史上最強的18個工作簡化術

【前言精華摘錄】

簡化，讓工作更順手

人為什麼要加班？不就因為在上班時無法完成交付的工作嗎？但難道我們非得做牛做馬、過勞而死，才有解脫的一天嗎？現在馬上由時間管理大師丁成靈先生教你下班前搞定工作的18招，助你登峰造極、力挽狂瀾！

※「簡化」才是王道

微利時代，市場競爭激烈，企業對於營業成本錙銖必較，因此，「提高團隊工作效益」與「降低作業成本」便成為各個企業管理上的首要任務。

當社會人浮於事，就業機會面臨空前的競爭時，想要選擇好的工作機會，除了要具備過人的競爭條件外，還要能契合企業的需要，才能有機會在職場上獲得理想的工作。

因此，對於企業裡面的工作者，「工作簡化」與「效率提升」，也是在高度競爭的環境裡，無法免除的責任。

然而，理想的工作並不代表就能夠輕鬆勝任，多數從業人員常因為工作不得法，使自己在遭遇到工作上的問題，或是環境上的不順遂時，經常飽受困擾與壓力，尤其是在面對所承辦事務的繁雜與困難時，更讓自己身心俱疲。

因此，如何具備簡化工作的職能，以協助自己改善工作，抒解困擾與壓力，以保持積極的工作態度，甚而創造工作價值，也就成為從業人員最普遍的課題了。

※愈簡單的事情愈不簡單

於是，無論是企業對於微利的汲取，或是從業人員對於理想工作的競爭，以及對於工作困擾的緩解等，在「工作改善」與「事務簡化」的課題上，都有同樣的期盼。

如何做工作簡化？如何提升工作效益？在工作中常遭遇到的困擾來源為何？工作簡化可以讓工作更輕鬆嗎？如果可以讓工作更簡單，同時又能夠提高工作效益，對公司、對個人都能同蒙其利，為何還有人不願意學習簡化工作呢？

這些問題，筆者就個人過去從事工作改善的實務經驗，以及蒐羅實務上成功執行的案例，抽絲剝繭，解析「簡化工作」，整理出一些簡化方式與個人見解，希望能在這個課題上與各位讀者研討、分享。

本書內容所舉事例簡單平凡，主要闡明工作簡化的方法應用，並非是困難不可及，可能各位在工作中已經經歷，一旦瞭解如何運用「工作簡化」的其中奧妙，其實簡化即是一件很容易達成的事情。

※簡化工作不加班的理由

1. 讓你做事更有效率

(1) 就算工作再繁瑣，也必須要有「明確的規劃」，不要這件事情做一點、那件事情做一半……，導致沒有一件事情真正完成。

(2) 假設你的下班時間是五點，你就該仔細評估，在這段的「有限的工作時間」內，應該先做那些事？

(3) 少聊天，多思考！一味埋頭苦幹，容易做虛工，失去看事情的整體觀。

2. 對你的上司有教育作用

不要讓上司以「工作時間的長短」來評估你的表現，不要「過度擴大」上司對你的期望；如果上司經常看到你留下來加班，他可能會認為你很樂意加班，時間一久，就變成你應該加班。

3. 對你的屬下有教育作用

讓你的屬下學著「在有限的時間內，分配工作的優先次序」。明確的表示你一旦下班就會離開，而在這之前，他們應該要給你的工作或報告，就應該交到你桌上。

4. 迫使你理清價值觀

想清楚你「生命中最重要的」是家庭或是工作？或許不加班、不拚命工作，可能讓你失去表現機會，錯過加薪與升遷，但是你不會辛苦工作像條狗似的，到了四、五十歲，突然覺得愧對家人、愧對自己的生命。

5. 讓你成為領導者

這幾年愈來愈多的人認為，生命中比工作重要的東西還有許多；工作時間長的人不再被視為英雄，反而被看成不懂生命的人。唯有「懂得拒絕長時間工作的人，才是未來的領導者」。

6. 讓偶一為之的加班變得有趣

常常加班，同事間會生膩，合作的興奮感也全無。如果大家都養成準時下班的正確觀念，遇到緊急狀況或需要加班時，反而容易顯出團隊合作的革命情感。

7. 讓你免於枯竭的惡性循環

愈加班，愈覺得事情做不完；愈覺得事情做不完，工作就會拖的愈久，這樣的惡性循環遲早會讓你崩潰。

8. 讓你善用休閒時間

工作之餘的時間不應只是休息、睡覺，以便讓你第二天有精力繼續工作。應該試著培養興趣或是參加才藝活動，讓自己的人脈不斷增加，活動範圍不斷擴大。

9. 讓你更健康

除了運動能使你身體健康，我們的身體也需要其它的方式來維持活力。比方說：好整以暇的喝杯茶、慢慢的品味一個甜美多汁的水蜜桃、擁抱你喜愛的人等等。這些都不是每週工作五、六十個小時的人所能擁有的。

10. 讓你更懂得去愛

你多久沒有和三五好友一起說笑狂歡了？多久沒和家人坐下來聊天、吃飯？下班時間一到時，請放下你的工作，多接近那些對你真正重要的人。以後他們記得的不是你的升遷、你的成就、而是「你和他們共處的時光」。

※上班，應該是件快樂的事

「工作」確實是人類生活中最繁瑣，卻又不得不面對的一項社會行為，因為有的工作繁雜困難，有的工作富有挑戰性，有的工作簡單易懂，有的工作則無聊瑣碎。

每個人因為境遇不同，在工作上的遭遇可能也會有所不同，但無論在什麼工作崗位，難免會因為工作上遭遇到的問題，而產生困擾，如果這些困擾，使身心承受壓力，使我們無法感受到工作上的快樂時，那麼工作的效益便難以提升。

因此，改善工作，首先就要從「消除工作困擾」著手。

※常見的工作困擾

你有以下「困擾」嗎？以下的描述與你目前的心境是否符合？如果你勾選「完全符合」、「部分符合」超過半數以上，你真的得好好花點時間，把《史上最強的18個工作簡化術》讀熟並融會貫通了！

首先我們就先來看看，以下這些「工作困擾」你是「完全符合」、「部分符合」還是「完全不符合」呢？

● 工作繁雜，不知從何下手

● 任務的推動千頭萬緒，稍有調整便處處掣肘，牽一髮而動全身

● 因為工作掌握不到頭緒而感到焦慮

● 工作繁瑣，花了很多時間仍忙不出結果

● 作業內容過於瑣碎繁複，且多為細微末節。

● 經常需要為客戶對公司作業程序的不瞭解，所引發的客怨，做說明解釋

● 為了處理客戶的無理挑剔，而忙碌於細節修補

● 經常需要應付各部門的需求，或是外出代辦事務，工作無定性也無定時

● 工作量多，有忙不完的事情

● 前面的事情還沒完成，新的工作又接踵而來

● 工作中需要注意的地方太多，已經努力去注意了，卻還是在不可能出錯的地方，出了問題

● 時常耽心工作疏忽所帶來的責難

● 細節繁多，經常會疏忽遺漏

● 欲修補因疏失造成的錯誤，卻因牽連廣泛，以致每個環節都必須重新檢視，浪費資源

● 常常重複做相同的工作

※透視簡化工作的奧義

執行工作的行為包含了三個層面，分別是：「操作程序」、「流程系統」、「功能系統」。而簡化工作時，列出以下幾項重點，讓各位更瞭解其中奧義：

● 真正需要簡化的工作，是屬於「操作程序」上的工作。

● 要想達到操作簡便，又要功能齊全，那麼在「流程系統」的規劃上，就必須要相對的縝密周詳，不可流於形式上的簡化。

● 如果情況相反，我們在「流程系統」上做了簡化，那麼在「操作程序」上，就可能會增加作業上的複雜度，造成工作愈簡化反而愈困難的窘境。

● 不當簡化「流程系統」的運作流程，反而可能增加實際操作面的複雜程度。

● 在做工作簡化時，務必清楚區分何者為「操作程序」，何者為「流程系統」？

● 只有對「操作程序」做簡化，才能使工作更有效率。

● 切不可為了簡化「流程系統」而增加「操作程序」上的作業負擔，否則遑論要如何輕鬆工作了。

※舉例說明

【操作程序】：執行目標工作時的作業動作

例如：「自動販賣機買飲料」

1.投入硬幣

2.選擇飲料

3.按鍵

4.獲得需要的飲料

【流程系統】：執行前項工作時，所引動的整個作業流程

例如：「自動販賣機內部的運作程式」

1.投入硬幣後，主動判斷投入的金額

2.燈號亮起，顯示動作指令

3.讀取購買指令後，正確落下選擇的飲品

4.退回剩餘零錢

【功能系統】：流程系統所能處理的事務範圍，以及所能解決的問題層面與深度

例如：「自動販賣機所能提供的服務」：

1.一次可以選購飲品的種類

2.可以接受鈔票或硬幣的金額

3.自動找零的服務

4.選擇熱飲和冷飲的等功能。

【備註】：

1.一般所謂的工作簡化、工作簡單化、工作改善等，主要的簡化對象，就是「操作程序」這個層面的工作。作業項目愈精簡愈好，操作的步驟愈少愈好。

2.「流程系統」是指以事務目的為主題的管理辦法，以企業運作來說，例如：資產管理辦法、員工績效考核辦法等。也可能是一項工作的作業程序，又如：加班申請作業、機械保養程序、假單簽核作業流程等也都是工作中作業程序的其中一部分。

3.「功能系統」指的是我們真正希望解決的問題與希望達成的效益，也是該項工作的目的。

※如何運用簡化事務、輕鬆工作的招數

本書所闡述的18個工作簡化術，目的是希望提供簡單有效的觀念與方法，協助讀者簡化工作，解決工作負荷上的困擾，進而擴及組織內「事務執行的合理化」與「執行效益的提升」，乃至「企業營運成本的降低」。

筆者累積二十餘年從事工作改善的實務經驗，針對簡化工作的方法及實際案例，整理出其中簡易且經常運用到的招數，幫助讀者輕鬆掌握工作簡化的技巧，隨時做到改善工作、簡化作業，讓工作變得更輕鬆、更有效益。

用來簡化事務、輕鬆工作的方法很多，本書所介紹的是一般常用的工作簡化術，可以單一使用，亦可數個搭配兼用，只要運得到當，工作簡化的效果就會愈好。這些簡化術如何應用於工作的改善，端視工作的內容及個人的習慣；運用之法存乎一心。

最後容我再強調一次，運用本書所介紹的工作簡化術，應擷取適合的運用，但每一個招數都有其適用之處與限制，不能太固執鑽牛角尖，否則反而會造成反效果，失去了簡化工作的原意。

【前言精華摘錄】

簡化，讓工作更順手

人為什麼要加班？不就因為在上班時無法完成交付的工作嗎？但難道我們非得做牛做馬、過勞而死，才有解脫的一天嗎？現在馬上由時間管理大師丁成靈先生教你下班前搞定工作的18招，助你登峰造極、力挽狂瀾！

※「簡化」才是王道

微利時代，市場競爭激烈，企業對於營業成本錙銖必較，因此，「提高團隊工作效益」與「降低作業成本」便成為各個企業管理上的首要任務。

當社會人浮於事，就業機會面臨空前的競爭時，想要選擇好的工作機會，除了要具備過人的競爭條件外，還要能契合企業的需要，才能有機會...

【目錄】
作者序：簡化工作一點都不難
前 言：簡化，讓工作更順手
Part1觀念篇
01　瞭解工作內容，才能做對事情
02　重複的工作，不要再做第二次
03　安排一個可以快速有效率的工作環境
04　對可能發生的工作任務，事先做好準備
05　學會只處理重大事件的例外管理原則
6養成簡化工作的習慣，就從現在開始
Part2前置篇
07　找出任務間的關聯性，將工作系統化
08　重組現有組織與作業工作
09　去除不一致，改為標準化，方便好做事
10　將屬性相同的工作一起處理
11將屬性不同的工作分開處理
Part3執行篇
12　將容易因主觀意識而躊躇不定的事務制式化
13　將複雜及多樣的事物編號管理
14　順著動線或方向，讓工作更順手
15　推動制度化管理，按照流程走
16　打造標準作業流程(SOP)，工作更省事
17　運用要徑法，排出工作順序
18　善用工具與設備，輔助工作遂行
結語：舉一反三，讓工作事半功倍

【目錄】
作者序：簡化工作一點都不難
前 言：簡化，讓工作更順手
Part1觀念篇
01　瞭解工作內容，才能做對事情
02　重複的工作，不要再做第二次
03　安排一個可以快速有效率的工作環境
04　對可能發生的工作任務，事先做好準備
05　學會只處理重大事件的例外管理原則
6養成簡化工作的習慣，就從現在開始
Part2前置篇
07　找出任務間的關聯性，將工作系統化
08　重組現有組織與作業工作
09　去除不一致，改為標準化，方便好做事
10　將屬性相同的工作一起處理
11將屬性不同的工作分開處理
Part3執行篇
12　將容易因主觀...