圖解七大關鍵工作力

◆時間力
增加「自己的時間」，減少「他人的時間」


►重新檢視在公司中的時間分配
每天總是覺得工作很忙，卻想不出到底忙些什麼。你是否曾經有過這樣的經驗呢？例如，在公司從早忙到晚，回家途中忽然想起：「對了，今天到底做了些什麼？」一整天下來應該完成很多事才對，但是，又好像沒看到什麼實際的成果。如果這種情形發生在你身上的話，那麼你多半在公司是經常受人使喚，不然就是有瑣事纏身。
該如何安排在公司裡的時間呢？
首先，請將時間分為「自己的時間」與「他人的時間」。
所謂「自己的時間」是指自己可以自主性思考、行動的時間，也就是可以靠自己的意志主動行動的時間。例如，為了完成自己的工作，而花心思研究工作方法以便進行工作的那段時間。
另一方面，「他人的時間」是指為了配合上司或客戶而被動行動的時間，也就是為了配合他人的方便而受到限制的時間。例如，被上司緊急指派參加會議，或是在不知情的狀況下被分配任務而心不甘情不願地完成工作。

►增加自主性的行動與「自己的時間」
請先試著區分「自己的時間」與「他人的時間」，並且設法減少「他人的時間」吧。
上班時間光是應付與他人的約會就無法進行可運用自己能力的工作，於是就這樣一直忙碌著，卻無法進行任何創造性的工作。所以，若希望能夠自主性地思考、行動，最重要的就是增加「自己的時間」。
藉由改變工作方式也有可能將「他人的時間」轉變為「自己的時間」。被動地等待他人的指示，這是「他人的時間」。擁有自主性之後才會開始覺得自己就是工作的主人。接著，清楚確認自己的計畫。這樣就會產生「我自己這麼認為」、「我想這麼做」的意志與自主性。
另外，區分出手邊的工作是只有自己才辦得到的工作，還是任何人都能做的工作，這也非常有效。如果選擇只有自己才辦得到的工作，就能夠增加「自己的時間」。

POINT　先檢查自己能夠擁有多少「自己的時間」
一天的工作當中，自己擁有多少產出時間？沒有部屬的人或許比較能夠確保「自己的時間」。一旦有了部屬而成為資深員工之後，「自己的時間」就會變少。另外，為了應付會議、工作上的問題等，也會導致工作上的產出時間逐漸減少。所以，請先確認自己必須親力親為的工作有哪些？自己又該為這類工作做些什麼？確保「自己的時間」來增加工作的產出吧。

◆精簡力
培養「估計」時間與更新紀錄的習慣


►培養「估計」時間的習慣吧
我想很多人都聽過標準化。不過，有多少人聽過「標準時間」呢？近年來，很多人聽過「標準時間」卻不懂這個詞的意思。
「標準時間」是一種時間管理的方法，不僅用於工廠，對於跟工作相關的任何人都有幫助。
所謂「標準時間」是指進行某項作業的基本時間，也就是工作中沒有遇到任何困難而能順利完成的時間。如果可以決定標準時間，並且按照標準時間進行工作的話，不僅可以順利進行工作，也可以提升工作效率。
以輸入材料訂單為例。假設基本的標準時間包括準備十分鐘、整理十分鐘，輸入一份文件二分鐘。這時有一百份文件需要處理。準備與整理總共二十分鐘，輸入資料二百分鐘（二分鐘×一百份）。也就是說，作業時間總共需要二百二十分鐘。
實際進行作業時，也可以多預留一些工作時間。例如輸入時發生錯誤而必須修正的時間。二百二十分鐘加上一○％的預留時間就是事前估計的工作時間。

►成為有標準時間概念的時間管理達人
工廠的標準時間指的是，無論由誰來做這項工作都會花費相同的時間。也就是說，作業員必須熟悉作業方式或是提升技能，才能夠在標準時間內完成作業。不過，工廠以外的職場環境就幾乎無法決定標準時間了。因此，如果能為自己的工作訂出標準時間，你就能夠成為時間管理達人。
有標準時間概念的人會在進行工作之前先估計時間，「這項工作大約需要三個小時」。然後針對工作方式進行改善，設法在三個小時之內完成工作。若在三個小時之內完成，表示達成當初所預估的時間，如期完成的滿意度也會上升。
有標準時間概念的人有自己估算時間的獨特方法，並且提醒自己在那段時間之內完成工作。此外，標準時間也能夠藉由改善工作方式而縮短。
擁有自己的一套標準時間並且不斷努力縮短標準時間，這樣就會提高個人的工作速度。

POINT　磨練預測能力
如果能夠預測工作所需的時間，工作就會如預期完成，行程管理也會變得輕鬆。如果擬訂勉強的時間表的話，只要其中一項工作遭到延誤，下一個工作的進度就會受到影響。因為會議時間不斷延長，結果讓預約來訪的客人空等待──這樣尷尬的場面應該有許多人都經歷過吧。如果會議與工作都能夠如預估的時間進行，就不用為延遲交貨而找藉口。所以，請培養估計工作時間的能力吧。

◆資訊力
以報紙或雜誌的關鍵字為主進行閱讀


►嚴選必要的資訊
在容易蒐集到資訊的時代裡，捨棄資訊也變得愈來愈重要。將必要與不必要的資訊分門別類，並且捨棄不必要的資訊。捨棄資訊其實是需要一些勇氣的。
如果不確定搜尋目的，無論找到再多的資訊都沒有止盡。如果只要求自己能夠理解即可，就可以簡單地結束搜尋。但若是做簡報要用的資訊，就必須確認資訊的真實性與可信度。
還有，如果沒有事先決定好找尋資料的詳細程度，不管花多少時間找仍嫌不足。一頁的調查報告或是十頁的調查報告，所需的資訊量是完全不同的。
利用網路進行資訊搜尋時，如果列印出所有的資料將會造成紙張的浪費。這樣不僅增加了許多無謂的資訊，也將會造成難以收拾的情形。閱讀資料時利用麥克筆圈選出重要部分，特別是關鍵字，這樣就可以幫助我們理解內容了。

►決定方向有助於提升蒐集資訊的效率
閱讀報紙或商業雜誌時，如果試圖將所有的內容全部讀完的話，無論有多少時間都不夠用。與其仔細讀完一本書，選擇性地閱讀數本商業雜誌才能夠進行有意義的資訊蒐集。
閱讀報紙或商業雜誌時，以關鍵字為主來擷取世界潮流的趨勢將會很有幫助。如果出現自己不知道的字詞或是有趣的報導，就稍微仔細閱讀該項報導。除此之外的內容就算只是瀏覽也無大礙。另外，光是以標題為主來瀏覽目次也可以看出世界潮流的趨勢。
此外，如果希望有系統地整理資訊，可以在一開始就決定好方向。預先想好什麼是必要的資訊。有了明確的方向就可以預防蒐集過多無謂的資訊，也能夠提高蒐集資訊的效率。而且，這樣也能夠透過多人的力量分頭蒐集資訊。

POINT　若試圖將所有的商業雜誌讀完將無法持久
筆者個人訂閱了《日經商業週刊》、《東洋經濟》等五種商業、經濟週刊。不過筆者閱讀一週份的雜誌也總共只花費一個小時而已。或許有人認為這樣做很浪費錢。不過，反過來說，如果花時間閱讀不必要的資訊才是浪費時間吧。商業、經濟週刊對於掌握世界趨勢非常有幫助。而且當代相關的關鍵字也會自然地留在腦海中。光是這點，商業、經濟週刊就非常具有利用價值，讀過之後就可以立刻丟棄。

◆整理力
分類是整理資訊的第一步


►人類一次最多只能記七件事左右
即便我們被要求一次記住很多件事，記憶的數量還是有限。據說人類一次能夠處理的資訊大約是七個單位，稱之為「神奇的數字7加減」。之所以會有「加減」表示因個人的差異而有所增減。至於加減多少呢，大概是六個左右，也可以說是可數的範圍之內。
假設我們現在要去購物。購物前要先寫下購物清單，購物內容如左頁上圖。比較左右兩邊的排列方式，哪一邊看得比較清楚呢？兩邊同樣列出十二種食品，採用分類的做法在購物時應該會比較方便。
掌握大量資訊的最佳方式就是分類。集中同種類的物品，冠上總稱（標題）。如果做好分類的話，比較容易發現是否遺漏了哪些資訊。例如，出門購物前已經列出十二種食品，不過還是擔心這樣是否齊全？是否有遺漏？這時，如果像前頁下圖那樣進行分類的話，可以查看蔬菜類有沒有遺漏，水果類有沒有忘了寫，這樣就很容易找到遺漏的項目了。還有，以食品分類之外，也可以找出非食品類的用品是否有遺漏的項目。所以，如果購買項目超過七樣的話，請試著用分類的方式列出購物清單吧。

►以三件事為主，歸納發言
若將發言內容歸納為三件事，就可以說出簡單易懂的內容。例如，在朝會時說：「今天有三件事要宣布。」這樣一來，聽者就會產生「如果只有三件事的話，應該記得住」的心態。
如果發言時說「這是最後一項」，卻還是嘮叨個不停，這樣聽者對於沒完沒了的發言一定會感到厭煩吧。結婚典禮的致詞或是餐會中管理幹部的發言等，經常可以看到類似的狀況。
若只提兩件事，聽者會產生意猶未盡的感覺。如果提了四件事而不做筆記的話，第四件事一定會被遺忘。因此，發言時盡量將內容歸納為三個重點。沒有用的資訊就大膽刪除。「今天的發言有三個重點。」就像這樣，三件事是可以輕鬆記住的範圍。

POINT　「找尋共同點」進行分類
「飯碗」、「菸灰缸」、「花瓶」、「存錢筒」、「箱子」，這些物品的共同點是什麼呢？這些東西都是容器。「自行車」、「計程車」、「電車」、「自用小客車」的共同點是什麼呢？是交通工具。分類時應該注意的是找尋共同點。透過找尋共同點可以找到分類的線索。就像志同道合的人會形成一個團體，資訊也是一樣。共同點就是分類的基本條件。

◆溝通力
培養四種溝通模式與人交談


►四種溝通模式
人類有四種慣用的溝通模式，如果遇到與自己不同模式的人就不知道該如何進行溝通。
「赫曼全腦優勢評量工具」（HBDI；Herrmann Brain Dominance Instrument）是採集全世界十一萬人的資料，以大腦生理學為基礎所發展出來的理論工具。人類思考時需要用到大腦皮質，而大腦中只有四個部分有大腦皮質。也就是人腦中的左腦、右腦，以及哺乳動物的大腦邊緣系統的左、右兩部分。
如左頁上圖所示，先以逆時鐘方向從左上方開始看起。分別是左上方運用大腦新皮質的左腦思考的A型人、運用哺乳類邊緣系統思考的左下方B型人和右下方C型人，以及右上方運用右腦思考的D型人。
每種腦各有不同特色，因著不同的腦部優勢（優先使用的腦），思考方式與行為模式也各有不同。此外，因為腦部優勢的不同，也決定了人類彼此之間是否性情相投。
A型人是邏輯型的人，總是以邏輯為優先考量；B型人是管理型的人，總是以組織或規則為考量重點；C型人是情緒型的人，優先考量情緒與人性；D型人是創造型的人，會以創意或是視覺為思考重點。

►知道對方的模式建立良好的溝通關係
「赫曼全腦優勢評量工具」的理論認為，「如果各種不同腦部優勢的人充分達到良好的溝通，組織將會發揮最大的能力」。我們面對與自己不同類型的人時，通常難以接受對方的價值觀，也不容易了解對方，所以溝通時很容易發生阻礙。特別是對角線類型的人。例如A型人與C型人、B型人與D型人，特別不容易建立良好的溝通關係。
因此，了解自己是哪種類型的人是建立良好人際關係的第一步。然後掌握對方的腦部優勢，這樣在溝通中就能夠減緩彼此帶給對方的壓力。

POINT　知道對方的習性就不會感到不愉快
無法建立良好溝通關係時，雙方總是覺得對方是奇怪的人。假使你討厭某人，想必對方也不會對你有什麼好感。如果希望自己喜歡很多人，也希望被大家所喜愛的話，首先就要搞清楚對方的溝通習性。方法是，以簡單、對方容易接受的說話方式與之交談就可以了。例如，如果對方是C型人，只要在言談中加上一句「你真是好人」，光是這樣做對方就會成為你的夥伴。

◆企劃力
遇到瓶頸時請運用腦力激盪技巧


►發散與收斂產生更佳的解決對策
會議中經常發生上司不斷要求「再多想點創意」，但是絞盡腦汁也想不出什麼好點子。有時候只是簡單說出一個想法，上司居然有了極大的回應：「這點子不錯喲，就由你來擔任負責人擬訂企劃案吧。」結果這時卻無法輕鬆說出自己的意見。
我們的腦筋之所以會停止思考，是自由交談激發創意的場合與評斷創意的場合混在一起之故。如果提出意見時老是遭到批判，我想大概沒有人會想發言或動腦筋吧。人類處於放鬆或愉快的狀態時，比較容易產生自由聯想。在緊張、壓抑的狀態則不容易產生創意。
激發創意的基本要件在於分開進行思考與評論的作業。當腦中浮現任何想法時，不要批評好壞。等到所有的想法都差不多出籠之後再來進行評估，並且將想法應用在達成目的的方案中。
發散與收斂對於找出更好的解決方案具有良好的效果。在發散階段時，互相激發新的想法，並且對於問題有著共同的認知。接著在收斂階段時，如果全體人員能夠共同參與、互相討論找出解決對策，有助於提升對於解決方案的認同感。

►運用腦力激盪時應遵守的規則
發散的自由聯想中，腦力激盪是最常用的方法之一。進行腦力激盪時有五個應注意的規則：一、捨棄既定觀念或常識，不要感到難為情；二、無論什麼想法都好，要盡量提出來；三、遵守三不原則──不批判、不爭論、不做冗長的說明；四、以他人的想法為啟發，進行延伸性思考（聯想遊戲）；五、以條列方式記錄想法。
若以烹飪來比喻的話，腦力激盪就像是蒐集食材一樣。蒐集了豐富的食材之後，還必須烹煮，不能直接生吃。相同的，透過腦力激盪所得到的想法，都是加工前的想法，要成為完善的解決對策之前還必須進行適當的加工作業才行。所謂加工就是評估想法，嚴格挑選可行的想法，或者將類似的想法分類等等，進行資訊的整理。

POINT　訓練自己進行單人腦力激盪
腦力激盪是種自由聯想。只有數人的團體進行腦力激盪的話，現場的氣氛將會更為熱絡。透過腦力激盪可以從他人的創意延伸新的想法而產生相乘效果。不過，最佳的腦力激盪是單人腦力激盪。一個人獨自發揮聯想，並以原先的想法為基礎得到更好的創意。如果可以靠自己快速激盪出更多想法，將來就會成為創意達人。將想法寫在紙上進行聯想，就可以訓練自己進行單人的腦力激盪。

◆策略力
利用「SWOT分析」檢查人生戰略


►SWOT分析利用「強項」、「弱項」、「機會」、「威脅」掌控現況
「人到底是為了什麼而活？」你曾經思考過人生的使命（Mission）嗎？一味地在意眼前的利益得失將無法過出有意義的人生。
以一個專為中高齡人士開設的研習課程為例。課程中老師要求學員做一個練習：「面對即將接近的死期，請寫下你的遺言。」這是為了讓人在面對死亡時，不會為了這件事沒做或是那件事來不及做而後悔，並且促使學員產生動機，讓學員在自己還有活力時做好積極向前的人生規劃。
檢查自己的人生規劃時可以利用「SWOT分析」。所謂「SWOT分析」乃是透過「強項（Strengths）」、「弱項（Weaknesses）」、「機會（Opportunities）」、「威脅（Threats）」等四個角度進行客觀分析的方法。
「SWOT分析」中的「強項」、「弱項」是以「內在」（公司內部或自己）為分析對象，而「機會」、「威脅」則是指「外在」（公司外部或自己以外）為分析對象。另外，「強項」與「機會」是正面意義；「弱項」與「威脅」是負面意義。「SWOT分析」的好處是能夠針對內在與外在、正面與負面等進行多面向的分析。
「活用強項、克服弱項」、「利用機會、克服威脅」，可以藉此找出突破現狀的契機。

►試著做出自己的「SWOT分析」吧
要不要試著做出自己的「SWOT分析」呢？
首先，寫出自己本身的「強項」與「弱項」，以及自己身處外在環境的「機會」與「威脅」。要預測三年後的機會與威脅比較適當。
接著思考是否可以更進一步運用自己的強項、把握機會。強項中的強項稱為「核心競爭力」（Core Competence）。如果運用自己的「核心競爭力」，就容易比他人更輕鬆得到努力的成果。
強項遇到好機會也有利於發揮自己的能力開創未來。弱項必須切割不理。不過若是無法置之不理的弱項就必須靠自我成長，將弱項轉化為強項。

POINT　首先要掌握自己的強項與弱項
「當局者迷」、「自不量力」等都是形容我們可以冷靜觀察別人，對於自己卻意外地不熟悉。事實上，客觀地了解自己也是非常重要的功課。邁向成功的第一步就是先掌握自己的強項與弱項。如果自己不是很清楚的話，可以詢問身邊值得信賴的人。另外，如果有自己喜愛的工作、或是長時間進行也不感覺疲憊的工作，表示這項工作應該與個人的強項有某種關連。

◆時間力增加「自己的時間」，減少「他人的時間」►重新檢視在公司中的時間分配每天總是覺得工作很忙，卻想不出到底忙些什麼。你是否曾經有過這樣的經驗呢？例如，在公司從早忙到晚，回家途中忽然想起：「對了，今天到底做了些什麼？」一整天下來應該完成很多事才對，但是，又好像沒看到什麼實際的成果。如果這種情形發生在你身上的話，那麼你多半在公司是經常受人使喚，不然就是有瑣事纏身。該如何安排在公司裡的時間呢？首先，請將時間分為「自己的時間」與「他人的時間」。所謂「自己的時間」是指自己可以自主性思考、行動的時間，...