你可以不加班！：效率達人教你3小時輕鬆完成8小時工作

第3課 制定完美的日程表

人的差別，主要在於行動的能力和速度，而其中方法很重要。大多人的初衷是好的，有不少好的想法、思路和專案，可是缺乏好的方法；而用日程表的形式制定行動計畫──比如一個月一張，或一個季度一張──將所有重要目標涵蓋在一張日程表之中，則會使自己的工作和學習有條不紊。每一天都積極主動地投入到工作和學習中，按照日程表緊張有序地進行，取得預期的結果。

制定完美的日程表不僅僅能讓工作按計劃、有步驟地開展，而且還可以從對計畫的總結中找出曾經被浪費掉的時間。久而久之，便會使自己在時間的運用上從當初的無意識提升到有意識和科學規劃的層面。通過總結每天的工作日程表，發現工作中浪費時間的一些無意義的舉動，從而改進，確保用最短的時間完成每日工作。久而久之，就會讓自己在工作效率上得到巨大的改變，有效地減少無意識中所浪費的時間。

工作眾多，我要從哪個地方開始？

從艱難的工作開始著手

我們每天都需要面對大堆的工作任務，而這其中有十分簡單的，也有很棘手的。那麼，面對這許多的工作，我們該從哪一件著手呢？或許有人就會說：根據事情的重要性和緊迫性進行呀。這誠然不錯，而且在工作中，這也是必須的，我們當然要先著手處理重要且緊急的事情。但是，即使制定了詳細的計畫，也按照輕重緊急原則來做這些工作，還是有些人會感覺到時間不夠用，有些時候仍舊會餘下一小部分工作，不得不犧牲休息時間來完成。

有人可能要辯解說：自己並不是每天都無法完成任務，有時候完不成是因為這一天的任務太多了，而且有好幾件都是很難的事情，自然需要花費更多的時間。但是，真是如此嗎？或許每一天的工作量都不一定完全一樣，但是，真的會在某一天，領導突然派發給你比往日多出一倍的工作嗎？而且很多都是需要冥思苦索或是借閱大量資料或是花費大量時間才能完成的？不妨來觀察一下身邊的同事，他們是否經常因為工作中被派發了艱難的任務而需要加班？如果沒有的話，是否要考慮一下自己的處事方法，哪裡還有些不完善的地方？怎麼樣才能更大地提高自己的工作效率？

在眾多的工作中，你真的明確要從什麼地方開始嗎？

小王是一家大型合資企業的職員，因為融入了外企的一些元素，節奏很快，每天的工作都是忙得腳不沾地。為了儘快適應公司的快節奏，他每天都為自己制定一個第二日的計畫單，將領導交代的任務一一記錄，並做好計畫。即使有些時候，在自己已經完成計畫單制定的時候，又來了新的任務，小王也能快速地將交代的任務再插進去，並且將新工作的執行安排在合適的位置和時段上。於是，即使很忙，小王大多數時候也能在規定的時間內完成自己的工作。但是，隨著工作時日的增加和公司新血的加入，小王也變成了老員工，被派發了更多的工作任務。這其中，不乏有公司的重要工程項目和相關策劃之類的，對於小王來說，這些工作都是剛剛接觸，做起來並不輕鬆。

在嘗試了幾次之後，小王發現這些工作的難度遠遠大於自己所想像的，而且很多問題他都需要向上級請示或是需要自己做好不同的準備方案。於是，為了節省時間，小王便把這些工作放在最後，在自己完成其他的工作任務之後，再去處理手頭上這些艱難的事情。結果，要麼主管不在或是沒時間，需要請示的問題解決不了，就是一天的勞累之後，精神依然有些疲憊，面對這些複雜艱難的工作任務，沒有任何思路。即使勤勤懇懇地加班，似乎也來不及當天就完成這些棘手的事情，不得已，小王只好打算第二天一大早來處理；到了第二天，又有了新的工作任務，小王看看這個，煩煩那個，還是決定先做慣例工作，然後再一起處理比較麻煩的任務。結果，自然又是棘手的事情被擱置。一拖再拖，轉眼就到了任務的限制期限，而小王對於這些工作，依舊沒有任何眉目。加班的時間浪費了不少，卻沒有出任何成果。

小王很是苦惱，想起自己辦公室的另一位同事——小林，比自己早一段時間參與公司的工程項目和決策，但是，人家現在卻輕輕鬆松，甚至有時間MSN聊天或是午休的時候玩上一小會兒遊戲。於是，小王去向小林請教。

小林仔細看了一下小王的每日計畫，問他：「你一般是從哪些事情開始工作呢？」小王說是從每日的慣例工作開始。小林立刻向他提了一個建議：「從明天開始，你試試看，從最棘手的工作著手。」小王有些疑惑，但還是按照小林的建議去做，剛開始的時候，為了完成最棘手的工作，差不多花費了半天的時間，剩下的工作在臨近下班的時候總有一些剩餘，但是，堅持了一個月之後，當小王習慣這種工作方式之後，不僅處理棘手工作的時間有所減少，而且，在將最艱難的工作完成之後，心理上大大放鬆，處理後面的事情的時候，感覺輕鬆不少，很容易就完成了，不僅不需要再加班，而且每天的工作時間都有餘留。

不論是在工作中還是在日常的生活學習中，我們總是在自身存在著一定的惰性，這些惰性使得我們遇到困難的時候，總是會下意識的逃避，從而不僅浪費了大把的時間，而且慢慢會養成一種懦弱的習慣，對工作和生活缺乏信心，遇到事情就會覺得自己「不行」。而從最棘手的工作著手，則是一種積極工作，樂觀向上的表現，是職業素質主動性的體現。

為什麼要從最艱難的工作著手

當最棘手的問題被克服並完成後，再用餘下的時間去完成其他工作任務就顯得輕而易舉。從制定的任務清單上瞭解相關事項，確定清單上最棘手的任務，即花費最多時間或付出最大努力的任務，然後從該任務開始實施，直至完成。相比之下，清單上的其他任務就很容易完成了。那麼，為什麼要從最艱難的工作著手呢？

1、避免小問題堆積成大問題。

2、即使犯錯誤，也能促進我們學習與成長，而不解決問題，只會導致我們停滯與萎縮。

3、培養我們敢於直接面對問題的勇氣。

4、行動建立信心，不行動助長懷疑。

5、在思考的過程中產生靈感，想出創新的辦法。

6、我們會更善於尋找解決問題的途徑，提升我們解決問題的能力。

7、形成快樂向上的積極態度，我們的前景會越來越明朗。

怎樣解決最棘手的問題

從最棘手的工作開始，一步步完成我們的工作任務，提高工作效率的同時，也大大提升了自己工作的信心，甚至有人說：「工作的實質就是解決問題。」那麼，我們又該如何來解決最棘手的工作任務呢？

1、樹立信心，堅信辦法總比問題多。

2、注重細節，做好大事件中每一個小細節。

3、出現問題，積極尋求解決的方法。

4、不要敷衍工作，否則就是敷衍你自己。

5、要具有強烈的使命感，工作是你的就是你的責任，無論如何都要完成。

6、積極面對現實，告訴自己「我能行」。

7、盡職盡責地對待工作。

8、拒絕藉口，立即行動。

幾點關鍵，工作無難事

不論是公司領導還是普通員工，在工作中總免不了有遇到困難的時候，那麼，我們是該迎刃而上還是逃避現實呢？相信成功者都會選擇前者。我們講述了如何在工作中解決棘手問題的幾步驟，但是，仍有幾點注意事項需要牢記在心：

1、思考問題之前，放鬆身心，理清思路；

2、懂得解決問題必須下功夫；

3、相信自己有解決問題的能力；

4、做出決策比無所事事要好。

解決問題，實現理想

實際上，工作也好，人生也好，成功者與失敗者的分水嶺，就在於前者能夠勇敢地解決問題，闖過道道難關通向勝利。而後者像駝鳥一樣把頭鑽進沙子裡，對問題視而不見，指望別人替自己把問題解決好，或者幻想問題自動消失。逃避問題、把問題留給上司、指望問題自動消失，這些都不是辦法。因為解決工作中的問題，是每個職場中人的基本職責。

我們必須擁有一個好心態：正視問題、放鬆心情，把問題看作成長的機會，相信自己有能力解決問題，愉快地迎接問題。這樣，我們就能勇敢地挑戰問題，打開自己的思路，找到有創造性的好方法。也只有在面對困難、解決問題的過程中，才能激發我們潛藏的力量，喚醒我們沉睡的智慧，從而幫助我們實現能力的飛躍，使我們有能力去實現自己的理想。

第3課 制定完美的日程表

人的差別，主要在於行動的能力和速度，而其中方法很重要。大多人的初衷是好的，有不少好的想法、思路和專案，可是缺乏好的方法；而用日程表的形式制定行動計畫──比如一個月一張，或一個季度一張──將所有重要目標涵蓋在一張日程表之中，則會使自己的工作和學習有條不紊。每一天都積極主動地投入到工作和學習中，按照日程表緊張有序地進行，取得預期的結果。

制定完美的日程表不僅僅能讓工作按計劃、有步驟地開展，而且還可以從對計畫的總結中找出曾經被浪費掉的時間。久而久之，便會使自己在時間的運用上從當...

對於時間的利用和支配，我想每個人都有自己獨到的方式，但這些方式有的卻不是很合理，而科學的利用時間不但可以讓我們更輕鬆的完成自己所接受的任務和使命。相對於人生那匆匆幾十年的光陰，看似很長其實真的很短，我們所浪費的時間就足夠讓一個人的夢想成真。

人生有三分之一都是出於睡眠中，再加上我們的上學、上班以及娛樂、吃飯、行走的這些時間也要佔用三分之一的時間！如此算下來，我們真正能夠做事的時間也就是短短的一段光景。

既然如此，我們為什麼不合理的利用時間，科學地支配我們無所事事的那段時間，讓自己更加充實呢？在本書中，我們就詳細的為所有人解說了如何利用時間以及合理的支配時間的方法。

很多人都沒有自己的規律，完全就是想到什麼就去做什麼，或是只因為工作而工作，其實這樣的被動處理時間的方式是最容易讓一個人感覺疲憊，讓自己的生活顯得一團糟。一個規律的時間可以讓生活擁有節奏，而對於節省時間來說，有效的利用閒暇時間，可以讓自己的生活和工作更加的飽滿。

正如書中的第一章所說，一個好的方法就是節省時間最好的方式。古語有言：磨刀不誤砍柴工。事前的思考看似浪費時間，但它卻能夠有效的完成工作，有預見性的人永遠都會比別人更早地實現理想。

如果說什麼東西是最平等的，那麼可能就是時間了，每個人都擁有它而且每天都是24個小時，所以如何管理好自己這一天的生活，就是我們需要認真考慮的。有人說，做自己喜歡做的事情，效率就高，節省的時間就能更多；但如果碰到不喜歡的事情呢？那麼只好強迫自己快速的完成或是將這份工作以整化零，讓自己每天在同一時間內去做自己不喜歡的事情，這樣的分割也可以讓自己不必太過煩惱。

「在今天和明天之間，有一段很長的時間；趁你還有精神的時候，學習迅速辦事。」──歌德

「我們若要生活，就該為自己建造一種充滿感受、思索和行動的時鐘，用它來代替這個枯燥、單調、以愁悶來扼殺心靈，帶有責備意味和冷冷地滴答著的時間。」──高爾基

「完成工作的方法是愛惜每一分鐘。」──達爾文

「合理安排時間，就等於節約時間。」──培根

向這些人學習，讓自己的生活擺脫茫然，讓自己工作能夠更進一步，這就是我們應該要做的。

對於時間的利用和支配，我想每個人都有自己獨到的方式，但這些方式有的卻不是很合理，而科學的利用時間不但可以讓我們更輕鬆的完成自己所接受的任務和使命。相對於人生那匆匆幾十年的光陰，看似很長其實真的很短，我們所浪費的時間就足夠讓一個人的夢想成真。

人生有三分之一都是出於睡眠中，再加上我們的上學、上班以及娛樂、吃飯、行走的這些時間也要佔用三分之一的時間！如此算下來，我們真正能夠做事的時間也就是短短的一段光景。

既然如此，我們為什麼不合理的利用時間，科學地支配我們無所事事的那段時間，讓自己更加充實呢？在本...

前言
序章 為什麼我的工作進度這麼慢？
事前沒有任何計畫
做一些無關緊要的東西
總是顧慮太多、猶豫不決
固執己見，與世隔絕
找出自己莫名浪費掉的時間

第1課 高效利用時間的鐵律
你真的知道自己每天都需要做什麼嗎？　列出一張目標清晰的工作清單
你是不是真的瞭解自己？ 按照生理節奏變動規律曲線來安排工作
總是做些毫無意義的事情嗎？　放下與工作無關的活動和資訊
工作中遺漏了關鍵資訊，總是在反覆溝通？　隨時反問自己重點在哪兒
工作時，情緒會經常波動嗎？　始終保持平穩的樂觀情緒
是否想過有可用的工具與資源？　積極地尋找支持，懂得授權
總是被臨時事件牽著鼻子走？　確認工作是否可以延後處理
總是一絲不苟、凡事必究？　過分關注細節反而降低效率
每天的工作總是留個尾巴？　把手錶撥快10分鐘，事事搶在計畫前
你還在埋頭「蠻」幹麼？　每天總結工作經驗，找出做事竅門

第2課 時間管理工具
我的個人時間清單怎麼製作？　GTD時間管理概念
20%的時間真能完成80%的任務？　帕累托最優原則
緊急事件優先，還是重要事件優先？　時間管理四象限圖
30秒時間你能表達多少？　麥肯錫30秒電梯間訓練
變換工作的內容是否也算休息？　莫法特休息法
時間管理的黃金法則是什麼？　NLP時間生命管理法
消耗的時間與目標達成正比嗎？　目標法則
制定的計畫是否合理？　方圓法則
積少也可以成多　長尾理論

第3課 制定完美的日程表
工作眾多，我要從哪個地方開始？　從艱難的工作開始著手
你要如何吃掉一頭大象呢？　把「大規劃」分解成具體可行的「小計畫」
知道什麼是你的頭等大事嗎？　把老闆看重的事情安排在前
如何擠出更多的時間？　同一時間可以兼顧兩種以上事情
計畫是不是可以一拖再拖？　逐項完成工作計畫，遇到困難不退縮
當被一件棘手的事情絆住怎麼辦？　限定明確合理的最後期限
你的工作是否老在「最後衝刺」？　讓進度安排適當前緊後鬆
如何擁有忙裡偷閒的愜意？　把休息作為獎勵送給自己
如何不被小事降低工作效率？　把所有的瑣事放在一起，集中時間處理

第4課 工作效率飆升的妙招
「準時」上班真的是最有效率的嗎？　與其加班不如提前上班
檔案資料，找啊找啊找不著？　把書桌上檔資料建檔、歸類
是否花了兩次工夫去做同樣類型的事情？　工作也要「合併同類項」
電話聯繫真的是最有效率的嗎？　靈活使用各種聯絡工具
是否在收發電子郵件的間隙進行工作？　固定電子郵件收發時間
總是遇到漫無目的的談話和會議？　巧用小動作暗示對方
如何不因別人的錯誤耽擱自己的計畫？　工作中，對他人要提出時間要求
經常為製作各種檔案報表發愁麼？　注意搜集保留好用的辦公範本
如何不讓下午的工作效率打折？　巧吃中午工作餐，下午才不睏倦

第5課 零碎時間也要大利用
工作生活中的「微觀經濟學」　以分鐘來測量效率
總是在漫無休止的等人？　隨身攜帶一本書
上班下班總是昏昏欲睡且無所事事？　讓有聲讀物為自己隨時充電
走路的時候能不能多些思考？　每天反思自己的工作中的不足
工作累的頭昏腦脹？　可以適度看些資訊與新聞
遇到有意義的事情？　隨身攜帶空白卡片記錄點滴心得
當天的工作提前完成後？　集中精力考慮更長遠的計畫
工作逐漸力不從心？　把看電視的時間用來充電
身體是革命的本錢？　午間閉目一刻鐘
搶救用來發呆的時間？　放棄一切胡思亂想

前言
序章 為什麼我的工作進度這麼慢？
事前沒有任何計畫
做一些無關緊要的東西
總是顧慮太多、猶豫不決
固執己見，與世隔絕
找出自己莫名浪費掉的時間

第1課 高效利用時間的鐵律
你真的知道自己每天都需要做什麼嗎？　列出一張目標清晰的工作清單
你是不是真的瞭解自己？ 按照生理節奏變動規律曲線來安排工作
總是做些毫無意義的事情嗎？　放下與工作無關的活動和資訊
工作中遺漏了關鍵資訊，總是在反覆溝通？　隨時反問自己重點在哪兒
工作時，情緒會經常波動嗎？　始終保持平穩的樂觀情緒
是否想過有可用的工具與資源...