省時5倍的架構化工作術

停止依賴你的能力、意志力、記憶力，
唯有「架構化」的工作方式，才能讓你以最少的勞力得到最大的成果！

　　只要採用本書所介紹的「架構化」工作技巧，任何人都能夠建立一套工作上的「架構化」系統，更有效率的工作，並且減少不必要的時間和資源浪費。

　　「架構化」工作技巧的五大重點：
　　1.「統一化」、「一元化」、「自動化」
　　2. 訂定規則，徹底執行
　　3. 以減少浪費時間為目標
　　4. 不要過度整理
　　5. 有效運用因整理而多出來的自由時間

　　●經常搞丟文件與資料的人
　　●經常為了塞爆電子信箱的上百封郵件而感到困擾的人
　　●不知如何整理資訊與資料的人
　　●桌面總是雜亂無章的人
　　●無法集中注意力處理重要工作的人
　　●總是遲遲無法開始工作的人
　　●想早點結束工作以確保學習與興趣的時間的人
　　●雖然努力工作卻總是無法獲得他人好評的人
　　●雖然讀過其他工作技巧或整理技巧的相關書籍，卻總是無法學會的人

　　本書推薦給有以上狀況的人！

　　本書介紹的簡易技巧，將讓你的工作順利進行、自由時間增多，包括文件、工作環境、電腦&電子郵件、頭腦、時間，全部都可以「架構化」，讓你的工作效率倍增！

作者簡介

泉　正人（Masato Izumi）

　　日本Financial Academy株式會社社長，金融學習協會理事長。

　　成立日本第一個線上商標登錄網站「TradeMark St.」後，有感於理財教育之重要，於是設立日本Financial Academy教育機構。

　　上課的學員人數超過六萬人，為日本最大的獨立理財教育機構。課程內容包括初級經濟、會計、財務、財經新聞的閱讀以及理財等。另外還經營股票投資、房地產投資等各種理財教育機構。

　　目前除了經營房地產入口網站、網路咖啡等五家公司之外，還擔任金融學習協會理事長，得到日本文部科學省（相當於台灣的教育部）財團法人日本文化振興會認可，舉辦「理財」檢定考試。同時，為了提高國民的理財知識水準，也不斷地在日本各地舉辦演講、講座等活動。

　　此外，與暢銷書作者兼創投企業的經營夥伴共同創立「JBN（Japan Business Network）」。以支援在全球各地發展的日本創業家與商場人士為目的，義務性地在世界各地舉辦各種講座。

　　著有《有錢是訓練出來的》（商周）、《提早6小時下班的工作術》（先覺）、《金錢的基礎教育》（大和書房）、《磨練成功的「投資能力」》（SOFTBANK Publishing）等書。

　　麻省理工學院史隆管理學院（Sloan School of Management）高級主管課程修畢。

　　日本Financial Academy株式會社網站：jfa.ac
　　Mail：books@jfa.ac

譯者簡介

陳美瑛

　　畢業於輔仁大學國際貿易學系、（輔系）日本語文學系，輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。

　　譯有《提早完成工作，準時下班》、《引導者的工具箱》、《睡得好，讓你更健康》、《師父與少年》、《七大關鍵工作力》等書。

　　部落格 www.financialblog.jp/1013/

前言
以最少的努力得到最大成果的「架構化」
「架構化」整理技巧的好處

PART1　為什麼需要整理？
01學習整理技巧的目的就是要讓工作更有效率
以「追求工作效率」為目的之實用整理技巧
02拙於整理對於工作將會造成嚴重扣分
拙於整理者之特色
整理無須任何特殊能力
做好整理可以減少無謂的行動
整理所帶來的好處
「架構化」整理技巧所帶來的時間該如何使用？
將「架構化」引進工作中的整理
03何謂「架構化」整理技巧？
整理的對象物為何？
如果做好「架構化」就無須依賴「記憶力」
「架構化」越簡單越好
馬上開始採用整理技巧吧

PART2　文件與辦公桌整理
01「整理技巧」塑造最佳的工作環境
找東西浪費時間
記憶物品的放置地點很浪費腦力
丟棄的重要性
使用後的「歸位」也很重要
一開始就不該使用紙張
02歸檔是有效運用資訊的「架構化」方法
文件分為變動文件與歸檔文件
變動文件與歸檔文件之整理方法
統一尺寸與形狀
尚在進行中的文件放在透明資料夾中
公文架的使用方法
重要的文件保存在透明檔案夾中
暫時先保留的文件
03將辦公桌改造成舒適的工作站
做好辦公桌的安排
有時候也無須收拾整理
04書籍、雜誌、名片整理
閱讀時要做槓桿筆記
剪下有用的雜誌內容，其餘的可以丟掉
定期整理名片
05再一次確認整理的目的
思考整理的目的

PART3　PC & Mail整理
01充分發揮一部電腦的功能
注重資訊科技運用能力的時代
把PC當成頭腦的外掛程式
將資訊集中在一部電腦裡
筆記型電腦裡要裝些什麼資料呢？
搜尋資訊交給Google搜尋引擎即可
02電腦的整理也要「架構化」。資料夾大致分類即可
檔案命名的重要性
電腦桌面要保持乾淨整齊
為進行中的工作檔案建立資料夾並且存放在桌面上
利用備分資料的「架構化」做好風險管理
03輸入的資訊也要利用「架構化」整理以達到有效的運用
資訊以量取勝。開放自己接收大量的訊息
部落格的最新資訊仰賴RSS閱讀器
訂閱雜誌蒐集資訊
電子報寄到固定的電子信箱
訂出蒐集資訊的主題
使用eMemoPad處理片段的資訊
定期回顧的資訊要列在工作清單裡提醒
會議記錄也能透過「架構化」而提高價值
利用日經TELECOM蒐集報紙資訊
04利用「架構化」快速處理龐大的郵件數量
電子郵件只讀一次並且馬上回信
如果早點回信，對方也能及早回應
已經讀過的郵件利用「分類項目」整理

PART04　「頭腦整理」
01一忙起來腦袋就不清楚？
掛念的事情一多思緒就變得混亂
讓腦子「放空」
02把「該做的事」通通寫在工作清單上吧
任何事都可以寫在工作清單上
利用Outlook管理工作清單
03主動將工作委託他人處理
以「時薪」做為委託他人的標準
04利用檢視清單整理工作內容以提高工作效率
任何人都能夠完成工作的「架構化」系統
05會議也能夠利用「架構化」而確實提高效率
所有的出席者都要掌握會議的主題
當場完成會議記錄，當場傳送
06也可以利用「架構化」判斷新事業是否可行
利用檢視清單篩選可行的商機
07架構化的重點在於徹底、持續地執行
貫徹「架構化」的「架構化」
08提高工作動機的「架構化」

PART05　「時間整理」
01「架構化」整理改變時間的品質
透過「架構化」，時間的品質產生變化
02時間整理也可以利用工作清單進行
設定定期性的工作
任何想法都可以列入工作清單內隨時修改
規則也可以列入工作清單裡
依照工作清單輕鬆工作
有效利用片段的時間
03能夠集中注意力的環境是提高工作效率的「架構化」技巧之一
引進「努力時間」
04電話時間也可以「效率化」
05人生的一半是工作。不要區別週末與平日

前言

　　該做的工作太多以致於腦中一片混亂，注意力無法集中在手邊的工作上。

　　雖然訂定時間表，但是工作從來沒有按照時間表的進度完成。

　　辦公桌上總是一片零亂，經常找不到重要的文件。

　　找不到儲存在電腦裡的檔案，以至於要重新製作一份企畫案。

　　如同上述這般，工作中經常為了微不足道的小事而必須停下腳步，或是造成不必要的浪費。

　　相信這樣的經驗誰都曾經有過。

　　我自己一直到前幾年都還為了這些狀況而深感苦惱。

　　當時的我同時經營三家公司，一個人承攬過多的工作而忙得幾乎喘不過氣來。

　　每天都是從上午六點工作到深夜十二點。

　　雖然這麼拼命，工作卻總是無法如期完成。

　　明明就是照著優先順位處理工作，但總是會被其他的工作插入而導致思緒變得一片混亂。

　　希望自己能夠按照計畫工作，計畫卻總是被破壞。

　　辦公桌與辦公室裡的文件永遠是堆積如山，呈現混亂狀態。

　　腦中與身邊的環境永遠處於「未整理」狀態。

　　那樣的工作方式當然無法長久持續下去。

　　由於太過於勉強工作，所以也曾經累倒了。

　　面對著大量的工作，我開始思考。

　　「為什麼我明明這麼努力，工作卻總是無法順利進行？」
　　「無法順利完成工作是不是因為沒有做好整理的緣故？」

　　於是，我決定實現以下幾個目標。

　　確實按照計畫工作。

　　將自己的工作交給部下，並且得到相同的成果。

　　不再浪費時間找東西。

　　設法擠出工作以外的自由時間。

　　為了達到以上幾個目標，在工作上採取「組織化」的想法於焉產生。

　　由於沒有好好整理身邊的事物與時間，所以被工作、時間追著跑。

　　身心俱疲的我腦中時時想著「組織化」，並且應用在工作上。

　　於是各項事物開始呈現整理的狀態。

　　結果堆積如山的工作竟然就一步步地按照計畫完成了。

　　現在的我經營五家公司，每天都能夠完成當天的工作。

　　除此之外，我一年還能夠閱讀超過三百本的書，為了充實自己，我還上補習班或參加講習課程、補英文、學高爾夫球，每個月還到國外考察或進行演講等等。

　　我現在已經有自己的自由時間做自己想做的事了。

　　我所經營的公司也是一樣。

　　由於採用「組織化」的整理技巧，員工們都能夠有效率地完成各項工作。

　　結果是，無論是業績或評價都可以維持一定的水準。

以最少的努力得到最大成果的「組織化」

　　我在前一本著作《「組織化」工作技巧》（Discover 21出版）中提過，所謂「組織化」指「無論是誰，何時來做，做了多少次，都會得到相同成果的系統」。

絕對不要依賴以下幾項事物：
　　能力或堅強的意志
　　學歷或性別
　　記憶力

　　以最少的勞力得到最大成果的方法就是「組織化」。

　　所謂「組織化」就是訂定一定的規則，並且根據規則採取行動。無論是誰來做，都能夠得到相同結果的方法。

　　若說我遵循自己制定的「組織化」系統而進行每天的行動，真是一點也不誇張。

　　此外，在我經營的公司中，所有的會議流程或員工的工作都採用「組織化」的方法。

　　在《「組織化」工作技巧》一書中，我在工作這一大類別中介紹過運用「組織化」的訣竅。

　　如果更進一步詳細分類的話，可以將工作分為如下的六大項。

　　而本書就是針對其中特別重要的「整理技巧」再加以深入說明。

「組織化」工作技巧中的六大項目
　　自我管理技巧　整理技巧　管理技巧
　　會議技巧　業務處理技巧　時間管理技巧

「組織化」整理技巧的好處

　　無論是自己或公司，採用「組織化」整理技巧的好處是可以塑造一個最適當的工作環境。
　　結果就是任何人都能夠有效率地工作，並且能夠減少各種不必要的浪費。

　　現在的我無法想像一個沒有「組織化」的公司是如何運作的。

　　假使公司沒有引進「組織化」，老闆與員工做事沒有效率，每天都必須加班到深夜。結果員工的身體變差，也失去工作幹勁。而且，公司的業績也不見成長......。最後就陷入可怕的惡性循環狀態。

　　那麼，目前正處於這種狀態的人該怎麼辦呢？

　　其實，只要做好整理、提高工作效率就夠了。

本書的目的是：
　　「建立一套工作上的『組織化』系統，並且學會其中的訣竅。藉此得到更多的『寶貴時間』以達到個人成長的目的。」

　　本書第一章重申不整理的危險性，明確指出整理的重要性。

　　第二章針對工作的基本動作「文件與辦公桌整理」，介紹歸檔與整頓的方法。

　　第三章介紹現代人必備的技能「PC & Mail整理」。介紹如何整理、活用每天不斷湧入的大量「資訊」。

　　第四章介紹「頭腦整理」，讓混亂不堪的思緒變得清晰有條理，並且不斷想出好點子。

　　第五章解說跟金錢一樣重要的「時間整理」，並且介紹時間整理的思考方式與工具的使用方法。

　　本書介紹的「『組織化』整理技巧」非常簡單。任何人都做得到，而且也立刻看得到效果。

　　以前不善於整理的我現在能夠為各位介紹這套整理技巧，這就證明了它的成效。

　　希望讀者也能夠學會本書的「『組織化』整理技巧」，提高工作效率，得到更多的收穫。

　　如果本書能夠幫助你完成工作並達成目標，將是我最大的欣慰。