01 讓努力的過程一目了然,就能改變別人的看法
「努力到令人感動」的必殺技:咖啡色螢光筆技巧!
「雖然聽起來很殘酷,但是出了社會,成果便代表一切。」這句話時有所聞。一出社會,別人只會針對最後的成果加以評價,過程則會完全被忽視。不過事實果真如此嗎?其實我並不這麼認為。剛成為律師時,我在打字方面總是錯誤百出。我很擅長「閱讀」,但對於「書寫」卻不拿手。
某日,我發現從來不會發生打字錯誤的上司桌上,散亂著畫滿咖啡色螢光筆記號的文件。我心想「咖啡色的螢光筆還真少見」,不過仔細一看,才知道原來看似咖啡色的螢光筆線條,其實是由黃色、綠色、粉紅色這三色的螢光筆,重覆畫出來的。也就是說,他一邊畫著螢光筆,一邊仔細地閱讀文件,而且還重覆了三次。
.利用螢光筆讓努力「可視化」
發現這件事後,我開始模倣上司,並取名為「咖啡色螢光筆技巧」。結果我的打字錯誤變少了,除了「技能提升」,還「大受同事好評」。很不可思議吧!只不過是打字錯誤減少,又不是法律知識突飛猛進,更不是接下了什麼新任務。
仔細想過來龍去脈後,我才明白,正是因為「咖啡色螢光筆技巧」,可以讓努力的過程一目了然。我的桌上現在也散亂著,畫滿咖啡色螢光筆記號的文件。周圍的人看到這種情形,就會明白我在做些什麼。至少,自己也在實踐這種做法的上司,一定會確實了解我的用心。
如果只是單純的「三次閱讀法」,也就是仔細用眼睛逐字閱讀三次,但努力的過程卻很難讓人看得出來時,結果又會如何呢?
此時,我終於明白。他人評價時,絕對不會只看成果,努力的過程一樣會被看在眼裡。所以「努力的過程」相當重要,一定要讓別人看到自己的努力,。
02 「掌握他人期待」:先降低,再提高別人的期待
什麼狀況對「職場菁英」最不利?
展現「努力的過程」,最有效的技巧就是「掌握他人期待」。善用這個技巧,縱使「成果」相同,但別人的評價卻會不同。前陣子,我第一次獲得「演講」的邀約。不過我很不擅長在眾人面前說話,而且很容易緊張。但是演講主辦單位似乎並不這麼認為。
我早在學生時代就知道,每次完成的成果總能超乎自己的實力。我個人認為,整體而言,我的人生算是相當幸運。但在另一方面,別人對我的期待也會超乎標準,從這點看來,就會覺得既不合理也很不幸了。因為每一個人都很容易誤解,「她就是做得比別人好」。
主辦單位十分期待「優秀律師」能夠帥氣登場,倘若「無視」對方這種期待,結果又會如何呢?開場後才感到意外,發現我這麼不會表達,接下來通常就會「認為我很糟糕,下次再也不會邀請我了」。
所以一定要事前打預防針,掌控他人的期待,這點相當重要。具體來說,就是利用事前開會時,表明「自己其實不太會表達……而且還是第一次演講」。但同時也要告訴對方,自己會用心準備,好好練習。
03 即使失敗了,還能贏得下一次的機會
工作時這樣做,「即使失敗了,還有下次的機會」。
接著到了演講當天。其實我十分努力練習,事前也設計過演講內容,還請朋友陪我事先演練了好幾次,最後幾乎都能將講稿一字不漏地背起來了。正因為不拿手,所以我得做好十二萬分準備才能面對挑戰。
不過正式上場時,我完全投入其中,而且一字一句都背得滾瓜爛熟,所以沒有出現任何結巴或忘詞的情形。但是我說話很不自然,速度就像一個機器人一般生硬無比……除了沒心情關心聽講者反應外,也不知道自己的演講是否能夠讓人聽得進去。
.「期待您的日後表現」的真正涵義
幾天後,主辦單位來信告知我演講後的感想。首先前言是這麼寫的:「由於您還年輕,經驗尚淺……」(這類前言通常暗示接下來會有負面的反饋意見)。接下來的內容,更是淒慘到超乎我的想像。
「生澀的模樣讓人一目了然,根本不知所云。」嚴苛批評數之不盡。當時我真的很沮喪,回家後仍然悶悶不樂。不過主辦單位的「最後一句話」,卻讓我有種被救續的感覺。
不過看到演講者認真準備的模樣,讓人充滿好感,更期待您日後的表現。
沒錯!就是「期待您日後的表現」這句話,這正是「掌控他人期待」的結果。一開始先向對方表明「不擅長表達」,成功降低他人的期待,即使結果淒慘,對方還是會「期待日後的表現」,所以才能獲得下次的機會。
仔細想想,第一次上場卻一敗塗地,正是「掌握他人期待」的最佳良機。有了這次的失敗,下次對方一定會降低標準。然後當下次進步時,就會讓人覺得「出乎意料」。藉由「掌握他人期待」以贏得下次的機會,日後自然會一次比一次進步。我認為,這就是抓住成長最佳良機的一種必勝絕招。
04 傳送企畫書,別在晚上八點,而是半夜一點
.面對重視服從有毅力的人,傳送郵件的「時間操縱術」。
許多日本企業對於「努力」工作到很晚的人,通常評價較高,而且這種觀念根深蒂固。即使民間企業已傾向不鼓勵長時間加班,但現狀卻依舊難以改變。前幾天有位我相當尊敬的女性前輩,發出了這樣的不平之聲。
「我有小孩,所以一定得早點下班。但是我並不想因為這個理由,讓別人在我背後對我的工作品質指指點點。所以白天我拚命工作,我敢說自己的手腳很快。可是男同事們明明都有家庭,卻會留在公司不回家,老實說,我覺得他們工作效率太差了。儘管如此,上司卻還是說:『×××工作很認真』,這樣不是很不合理嗎?」
的確很不合理,但這就是現實社會。事實上,這正是「工作成果代表一切」的寫照。
.晚上八點完成的工作應該何時傳送?
我所尊敬的前輩,教我必須認清這種社會現實面,考慮安排寄送郵件的時間。我在新人時期學到了這個祕訣,至今仍然倣效這位前輩的做法。
舉例來說,假設有兩件工作必須在明天之前完成。第一件工作完成時,已經晚上八點了。接著結束第二件工作後,已經來到半夜一點。如果是你的話,第一件的工作成果,會在完成後八點立刻傳送嗎?還是會等第二件工作結束後,等到半夜一點再傳送呢?
一般人都會想要「早點提交成果」,而回答「八點完成後馬上傳送」。不過當我從前輩身上學習到「時間操縱技巧後」,我才明白必須視對象,再決定八點傳送或半夜一點傳送。
下述就是我個人針對前輩教授的經驗,所做的分析。選在半夜一點傳送,可強調自己有多努力。不過強調自己有多努力,會出現兩種情形,一種為對方會認可自己的努力,另一種則是只有努力可以拿來當做賣點。
先來解釋一下前者的狀況。此時最重要的,就是一定要確定對方會認可自己的努力。依照我的經驗,當對方也是「很努力」的人,例如上司或對方負責人也會工作到很晚的話,便很有可能會認同自己很努力。
.當你只有「努力」可以做為賣點時,也十分有效
其次就是只有努力可以拿來當做賣點的時候。比方因為其他工作分身乏術,所以對方委託的工作實在抽不出時間來的情形下,一定要準備充分的藉口。但須避免在郵件內文中洋洋灑灑寫下一堆理由,不然會相當失禮。
此時就得在半夜一點傳送,因為這個時間點,就能成為其中一個藉口。郵件則建議這麼寫:「我犠牲睡眠時間努力完成了,不過因為真的太忙,所以時間不太夠用,盼您諒解。」
對於收到工作成果的人而言,無論晚上八點接到,或是半夜一點寄到,效果往往大同小異。其實不管怎樣,幾乎都會拖到隔天早上才會讀取,所以根本不用擔心延遲五個小時,會引起任何麻煩。
05 什麼樣的人「討厭加班」!
為「重視節省勞力」的人全心投入,會被視為「無能」。
承前所述,在半夜一點傳送郵件的方法,效果也會因人而異,有時甚至會出現反效果。有人更希望晚上八點工作一完成後,就能馬上傳送。因為重視合理性的「節省勞力派」,與重服從有毅力的人完全相反,所以工作結束就應立即傳送給對方。
這些人的差異,可從平日來往中略知一二。現在就以具體範例說明一下。假設於某會議中出現下述場面。「這項工作,可以在明天之前完成嗎?」客戶提出了稍嫌棘手的要求。上司面對客戶用力地點點頭,接著回頭看著在自己背後待命的屬下,說了這麼一句話。
沒問題,我們公司的×××會熬夜完成的。
.觀察聽到「熬夜完成」這句話的反應
如果你是客戶,會作出什麼樣的反應呢?一臉滿足點點頭的人,恐怕是屬於重度服從有毅力的「工作狂人士」。然而並非每個人的反應皆是如此。尤其像我們這種企業法務律師,工資依小時計費,大部分都會以所花費的時間向客戶請款。所以工作時間愈長,代表須花費更多「成本」。
正因為如此,當上司作出要屬下「熬夜」的宣言,也會出現「節省勞力派」的人苦笑著說:「不不不,無須花費這些成本!」向這種人展現自己有多努力,反而會招致反效果。所以工作成果一定要在晚上八點立刻傳送。
除了客戶之外,將成果傳送給公司上司時也是相同道理。半夜才將成果傳送出去時,有些上司會認為自己很努力,但也會有上司認為自己很無能。所以應好好觀察,著眼在對方重視的地方。這樣做其實還挺有趣的,大家一定要試試看!
06 拚命努力,卻在莫名其妙的地方出錯
.拚命工作之後,竟然大意出錯,反而更「討人喜歡」。
堅持將自己的工作做到完美,是很重要的一件事。但也不能過於潔癖,不容許自己犯下一丁點的「失誤」。而且我反而更認同這種情形,因為我覺得這樣會更「討人喜歡」。
記得當我還是學生時,只有成績還算出類拔萃。但不知為何,總是很少拿到一百分的成績。舉例來說,某次國中音樂課考試時,即使考的是音樂,我也把它當做主要科目的考試,很認真地讀書備考。一聽說考題會出現國中校歌歌詞,我便拚命死背了三次。自以為準備的萬無一失了,結果竟然只考了九十八分。而且,一說到我錯在什麼地方……
就是原本應該回答「巴哈」的基本考題,我卻得意忘形寫成了「巴巴」。
.財務省面試時,搞錯了財務大臣的姓名!
後來仔細想想,類似的經驗多到不勝枚舉。
進入財務省工作之前,我在面試時被問道:「現在的財務大臣是哪位?」我自信滿滿地回答:「是田中真紀子大臣。」結果對方卻苦笑著回說:「那位是外務大臣。財務大臣應該是谷禎一先生……」當時我以為,「我應該考不上財務省了」。
還有一次是國中時期,我在補習班模擬考時,考到一半突然想上廁所,所以中途離席了。上完廁所後想按下沖水鍵沖水,卻看到了「很少見的紅色沖水鈕」,直到按下按鈕後才發現觸感不太一樣,結果沒多久警鈴聲便大作了。原來是我搞錯了,誤按了緊急按鈕。
當自己在最基本的地方犯錯時,總會讓人感到很難過,也十分沮喪。每當這種時候,我常會想起當時將答案寫成「巴巴」後,音樂老師面對懊惱不已的我說了這麼一句話。
「沒有關係,」老師這麼跟我說,「努力用功讀書,結果寫錯答案,這樣反而會讓人覺得妳錯得很可愛。」這句話拯救了我,即便拚命努力,但結果卻在莫明奇妙的地方出錯時,我也能接受這樣不夠完美的自己了。
重點是自己已經努力付出過,只不過在意想不到的地方大意失荊州罷了。不過倘若打從一開始便想故意「出錯」,反而會讓人覺得「膚淺」,而不會「討人喜歡」了。
07 刻意提交「完成八成」的企畫書
.兩成靠上司的建議,加以「揚棄」。
參與財務省研習時,許多具備行政處理能力、魅力十足的優秀人才,各自分享了自己不為人知的祕密武器。有些人談論精神修養方面的話題(很可惜這部分不太派得上用場),也有人分享了可以現學現賣的具體範例,至今我仍記憶猶新。
其中令我印象最深刻的,就是「八成的技巧」。這是我從後來成為事務次官,也是財務省王牌身上所學會的技巧。當你要向上司提案時,別將自己腦袋裡的東西全部寫在企畫書上。這種工作技巧就是,只寫出八成,並刻意保留兩成。
大部分的企畫書往往過於制式化,其實這樣相當欠缺彈性。一旦發現一處缺失,為了修正這處缺失,就得開始東改西改,進而影響許多層面。說不定因為這個原因,就會造成企畫被退件。
.排除「否定」望眼「升級」
或許各位會在意,提交只完成八成的企畫書,另外未完成的兩成可能將受人指摘。
其實這兩成正好能成為接受上司批評,以及納入其他新建議的「空間」。有了這兩成的空間,不但可採納上司提議須變更的部分,更能與原本的企畫相輔相成。對上司而言,企畫將不會再直接剔退,而能有個緩衝將企畫書修改得更完善。
不知道大家有沒有聽過,哲學家黑格爾所提的「揚棄」概念?「揚棄」包含了「否定」的含義,也具有「升級」的意思。當舊意見加進新意見修改過後,並不會全盤否定舊意見,而將保留優點,升級成更佳意見,這種概念便稱作「揚棄」。
工作企畫其概念便類似此哲學。重點在於將八成企畫再加進上司的兩成意見,「揚棄」成為更有深度的內容。
08 優秀幕僚會為上司準備「指摘的地方」
.別將工作做到完美,而要做到具協調性。
前文所述的「八成技巧」,也能用來應付上司。對上司而言,讓屬下的企畫在完全未經修正下通過,需要相當大的勇氣。因為讓屬下的企畫直接通過,代表上司是多餘的,說不定將否定自己的存在價值。
如果你將完成十成的「完美」企畫書提交給上司,請好好深思一下。這樣代表上司沒有穿插意見的餘地,老實說,這分企畫書不但很有「挑戰性」,也很有「挑撥性」。
不過,只完成八成的企畫書就能避免這種情形的發生,不但可採納上司的意見,也預留了可讓企畫書變得更完美的空間。也就是說,這分企畫書將成為尋求上司協助、尊重上司意見,一份具有「協調性」的企畫書。
.尊重上司意見,就能站在同一陣線
結果最後採納上司意見的企畫書,其內容大部分都會變得比自己當初預設的更具創造性。即便結果不如預期,無法超越自己當初預設的範圍,也能吹捧上司:「這點我都沒想到,多謝×××的指摘,才能讓企畫內容變得更完美。」
採納上司意見的企畫書,這也是對上司的一種體貼表現。當企畫書要交由「上司的上司」裁決或決議執行時,上司就會與你站在同一陣線。
將「八成的技巧」分享給我的財務省前輩,也深受「王牌」之美譽,不像個「精明能幹者」,反倒給人柔和的印象。正因為他能善用「八成的技巧」巧妙吹捧上司,不會四面樹敵,才能走上事務次官的康莊大道。