醫學博士才知道的 驚人工作分配術：工作順序，決定你的下班時間

【前言】10個緊急的重要工作，如何分配並樣樣做好？

【第1章】　10件工作如何安排，才能做得快又好？
▲（方法1）急診室醫生的「分類術」，精準又快速
‧該先救誰？急診室醫生都在用的分類順序法則
‧一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理
‧無法解決的問題，一定要先斷然放棄
‧把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯
▲（方法2）從不同主軸，檢視手上的任務
‧○1先用同一主軸（ex：時間），判斷每項任務
‧○2再用不同主軸，檢視同一任務
‧不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」
‧用「時間」和「集中力」分配現有資源
▲（方法3）從大盤子開始洗，即先處理「難度高的工作」
‧從「大規模、高難度」開始處理
‧用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理
‧「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完
‧突發工作出現時，先把手上的做好！
▲（方法4）做重要決定時，像「刷油漆」一樣
‧讓你「感覺怪怪」的地方，就是關鍵
‧養成宏觀、微觀兩種全方位視角
▲（方法5）先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案
‧找出可能性低的選項，排除它
‧就算排除，也要因應狀況「重覆檢視」
‧不要一開始想找答案，會思考比找答案重要
‧掌握該捨棄的資訊，就能愈快得到解答
▲（方法6）利用「三個箭頭」畫出順序，確定流程
‧箭頭不只將流程具體化，還能把工作均分處理
‧區分資訊時，要讓每一份都「夠清楚」
‧找到區分點（箭頭），執行中發生問題也不用擔心
‧串聯的事項要有連貫性
▲（方法7）以「自己做得到、做不到」的因數分解解決問題
‧從「人、事、時、地、目的、方法」中找到可控制要素
‧知道哪些工作該求助，才是真正的高手
‧懂得分配，就能事半功倍
▲（方法8）從影響「範圍」與「深度」等兩大軸心思考
‧影響範圍：自己、團隊、顧客
‧影響深度：觀察、事後反應、立即反應
‧預測須採取的行動，避免意外和失誤
‧排出先後順序，也讓團隊成員掌控進度
▲（結論1）分析「失敗原因」，一敗有十勝的價值
‧這一次做錯了，下一次就知道怎麼做才對
‧分析敗因，找出有效的解決辦法
‧勇往直前、不放棄……，還不夠！
‧自認正確的做法，不一定是解答
▲（結論2）面對自己不知道的事情，就老實說不知道
‧面對不清楚的狀況，「裝懂」才丟臉
‧用自己的話陳述一次，確認雙方理解相同
‧「不知道」，是讓討論更深入熱烈的關鍵字

【第2章】 把力氣「分配」在對的事，效率提高50%！
▲（方法1）努力有限，「分配」比「多做」更重要
‧配自己的努力，比埋頭苦幹更有效率
‧一天的心力有限，巧妙分配最重要
▲（方法2）體力和腦力是有限的，不能一直「全力以赴」
‧凡事都要「全力以赴」？錯了！
‧一味逞強，反而表現低下
▲（方法3）這樣「取巧」才對，記住3原則
‧○1工作進度掌握在自己手上時，一定要全神貫注
‧○2例行公事，盡量別花太多力氣
‧○3吃飯與睡覺時，要完全放鬆精神
‧「精神放鬆」要有明確目的，消除疲勞後再出發
▲（方法4）盡量模仿就對了！內化成自己的優點
‧模仿的同時，別忘了學習並內化成自己的優點
‧模仿成功者的作息，重新分配自己的工作順序
‧了解對方「怎麼說」，就知道他是「怎麼想」
▲（方法5）工作時，要抱持「一個」的觀念
‧○1Single Hit：從完成小目標開始
‧達成階段性小目標，就是邁向最後成功的方法
‧○2Single Sentence：用一句話講出重點
‧○3Single Time：保持獨處的時間與空間
‧讓身體有放鬆的時間，重新恢復最佳狀態
（方法6）利用會動的「靜止圖像」，加強記憶
‧將過程分解成單一圖片，一一確認
‧實際動手前，先從想像的過程圖像中調整
▲（方法7）重要事項，就用「標語式」提醒
‧有韻律的短標語，緊急時刻也能浮現腦中
▲（方法8）做筆記不是寫文章，記下「關鍵字」就好
‧記下關鍵字，日後自己可以聯想就好
‧善用「關鍵字」筆記：省時、省空間、多妙想
▲（方法9）太完整的筆記，費時又單調，多用「關鍵字」
‧太完整的筆記，反而費時又單調
‧「關鍵字」筆記，是最佳靈感來源
‧從前人重點中結合自身經驗，發展出創新好點子
▲（方法10）提早上班，在安靜的辦公室從容安排一天行程
‧嚴格要求早起的醫師，是為了病人的心情著想
‧一大早上班，讓自己有時間充分發揮工作品質
▲（方法11）筆記本格式一樣，10年後還是能想起來
‧標題、書寫格式不要有太大變動
‧筆記格式愈簡單，回想情節愈清楚
▲（方法12）行事曆只寫「開始時間」，製造「空閒」感
‧不寫出「結束時間」，反而更「省時間」

【第3章】 工作表現「時好時壞」？這樣做失誤率最小
▲（方法1）工作沒有特效藥，掌握3個重點
‧達到優秀的工作表現，就看這三點
‧讓工作環境維持高品質、低變動
▲（方法2）「避免中斷」你正在做的事，不管發生什麼事
‧維持專注力，最長只能到90分鐘
‧不是提升專注力，而是避免自己被打擾
▲（方法3）紀錄「身體感覺」，疲勞之前適時休息
‧簡單「○△×」符號，記錄下自己當日的身體感覺
‧將身體狀況可視化，有助調整工作排程
▲（方法4）做討厭的工作，「先做再說」就對了
‧打開你的「工作開關」
‧利用腦神經本能，一開始就把工作做好
▲（方法5）先整理環境，提提神，再開始工作
‧工作前打掃，竟可以提高效率！
‧大腦最靈活的時間，別浪費在昨天的工作上
‧上班、下班前各三分鐘，幫自己打造最佳工作環境
▲（方法6）例行公事，要熟練到讓身體「自然反應」
‧正因為每天都要做，更要打好基礎
‧為例行公事建立「固定模式」，任何情況都能順利完成
‧還是會出錯，代表這還不是例行公事
▲（方法7）生活模式固定，大腦會有更多時間思考
‧日常生活行為，也要「例行公事化」
‧生活模式固定，一旦出錯，就能馬上修正
‧了解自己的缺點，從細節中留意，避免多花時間處理錯誤
▲（方法8）包包內容物「雲端化」，減輕隨身負擔
‧外在負擔少了，專注力自然會提高
‧善用電子產品，選擇、聯結自己需要的資訊
▲（方法9）常用的物品尺寸與顏色，愈少愈好
‧辦公文具最簡化，別把心思花在「該用哪一個？」
‧文具用品是輔助，順手、習慣，才能提升效率
▲（方法10）走路習慣，改變一個人的思考力
‧「單獨、穿球鞋、背背包」的人，走得快
‧超越行人時，走右邊才不會干擾
▲（方法11）創意發想，盡量選在戶外或是開放空間
‧選擇適合自己的環境，把思考力發揮到極限
‧「走路」可以喚醒五感，讓大腦處於「積極」狀態
▲（方法12）有驚無險的小疏失，更要深入檢討
‧「隱瞞疏失」，比「犯錯」更嚴重
‧重大事故背後，都藏有被疏忽的小失誤
‧小失誤發生後，立刻記下過程
‧簡單記錄原因、過程、對策，警惕自己不再犯
▲（方法13）預防例行公事犯錯，就要「重複確認」
‧團隊合作中，重複確認指示
▲（方法14）五個原則，迅速過濾「有效資訊」
○1捨棄出處不明的資訊
○2捨棄結論不明確的資訊
○3捨棄沒有數據的資訊
○4捨棄五年前的資訊
○5只保留一張A4紙的資訊量

【第4章】 不讓身體狀況，影響你發揮真正實力
▲（方法1）將自己的「身體」，列為最優先事項
‧「撐過去就是你的」這句話，只適合短期應戰
‧「身體」是你最大的資產，別硬撐
▲（方法2）早上起床，先喝一杯溫水暖身
‧早上第一個吃進嘴裡的食物，不可以造成內臟負擔
‧早上吃的第二口食物：讓大腦開機的「有糖飲品」
‧早餐要注意！別過度攝取糖分，營養要均衡
▲（方法3）3個小祕訣，身體放輕鬆，瞬間消除緊張
‧緊張是正常的生理反應，讓身體「習慣」各種場合
‧除了「充分準備」之外，立刻解除「緊張」的方法
○1隨身攜帶簡報草稿，「我準備好了」
○2尋找群眾中的「笑臉」，想像對著他們演說
○3在句讀點呼吸，讓副交感神經作用
○1上場簡報前，抬頭挺胸深呼吸
▲（方法4）拿下眼鏡、擦汗、將手放在腹部
○1上場簡報前，抬頭挺胸深呼吸
○2用手帕擦汗，製造從容感
○3拿下眼鏡，讓自己看不清觀眾表情
○4預先錄影演練，可在上場前回顧修正
▲（方法5）酒後不要泡澡，應立刻喝運動飲料
‧早起淋浴，可以消除宿醉
‧應酬喝酒後，喝運動飲料和水最好
▲（方法6）活化腦神經，要選擇「有硬度」的食物
‧一天吃三餐，大腦才能確實吸收營養
‧活化腦神經，選「有硬度」的食物
▲（方法7）午餐後昏昏欲睡，3個訣竅能解決
○1放慢進食速度，避免大腦供血量減少
○2午餐前喝一杯咖啡或綠茶，飯後剛好提神
○3細嚼慢嚥，製造飽足感
▲（方法8）邊「吃飯」和邊「工作」，大腦完全無法思考
‧想要把工作做好，就別花腦力同時做其他事
‧吃飯也要多費心神，還會讓大腦血流減少
‧工作不專心，不只沒效率，還影響他人
▲（方法9）「免疫權威」的醫生，吃飯時絕對不喝水
‧外科醫生用「左手」吃飯、內科醫生使用「小湯匙」吃飯
▲（方法10）醫生每天早上都會親眼檢視「排出的便便」
‧便便的形狀顏色，表現一個人的身體健康狀況
‧生理的反應比心理快，注意身體發出的警訊
‧從筆端放入自動筆芯，鍛鍊手眼腦協調力
‧從手指靈活度，可以知道大腦活躍度
▲（方法11）訓練手指靈活度，活化腦細胞
‧剪指甲，尤其是用左手剪右手
▲（注意1）預防感冒要勤洗手、常漱口，你知道正確方法嗎？
‧洗手時，大姆指和其他四指分開洗
‧正確的漱口方法，不是只有清洗口腔就好了
▲（注意2）睡再多卻還是很疲勞，可能是「科技焦慮」
‧「科技焦慮」，讓你的工作失誤率增加
‧連續數小時工作，不會有好成效！

【第5章】　讓其他人的好表現，為自己加分
▲（祕絕1）先表達善意，人人都會給你方便
‧○1不管遇到誰，一定先點點頭示意
‧○2再次感謝，最晚不要拖過第二天
‧○3主動縮短彼此距離，打電話勝過e-mail
▲（祕絕2）要掌握先機，就「主動打招呼」
‧掌握談話主導權，讓對方照著你的意思做
‧讓對方感到開心，無形中建立良好關係
‧藉由「大聲說話」，了解自己的身體狀況
▲（祕絕3）與人談話中，別出現「否定語」
‧別用否定語開頭，換個意思同樣可以表達
‧對彼此都有幫助的談話，從「接納」開始
▲（祕絕4）「報告、聯絡、討論」，要迅速確實才有成效
‧即刻傳達有用資訊，不只是公事化的報告、討論！
‧遲疑、不好意思，會讓你錯過重要決策
▲（祕絕5）覺得不對時，馬上「暫停」後再確認細節
‧失誤都是發生在視為「理所當然」的事情
▲（祕絕6）洞察4個細節，事先找出錯誤
‧症狀○1：沒人敢反應高層錯誤決策
‧症狀○2：維持團隊順利，反而隱匿小錯誤
‧症狀○3：期望別人把關自己的錯誤
‧症狀○4：愈多人一起工作，愈有偷懶機會
▲（祕絕7）提醒與除錯，比全程控管更能避免錯誤
‧除錯者，比決策者更重要
‧適時提醒，有助於減少錯誤
▲（祕絕8）「示弱」和「話家常」，是拉近距離的戰略
‧讓對方放下心防的閒聊
‧展現同理心，就能得到更多資訊
‧用「第三人稱」和「小故事」開啟話題
▲（祕絕9）「廣泛」且「約略」地涉獵各種領域
‧有共同的話題，就有機會得到更進一步的信任
‧參與各種領域，提升自己的創意發想
▲（祕絕10）開會時用圓桌，降低彼此對立情緒
‧○1圓桌較無順序之分，大家可積極表達
‧○2表情難偽裝，容易聽到實話
▲（祕絕11）小吃店和居酒屋，是溝通的絕佳地點
‧空間小，正好拉近人的距離
‧○1狹小的空間，有助於提升溝通品質
‧○2在小吃店可以感受到溫暖的人情味
‧○3小吃店無法待太久，有助快速做出結論
▲（祕絕12）創造自己「被利用的價值」，人脈自然多
‧展現出自己獨特的「價值」
‧「樂於分享」才是拓展人脈的正確心態
▲（祕絕13）不要浪費「年輕人的優勢」
‧「資歷最淺」，代表有「學習和犯錯」的空間
‧你現在的煩惱，前輩們都經歷過！
▲（祕絕14）「立刻手寫」感謝函，成功留下印象
‧除了電子郵件回信，親筆感謝函更有溫度
‧手寫傳達自己的熱忱，就是為自己製造無限可能

【結語】機會來時，你要有能力把握

【前言】10個緊急的重要工作，如何分配並樣樣做好？

【第1章】　10件工作如何安排，才能做得快又好？
▲（方法1）急診室醫生的「分類術」，精準又快速
‧該先救誰？急診室醫生都在用的分類順序法則
‧一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理
‧無法解決的問題，一定要先斷然放棄
‧把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯
▲（方法2）從不同主軸，檢視手上的任務
‧○1先用同一主軸（ex：時間），判斷每項任務
‧○2再用不同主軸，檢視同一任務
‧不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」
‧用「時間」和「集中力」...