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！／雙軸管理法：專案、階段
與同事共同的空間／文件立列，省時又省空間／用顏色分類，文見快速歸位／建立共用資料的使用規則
第三章　一進辦公室，就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上／手帳，該怎麼挑選？／使用手帳的6大規則／桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限／一進辦公室，就知道今天的工作順序／把工作拆解成幾個5分鐘任務／下定決心：今天要準時下班／用零碎時間終結零碎工作／公事包如何整理，可成為行動辦公桌／點讀法──瞬間讀取重點的祕訣／要速記，但也要讓別人看得懂
第四章　那張看不見的辦公桌，也要整理整頓
會不會整理電腦，直接關係到工作效率／電腦桌面亂七八糟，腦袋就會——／這樣整理資料夾，不用花時間找檔案／收件匣，一分鐘整理完畢／做備份，就是一種危機管理／這些工作用電腦處理，反而沒效率／一天一分鐘的電腦整理術／重要文件，不能只有自己知道藏哪裡／太依賴使用電腦，你會失去四種能力！
第五章 從人生態度到生活習慣，都可以整理
先從人生態度開始整理／重新設計生活習慣／好好放鬆，工作更有勁／丟掉無用之物，找回單純生活／整理，就是「人生的再設計」／現在就開始動手：整理

推薦序　這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚（筆記女王Ada）
前　言　你的辦公桌，代表你的工作能力
第一章　整理是為了效率，不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一　「捨」：丟掉／捨不得丟，怎麼辦？／設定「賞味期限」，過了就丟
規則二　「活」：活用／腦袋要當水龍頭用，不是水桶！／一事一張卡，不用想分類
規則三　「續」：繼續／下班前五分鐘，要做兩件事
第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件／要丟還是要留，60秒內做決定／用「過去式」思考該不該丟／收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃／活用...