金字塔知識管理∕洪明洲
亞洲管理經典研究中心顧問 台灣大學管理學院退休教授
完善的管理需要「知識分享」──所有組織成員使用共同語言，操作共同的溝通工具，來陳述個人獨特觀點，而讓所有人分享，最後獲得相同豐富的知識。
我們常使用文字來分享知識，而且認為它是最好的知識分享媒介，理由是：
1.在表達上，文字比口語更需要經過大腦的縝密思考，其精準度自不待言；
2.文字是「白紙黑字」，即使當下表達有誤，事後尚能據以追蹤、查考、修正，直到所有誤解消除為止。
因此，我們很少懷疑文字溝通的優異性，也認為所有發表出來的文章，都是論述清楚的，讓讀者能完全理解。但其實完全不是這麼一回事，經理人並不善於用文字語言來溝通。著名的管理學者亨利?明茲柏格（Henry Mintzberg）在四十年前就注意到，管理者喜歡用口語，甚於用文字來和人溝通。
我自認是一位能靠文字謀生的人〔這是管理大師彼得?杜拉克（Peter F. Drucker）引為一生職志的事業，我衷心想仿效〕，我對於文字在表達上的優異性相當敏感──敏感到有些「潔癖」，我寫文章的用詞遣字大都細加推敲，反覆更改，才「敢」定稿。
像我這種有文字潔癖的教授，在商學院教書非常「痛苦」。我教的是全台灣一流的商學院學生，但是他們所寫的作業、報告、論文，常讓我「難以下嚥」：文章結構鬆散、缺乏主題，文字囉唆重複，沒有切入重點，而最糟糕的是：沒有想像力，寫不出有一番見解的論述，文章多數都是東抄西湊的文字堆砌，相互矛盾，錯誤百出。
「寫作」是一件「勞力密集」的事（電腦無法取代），尤其要將文字「堆砌」（組合）到讓人一目瞭然的理解程度，要下非常大的苦功。沒有下苦功寫出來的文章，自己讀還可以；要讓別人產生「共鳴」，幾乎不可能──多數情況下，讀者常常不知所云，而且誤解連連。
多數經理人沒有時間「下苦功」寫文章，所以，文字造成的溝通誤解也最嚴重，特別是：
1.不經縝密思考就分享知識，使用的文字難以精準。
2.知識沒有建構清楚，就使用文字隨意分享。
3.使用特殊建構知識的方法，其他人很難分享到真正的知識。
4.許多隱性知識根本沒有文字可以表達，文字本身毫無意義。
這本《金字塔原理》對經理人有莫大的幫助，因為它提供一套簡單且直接的方法，幫助經理人在腦中將知識建構清楚。知識一旦建構清楚，所有文字溝通的問題就大幅減少，因為：
1.表達知識的文字能輕易組合，精準度增加。
2.建構知識的方法標準化，知識更容易分享。
本書揭露知識管理中最被忽略的地方：寫作──創作出能讓人理解的知識，而不是一篇讓人無法理解的「外星文」。一般人認為「寫作」只是以文字表達思想而已，只要想到，就能寫；寫出來，別人就能懂。
不幸的是：任何陳述要讓人懂，非常不容易。當兩個人各自使用不同的邏輯方式來組合「想法」時，多數情況是雞同鴨講。我們的確需要一套有效組合經理人「想法」的「標準」邏輯。寫作（表達）時，要求根據這個標準將想法「組合」成某種文字順序（文章）；閱讀時，別人也用同樣的邏輯順序接收文字訊息，並「還原」成與原作者相同意念的想法，知識才真正達到分享。
作者以「金字塔結構」來呈現這一標準邏輯，他建議思考中的每一個知識元件，在文章中盡量用金字塔結構來呈現，不要讓知識元件隨意漂浮，成為無俚頭文字。所謂建構知識是，將知識元件加以分類（Grouping）與概括（Summarizing）：
分類是往金字塔下層「走」。
概括是往金字塔上層「走」。
換言之，從不同分類所「概括」出來的「主題」位於金字塔頂端，各「分類」位於金字塔底部。各分類之間必須具備某種水平關聯，而各分類與主題間具有垂直（概括）關聯。舉個例子，「東西南北」是四種方向的「分類」，它們彼此具水平關聯，它們個別都與「方向」這一主題構成垂直關聯。
「金字塔結構」就是麥肯鍚專業顧問師的看家本領MECE（彼此獨立，互無遺漏；mutually exclusive, collectively exhaustive）的核心，也是坊間的《專業主義：麥肯錫的成功之道》、《麥肯錫的專業思維》，以及大前研一的《思考的技術》等書所探討的思考模型。
以前閱讀以上各書時，很多讀者可能會搞不清楚MECE的全貌，現在讀這本《金字塔原理》便更能理解。以我舉「東西南北」四種方向的知識建構為例，如果你的思考或文章只提到「東西南」，就表示這一分類沒有「互無遺漏」，你必須補上「北」。如果你已經列出「東西南北」，還必須檢測它們是否都是「彼此獨立」。如果水平的分類到達三至五項，最好給它們一個共同的「概括」──在本例中，「方向」就是「東西南北」的概括。
當讀者在建構知識時，原理及程序與上述思考「東西南北－方向」的關聯經驗，完全一模一樣。這本書就是在介紹這樣有效而簡單的知識建構架構，它正是我們大腦思考事情的習慣：大腦會把同時發生、相關連的一組東西視為同一類，進而把某個邏輯模式套用在它們的身上。我們在這基礎上，將它們排列成「金字塔」文章，就是好文章。如果沒有善用這樣的大腦功能，我們寫的文章必定「慘不忍睹」。
不過，千萬不要將這本書視為「寫作指南」。寫一篇好文章並非完全為了供人閱讀；將自己的思想藉由文章結構整理、組合成為金字塔型的知識，最有收穫的還是自己。
寫作能活化大腦∕溫肇東
國立政治大學科技管理研究所所長
在知識經濟時代，除了要有觀點、有證據能推理外，能說能寫的表達能力也十分關鍵。《商業周刊》第1012期即以「越寫，越聰明！」的封面報導，將「寫作能力」列為廿一世紀的新競爭力。
從中小學開始，在作文課之外大概沒有人會指導你寫作。我在研究所指導論文，早期學生比較少，還能花一些時間指導他們的寫作表達。但目前較忙，力有未逮，發現不少碩士生、博士生，尤其是EMBA，其寫作能力是有問題的，而這個缺點有可能成為他們職涯上的瓶頸。
很慶幸地，我個人一路過來遇到不少貴人的指導，在不同的職場也都沒中斷過寫作。過去四、五年來我在不同的媒體上寫專欄，幫許多新書寫導讀，累積下來已超過上百篇文章。我的母校RPI以理工學院為主，學校在八０年代發現理工科同學的寫作大有問題，會影響其研究成果的溝通與擴散，因而成立「寫作中心」（Writing Center）來加強同學的寫作。我自己在做論文、寫報告時也進出過寫作中心無數次，受惠不少。我的指導教授是一位多產作家，對寫作特別有興趣，對於我們的報告幾乎是逐句批改。博士班期間除了跟著他編輯期刊，也參與他當時正在進行的幾本書，包括和出版社的交涉，以及分享他階段性的構思和成果。
儘管有這些際遇，我還是沒把握將不會寫的人教到會寫，而明托的《金字塔原理》正好是可以填補此一缺口的好教材。作者芭芭拉．明托因其卓越的寫作能力，被麥肯錫公司拔擢為首位女性顧問；任職於倫敦期間，潛心研究探索書寫報告的箇中奧祕，並將其成果整理出「金字塔結構」，藉以解決同仁及一般專業人士撰寫報告時，表達不清楚及其背後邏輯性結構的問題。
明托認為，如能於內心建立「金字塔結構」的邏輯基礎，將有助於寫作中章節段落、語句的連貫性與條理性；同時，讀者與作者之背景差異所可能產生的解讀誤會，也因邏輯條理被充分提示而能有所突破。
然而，在實際的寫作上，篇章段落間的論點該如何組織整合，才能達到言簡意賅、條理分明呢？原則上，每個層次的論點必定是下層「成組論點」的總結，每組裡面的論點須具備相同特性，而同組間的論點則應按照邏輯順序加以組織。除了依循先「主要、抽象性」，後「次要、支持性」的文句性質安排前後次序之外，觀點與觀點之間，也要有「問與答」的縱向關係，以及演繹或歸納的橫向關係。如能由引言安排故事情境，情境衝突來引發問題，以及逐層解答論述中心思想的整體貫串，建構由上而下完整的金字塔結構，應能使寫作達到一定的清晰度。儘管，由下而上的結構發想雖然是一般慣常的思考模式，但為避免此途的難以聚焦，由上而下的架構，會是較適合初學者的結構方法。
作者接著明確指出金字塔結構中各個環節的掌握要領：
首先，引言必須有一個反映「邏輯主線」的故事結構，依讀者與主題的需求決定篇幅長短，藉由情境與衝突的塑造，提示讀者主動提問。而邏輯主線的延伸，可運用提出一連串推理的演繹法，或組合相似論點、行動的歸納法，而作者認為後者較容易被讀者理解。
其次，經由邏輯次序衍生一組論點，分別依據判斷結果原因的「時間順序」、轉化成為我們大腦可以化整為零的「結構順序」，或由同類事物歸納或「程序順序」。分組論點間必須「彼此獨立、互無遺漏」（mutually exclusive, collectively exhaustive），才能概括成為高一層次的論點。其中，若行動是依時間順序進行，每個論述的核心思想逐層抽象區分，它的直接結果就能概括為行動論點；「情境論點」則因相似性被歸劃為同類，藉由說明這些論點的具體範圍，再暗示隱含推論。
此外，問題的界定與分析也主宰了整個文章結構的合理性。由設想問題發生的具體領域開始，闡述擾亂穩定狀態的事件來源，經過去蕪存菁並且轉化為引言來誘發讀者興趣，接著進一步導入理性的診斷架構，探查因果、分門別類、假設可能，並蒐集資料佐證，利用邏輯樹產生並測試，再建議解決的方案，也由此揭露論點間蘊藏的前後關係。
最後，金字塔結構不僅適用於寫作、思考、提問，作者也以三章的篇幅來分享書面呈現與口頭報告之內在邏輯：再提示善用標題、縮排、底線和編碼等文件編輯工具，藉以凸顯篇章結構；文字投影片製作應以簡潔、明快為原則；表格形式亦可清晰羅列重點訊息，設想欲傳遞訊息的畫面並將具體轉化為文字，也有助於金字塔結構的實踐。
這本書發行於國際已有多國翻譯本，包括日本、大陸，算是一本長銷書。在亞馬遜網站累積了許多讀者的正面反應，應是寫作的好幫手，並可突破過去的障礙。當然一般專業的書寫和論文寫作的格式上或有不同，但邏輯概念的運用則應相當類似。
思考與寫作其實是互為因果，寫得不清楚通常反映了思考的不精準。我們今年暑假也將邀請一個國際團隊，特別為博士班開授「批判思考與寫作」的工作坊。當然，有了金字塔結構和原理、原則，「師父領進門，修行在個人」，最重要的還是要勤練習，才會「越寫，越聰明」。
共 
2020/06/30
2018/11/12
