Kitaoka

TARGET 1

打破「時間管理」的常識

「接電話」的常識

電話是拖累生產力的邪惡工具

電話是無視自己方便與否

電車上常常可以看到接起手機說：「啊！我在電車上，稍後回電給您。」

這樣的人。不過，他們說這句話到底有沒有意義呢？

假設電話沒有接通，打電話的人應該會意識到：「啊，他現在大概不太

方便吧。」就算不一五一十地交代，對方也會知道自己現在無法接聽電話。

為了說一句沒意義的話而接起電話，還不如無視來電，等到自己方便的時候再回電就行了。真的有重要的事要通知，也是等有空的時候再說。

除此之外，有人會打電話劈頭就問：「您現在方便講電話嗎？」這也很奇怪。畢竟，在正常情況下，正因為「現在方便」所以才會接電話吧？

在電車上接電話的人、問「您現在方便講電話嗎？」的人，這兩者都被同一種思維給支配了，也就是「電話響了就要接」。

據我所知，還沒聽說過有這樣的法律規範，在道德與倫理的教科書裡，也沒有記載這類訊息，反倒是「在公共場所不應講電話」還比較有可能出現。

就好像跟正牌女友在一起時，小三突然打來，對方打電話來是不會事先考慮當事人現況的。就像專案截止日前特別手忙腳亂的時候，或是為了眼前的工作順利進行而雀躍不已時、跟客戶協商的重要會議時……你卻還是接了電話。

這樣下去，工作絕對會做不好。

因為每個人要進入高度集中的狀態，需要花費二十分鐘的時間。舉例來說，假設我們開始工作經過了二十五分鐘，電話忽然響起，到這一刻為止，真正專注的時間只有五分鐘，掛掉電話後，要回到剛剛的集中狀態，還得再經過二十分鐘，也許就在進入專注狀態後，又有電話了。此外，LINE、電子郵件也會讓手機響起，只要有通知響起就會讓人很在意，開始看手機，這時若是部屬跑來問：「可以耽誤您一點時間嗎？」那不就……

加總一天下來全部的專注時間，連半小時都不到的也大有人在。（實際上，我曾碰過一天只能集中二十三分鐘的客戶。）

關掉手機的通知聲

在時間允許的情況下一次回覆

如果你想要「專注工作，盡量把時間拿來做出成效」，解決方法其實非常簡單。

那就是徹底拋下「電話響就要接」的想法。反正這些響起的電話，從來也不會先考量對方的立場，所以無視就好。

話雖如此，電話響了馬上接，這種反射動作已經累積數十年了，應該不可能輕易就把這種想法拋下吧！

如果你也有同樣的障礙，那就將手機關機吧！要是你無論如何都不願意關機，那就開啟勿擾模式。

下一步，事先訂下接聽電話的時段，時間到了才一口氣回覆所有的未接來電。

主動打電話給別人很貴。如果你執著於這點，那你仍然不成氣候，因為花掉的錢可以拿回來，但失去的時間（特別是專注於工作的高品質時間）可是要不回來的。如果為了一分鐘幾塊錢的電話費錙銖必較，你是一生成不了大事的。

事實上，我的某位客戶就是成功案例。經營者A先生因為切身體會不接電話能增加工作效率，因此便將公司電話設定為不會響的狀態，以此提昇員工的集中力，A先生把公司的所有電話都轉接給秘書處理。

只有真正緊急且重要的電話，秘書才會轉接到員工專用的祕密號碼，此外的其他來電，皆由秘書寄送「○○○先生來電，主旨△△△」的電子郵件通知，員工可以選在自己方便的空檔檢查郵件並回電。

必須經常接聽電話的業務部門，會有當天的電話值班人員，統一由一個人專門負責接電話。鈴聲則設定為只有值班人員能聽到的音量，就算對方要找的同仁就在座位上，值班人員也會回答：「他今天公出喔。」

這樣實行的成果是「公司生產力成長一倍以上」。

實踐「不馬上接電話，全部延後回電」的政策，帶來另一個附加成果，那就是員工和客戶的品質都提昇了。

「為什麼要為了這種雞毛蒜皮小事打電話？」你應該也遇過這種讓人氣結的員工和客戶吧？但是理由很簡單，正是因為有人會接電話。如果總是有人很快地接聽電話，只要發生一點小困難，對方就絕不會自己設法解決，而是選擇馬上打電話。

若是電話接不通，無論員工還是客戶都會試著自己查詢解決方案。這樣改革的結果，就是員工變得更獨立，懂得思考後再行動，客戶也不會把你視為雜務專家。

不接電話就能提高專注力，此外還能達到培育員工、教育客戶的功效，可說是一石多鳥的工作術。

一旦開始實施這項工作術，各位就能明顯感受工作效率提昇了。來，現在就關掉你的手機吧！

TARGET 2

「立刻回覆電子郵件」的常識

馬上回電子郵件的人＝不過就是個打雜的

馬上回信百害而無一利

市面上有許多鼓勵大眾「收到郵件就馬上回信」的書籍，這些書籍似乎都以「馬上回信藉以博得對方信任」為主旨。

不過，要是你效法實行，絕對會變得很沒出息，理由有三個。

理由一，這樣做會減少提高工作成效的高品質時間。所謂的「收到郵件→馬上回信」，跟「電話響了→馬上接」是一樣的道理，同樣會消耗掉集中精神的時間︵詳參「Target 1」︶。因此，儘管有很多人會在電腦桌面設定新郵件的通知訊息，但是對我來說，這卻是非常不可理喻的。

理由二，加總閱讀信件的時間會非常長。你是否有打開信件後，心想：「啊，待會再回信吧！」於是按下「標記成未讀」按鈕的經驗？會這樣處理信件，不外乎因為當下資料尚嫌不足，或是抽不出回信的時間吧？接著，你又會再看到同一封信，「啊，是這封信啊，現在沒時間回覆，之後再回吧！」再度按下「標記成未讀」的按鈕，結果同一封信開了四、五次，也讀了四、五次，各位應該有過這樣的經驗吧？

仔細冷靜思考，這些時間都白白被浪費了，如果第一次就回信，讀信的時間也只要花一次就夠了。

越是難聯絡你的價值就越高

解決這種情況的方法很簡單，就是預先規範出「讀取信件的時間」。舉我自己的例子來說，讀取信件的時間是午餐後的六十分鐘，把工作效率最低落的時段拿來回覆電子郵件。回覆這些電子郵件的機械式作業，就算在效率較差的時段進行，成果也不會差多少（順帶一提，我也會在同一時段回覆未接來電）。

每到「讀取信件的時間」，我就會一直閱讀信件，從舊的開始，一次把「全部」的信件處理完畢。讀完信件後，儘管還是會分別回信、刪除、整理到資料夾內，但總會盡量消除收件匣內的信件。

需要準備資料，無法立刻回覆的信件，我會先以原主旨回覆，告知對方何時能接獲答覆，同時也會把該準備的事項和回覆日期記在記事本裡，接著才把這封信移到暫時保留區或直接封存。

這樣做，就能避免同一封信讀兩次的情況。

也許你會認為不馬上回信，就會失去客戶的青睞。

不過，說穿了，郵件本來就是不知道對方什麼時候會開啟的東西，那些會在郵件裡寫上「今天之內請給我回覆」的發信者，可以說是過度以自我為中心，這種客戶就是麻煩的奧客，遇到這樣的情況，應該要開心，因為「即早發現應該切割的客戶真幸運！」（詳參「Target 15」）。

如果你把「馬上回信回電的機靈鬼」當做自己的賣點，最好還是趕快放棄吧！這不過就只是個打雜的人。畢竟，馬上回信誰都辦得到，無法展現你特有的價值，最後就連你經手的商品價值也會隨之下滑。

難以聯絡，反而會提高你的稀有價值，你負責的商品價值也會因此提昇。這正是不要馬上回電子郵件的第三個理由。

TARGET 3

「馬上著手工作」的常識

你是人？ 還是動物？

無意識的弊害你察覺到了嗎？

許多講述工作術的書籍都鼓吹「工作一派下來，就馬上動手處理」，的確，不逐一判斷，無意識地進行工作，就可以避免產生「啊〜這個不想做」的情緒，這種習慣用在整理討厭的工作上應該還算正確。

不過，這也等同完全沒判斷「派下來的工作是否真的該做」，換句話說就是以反射神經處理分派到的任務，這連動物也辦得到。

人腦本來就會為了省略思考，而把一切行為無意識化，這段無意識化的過程會讓人染上許多奇怪的習慣，一旦這些習慣變成反射動作，我們就會難以察覺。

舉例來說，初次開車上路時，一定會記得提醒自己「這裡是油門、這裡是煞車，啊！要檢查前方後照鏡、檢查側邊後照鏡︙︙」習慣這些步驟後，就算一邊唱歌也可以開車，這就是無意識化。

如果把徹底確認前方、後照鏡、以及車輛兩邊的習慣無意識化，這樣就不會有問題。

然而，若是把只看前方，想到才瞄一下後照鏡這種壞習慣給無意識化該怎麼辦呢？這種時候就必須改正自己。

簡言之，「馬上動手」這項習慣，很可能讓自己在無意識間做了多餘的工作，或是以錯誤的標準下判斷。

例如，郵件來了馬上回信、電話響了馬上接，這些反應不過是神經反射的一種罷了。（詳參「Target 1」、「Target 2」）

如果工作上有外發需求，很多人會不加思考地寄出申請書，這也是錯誤的無意識化行為。你很可能因此跟拿不到好處的對象簽約，就算眼前業績提昇了，後續卻有一堆爛攤子，總結下來的利益反而變少（詳參「Target15」）。

當然，基於人腦習性使然，我們難免還是會將工作上的判斷無意識化，所以重要的是如何讓「無意識的行為」變得更加正確。

規劃暫緩工作的日子

精鍊無意識化行為

我們必須先了解自己會以反射神經處理怎樣的事物，這樣才能重新以「自己的意志」來判斷。

具體方法就是寫出自己手邊的所有業務，不管工作內容有多簡單，就算是馬上就能解決的任務，都不要馬上動手，而是全部寫下來，這時先使用標籤整理，之後排序起來就會非常輕鬆，一張標籤上面標註一件工作。

藉由「寫下來」為自己預留緩衝空間，過程中，若有覺得應該做的事，同時又對其他工作成果有幫助，今後就可以「馬上著手」。

判斷後覺得不是很重要的工作，就表示「馬上著手」是錯誤的，往後若再有類似的任務出現，就可以選擇直接跳過，或是交由別人處理。藉由這樣的篩選過程，把自己的意志和判斷標準無意識化，逐步改變自己的神經反射動作。

順帶一提，所謂「必須馬上著手」的工作，大半都是些無關痛癢，或是對公司收益貢獻極小的雜務。不管什麼工作，都是越逼近期限價值就越高，所以很容易讓人誤把這些低價值的事務當成重要的任務（詳參「Target6」）。

必須馬上完成的工作如果經常出現，很可能就是事前準備等預防性工作做得不夠好的警訊。必須「馬上著手」的事務如果增加……就表示你盡是瞎忙些無法提昇生產力的雜務。

TARGET 4

「不要拖延」的常識

拖延有它存在的意義

世上沒有不拖延的人

最近有著「拖延是惡習」的風潮，在某堂「習慣化」的研修課程中，學員們排行第一的煩惱就是「拖延癖」。

不過，拖延真的是壞事嗎？

你是否碰過上司或客戶要求的工作，連個結案報告都不要，最後落得半調子收場的經驗？又或是拼命在期限前趕完的工作，結果卻得到：「啊，後來不用了。」這種讓人傻眼的情況？

諸如此類的工作，如果能先稍稍拖延，應該不用花費多餘的力氣，最後還是可以解決。

這樣一想就能了解，若是把「不要拖延」奉為教條其實是很危險的事。為什麼呢？信奉「不要拖延」的情況下，若是不幸耽誤了工作，就會心想：「啊，我又拖到了……」不必要地降低對自己的評價。這樣就算從事有趣的工作也會變無聊，連帶影響工作情緒。

事實上，拖延是每個人都會做的事，沒什麼好在意的。拖延本身並沒有什麼好或不好，刻意拖延，有時反而可以作為一種戰術。

重新審視拖延清單

就能了解自己真正的價值觀

關於拖延，最重要的不是「矯正這個習慣」，而是重新審視持續拖延的那些任務。你的手邊是否有放了兩個月、三個月，甚至好幾年的事呢？請把這些事全部盤點出來。

這些長期拖延的任務，大致可以分為兩類。

第一種，是心裡雖然想著「要做」，卻被日常瑣事抽掉時間的目標。例如，藉由運動來維持健康、持續進修的時間、與家人相處的時間……雖然沒有急迫性，這些事情卻十分重要。

這些目標都應該視為必須放進行事曆的行程，逐一安排，否則只會一拖再拖，結果一輩子都做不了。

這章節的重點是不要想把每件事都做到完美。舉例來說，雖然都說運動要一週三次，不過，馬上就安排每週三次的運動行程，難度未免太高。先試著安排每週一次、每次三十分鐘的運動時段，這樣就可以養成把不緊急卻重要的事項排進行程裡的習慣。

另一種容易長期拖延的就是「做了會比較好」的事。「做了比較好」，往往不是什麼「真的想做」的事，也就是「不想做」的事。

這些事到現在為止，雖然沒去做，也沒出什麼問題，所以是應該乾脆放棄的事項。

這類「做了會比較好」的代表案例，就是「學英文」，趕快放棄進修英語之類的計畫吧！（詳參「Target 29」）

總而言之，藉由審視自己的拖延事項，可以發現什麼是「不想做的事」、什麼是「討厭的事」，進而了解自己的價值觀。另一方面，你真的想做的事、真的喜歡的事，也會隨之明朗，這才是不被世俗價值觀左右，屬於你自己的真正目標（詳參「Target 40」）。

TARGET 5

「考量效率再工作」的常識

做事有效率卻毫無成果的原因

你曾因為做事有效率而提早下班回家嗎？

「工作要有效率！」應該有很多人被上司這樣念過吧？書店裡，櫛次鱗比地擺著歌詠「工作效率化」的書籍，彷彿在跟頹喪的上班族們招手。

完全以「有效率地工作最正確」為核心打轉。

不過，這句話本身就很奇怪。

行動電話、電腦、智慧型手機、雲端等，現在的世界充滿了大量「有效率」的工具。然而，我們卻很少聽到工作因此變得有效率，「可以早點下班回家」、「業績提昇了」的經驗談，這是因為所謂的效率，只不過意味著「趕快做」而已。

託電腦普及之福，過去必須手寫完成的文件，現在只要啪啪啪地敲打鍵盤，接著再列印出來就好了，原本耗時十五分鐘的工作，只要三分鐘就能解決。

回過頭來檢視省下的十二分鐘到底用來做什麼了？還不是在處理別的文件，到頭來只有工作量增加。照這種情況看來，大可將四、五個人才能合力完成的工作集中到一個人身上，把其他人全部裁掉，不過，截至目前為止，我還從未聽過有這樣的公司。

話說回來，空出來的人員有因為效率提昇，促使業績加倍成長嗎？感覺上也沒這麼一回事。

也就是說，不管工作做得多快，跟業績絲毫沒有任何因果關係。

比起提昇效率，減少工作量更為重要

未來， 磁浮列車一旦普及， 東京到大阪（約五百五十二公里）只要六十七分鐘的路程就能抵達，要說磁浮列車比新幹線有效率，這是絕對沒有異議的。

不過，如果你身處大阪而目的地是福岡，就算搭上這班磁浮列車也無法抵達，終究只是提早到達東京（＝錯誤的目的地）而已。

這個例子或許會讓你覺得「未免也錯得太離譜了吧」，不過，在職場上，這類奇怪的事卻每天都稀鬆平常地發生。

毫無意義的會議、不知道要給誰看的文件……等，這些事情不管做得多快，業績都不會成長。

比起投注心神在提昇工作效率上，還不如一邊思考：「這項業務真的跟業績有關嗎？」一邊進行工作，這樣更能做出成果來。

方法如下。

「單就你的職務而言，所謂的成果是什麼？」「公司為什麼需要你？」首先要把這兩件事搞清楚。往後每次接到任務時，只做有直接因果關係的工作，竅門僅此而已。

「好像有因果關係」的工作就要特別注意，你可以忽略這類工作。

無能的上司下達無關緊要的指令，你只要沉默忽視，忽略個五次，你就不會再接獲這種雞毛蒜皮的雜事了。

如此一來就能把份內的工作量降至一半以下，同時，重要的任務又確實做到，因此可以展現實質成果。最後得到的結論是減少工作時間，工作成果卻得以提昇。

TARGET 6

「訂出優先順位」的常識

反而因此無法安排真正重要的事

不自覺的優先處理緊急的工作

工作術或時間管理術中，先決定優先順序再工作的觀點，可說是經典中的經典。不過，決定優先順序再著手工作，正是讓人無法在工作上展現成果的原因。

典型的例子就是「電話響了就接」。不管正在進行多重要的工作，多數人都會不管這通電話是否重要就接聽（詳參「Target 1」）。

論及促使自己成功、持續提昇業績的重要事項，絕對都輪不到眼前這通電話。你該做的事情是：

•做業務的人，應該盡可能挪出時間與客戶互動。

•當社長的人，應該思考如何提高銷售或擬定策略。

•身為經理人，應該盡力把業務標準化。

•私人時間則該為了健康多運動，或是多與支持自己的家人相處。你或許已經察覺，無論是運動還是陪伴家人，往往都因為日常的「緊急業務」而一再向後拖延。

簡言之，所謂的優先順位決定著「什麼事應該先做」，就算是不做也無所謂的小事，往往也因為緊急而變得優先，這正是劃分優先順位伴隨而來的問題。

極為重要的工作應視為約會來處理

那麼，優先安排重要工作時，應該怎麼做才好？我提倡每週把重要工作排進預約事項中。

每週規定自己至少完成一件長遠看來極為重要的事項。把這些事情視為「重點行動」，每個週末事先把隔週的行程空出來，在行事曆上寫下「○點〜○點，製作教學手冊」等，把這些事情當成約會來處理。若是同時段被交派其他工作，就以「啊，我已經有約了。」來拒絕對方。

如果真的跟其他人有約，你一定會這樣拒絕對吧？跟自己的約定也應該被同等對待。

這樣執行下來，就能多做些對成功有助益的行動，獲得的結果正是突發狀況會越來越少。

針對極為重要的工作事項，只要確實做好標準化作業，都會大幅減少失誤或是處理失誤的時間，如此一來，就會進入一種良性循環，讓你「有更多時間處理對成果有幫助的工作」，長久下來，要提高工作績效也不再是難事了。

TARGET 1

打破「時間管理」的常識

「接電話」的常識

電話是拖累生產力的邪惡工具

電話是無視自己方便與否

電車上常常可以看到接起手機說：「啊！我在電車上，稍後回電給您。」

這樣的人。不過，他們說這句話到底有沒有意義呢？

假設電話沒有接通，打電話的人應該會意識到：「啊，他現在大概不太

方便吧。」就算不一五一十地交代，對方也會知道自己現在無法接聽電話。

為了說一句沒意義的話而接起電話，還不如無視來電，等到自己方便的時候再回電就行了。真的有重要的事要通知，也是等有空的時候再說。

除此之外，有人會打電話劈...

>>第1章
打破「時間管理」的常識
Target 1 「接電話」的常識 16
Target 2 「立刻回覆電子郵件」的常識 22
Target 3 「馬上著手工作」的常識 26
Target 4 「不要拖延」的常識 30
Target 5 「考量效率再工作」的常識 34
Target 6 「訂出優先順位」的常識 38
Target 7 「不花太多時間在例行公事上」的常識 41
Target 8 「且戰且走」的常識 45
Target 9 「在紙上寫下夢想」的常識 50
Target 10 「速讀提高資訊吸收力」的常識 54

>>第2章
打破「市場行銷」的常識
Target 11 「只要做出好商品就能賺錢」的常識 62
Target 12 「商品更好、更便宜」的常識 66
Target 13 「進行市佔率調查」的常識 71
Target 14 「聚集客人」的常識 75
Target 15 「客人就是神」的常識 81
Target 16 「顧客志向」的常識 87
Target 17 「客訴無價」的常識 91
Target 18 「不打賠錢廣告」的常識 96
Target 19 「◯◯公司很賺錢」的常識 101

>>第3章
打破「建立人際關係」的常識
Target 20 「整理名片」的常識 106
Target 21 「經營人脈」的常識 109
Target 22 「讓人初次見面就記住自己」的常識 113
Target 23 「尋找自己的導師」的常識 117
Target 24 「逢年過節」的常識 121
Target 25 「整理得清楚易懂」的常識 125
Target 26 「愛的叱罵」的常識 129

>>第4章
打破「提昇技能」的常識
Target 27 「把工作做到完美」的常識 134
Target 28 「社會人士不可不學習」的常識 138
Target 29 「現在開始是英語的時代」的常識 141
Target 30 「閱讀報紙」的常識 145
Target 31 「晨間活動」的常識 149
Target 32 「活用智慧型手機」的常識 152
Target 33 「每個人的能力都均等」的常識 155
Target 34 「創業風險很高」的常識 158
Target 35 「現在是行動辦公時代」的常識 164

>>第5章
打破「心理建設」的常識
Target 36 「保持正面思考」的常識168
Target 37 「專注於目標」的常識 172
Target 38 「意志堅強就能實現夢想」的常識 176
Target 39 「提昇幹勁」的常識 180
Target 40 「夢想越大越好」的常識 184
Target 41 「為他人盡心盡力」的常識 188
Target 42 「工作能力要持續成長」的常識 193
Target 43 「持續就是力量」的常識 197
Target 44 「保持坦率」的常識 201
Target 45 「失敗經驗越多越好」的常識 206
Target 46 「嗅出時代動向」的常識 210
Target 47 「快速變化」的常識 213
Target 48 「以財務自由為目標」的常識 216

>>第1章
打破「時間管理」的常識
Target 1 「接電話」的常識 16
Target 2 「立刻回覆電子郵件」的常識 22
Target 3 「馬上著手工作」的常識 26
Target 4 「不要拖延」的常識 30
Target 5 「考量效率再工作」的常識 34
Target 6 「訂出優先順位」的常識 38
Target 7 「不花太多時間在例行公事上」的常識 41
Target 8 「且戰且走」的常識 45
Target 9 「在紙上寫下夢想」的常識 50
Target 10 「速讀提高資訊吸收力」的常識 54

>>第2章
打破「市場行銷」的常識
Target 11 「只要做出好商品就能賺錢」的常識 62
Target 12 「...