少做一點不會死！越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則-FindBook 找書網 ISBN:9789866807411

【摘文1】前言

回首過去，我們身處人類有史以來步調最為快速的年代，也是人類面臨最多資訊量與工作量的年代，從電子郵件到該讀、該看的東西，生活對我們有諸多要求，使人壓力重重。

對許多現代人而言，工作就是一連串的電子郵件、新聞與指令，加上不間斷的電話、即時訊息、報告、筆記和檔案。一天的開端往往始於滿載的信箱，又終於同樣爆滿的信箱；每封信都代表了一個要求，要我們提供訊息，或者要我們完成壓根兒沒有時間執行的任務。我們只得囫圇吞棗，全然不知該如何控制資訊的流量。

這不僅帶來偌大的壓力，也很浪費時間。如果我們能停下腳步思考，就會發現，這根本不是我們要的生活。

鬧中取靜

面臨過多的資訊與過重的工作量，我們有什麼別的選擇？難道我們非得追隨盧梭的腳步，在樹林中蓋間小屋，離群索居，才能逃離現代社會與科技？

我在此提出折衷辦法：我們依舊可以享受無邊際的資訊，依舊可以在想要的時候與人即時溝通，依舊可以利用科技來提高工作效率，但我們擁有自由，可選擇想要消化的訊息以及想要做的事。那是種更為簡單的生活，但同時，我們仍然可以完成想要完成的事情。

其中的訣竅便是限制資訊量與工作量，要把大多數的時間花在最重要的事情上，不要什麼都想掌握。想像一種生活：工作日頗為輕鬆，壓力指數很低，你能夠專注於手頭的工作。試想，你只挑幾件差事作，但因為經過選擇，所以每一項都能達到最高的完成度，發揮最大的效用。如此一來，你既能達成重大目標，又不必忍受同時間什麼都得做的壓力。

這聽來或許太過理想，但絕對是可行的。我就做到了，只要能利用一個非常容易運作的系統。

一切的一切，其實都關乎選擇。

簡化

我衷心相信簡化的力量。當我簡化了我的生活，我能得到更棒的人生，因為我減少了雜務，專心享受我熱愛的事物；人只要減少雜務，就能夠專注。又比方說寫作，只要我能減少贅字，用最精簡的文字傳達中心思想，我的創作就能更有力道。

簡化在不同的脈絡下有諸多不同的詮釋。某些時候，簡化代表回頭去使用未加工的天然建材而非工業製成品；什麼都自行建造、製作而不直接購買。儘管我也很喜歡這種詮釋，但我所追求的簡化在於我所做事情的簡單：做得少，而非更多，但成就更多，因為我選擇有方。

簡化說到底就是二個步驟：

1. 懂得去蕪存菁
2. 捨棄枝微末節

本書中，我們會討論這二個步驟如何實踐在工作與生活的各個層面，但我們會一直回到這二個概念：專注於要點、排除其餘次要的東西。

這能讓你更快樂、更輕鬆，或許還會出人意表地讓你更有生產力。

我的親身體驗

不過才幾年前的我，是個負債累累，工作滿檔，與家人相處的時間寥寥可數，每天壓力指數都幾近破表的人；我不僅體重過重，健康亮起紅燈，每天都吃油炸及重口味的食物，而且我不運動，還是個菸槍。我不滿意工作現況，覺得步調過快但又不知何去何從；我的生活繁雜，根本沒有時間從事我熱愛的活動。
因此，我作了個抉擇：我決定簡化一切，我要積極地改變自己，就從戒菸開始──專心一志，唯在戒菸。我將所有的心力都放在這個目標上，結果，神奇的事情發生了：專注讓我得以跨越戒菸初期的種種障礙，過去我一而再、再而三嘗試卻都無法跨越的障礙。

成功戒菸給了我很大的鼓舞，讓我繼續挑戰新的目標與習慣，我運用同樣的方法：把所有心神專注在一個挑戰上，種種障礙竟自然而然地化解了。集中精力，一次專心追求一個目標──我稱之為「唯一目標」（One Goal）──而非企圖同時間完成多項挑戰。

透過這種方法，在過去幾年間，我分別達成以下事項：

1. 以慢跑為樂
2. 開始健康飲食
3. 變得有條理且產能高
4. 受訓參加二次馬拉松
5. 從事二份工作，薪水加倍
6. 成為早起的鳥兒（我通常清晨四點起床）
7. 開始吃素
8. 參加二次鐵人三項全能賽
9. 成功經營部落格「禪習慣」（Zen Habits）
10. 順利還清債務
11. 存到人生第一筆急難基金
12. 簡化我的生活
13. 整頓家中不必要的雜物
14. 減掉近二十公斤的體重
15. 寫了二本暢銷電子書
16. 完成首部創作小說的初稿
17. 辭去工作，在家自行創業
18. 成功經營第二個部落格「寫以致用」（Write To Done），以作家為主要讀者群
19. 出版本書

與此同時，我還有時間當六個可愛孩子的爸。

這些聽來負荷很重，但是我循序漸進，一次一小步，便順利通過以上所有難關。再一次，我依循的仍是「唯一目標」的原則，即一次只致力於一個目標，而且將所有心神氣力都投注在那上頭。

我的部落格「禪習慣」記錄了我達成以上目標的過程，現在，「禪習慣」成了世界上前五十大部落格，訂閱人數超過六萬人，每月點閱率達二百萬人次。許多讀者都問，照道理我跟其他人一樣，一天就只有這麼多個小時，為何我有辦法完成這麼多事情？我的答案是：關鍵就在於懂得設定限度，以及去蕪存菁。

輕鬆提高產能的六大原則

本書第一部分羅列出「少的力量」的六大指導原則，幫助你如何在維持簡單生活的同時，將生產力提到最高。以下少的力量法則將在本書中反覆出現：

1. 設定限度
2. 去蕪存菁
3. 化繁為簡
4. 集中火力
5. 養成習慣
6. 從小著手

本書的第二部分，少的力量的實踐，我們將討論上述原則如何落實在從工作到個人生活等各個關鍵領域。

本書能為你做些什麼

首先，且讓我說明這本書不能為你做什麼：它不能教你怎麼寫出一本小說，不能教你跑馬拉松，也不能教你戒菸的步驟。這本書不是那種照著做就不會出錯的操作手冊。它是要教你簡化的藝術，教你專注要務；它是要告訴你如何做得越少，卻能完成更多；告訴你如何專注，並藉此達到任何你想完成的目標。
本書關乎質，而不在於量。

書中的各個章節都在教你如何專注於少量事物上，並將藉由專注而產生的強大力量運用在生活的各個面向。讀完本書，你將學會簡化的哲學，懂得如何減少手頭的工作、企畫案、情報和資訊量，以及如何減少生活中多餘累贅的東西，好減輕壓力，提高產能。你將發現簡化的力量如此強大，也將了解如何藉此一次完成一個目標。

不論你在哪裡工作，都將創造出更為平靜穩定的工作氣氛與環境。

這是本關於「少」的書，關於「少」能為你的生命帶來多少轉變。

書中內容並不抽象，它提供非常實用的建議，教你怎麼在日常生活中實踐少的概念。

【摘文2】為何少才是力量？

我們活在一個普遍認為數大便是美的世界，我們想要賺更多的錢、買更大的房子與車子，擁有更多衣服、家具和各式物品；我們需要更龐大的購物中心，而非過去的小商店；我們的消費量變高、生產量變大，要處理的事情也比以往都來得多。

然而，凡事總有極限，我們只能消費這麼多，也只能做這麼多事情；每天就只有二十四小時，一旦到達生產量的極限，我們便無法處理更多事情。很多人把這些極限視作問題，一些人則將之視為挑戰：我還能不能擠出更多時間？要是我能更有效率地運用時間，學習提高生產力，我是否能在有限的時間內完成更多事情？

不斷嘗試提高工作量的問題在於，最終不一定帶來最佳結果，完成大量的事情並不表示你做的事都有意義。事實上，那只不過是亂槍打鳥，就像賭輪盤一樣：做那麼多的事，其中總有一、二次能讓你矇到好運。

人生不該是這樣的。做更多的事情表示你極可能做了很多無關緊要的小事，但同時卻又工作超量，飽受壓力的折磨。

想像有二名記者，其中一名決定每週都要寫出大量的報導，另一名則決定只寫一篇。第一位記者每週要寫出三十篇報導，於是瘋狂蒐集大量資訊，即使其中多數訊息都只勉強和有趣沾上邊，他仍努力將其迅速地寫成內容有限的短篇報導，雖然都沒有引起話題。他的上司很滿意他的工作量，給予這名記者口頭獎勵。
第二位記者則想，要是他這週只寫一則報導，那他最好能把故事寫得有聲有色。於是他花了半天的時間查資料、想點子，直到他找到一個絕對會造成轟動、讓他贏得獎項的故事。接著，他花了二天的時間研究故事背景資料，又花了幾天撰稿，並仔細檢查內容正確與否。

猜猜看後續如何？結果這則故事不單單成了當週最佳報導，廣受讀者好評，還贏得了獎項，讓他獲得升遷的機會以及遠播的聲譽。以這篇報導為起點，再加上其他同樣優質的故事，這名記者就能建立起他的事業。第一位記者只想要衝高量，能夠立即見效就好，而第二位記者專心處理少量工作，卻獲得了更多、更長遠的回報。

這，就是少的力量。

【摘文3】簡單管理電子郵件

對許多人而言，收發電子郵件成了標準工作模式之一。我們活在收件匣裡，不管是與親朋好友的聯繫，或者是完成企畫，這一切的一切，都是透過電子郵件來達成。

不幸地，便捷的電子郵件卻失控了，妨礙我們完成重要的任務，威脅要奪走生活的主權。

除了活在收件匣，我們可以有更好的生活方式。把花在電子郵件上的時間壓到最低，透過設限來提高收發郵件的效率，接著清空收件匣，成為電子郵件大師。

只要懂得設定限度，養成簡單的規則與習慣，學習更迅速地處理電子郵件，你就可以擁有上段所述的生活，既能擺脫電子郵件的糾纏，又能專注在重要的事物上，比方說你的「唯一目標」、三項重要企畫或是你的「最要務」。

要脫離電子郵件無邊苦海，你得應用少的力量，透過簡化與設限，讓電子郵件成為你的好幫手。

◆限制收件匣的數量

你有多少種取得資訊的方法？有些人擁有多達六種通訊方式，包括簡訊、語音留言、書面文件、郵件、部落格留言、來自不同網站的訊息（像是MySpace、Facebook、AOL等等）。以上全是不同型式的收件匣，每個都需要持續不斷地整理。儘管是永無止盡，但這不表示非得讓人精疲力竭、壓力沉重。

想要輕鬆管理資訊，讓它們的存在不妨礙產能，你得先從減少收件匣的數量開始。以下是刪減的方法：

1. 列出所有接受資訊的方式
一開始你可能會漏掉一些，但只要記起沒列出的地方，就將之加入清單。所列出的資訊接收方式，應該包括所有類比與數位資訊，也就是書面文件和電腦。

2. 評估每個收件匣的價值
有時候我們持續使用某些收件匣，但其實它們對你的生活早已毫無價值，只不過是另一個不經思考的習慣。

3. 合併或者刪除收件匣
有些東西若已失去價值，請考慮將它從你的生活中剔除，先試試看，自己能否持續一個星期沒有它。剔除後剩下的東西，請試著將不同管道的資訊合併在一個收件匣。總之，收件匣越少越好，可以的話，請刪到剩下四至七個收件匣，只有一到二個更好。

◆限制收發信的時間

如果電子郵件占據你大部分的時間，或者一天當中老是不斷到信箱檢查有無新郵件，那麼你多半沒有辦法完成太多正事。請痛下決心，只在固定的時候收發信，除此之外，絕不開啟電子信箱，如此一來，你才有時間去處理真正重要的事情。

我建議你預先設定收信的次數及時間，以下是一些小祕訣：

．每日收信次數
每個人一天收信的次數，其實和工作性質有關。理想狀態是一天只收一次信，如此電子郵件的干擾相當低，處理郵件的方法也可以很有效率。

．最佳收信時間
我發現，如果一天收二次信，上午十點和下午四點是很好的選擇，因為你可以在上午的中段收信，知道自己有沒有緊急信件，也為自己在下班前，留有足夠的時間處理信件。

．不在一日之初
一個常見的產能訣竅，就是不在一大早收電子郵件，我認為這是相當中肯的建議。早上收信，就是放任電子郵件決定接下來的行程，而非自行決定當天要處理的最要務，你於是讓自己處於被郵件纏身、無法脫困的危險之中。

．關閉提示功能
提示只會干擾正在進行的工作，打亂行程，讓你脫離自己的步調，反而跟著那個突然想要寫信給你的人的腳步走。

．如何堅持到底
你得先把養成這個習慣，看作這一、二周的優先事項。把規則寫下來貼在牆上：「只在上午十點和下午四點收信！」（或者是任何你選擇的時間）。每當想要收信的念頭浮現，停下動作，深呼吸，然後重新專注在手上的工作。回報是什麼呢？你能完成更多事情。

◆減少接收的信件量

管理電子信箱的重要步驟之一，就是避免不必要的信件進入收件匣。以下是減少信件量的有效方法：

1. 垃圾郵件
我很推薦Gmail，因為它具備最強大的垃圾郵件過濾功能。

2. 系統通知信
我經常收到各種常用系統自動發送的通知信，像是亞馬遜書店、WordPress部落格、PayPal金流服務等等。我於是設定了過濾功能（也就是Mail.app或者Outlook等收信軟體中的「規則」），系統會依照設定，自動把信件置入特定資料匣並標示已讀，或者直接丟入垃圾桶。

3. 批次工作
一天下來，我總會收到一些需要後續動作的郵件，但都只是小動作，大約只需十至十五秒的時間。所以我設定了一個過濾功能，把它們全部都轉到「批次」資料匣，固定一天處理一次。

4. 轉寄信
如果你有那種喜歡寄各種轉寄信和你分享的親朋好友，請寫信告訴他們，你收到的信件過多，正企圖減少收件量；就說很感激他們想到你，但婉謝他們的好意，你不想再收到這類訊息。

5. 公諸於世　減少郵件的最佳策略之一，便是事先預防，讓眾人知道，你不想收到某類信件，並且告訴他們，哪裡可以取得常見問題的答案。

◆清空收件匣

經過上面的步驟，現在只有重要的信件會進到收件匣，問題在於，該如何在最短的時間內清空它。只要使用下面方法，你都應該要能在極短的時間內清空整個收件匣。

1. 暫存資料匣
如果你的信箱很滿，有上百甚至是上千封信，請先開一個名為「待歸檔」的暫存資料匣，把收件匣的信件全部暫時存放在裡面，之後再找時間處理，每次處理時間約半小時，陸續歸檔直到全部清空。

2. 外部工作清單
很多時候，一封信滯留在收件匣內的原因，在於你必須先做完一個動作才能處理它。不要把這類信件放在收件匣，不要把收件匣當成工作清單來用，請將這類藉由信件傳達的工作指示，記錄在你真正的工作清單上。

3. 迅速處理
處理的時候由上往下，一次一封信。開啟每一封郵件，然後立刻作出處置，你可以選擇刪除、歸檔（待日後參閱）、迅速回覆（之後歸檔或刪除）、記錄在工作清單上（之後歸檔或刪除）、立刻執行任務（如果所要求的僅是不到二分鐘的工夫——之後立刻歸檔或刪除）或者轉寄（之後歸檔或刪除）。請注意，不管是哪個選項，郵件只有歸檔或刪除二種命運，不要讓郵件滯留在收件匣內。

4. 不要害怕按下刪除鍵
我們經常會覺得，得要回覆每一封信，但根本不然。請自問，「要是我刪掉這封信，最壞的結果是什麼？」如果答案沒有那麼糟，那就放膽刪了，然後往下走。不可能每收到一封信就回一封信，只選擇重要的信件回覆即可。

5. 不處理完畢不罷休
一旦開啟收件匣，就要矢志清空它。不要在看過信件之後，還任由它留在收件匣內。

◆惜字如金
想要減少耗費在電子郵件的時間，但又想讓寄出的每封信發揮最大效用，其關鍵就在於撰寫簡潔有力的信件。我限制自己，每封信的內容只能寫五行（這是上限，很多時候我根本用不了五行）。這個限度迫使我寫信簡單扼要，只寫真正想說的話，也有助於大幅縮短寫信所需的時間。