精準整理：最強！工作與金錢整理絕技，招招改變你的職場運和財富收入

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◆桌面抽屜放什麼？區域劃分有玄機

工作中我們最常使用的就是自己的辦公桌了，辦公桌可以按區域來分割用途，整理辦公桌之前可以先劃分好使用區域。

我們常在電影裡看到，如果想表現出主人公很忙碌在工作的樣子，畫面總是辦公桌前堆滿文件、貼滿便利貼……實際上，這樣的狀態更容易讓人忙中出錯。很多時候，辦公桌的雜亂是由無秩序造成的，而無秩序的狀態並不能為我們的工作提供良好的心理暗示。

那麼現在請你審視一下你的辦公桌，電腦旁邊是不是放滿了不知用途的文件？右側最下面的抽屜前是不是經常放著紙袋？桌子右側外邊是不是堆著紙盒或者文件堆？電腦主機殼上是不是還纏繞著耳機線？一切給你帶來雜念感的小細節，都有可能毀掉你精心整理過的辦公環境。所以，將辦公桌按照不同的區域予以分割，為不同的區域賦予不同的用途，有利於我們有條理地整理辦公桌，塑造規律的辦公習慣。

想要整理好我們的辦公桌，可以將其大致劃分成以下幾個區域，整理起來思維也會比較清晰。

區域1：桌面

這是我們最常用的部分，各種文件會放在桌面，做筆記也會用到桌面，所以儘量保持桌面的整潔，給它足夠的空間。

區域2：右側上面的抽屜

這裡是最順手的一個收納位置，我們可以將簽字筆、筆記本、硬碟、各類線材等等工作相關物品都放在這個抽屜裡，既保證桌面的乾淨，又能讓我們在需要的時候可以迅速地找到。

區域3：右側中間的抽屜

這裡可以用來存放一些個人物品，例如化妝包、備用的藥品、女性衛生用品、營養保健品、茶包、小零食……。

區域4：右側下面的抽屜

右側的最下方通常使用頻率不會很高，我們可以放一條小毛毯，午休的時候可以使用，或者擺一雙輕便的平底鞋。

區域5：正下方抽屜

正下方的抽屜，我們用來存放一些重要的工作資料，例如，需要保密的文件、不方便被他人看到的工作紀錄等等。

區域6：桌底

桌底的區域，我們的建議是儘量不要用來收納。那些紙盒紙箱，只會越積越多，占據有限的辦公空間。如果桌底有垃圾桶的話，也建議每天清理一次，保證辦公區域空氣清新。

當然也不是所有的辦公桌都是這種結構，各位可以根據各自的需求和習慣來整理辦公桌，為自己創造一個良好的工作環境。

◆便利貼規格的妙用，省時就靠它

便利貼是工作中常見的辦公用品，平常大家都會用這種小文具來製作小提醒，幫助自己記憶或是標示重點。但是你想想，一旦便利貼越來越多，需要記錄的東西也越來越雜，如何整理和利用這些大大小小的便利貼內容，也成為日常工作中需要瞭解的小常識之一。

小廣是便利貼使用愛好者，不管是做計畫、做記錄還是標記提醒都喜歡使用便利貼。他覺得這樣能夠快速地抓住重點，即便是太複雜的東西也不需要花費過多時間去整理。何況還可以隨意貼在任何地方，方便自己一眼就能看到。但實際上，在使用了過多不同規格的便利貼後，小廣出現了短暫性的迷茫。因為他常喜歡在自己的電腦螢幕周圍貼滿大大小小的便利貼，雖然一眼就能看見，但是往往需要花費些許時間仔細翻找，才能找到他想要的內容。

便利貼雖好，可還是要用對方法。使用的方法不對，原本是能夠減輕負擔的東西就會變成累贅，這就與初衷不相符了。不僅不會給工作帶來方便，還有可能會耽誤工作呢！

那麼該如何使用這個頭雖小、作用卻很大的便利貼呢？要想精準使用這個便利貼，應將便利貼分為小尺寸便利貼、中尺寸便利貼、大尺寸便利貼。

１.小尺寸便利貼：關鍵字

小尺寸便利貼因為規格的限制，不能在上面做過多的標註，由於能夠寫下的字數有限制，所以推薦在這些小尺寸便利貼上寫上一些關鍵字，比如合約、工作總結、收款資料……這些「短小精悍」的詞彙能夠幫助你快速聯想到要做的事情。

２.中尺寸便利貼：項目名稱

中尺寸便利貼比小尺寸便利貼稍大，這就意味著它所能承載的內容也比小尺寸便利貼更多，只需要用簡短的詞或者短句將一件事情或一個東西寫清楚，讓人一看就能明白即可。例如結合第一節整理時間的內容來說，可以在中尺寸便利貼上寫上「10:00拜訪客戶」、「15:00部門培訓」等簡短的內容。

３.大尺寸便利貼：具體事務的詳細內容

大尺寸的便利貼就不會因為「身材」的限制而過分限制內容的多少了。可將想要記下的內容較詳細地寫出來。

當然，我們這裡的分類只是依據常規的尺寸來整理的，現在市面上有很多異形規格的便利貼，各位可以針對它的容量來整理需要寫進去的內容。

◆職場社交懂整理，尋求協助最快速

印表機沒墨水了應該找誰？電腦沒網路了要找誰？咖啡機壞了應該找誰？財務報表審核要找誰……工作中我們經常會碰到各式各樣自己不能解決的難題，這個時候你所擁有的強大工作人脈關係，就能夠幫助你及時地解決。但是，一旦你沒有清楚地將這些人脈關係整理並分類，那麼出現了問題也不能夠及時地找到相應的人來幫助你解決。

小步雖然是剛進公司的新人，但是因為性格開朗，很快就和大家打成了一片，擁有良好的社交關係，只要是小步請求幫忙的，大家都會很熱心地為她說明。但是偶爾小步也會有犯傻的時候，比如印表機壞了應該找負責辦公室器材管理的小澤，她卻稀裡糊塗地找了網路部的小池；電腦當機打不開的時候應該找網路部的小池，她卻又犯迷糊找了行銷部的小廣……雖然大家都覺得這樣的小步很可愛，但是小步卻很尷尬。

人緣好是一項有利於工作的技能，如何活用身邊人的長處也是一項基本技能。當知道哪些人是可以為你所用時，如何整理出一份完善的人際關係表也是一門學問。

每個工作專案都可能有好幾位負責人，當進行不同的工作專案時，所要接觸的也不會是固定的幾位，當你接觸的專案越多，人員關係就會變得複雜，如果不好好整理一下這些人際關係，很有可能會遇到之前小步出現的情況。

所以，在這裡我們教各位一個整理人際關係的方法：

１.先對正在運作的專案合作人員進行整理，以專案為單位，製作表格。

２.將每個專案中負責不同部分的人員標註在表格中，包括職位、工作內容、擅長的事情、聯繫方式以及他的人際關係等等都寫清楚，以便於日後擴展人際關係時可以參考。

３.分析大家擅長之處，以及與自己工作相關的地方，確保一出現相應的問題就能及時找到擅長解決此類問題的朋友來幫忙，而不是選擇困難、病急亂投醫。

４.要注意在工作剛開始的時候，就跟這些朋友保持良好的聯系，避免只在有需要的時候去尋求朋友幫助，那會讓人覺得十分唐突。

另外，需要重點說明的是：整理人際關係的表格其實是為了能夠讓大家更好地去維護人際關係而產生的。平日裡沒有很好地維護，當你需要的時候突然去尋求幫助，不僅成功率會降低，而且也會給人不好的印象。

◆每封郵件只說一件事，事項不混淆

很多人覺得發送郵件是一件很平常的事，對郵件的內容往往並不會去推敲斟酌。當用郵件展開工作的時候，大部分人只將其當作普通的交流工具，將想說的各種事項都夾雜著說，這樣會發生很多疏漏，也顯得很不專業。所以，我們建議一封郵件只說一件事。

舉個很簡單的例子，如果會議日程與到貨確認兩個事項放在同一封郵件裡說，就有可能產生以下的問題：

１.跟進過程中，混淆已解決的事項和未解決的事項。

２. 對方可能在所有事情都可以給出答覆之前不會聯繫。

３. 郵件的一部分內容被忽略。

因此，一封郵件只說一件事是最為有效的工作溝通方式，可以讓對方集中精力處理當前郵件中所說的事。當有多項工作要安排時，分別發郵件加以說明，這樣，對方可以透過郵件的「已讀」和「未讀」狀態，及時發現不同專案的進展情況，不會造成疏漏。

養成一封郵件只說一件事的習慣，會使我們的工作會變得更有條理。收件者會在第一時間明白當務之急是什麼，寄件者也會因此及時得到收件者的回覆。工作中的影響是互相的，寄件者是專業和嚴謹的，那麼對方也會回以相應的工作方式和工作態度。

１.必要事項逐條羅列

在手頭工作任務比較多的情況下，將必要的事項按條目羅列下來，一目了然，頭腦也會隨之變得清晰，防止自己因為忙碌而遺忘某件事。

２. 把第一步中羅列的項目按緊急程度排列

將第一步羅列出來的事項，按照輕重緩急的程度排列，標好先後順序。收件者在看到郵件後，能迅速分清楚事項的主次，及時處理當下該完成的任務。

３.每個項目後分別書寫詳細的描述

在每個項目所屬的郵件內，詳細描述項目的進展情況、需要對方合作與回覆的地方等重要資訊，添加相關附件內容，每一封郵件只說一件事。將這些郵件按順序發給對方，等待回覆後一一處理。

◆皮夾整理的三個訣竅

錢包是我們財務狀況最直觀的反映，一個善於整理自己財富的人一定擁有一個整潔的錢包。無論是長款還是折疊款的皮夾，唯有整潔的錢包才更容易招財。

你是不是經常有這種情況：去便利商店，當結帳人員問你是否有零錢時，你明明記得錢包裡有，但就是找不到，相當尷尬。當然，錢包非常整潔的人是不會出現這種小問題的。或許有人會覺得，把錢包裡的錢放得整整齊齊未免有些費事，有時候接到找回的零錢，就一把塞入錢包裡——這是一種很不可取的行為，看似快速卻帶來後患。接到零錢後，按順序放入錢包的過程，也能藉此審視它們，這個過程可以有效地避免收到一些明顯的假幣、破損錢幣；同時這也是一個清點的過程，保證收到的金額無誤，對錢包裡的餘額也心中有數。

掌握好自己錢包裡的現金能預防很多事故，像是有的人對自己錢包裡實際有多少錢沒有概念，出去吃飯結帳時才發現錢不夠，只能臨時到最近的ATM領錢，不僅尷尬而且還有可能因為跨行提款被多收手續費，造成不必要的支出。

什麼樣的錢包可以稱作是整潔的錢包呢？首先，錢包本身應該是乾淨的，無論新舊，不要有明顯的破損和汙漬。其次，打開錢包，將紙鈔展開或折疊好，按照面額大小排列；卡片則按照重要程度、使用頻率排列；集點卡、團購券等不要張張都隨身帶著。需要多說一句的是，購物集點卡根本是商家用來束縛我們的鎖鏈，我們應該主動避免去辦理這些卡券。

具體做法有以下幾點：

１.紙鈔不要夾雜著疊放

將紙鈔按照金額大小排列，把相同面額的紙鈔放在一起。這樣的擺放，可以對錢包內的現金總額一目了然。

２. 統一朝向

將紙鈔按照統一的朝向放好，比如將有人像的一面統一向前。這樣的擺放，避免了取錢時無意中多拿出一張等窘態。

３.由上到下，按面額順序疊放便於取出放入

平時生活中的支出，一般還是以小面額往來居多，所以將100 元、200元、500 元按照從上到下的順序排列，方便日常使用。而 1000元面額的紙鈔，由於顏色、大小都很醒目，即使放在最下方，也不影響我們在需要的時候迅速地抽出。

◆桌面抽屜放什麼？區域劃分有玄機

工作中我們最常使用的就是自己的辦公桌了，辦公桌可以按區域來分割用途，整理辦公桌之前可以先劃分好使用區域。

我們常在電影裡看到，如果想表現出主人公很忙碌在工作的樣子，畫面總是辦公桌前堆滿文件、貼滿便利貼……實際上，這樣的狀態更容易讓人忙中出錯。很多時候，辦公桌的雜亂是由無秩序造成的，而無秩序的狀態並不能為我們的工作提供良好的心理暗示。

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◆精準整理，知識工作者的必備能力

很久沒有看到一本有關於「整理」，內容豐富而圖文並茂的好書了。本書作者群非常認真，將東、西方有關「整理」的知識，結合自身工作經驗提煉出的技巧，幫讀者逐漸架構做好「整理」這件事情的脈絡。我的工作是講師，常常要出差，也需要使用電腦，更要好好運用自己的辦公桌面空間，我驚喜地發現，這本書竟然都提及，不僅如此，還提供許多技巧，讓我可以一面看書，一面實踐。

長距離的出差，需要帶著行李箱，至於短距離的演講，就靠公事背包了，我將背包分成三層，有各自的用途。最後一層，放的是演講用筆電、轉接頭、課程道具等有關演講部分相關的器材；第二層是衣物及盥洗用品，有時只要帶著簡便的換洗衣物，就可以讓我在出差地旅館過上一夜；最前面一層則是筆記本、筆、便利貼等用品，偶爾還會帶上一本書，方便隨時閱讀。

這本書讓我發現，原來只要靠著三層整理的概念，就可以讓公事背包高效運行，這是我覺得驚豔的第一個工具。

職業講師經歷多年，這幾年才懂得電腦的桌面及檔案都需要整理。我把自己整理電腦的想法和書中文字比對，也有許多收穫。首先，是桌面管理，有些人會把桌面當成檔案的暫存區，我自己的偏好則是一個檔案都不放在桌面上，而是統一放在檔案夾中。

其次，是檔案的分類法，我也有自己一套做法，第一個是依屬性分類，看這是投影片、財務收支，或是報名名單等不同類型；第二是依時間軸分類，我會把演講日期作為資料夾命名的一部分，讓電腦自動排序；第三是依使用頻率分類，有的是時時更新的常用資料夾，有的是一年才用到一次的，有些則是偶爾會參考的，都是影響分類的考量因素。

最後，是檔案夾的基本規則，我會把所有檔案放在蘋果電腦的「文件」檔案夾，並且和家中書房的NAS同步保存；檔案夾不超過三層；命名的規則是「建立日期-活動或資料內容-主辦城市-負責人」，例如「171230-FAST時間管理術（下）-台北-Tammy.key」。

使用電腦享受其便利性，但也要做好檔案的管理，這是身為知識工作者必備的能力。

實體的工具最不容易整理，和書中把桌面劃分成不同區域的概念雷同，我採用九宮格的方式來整理自己的書桌：書桌中間是墊高的筆電，下方空隙可放入耳機袋、便利貼等最常用的文具。正前方是藍芽鍵盤，正後方是處理完的文件。左邊是茶杯，右邊則是放有慣用的螢光筆及原子筆的筆筒。左上方是收納各類文件的檔案匣，右上方則是最近參考書籍及紙本文件。右下放著藍芽滑鼠／觸控板，最後的左下則是筆記本。讓自己就算面對再多的工作，也能自動形成高速工作流程。

當然，本書還有許多獨特亮點，例如版面安排，一段文字，一張圖片，跨頁就有圖解；說明建立個人情報站的方法及工具；理財觀念的介紹及梳理，這些內容就需要你好好閱讀來獲得囉。

幸福行動家創始人、時間管理講師╱張永錫

◆精準整理，知識工作者的必備能力

很久沒有看到一本有關於「整理」，內容豐富而圖文並茂的好書了。本書作者群非常認真，將東、西方有關「整理」的知識，結合自身工作經驗提煉出的技巧，幫讀者逐漸架構做好「整理」這件事情的脈絡。我的工作是講師，常常要出差，也需要使用電腦，更要好好運用自己的辦公桌面空間，我驚喜地發現，這本書竟然都提及，不僅如此，還提供許多技巧，讓我可以一面看書，一面實踐。

長距離的出差，需要帶著行李箱，至於短距離的演講，就靠公事背包了，我將背包分成三層，有各自的用途。最後一層，放的是演講用筆...

推薦序 精準整理，知識工作者的必備能力
Chapter1 改變你一生的精準整理
1.善用筆記術，清空腦袋
2.番茄工作法，適當休息重整大腦
3.圖解化整理，激發左右腦潛能
4.手帳速記三原則，隨時記錄不漏失
5.大腦記憶易疏漏，日程安排不可少
6.避免反覆整理，習慣很重要
圖解製作與運用祕訣

Chapter2 資料整理要及時，價值最高最有效
1.標籤索引會運用，搜尋找檔不費力
2.舊資料該丟嗎？先懂文件生命週期
3.紙本缺失多，電子化最省時
4.沉睡文件很少用，紅標管理最清楚
5.須長期保存的文件，怎麼辦？
6.雲端硬碟的管理妙用
公事包如何精準整理？

Chapter3電腦檔案的神奇整理術
1.簡化電腦桌面三大原則
2.文字如何整理？一張A4就足夠
3.檔案分層保存四步驟
4.善用時間軸建檔，捨棄更新最快速
5.每封郵件只說一件事，事項不混淆
6.害怕郵件被忽略？主旨標記很重要
電腦檔案的命名訣竅

Chapter4 辦公環境懂整理，工作順心又順手
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2.桌面抽屜放什麼？區域劃分有玄機
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6.抽屜內分區塊，順手取不用找
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Chapter5 財務整理做對了，改變你的財運與生活
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2.支出分配先規劃，消費目的最明確
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4.衝動購物是三重浪費的元凶
5.適當物質享受，能激勵自我
6.搞懂集點卡陷阱，才能真正省錢
家用計畫表，如何製作？

Chapter6 工作整理精準到位，每天多出一小時
1.隔日工作先列表，防止遺漏不混亂
2.目的與目標，怎麼區分？
3.目標階段化，有助於達標
4.職場社交懂整理，尋求協助最快速
5.纜車式管理，找出問題改善快
6.分工清單如何寫？避免重工與疏漏
理順工作流程，該怎麼做？

Chapter7 不懂時間整理，工作生活註定很糟
1.工作做不完？時間整理出問題
2.便利貼規格的妙用，省時就靠它
3.高效會議的計時小助手
4.工作怎麼安排？一天只需兩項任務
5.如何杜絕「無用社交」？
6.善用下班一小時，生涯成功致勝點
時間統籌安排的四項技巧

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2.番茄工作法，適當休息重整大腦
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