Google、PPT、Excel的 故事.卡片簡報術：超業、TED演講者、賈伯斯都用這4個步驟， 說服每個人!

前言 77.7%的商業人士不擅長做簡報，你學會就贏過對手

BASE  最強的簡報是，用「故事」促使決策者買單
0-1 緊張、怯場，就忘了簡報的主角是誰嗎？
0-2 4步驟讓你的簡報，有故事、有表演，又能說服人！
私房專欄：高手其實都是從「多看多模仿」開始！

STEP 1 「故事概念」：知道對誰說話後，才開始打草稿！
1-0別急著開電腦，先從「故事概念」擬草稿
撰寫故事時，請用4個重點問自己
1-1對象是誰？用「客戶分析」找到關鍵人物
從部門、職銜和經歷，看出對象的立場
從「DMU分析圖」，找出要說服的關鍵人物
案例：「導入生產設備」的DMU分析圖
根據掌握到的對象資訊，量身訂做故事
1-2該給什麼？從「需求分析」鎖定對方的真正期待
如何正中客戶的核心需求、超越他們的期待？
反覆問5次「為什麼」，探究問題背後的原因
客戶的要求不要照單全收，否則……
別用老闆壓他，你得知道他的直屬上司要什麼！
光資訊蒐集還不夠，讓對方感受用心更重要
1-3賣點在哪？「自我分析」讓他眼睛一亮自動選你
矽谷的創業家，如何在30秒內說服投資人
用「FAB分析」，讓你的銷售話術100%成功
1-4如何成交？從提案到採用的5道關卡，幫你過關斬將
釐清簡報的定位，是推銷還是分享資訊？
「AIDMA模式」幫你過關斬將
案例：「推銷培訓課程」時，目標該怎麼定？
案例：「改善公司經營對策」時，你該說什麼？
從終點回溯，檢視內容能否達成目標
私房專欄：3個檢索工具，打造簡報的說服力
延伸閱讀：結合Gmail和Google日曆，待辦事項、簡報邀請，3秒搞定！

STEP2 「故事大綱」：活用A5卡片，排出無懈可擊的劇本
2-0一個好的故事劇本，是怎麼寫出來的？
撰寫「故事大綱」有4道程序
2-1製作卡片：使用A5卡片，寫下想說的訊息
製作故事卡片，將訊息「可視化」即可
想要傳達的訊息這麼多？得用「回顧法」抓重點
缺乏靈感？用橫向與縱向思考，會有意外的發現
2-2排列卡片：按邏輯建構大綱，增強說服力
製作大綱的3種模式，讓你的故事環環相扣
案例：「拓展影音播放新業務」大綱如何排列？
沒邏輯？要避免根據不足、遺漏、不具體等3個錯誤
不客觀？用「金字塔結構」找出你的主張與根據
案例：「拓展新業務Ｘ」的金字塔結構
要完美？有時好理解的「七分主義」，就可以讓對方說Yes
提列數據及特色時，別超過「3」這個魔法數字
2-3增補卡片：打造故事的開場、本文和結局
要寫出流暢故事，該怎麼排列資訊？
拆解、追加、刪除等5個手法，將故事去蕪存菁
用「FABE分析」，確認故事與概念是否相符
開場引言的２個訣竅：「產生期待」與「促進理解」
案例：「強化行銷能力」的提案該怎麼做？
依據對方的關注點，3種模式擬定內容與結局
促使對方積極行動的結局，有4種方式
案例：「經營粉絲團提案」的內文該如何撰寫？
2-4美化卡片：製造懸疑與高潮，故事更誘人
激發對方的好奇心，促使自主思考
用具體事物來表現數據，讓對方容易聯想
案例：「工作年齡人口減少」的圖表如何呈現？
強調：重要訊息重複兩次，可以加深記憶
有梗：小插曲或趣聞軼事，可豐富簡報的表現力
布局：安排假選項、再提示根據，讓人欣然接受
暗示：提示風險與對策，增加提案的客觀性
私房專欄：最後一張投影片停留最久，而你只能說「謝謝」嗎？

STEP3 「故事內容」：做好PPT的4大關鍵，讓觀眾眼睛一亮
3-0製作投影片，該留意哪些事？
PPT的「故事內容」該如何呈現？4個要點讓你無懈可擊
3-1關鍵一：排版要精確對準主題，讓大家知道你在唱哪一齣
技巧1：訊息與內文這樣排版，明確呈現主張
技巧2：訊息與內文相互呼應，不產生矛盾混淆
技巧3：配合視線移動，使用Z、倒N、O型編排方式
3-2關鍵二：運用文字精簡洗鍊，重點在哪清晰可見
技巧4：訊息簡潔有力、強弱分明，還得位置固定
技巧5：1張投影片，只放置1項核心訊息
技巧6：貫徹3S表達方式，文章扼要、簡潔、直接
3-3關鍵三：資訊分量恰到好處，易於閱讀與吸收
技巧7：內文只突顯主要訊息，其他資訊列為附件
技巧8：投影片周邊巧妙留白，創造視覺效果
技巧9：先用短句提列重要訊息，再出示根據
3-4關鍵四：圖表、標示用得恰到好處，抓住目光提升理解
技巧10：配合資訊的性質，選擇圖像化工具
技巧11：謹慎運用輔助線、符號、色彩及動畫
技巧12：畫出3類型的9種表格，使用上各有巧妙
技巧13：瞬間傳達數據意涵，可選用3類型的9種圖表
私房專欄：投影片搭配書面資料，必須檢查2個重點
延伸閱讀：善用Google簡報與雲端功能，製作簡單，又可即時分享

STEP4 「表演故事」：遵守上台說話4原則，因為TED高手都這麼做
4-0 在台上說故事超緊張，你該如何百分之百發揮實力？
TED演講高手，都遵循這4個原則
4-1讓聽眾理解不吃力的表達方式
要點1：音量、速度、聲調，左右對方的理解度
要點2：咬字清晰能彌補聲音的弱點
要點3：不讓口頭禪和小動作干擾視聽
要點4：用3S表達方式，去除拐彎抹角和客套話
要點5：規劃重複的次數，以及抑揚頓挫的時間
案例：金恩牧師演講時的聲音表現：《I Have A Dream》
4-2善用表情與肢體動作，說故事會更生動
要點6：說故事要熱情還是冷靜？活用4種語氣
要點7：拋出問句，可以使聽眾重拾專注力
要點8：透過身體動作與手勢，散發你的熱情
要點9：直視聽眾70%、目光交會2秒鐘，抓住對方的心
要點10：不要小看表情、姿勢、服裝的影響力
4-3推銷提案和商品時，別忘了得先推銷自己
要點11：演講風格有4種，辨識自我特色才能克服弱點
要點12：不要平鋪直敘照唸資料，用自己的話說出來
4-4問答時，該如何說才能贏得信賴？
要點13：預先設想提問，才能及早做好準備
要點14：當對方開始交頭接耳時，就得……
要點15：重複確認提問內容，再開口回答
要點16：如果當場無法回答，事後對應也無妨
要點17：被問到辦不到的事，列出條件正面回應
要點18：意見相左先退一步，分析優缺點再論述
私房專欄：千萬別讓指示棒與雷射筆，變成簡報的敗筆

STEP UP  賈伯斯的「故事彩排」，你也可以一學就會
5-1為何「雙向簡報」能驅使對方行動，該怎麼做？
想打動人心，要讓對方主動提問與思考
「雙向簡報」有3大效果：影響、理解與放鬆
5-2事前做好彩排與意見回饋，才能精進簡報品質
天才賈伯斯，也會花2天進行彩排
委託第三方觀看彩排，填寫意見回饋表
附錄：意見回饋表與分析方法
5-3徹底執行PDCA，掌握下次簡報的致勝關鍵
Plan與Do：活用「簡報技能圖」設定階段目標
Check與Action：針對優缺點，思考今後的策略
附錄：簡報技能圖的彙整

結語 鍛鍊簡報技巧，從平日的工作與生活開始

前言

77.7%的商業人士不擅長做簡報，你學會就贏過對手

　　上一頁的數字「77.7%」，來自某份針對商務人士的問卷調查，代表「不擅長簡報的人」所佔的百分比。正如這份數據所示，多數商務人士都不善於簡報發表。

　　然而另一方面，商務工作上的簡報機會卻日益增加，重要性也大幅提升。不久前，有位業主前來找我諮商，他說：「現在光靠做好商品和服務，已經無法在商務界中取勝。客戶會透過簡報來檢驗簡報人的表達能力，同時對簡報人和其背後的公司打分數。」

　　因此，為了創造傑出的工作成果，許多商務人士都急欲加強自己的簡報能力。

　　◎讓對方躍躍欲試的簡報

　　我從事經營顧問的工作，至今已經25年。

　　經營顧問的工作，是協助客戶改善企業經營模式。為了促使客戶積極推動改革，我們會以簡報的方式傳達理念，讓客戶採納，並付諸行動。因此，不管提案的內容多精采，如果客戶無法產生共鳴，沒有萌生躍躍欲試的念頭，我們的努力就會徒勞無功。換句話說，簡報能力決定了顧問的價值，這麼說一點也不為過。

　　同樣地，任何商業活動都必須打動企業或客戶，才能獲得工作成果，簡報能力是協助商務人士達成目標的強大武器。

　　本書將簡報精髓彙整成4大步驟。只要遵循本書的步驟，不論是誰，都能做出打動人心的一流簡報。

　　◎簡報的4個步驟

　　STEP1決定故事概念：首先，必須擬定簡報的基本方針。若想傳達的概念模糊不清，會影響後續的工作效率，無法完成一場好簡報。

　　STEP2撰寫故事大綱：簡報整體的故事結構，將會大幅影響簡報的效果。扎實地打好本步驟所介紹的基礎，可以令簡報的呈現更為清楚、具有說服力。

　　STEP3製作資料、投影片的故事內容：投影片和簡報資料的功能，是協助聽眾理解內容，以及加強簡報的邏輯和說服力。本步驟將介紹製作投影片和資料時，一定要遵守的基本原則。

　　STEP4熟習簡報人守則，表演故事：實際在客戶面前說明簡報，難免會感到緊張。儘管如此，只要一點巧思，便能大幅改善簡報的品質。本步驟會介紹在眾人面前說話的訣竅，說明發表簡報時應該注意的事項。

　　◎成為簡報達人的捷徑

　　根據我的經驗，十個簡報人會有十種簡報風格。因此，請各位在具備本書介紹的基本技巧後，尋找自己的風格，確立專屬自己的簡報模式。想要成為簡報達人，絕對不能漫不經心地累積經驗，最重要的是打好基礎。

　　但願本書中的技巧，能夠協助各位讀者獲得豐碩的工作成果。

　　（＊問卷來源：根據COBS ONLINE的會員調查（有效問卷份數：1,000份，期間：2012年4月27日～5月3日），針對《是否擅長製作並發表簡報》這個問題，回答「非常不擅長」者佔41％，「較不擅長」者佔36.7％。）