推薦序
用減法完成加法
中信金控研發長 劉奕成
孩提時曾有段期間,耽溺沉迷於紙上迷宮遊戲,把同一個迷宮畫在十幾張紙上,呼朋引伴競相比賽。大部分的小孩,一拿到迷宮圖紙,就忙不迭地擎起筆,馬上從迷宮入口開始畫起,邊走迷宮還邊碎念這麼難簡直是整人。唯獨有一位同學,鎮定異常,總是用眼光逡巡迷宮圖好幾遍,才動手繞畫迷宮,過程中如老僧入定,專注且靜默。可是每一次,都是這一位好整以暇,最慢開始動作的同學,搶先繞出迷宮。我百思不得其解,不由得開始多觀察這位同學幾眼。最後發現他真的跟其他同學有很大的不同。
考試的時候,幾乎所有的同學,總是一拿到考卷就振筆疾書,只有他不疾不徐,簽上自個兒的名字之後,往往考卷上下左右看過一遍,才開始作答。結果是:大家都做不完的考卷,只有他寫得完,十有八九,他是班上最高分。後來我更發現,他其實也是班上最會玩的同學,從打躲避球到跑百米,不管在樂隊還是童軍團,許多課外活動都可以看到他的身影,最令人羨慕的,是他看起來悠遊自在,不慌不亂。
記得當時年紀小,我們這群童黨識見淺薄,要不就匆促籠統地下定論說這個人很懂得時間管理,要不就夾帶著嫉妒說他就是基因好,天生聰明過人。多了些歲月時日的淬礪之後才知道,他比我們多懂得的,是「謀定而後動」。這樣的體會在看到這本書之後,更充滿了醍醐灌頂的共鳴。這本書不但闡釋了「謀定而後動」的精髓,更細緻地條分縷析,勾勒出在「謀」的時候,如何最小思考法,同時要用鳥眼的視野綜觀全局,更描摩如何在「動」的時候,專心致志,切實適時完成任務。
用這本書的說法來換句話說,就是:「做事有成果的人,在實際投入工作前,會先明確找出『最應該投入精力的工作』,然後『捨棄』其他。藉由這個做法,省去所有不必要的精力浪費,能夠以最少的力量獲得最大成果。」
不只是我,大多數人都觀察到:有些人做事就是比其他人來得又快又好。只是我們往往習慣將這種情形歸因為天分,是學不來的。這樣的做事方法,固然有不少來自於先天的稟賦,但是也可以藉由後天的學習改善。本書作者日本的企業管理實踐家大嶋祥譽,就是企盼透過這本書,揭櫫培養這種能力的方法。
能掌握這種方法的好處,明眼人都看得出來,便是誠如書中所言:「工作的結果,在『開始前』就已決定。」這所言的工作結果,是「品質」與「速度」的綜合提升。我試著舉其犖犖大者,「品質」很難在此以三言兩語草草寫就,但是書中對於「速度」有很好的分析:「『快速推動工作』,與『工作迅速』,是兩碼子事。所謂的快速推動工作,是在接受工作委託後,盡可能提早展開工作。而另一方面,所謂的工作迅速,則是工作所花的時間短。提早展開到底重不重要,或許重要,但是提早展開的前提是:走在正確的方向上。」
這部心法的核心,就在於開卷不久就提綱挈領的「迷你思考法」,這也是無可替代的第一步驟。迷你思考法最突出的一點,在於思考時採取的「鳥眼」視角。鳥眼聽來陌生,就是我們慣常說的「鳥瞰」。再以迷宮為例,紙上迷宮,就是鳥瞰的角度,在尋找迷宮出口的人,不必親身一一試誤才能知道那些是可能的路徑,看著紙上迷宮圖,我們可以很快先刪去不可能的路徑,因為我們掌握制高點,看得到全景。
但是如果是由人親歷其境,去履踏挑戰實體迷宮,或是當下流行的撰寫程式讓機器人去走迷宮,都不是鳥眼角度,所選擇的方法,是一而再、再而三的試誤,透過試誤,不斷地嘗試各個路徑,如果能由「鳥眼」來眺看時,就可以不再需要曠日費時地盲目試誤。
這本書最精采之處,在於提供了按圖索驥的可能,雖然僅有短短六章,但是字字珠璣,並且脈絡分明,先扼要說明學習「工作安排」心法的原因以及實踐之後的碩果,復以「迷你思考法」出發,對所有工作懷有假設,接下來以「整體設計」呈現出最短的捷徑,並且秉持「成果會左右價值」的信念,掌握期待值、設定工作完成的時間,提升到最高階的「超級步驟安排術」。能夠按照這套心法演練,結果便能截然不同。
我衷心孺慕、尊敬的黃麗燕、陶韻智等先進也推薦此書,他們提供給我更多練習這套心法的機會,由我代表為文推薦。有趣的是,原本過去撰寫序文時,因為自負能夠同時左手畫方、右手畫圓,多工操作的我,總是邊看邊寫,結果往往拖拖拉拉,過了截稿期好幾天還是隻字片語,湊不出完整的篇章。
拜讀完這本書之後,我決定改弦易轍,試著採用本書闡釋的方法,結果不但更快完成序文,最後的成果架構完整,更令人滿意。這樣的操作心法,讓我們在「謀定」的時候,不必想太多,用減法完成加法,反而能輕易馭繁為簡,達成我們要的目標。只要願意試試看,翻開這本書就像直入寶山,不會空手而歸。
前言
請容我突然問個問題。
「希望你能以接下來的三十分鐘提出關於新事業的點子。」
要是上司突然下達這樣的指示,許多人應該都會感到困惑吧?甚至回答道「這我辦不到」。
我以前曾在號稱「世界最頂尖顧問公司」的麥肯錫公司擔任顧問。
解決企業客戶的問題,是顧問的主要工作,不過客戶所帶來的問題可不簡單。有的完全不知該如何回答,有的則是因為狀況太過複雜,不知該從何著手。
這也難怪,如果是靠自己的公司或組織就能解決的問題,也就沒必要委託顧問公司代為解決了。
因此,我們勢必得比客戶更加了解他們的業界和業務內容,想出最好的答案,讓客戶不自主的朝膝蓋用力一拍,大聲說一句「原來還有這樣的解決辦法啊」。
而且思考的時間並非無限。
大部分的計畫案都是以三個月或六個月為單位,若在選定問題時費了一番工夫,或是嘗試和錯誤一再反覆,則轉眼就會過了期限。得在有限的時間內,展現出令客戶為之驚嘆的成果。這就是顧問肩負的使命。
換言之,得同時追求工作的「品質」與「速度」,展現過人的成果。這是很理所當然的一種氛圍。如今回想,當時我周遭的人個個都很優秀,且天資過人。我在當中絕對算不上有多優秀,我覺得自己來到一家高手如雲的公司,對此大感震懾,每天都想著要如何處理眼前的工作,才能品質與速度並重,就此陷入苦戰中。
不知不覺間,我發現自己已學會如何兼具「品質」與「速度」的思考和技術。在幾個月的時間裡,實際讓工作的「品質」與「速度」大幅提升,反覆將做法牢記腦中後,感覺在不知不覺間便已養成這樣的習慣。
同樣的情況,也發生在我過去遇見過的傑出企業精英身上。我離開麥肯錫後,以高階主管教練、組織開發顧問的身分,遇見過許多傑出的企業精英,而這也是同樣能套用在他們身上的共通點。
此外,他們都樂在工作,這也是其共通點。全力集中在最重要的事情上,並樂在其中。正因為對工作充滿期待,所以能量展現在工作上,同時感覺能吸引周遭的人們和顧客。
當然了,像「希望你能以接下來的三十分鐘提出關於新事業的點子」這種強人所難的指示,實際上應該是沒這種案例吧。
不過,要是麥肯錫的顧問或是工作能力過人的企業精英接獲這樣的指示,絕不會打從一開始就放棄。如果真的只剩三十分鐘可以思考,為了想出最棒的點子,他們應該會利用這段時間讓大腦火力全開。雖然僅有短短三十分鐘,但應該還是能想出不錯的點子。
因為確實有一種思考法,能在有限的時間內提出最高品質的成果。我稱之為「迷你思考」。
所謂的「迷你思考」,是集中在能創造出價值的最重要事情上,以最少的力量加以達成的思考法。
能展開迷你思考的人,在投入工作前,會先明確找出「最應該投入精力的工作」,然後「捨棄」其他。因此省去所有不必要的精力浪費,能以最少的力量獲得最大成果。換言之,對能親身實踐迷你思考的人而言,工作的結果可說在「開始前」就已決定。
本書是以我從麥肯錫時代一起共事的優秀上司和同事,以及在商場最前線遇見的精英們身上學到的事作為基礎,再加上我自己擔任顧問的經驗,介紹工作「步驟安排法」,為的是如何在有限的時間內展現最高品質的成果。這是我進麥肯錫後,在三個月內所學會的基本技術。
本書的構成如下。
第一章,針對以最少的力量得到最大成果的「迷你思考」概要做說明。能否展開迷你思考,與工作的步驟安排息息相關,對結果也會有很大的影響。
第二章,是針對執行「迷你思考」時所不可或缺的「假設」進行解說。能夠擬定高精密度的假設,工作的速度和品質也會隨之提升。
第三章,想要巧妙安排步驟,推動工作進行,必須建立在「整體設計」上,在此加以說明。先描繪出工作的全貌,在沒有遺漏和重複的情況下設計工作,藉此提升工作品質。
第四章,說明在工作時心中留意「成果」的重要性。在開始工作前,能否在腦中描繪出最終的成果,將會左右工作的「速度」和「品質」。
第五章,針對要進一步追求「迷你思考」,展開更高層次的步驟安排所用的方法,說明三個全力投入的重點。
第六章,介紹讓自己保持「五感」靈敏的習慣。想要以迷你思考提升成果,就必須從眾多的資訊和作業中清楚看出何者最為重要,並擬定高精密度的假設,這點非常重要。為此,必須讓五感維持在感應靈敏的狀態下。
「以最少的力量獲得最大成果的思考法和步驟安排」,能讓工作和人生的時間都變得更加豐富充實,是一生受用的好工具。各位若能趁這個機會學會此法,身為作者的我也同感欣喜。
大嶋祥譽