一流菁英不出錯的50個工作習慣：為何隔壁同事可以優雅工作，而我卻陷入忙亂的惡性循環？

名人推薦：商業週刊、蘋果日報職場專欄作家　謝文憲

全職文字工作者與讀寫訓練講師　Zen大　優雅推薦

第一章　常忙亂出錯的人，有哪些症狀？

症狀1　截止時間快到了，才開始做事

常常忙亂出錯的人，最具代表性的症狀，就是除非期限快到了，否則他們無法開始做事。

照理說，工作應該是越早完成越好。但是從許多企業看來，容易忙亂的人會很難開始做事，可能是因為他們提不起幹勁，也有可能是因為他們沒辦法專心工作。

而且，這些原因與症狀又會相互影響，只要不打破這種惡性循環，忙亂的惡習就會無法消滅。

讓我講得更具體一點。人只要提不起幹勁，工作時間就會越拖越長。要開始處理以前需要很多時間，開始動手到進入狀況，又需要很多時間。

長時間下來，人們就會不斷累積疲勞。一旦累了，也就沒辦法集中注意力。

因此，只要是需要集中精神處理的高難度工作，或是需要專心思考的事，人們就會一直拖延。結果就是截止期限越來越近，因而陷入瀕臨期限才開始忙亂處理的惡性循環裡。

如果把循環過程整理得清楚一點，就會變成這樣：

人因為工作期限快到了，而變得很忙亂

→超時工作

→不斷累積疲勞感

→精神沒辦法集中

→想要趕快解脫（沒有幹勁）

→最後因為瀕臨期限而變得更忙亂

老實說，以前我在當上班族的時候，也曾經讓自己陷入這種惡性循環中。

☼不想常出錯，一週至少一天睡滿八小時

對以前還在當上班族的我來說，每天加班與熬夜，都是很理所當然的事。但是長久下來，我開始有睡眠不足的問題，沒辦法集中注意力。也因此，我開始沒辦法兼顧一些原本可以處理好的工作細節和品質。因為當時的我，是以這種狀態在工作，所以每次主管在檢查我的工作成果時，我都會得到「這樣不行」的回答。

不過，當時完全變成廢物員工的我，某天卻遇到了轉機。有位主管跟我說：「你給我一星期找一天睡滿八小時吧！」我想當時的我，八成已經滿臉倦容到讓人看不下去了。

就我的理解，主管的意思是要告訴我，我應該消除疲勞，恢復原來的能力。所以後來我就訂定一個禁止加班日，一週至少一天，準時在六點下班，簡單吃吃晚餐，晚上十點就上床睡覺。只要睡到早上六點，就可以睡滿八小時。為了養成這個習慣，我有時會在回家前先去給人按摩，或是慢跑一下再回家，以幫助入眠。

這項習慣讓我發現，就算加班日回到家，我還是會忍不住看電視或上網，這些小事都會削減我的睡眠時間，讓我沒時間恢復精神。其實人只要好好休息，就能用清醒的腦袋做事，自然就能集中注意力。懶散的工作態度會誘發忙亂。為了避免忙亂，先決條件就是讓自己維持好的做事狀態。



症狀2　缺乏動力，不知為何而戰

前面講忙亂的惡性循環時有談到，人們工作忙亂時，容易「對工作缺乏幹勁」。

人會提不起幹勁，很多時候是因為他們迷失了工作原本的目的。

比方說，當你在做其他人指派的工作時，是否也曾想過，自己這麼做的目的是什麼？

讓人有心付諸行動的根本動力，就是來自於找出這項行動的目的、意義與價值。

例如：為了填飽肚子，所以人要吃飯；基於和所有會議的參與者共享資訊，所以要製作會議資料；因為這種東西只能在六本木之丘買到，所以無論多遠都要專程去買。

因此，人只要沒辦法想像接下來的結果，就容易花很多時間與心力在開始動手上。而且做事時，什麼都不想的結果，也很容易與主管或客戶等委託人產生想法偏差，常常需要從頭再做一次。於是在時間不夠用的情況下，人就會陷入「忙亂」這種糟糕的狀況。

☼痛苦在於，做了很多不需要做的事

忙亂的人，同樣也很容易犯下一種錯誤，就是擅自多想、多做很多事。在接到主管或客戶等人指示和委託時，我們如果只用自己的觀點做事，一定會與委託人產生認知落差。這樣做事，事後對方可能會覺得，「我不記得我有交代你這樣做」，或者「你做出來的結果和我想的完全不一樣」。這些工作上的差錯，很容易讓人變得更沒有幹勁。

因此，為了不讓自己失去幹勁，我們也要盡可能減少被交代的工作。

因為從另一個角度來看，忙亂的狀態，經常發生在被動接受他人賦予工作時。

人只要做被他人賦予具有「差遣感」的工作、指示或命令，做事時就幾乎不會有自己的想法或目標。

於是，這些事情就會變成「單純只是因為被差遣所以去做」，或者「沒有確認原本的重點或目的就去做」。但是這種時候，如果回頭看它原來的重點或目的，就會發現其實不必做的事情也很多。事實上，很多忙亂的人都有這種傾向，因為做了很多不做也沒關係的事，所以導致手上要做的事越來越多。



症狀3　常做「欲速則不達」的蠢事

忙亂的人經常會說：「與其有時間訂定計畫，不如馬上開始行動」、「把要做的事列成清單太浪費時間了」、「光是做眼前的事就已經夠讓我費盡心力了。」

但是最後的結果，他們大多會在事後後悔地認為，自己應該好好訂定計畫，或是先做好整體估算後再行動。

做好事前準備、有計畫地處理工作，可以說是一種投資。

投入時間具備的價值，就在於日後一定有辦法再回收相等的量。

舉一個我客戶公司的例子。我為他們訂定了一項規定，那就是每個星期一都要花三十分鐘，規畫未來一週的工作。

透過每星期花三十分鐘，有計畫地安排行程表，除了能讓每個人都掌握未來一週公司的流程，原本每天必須花一、兩個小時處理突發事件的時間，也因為事情大幅減少而幾乎不再需要，平均加班時間減少了三成。類似這樣的例子還有很多。

公司只要每星期投資三十分鐘，就能為大家創造出兩個小時時間。由這個故事，我們就可以理解什麼叫做「欲速則不達」。

☼想要工作有效率，你得學會停下腳步

越想有效率地工作，越需要有勇氣暫停。雖然有人會對暫停工作有負面的印象，但是稍微暫停，並不是一種防守，而是一種進攻。

人做事時，如果不偶爾放慢腳步、好好思考，日後一定會因此受到連累。

我常常會在著作中或演講時，告訴讀者和聽眾「工作的順序」。大多數做事流暢、有效率的人，一定都擁有暫停的習慣。要是大家也想要培養這種習慣，就必須將這種習慣化為原則與規律。

比方說，每個星期五下午五點四十五分到六點，固定用十五分鐘預想並規畫下週的工作，並安排自己的行程表；或者規定自己，每開始一項新工作，就先想想工作怎麼進行，並花一分鐘寫出來。只要大家能夠決定一種屬於自己的暫停方式，就能漸漸養成暫停的習慣。



症狀4　遇到困難的事，很難跨出第一步

工作量會一直增加的人，最基本的特徵就是「有時明知道某件事非做不可，但還是會忍不住想要拖延」。

最主要的原因就是前面說過，因為身體疲累或提不起幹勁，所以無法全心投入。其次則是，因為他們在面對重大或困難度比較高的工作時，容易有過度防備心理，導致很難跨出第一步。當他們注意到時，才發現時間已經不多了。

明明做任何事情，只要能夠踏出第一步，就可以繼續往下走。在內心過度防備的時候，只要先思考工作中，有哪些事比較簡單、可以馬上開始進行，就可以踏出第一步。

在這種時候，通常我會按照工作性質來思考，把它們分成①該謹慎思考的工作，例如「考察業務」；②能立刻執行的工作，例如「處理業務」。

比方說，假設我們要做一份數十頁的企畫書（考察業務）。那麼在開始動手前，容易忙亂的人，會認為要花很多時間調查資料及整理企畫書中的想法，而過度防備。

但是，要是他們能注意到其中也有像是製作封面、規畫整體頁數等能夠即刻著手的工作（處理業務），就會發現有很多工作都可以立即開始處理。

☼從馬上就能做的小小一歩開始

這種做法，就跟我們在設定與實現目標時一樣。

很多人都會在新的一年來臨時，對自己有很高的期望，希望自己能夠完成許多目標。但是目標越高，反而容易讓人擔心自己做不到。結果，很多人每年到了年末，都在反省自己今年又一事無成。如果設定的目標是要考到多益測驗八百分，可以先從去書店選參考書、決定考試時間、申請報名等開始做；假如目標是要跑完全程馬拉松，則可以從買跑步鞋和運動服開始。

總之，就是靠著做不需花費太多力氣、馬上就可以做的事情來不斷前進。就算我們只是不斷把事情往難的方面想，事情也不會發生變化，只是不斷在浪費時間。就是這種壞習慣，使我們容易變得忙亂，希望大家能夠注意這一點。



5　喜歡承擔所有事，工作量超過負荷

忙亂的人的另一項特徵，就是他們的工作量會遠超過自己的負荷。明明每天能夠工作的時間就只有那麼多，工作卻永遠做不完。光是看著那龐大的工作量，就足以讓人迷失方向了。

他們手上的工作會越變越多，其中一個原因，就是他們習慣一個人承擔所有事。

會承擔所有事情的人，通常有兩種類型。

一種是，雖然他們知道自己手上已經滿是工作，卻因為沒辦法和其他人溝通，或是不知道怎麼拒絕別人的要求，變得只能不斷接受工作。

如果是因為無法和其他人溝通，而必須一個人承擔所有事，之後做事時一定會常處於忙亂的狀態。因為在做自己不懂的事情，或在推動工作時，會一直和別人產生認知落差。於是，就會變成之後必須一再重做；或是做到最後，才發現結果與當初預想的不同。

不擅長與人溝通的人，有時會存在莫名的自尊心。例如，有些人會固執地認為，「這麼簡單的事還要找人商量，豈不是會被對方笑話」，或是「這種程度的事，我才不想靠別人」。但是不管他們的自尊心再怎麼強，搞到最後弄得自己很慌亂，那就一點意義也沒有。

反倒是能夠開誠佈公，讓別人知道自己狀況，或是公開詢問別人自己不了解的事情，這些人在工作時，才能夠很順利。

至於第二種類型，則是他們會認為「自己做比較快」，讓身邊的人無法參與。

這種症狀通常會出現在公司的資深員工或管理階層身上。但是到了最後，他們通常只會逼死自己。在處理自己熟練的工作時，如果只看眼前，當然自己做會比交給身旁的年輕員工或沒經驗的人做來得快。

☼優先處理「自己能做，但別人不能做」的事

但是放眼未來，如果不盡可能消除這種「只有自己能做」的工作，發生問題的時候，將會出現很大的風險。

工作可以分成四種：

①自己能做，別人也能做。

②自己能做，別人不能做。

③自己不能做，別人能做。

④自己不能做，別人也不能做。

人要是連第①項都得自己一個人承擔，就會壓縮到第②項這種能夠發揮自己真正存在價值的工作時間。

人應該真正投注心力在第②項的領域。一定要製造可以延續或傳遞技術給後繼者的機會。如果搞到必須慌張又緊急地延續技術，這種時候通常都為時已晚了。平常就先準備好，一步一步慢慢地指導及教育其他人，才是真正可以避免忙亂的祕訣。



6　對忙碌上癮，把「好忙、好忙」當做口頭禪

大家身旁是否也有這樣的人？

□總是把「好忙、好忙」當做自己口頭禪。

□會公開炫耀自己，連吃飯都閒不下來。

□會四處宣傳自己每天熬夜、睡眠不足。

□會很得意地說，自己每個月加班時間很長。

只要有人符合以上任何一種狀況，他就是自我滿足型的匆忙人。

也有很多人，只是陶醉在宣揚「自己很忙」或「最近很辛苦」的狀態中。

從我接到許多企業委託想要擺脫加班困境時，會遇到許多誇耀自己有多忙、多常在加班，以及常常睡眠不足的人來看，就可以印證這一點。

☼常常喊忙，因為你不懂得自我管理

這或許是日本人在高度經濟成長期以後，一直受到「只要拚命努力一定會有結果」的價值觀影響。

在那個時代，人們確實是可以連覺都不睡，只要靠著毅力與幹勁一直努力，就可以提升業績、讓薪水翻倍。但是，這種方法早就不適合現代了。

現代人就算不加班、不熬夜，只要能交出成果，一切都沒問題。在二十一世紀這樣的時代，不應該還存在「工作忙碌很偉大」這樣的價值觀。

另外，「很想被別人認同」，也是一個原因。

很多人都是因為想從別人口中聽到「你好努力」、「你好辛苦」、「沒問題吧」等慰勞的話，才會拚命向別人宣傳自己有多忙。

若去探究人的心理，其實每個人都會希望別人關心、希望被別人誇獎。

但是，實際上，宣傳自己有多忙，並不能解決任何問題。

我們該做的不是跟別人說自己很忙或每天都熬夜，而是應該去探究自己忙亂及熬夜的原因，並找出解決對策，這才是真正為了避免忙亂必須做的事。

公開表示自己很忙，其實只是在宣傳自己不懂得自我管理。大家必須自覺到這其實是非常可恥的事情。



7　盲目樂觀，總認為船到橋頭自然直，結果……

每天都在後悔把自己搞得很忙亂，卻又一直在重蹈覆轍的人，共通點就是他們都會抱著「總會有辦法」的樂觀主義。

雖然樂觀主義看起來好像很有魄力、很可靠，但是如果他們每次做事時都搞得很忙亂，在真正不能失敗的重要時刻，難免會讓人為他們捏把冷汗。

事實上，在我身邊永遠都能處之泰然的人，共通點就是每個人都很愛擔心。

比方說，我認識一位每天起床一定要訂三個鬧鐘的A先生。身為公司老闆的他，因為以前曾經有過在股東會當天差點遲到的經驗，為了不要再體驗到那時候的忙亂，他對於早上起床這件事非常慎重。

或者是，另一位在某IT企業擔任財務會計部長的B先生。他每次設定截止日期一定都會設三道。第一道是他以部下或其他部門會延遲為前提，檢查時還可以輕鬆面對的日期。第二道則是看完對方進度後，必須要開始有點緊張的日期。第三道是自己一定要用最快速度檢查的真正截止日期。

B先生會這樣做，也是因為他以前曾經有過因為其他部門遲交資料，而必須延期匯款給客戶的經驗，這個經驗讓他覺得，「與其慌張，不如先發制人」，因而養成這樣的習慣。

這兩位的共通點，就是他們都曾經在不可以失敗的狀態下嚐到過苦頭，在這種沒有退路的背水一戰中，獲得的失敗經驗最會讓人刻骨銘心。

☼預想，也是一種準備

我想強調的，還有另外一點。明明每次做事都很忙亂，卻沒有任何危機感，只是想說「總會有辦法」的人，或許是因為他們每次雖然都很忙亂，但是最後總能平安度過危機。

總能度過危機這項事實，背後一定存在著主管或同事會在危急時出手相助，這種能夠迴避風險的安全機制。

但是，人不可能永遠都在這種受保護的環境下做事。總有一天會遇到不能失敗的時候。到那時可不能用「我還沒準備好」作為藉口來推拖。

不管事前做多少準備，都不會過度準備。這裡說的準備，並不只是為了避免忙亂，而將要做的事寫在紙上、排出行程表而已。在現在這一瞬間，試著預想所有事情，也是一種準備。平常就養成思考的習慣，即使只有一點空檔，將要怎麼做事先想像過一遍，就會有很大的改變。

第一章　常忙亂出錯的人，有哪些症狀？

症狀1　截止時間快到了，才開始做事

常常忙亂出錯的人，最具代表性的症狀，就是除非期限快到了，否則他們無法開始做事。

照理說，工作應該是越早完成越好。但是從許多企業看來，容易忙亂的人會很難開始做事，可能是因為他們提不起幹勁，也有可能是因為他們沒辦法專心工作。

而且，這些原因與症狀又會相互影響，只要不打破這種惡性循環，忙亂的惡習就會無法消滅。

讓我講得更具體一點。人只要提不起幹勁，工作時間就會越拖越長。要開始處理以前需要很多時間，開始動手到進入狀況，又需要很多時間...

前言　

擺脫忙亂，擁有不出錯的人生

　　「每天要做的事情好多，搞得我好慌亂。」

　　「因為出門時很慌張，結果忘記帶東西了。」

　　「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」

　　就像以上的情況，現代人不管在生活上或工作時，忙亂的情況總是不斷在發生。

　　雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常，但是本書的目的就是要教大家，要怎樣才能擺脫忙亂。因此，我想先好好定義「忙亂」的狀態。

　　翻開字典，對於「忙亂」的定義，就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。

　　大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎？左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著，而右邊的「亡」，則代表這顆心已經死了。

　　因此所謂忙亂，就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情，埋頭在眼前的事情上。

　　此外，忙亂這種狀態，也可以解釋成慌張。

　　大家在什麼時候，會變得很忙亂呢？

　　早上準備上班時，很忙亂。

　　工作截止期限快到時，很忙亂。

　　遇到突發緊急狀況時，很忙亂。

　　就像這樣，雖然每個人多少都有一些差別，但是容易慌張的情況，大致都限定在以下這些時候：

　　一、事前準備不足

　　二、時間管理不足

　　三、風險預估不足

　　只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況，就能夠「擺脫忙亂」。

　　本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀，第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備，第三章介紹避免忙亂的工作管理，第四章則是避免忙亂的溝通，第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣，第六章是遇到忙亂時的緊急應變，第七章則是介紹不忙亂的生活方式。

　　本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知，也會毫不保留地教大家一些具體的方法。

　　在閱讀的過程中，你會發現這本書介紹的內容，不只能夠運用在工作上，也可以運用在生活中。也就是說，人生很多事，其實道理都可以互通。因此，這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地，並穩健行動的一本書。

　　不過，光是在腦中理解這些道理，並不代表實際上一定做得到。

　　事情不是因為理解所以做得到，而是因為做到了，所以能夠更理解。

　　要是本書有任何一項要領會讓你想試試看，就請先付諸行動吧。

　　希望這個動作，能夠為你的工作和人生，帶來更美好的變化。

前言　

擺脫忙亂，擁有不出錯的人生

　　「每天要做的事情好多，搞得我好慌亂。」

　　「因為出門時很慌張，結果忘記帶東西了。」

　　「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」

　　就像以上的情況，現代人不管在生活上或工作時，忙亂的情況總是不斷在發生。

　　雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常，但是本書的目的就是要教大家，要怎樣才能擺脫忙亂。因此，我想先好好定義「忙亂」的狀態。

　　翻開字典，對於「忙亂」的定義，就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。

　　大家知道「忙」...

前言　擺脫忙亂，擁有不出錯的人生

第一章　常忙亂出錯的人，有哪些症狀？
症狀1截止時間快到了，才開始做事
症狀2缺乏動力，不知為何而戰
症狀3常做「欲速則不達」的蠢事
症狀4遇到困難的事，很難跨出第一步
症狀5喜歡承擔所有事，工作量超過負荷
症狀6對忙碌上癮，把「好忙、好忙」當做口頭禪
症狀7盲目樂觀，總認為船到橋頭自然直，結果……
症狀8反正做不完就加班，事情總是處理到天昏地暗
症狀9沒有計畫，想到什麼就做什麼

第二章　避免忙亂的9個準備動作
停下來要有敢於暫停的勇氣
理頭緒重新思考，並找出根本原因
做八成明確設定自己的「合格基準線」
想目的別執著於細節，先掌握工作的概略面貌
立即做馬上就能完成的工作，不要安排優先順序
模式化設定原則，把經常做的工作固定下來
別猶豫決定出不要做的事，以免雜事煩身
建自信不要認為自己辦不到
平常心做最壞打算，你才會有好結果

第三章　這樣管理工作，找回你的主導權
第1招每天早上到公司，花5分鐘寫今天的工作清單
第2招寫工作清單，也是為了讓主管掌握你的狀況
第3招除了截止日，也要設定開工日
第4招安排順序，破解每件事都「很緊急」
第5招你得特別注意工作的隱藏期限
第6招一條龍式的分工，以免被配合單位「卡關」
第7招比起待辦清單，你更要重視完成的成果
第8招每天給自己15分鐘，檢視今天的細節

第四章　這樣溝通，任何人都會聽得懂！
運用五步驟溝通術，對方才會真正懂
執行前先確認清楚，才不會做白工
開會離題又拖延，你該怎麼說才不會得罪？
學會勇於說「不」，不要當老好人
忙不過來請人幫，你該怎麼說才有效？
提出你跟他的共同的問題，就不會孤立無援
想要別人聽你說，你得先懂他們問什麼
你得特別注意對話中的「句號」
只要能溝通，什麼方式都可以

第五章　行動要優雅，我該有哪些計畫和習慣？
前一天先準備，並將每天要做的事情模式化
訓練自己「不思考」就下決定
要知道會議的目的，是為了建立共識與付諸行動
要喘口氣，你得學會計畫性悠哉
先買好保險，就不怕萬一
利用空檔思考，你也能累積豐碩成果
找出規則失控的週期，定期保養
第一次去的地點，用Google Map假想模擬
沒在用的東西，請處理掉

第六章　遇到緊急事件，如何不陷入出錯的循環？
拖延用重整時間，扳回延遲的進度
暫停不斷發生失誤時，試著全部喊停
冷靜訂定15分鐘原則，讓自己有冷靜的時間
分類將工作分四類，就能安排誰能幫忙
整理整理辦公桌，也能幫你轉換心情
歸零隨時確認工作目的，才不會偏離目標
檢視找出忙亂徵兆，請他人幫忙提醒

第七章　生活有目標，你的人生不再出錯
用白紙黑字寫出你想要的生活
敢於繞遠路，就能釀出香醇的美酒
人生不需要思考動機，只要勇往直前
在忙亂時，找出自己的勝利方程式
為非做不可的事，保留一段專屬時間
不一定要有大夢想，小願望也能讓人向前走
沒辦法「感謝」，證明你已經被逼得太緊
比起東想西想，不如勇敢踏出一步

前言　擺脫忙亂，擁有不出錯的人生

第一章　常忙亂出錯的人，有哪些症狀？
症狀1截止時間快到了，才開始做事
症狀2缺乏動力，不知為何而戰
症狀3常做「欲速則不達」的蠢事
症狀4遇到困難的事，很難跨出第一步
症狀5喜歡承擔所有事，工作量超過負荷
症狀6對忙碌上癮，把「好忙、好忙」當做口頭禪
症狀7盲目樂觀，總認為船到橋頭自然直，結果……
症狀8反正做不完就加班，事情總是處理到天昏地暗
症狀9沒有計畫，想到什麼就做什麼

第二章　避免忙亂的9個準備動作
停下來要有敢於暫停的勇氣
理頭緒重新思考，並找出根本原因...