信太明

用蠻力不如使巧勁！

　　模式化工作術

　　不僅可以幫你快速完成繁瑣的例行事務，
　　還能為向來勞心費力的商談交涉、行銷約訪，
　　建立出一勞永逸、事半功倍的萬用招數。
　　提早下班的高效率生活絕對不是夢想，
　　從今天起，你可以更愉快地擁抱工作。

　　堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？
　　工作不是意志力大考驗，其實你可以做得更輕鬆。

　　透過模式化工作術，你的工作效率將發生革命性的轉變。

　　所謂「模式化工作術」，就是將工作的步驟加以分析、整理，製作成任何人都可以隨時用高效率完成工作的步驟說明、檢查表或是工作指南，藉此整體的工作成果。

　　模式化工作術將可以為你的工作帶來……

　　1 效率性
　　只要有範本可循，就不必每次都從零開始，也無須一再地重新回想，工作效率自然可以提高。

　　2 生產力
　　只需花費25％的時間就可以解決75％的例行公事，而剩餘的75％的時間則可投注在25％的高附加價值業務。

　　3 正確性
　　一旦模式化，即使忘記也沒有關係，因為記憶已經以模式的方式保存下來，隨時可以再度使用。

　　4非屬人性
　　只要為工作訂下一定的作業模式和標準，就可以放心的把工作交給別人，不管由誰來執行，都可以達到一樣的成果。

　　模式化工作術不僅可以增加效率、提高產能，還可以提升員工素質，堪稱是新時代的完美工作術。

　　「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導致真正需要花時間思考的問題，只能草率處理。如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。

　　在本書中，作者除了針對「模式工作化」的方法做了詳細的說明，同時，也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。

作者簡介

信太  明（Shida Akira）

　　AUN顧問株式會社　董事長

　　一九六八年出生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，致力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜合服務。

　　AUN顧問公司網站  www.auncon.co.jp/
　　信太明部落格「Global Thinking」www.auncon.co.jp/shida/
　　信太明推特 twitter.com/akirashida

譯者簡介

王蘊潔

　　樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作家的作品。

前言

PART 1 模式化工作術的優點

CHAPTER 1   為什麼要將工作模式化？
何謂模式？何謂模式化工作術？
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理
哪些工作應該模式化？
模式會逐漸進化

Chapter 2   工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續
記錄是模式化的第一步
將工作模式化的三個模式
保存模式
持續貫徹模式化工作術的方法
支援模式化工作術的 IT環境

PART 2模式化活用範例

Chapter 3   電子郵件、聯絡、傳達時的範本
使用定型書函範例，減少文書製作時間
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間
運用信件的自動行銷術

Chapter 4 推展業務、商談時的模式
提升電話預約成功率的範本
不依賴即興回答和經驗的電話應對劇本
初次拜訪前的檢查表
一眼識破危險公司的範本
初次見面也能與對方親切交談的範本
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意向調查表
說服、交涉的模式
製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店家就萬無一失
出差時絕不失誤的範本
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」

Chapter 5   提升商務基礎技術的範本
用「Outlook行事曆」統一管理行程
重要的報章雜誌內容要當日建檔
用 iPhone的備忘錄功能累積創意點子
振奮低落心情的模式
身體狀況也可以模式化管理
提升學習效率的模式
可幫你做出決策的模式
加班增加時的檢討模式

Chapter 6   管理的模式
活化公司內部溝通的模式
提升員工幹勁的激勵模式
可以消滅集體加班的模式
會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位
解決上司特有煩惱的模式

後記

前言

「模式化」將全面提升你的工作成果

　　廣辭苑第六版對「template」（日文□□□□□□）的定義有「樣板、型板」等五種意思。本書中所介紹的含義，應該最接近最後一項解釋「用電腦軟體設定完畢、可以立刻套用的範本」。姑且忽略前半部分，後半部分「設定完畢、可以立刻套用的範本」，正是本書所討論的模式。

　　只要模式化，就可以在短時間內準確無誤地完成任何工作。
　　模式化工作術不僅可以讓工作順利，也能讓生活更充實。
　　甚至讓你邁向理想的人生。

　　聽到我這麼說，各位讀者會相信嗎？
　　「我要在三十歲之前創業！」

　　我因為嚮往經營木材行的父親白手起家、開創自己人生的身影，而決定有朝一日也要自己創業時，還是一個高中生。後來雖然幾經波折，但就在即將年滿三十歲之際，我終於如願自立門戶。 AUN顧問公司從不到兩坪半的房間和一台電腦開始起步，終於在二○○五年發行股票，在東京證交所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。

　　當然，無論對公司或是經營者來說，股票上市都不是終點。現在，我們公司在推展核心事業搜尋引擎行銷（SEM）的同時，還投入英語和中文行銷業務的市場，每天都在面對新的挑戰。

　　無論是我，還是我的公司，能有今天的成績，除了幸運，更拜各界支持所賜。不過，自從開始接受商業雜誌等媒體的採訪後，我經常在思考一個問題，那就是「我是否有什麼獨特的方法可供其他上班族參考？」

　　為什麼我在學生時代明明討厭讀書，卻可以在一年之內，讓偏差值提高二十個單位？
　　當年在ABC MART工作時，為什麼可以創下一天賣出兩百雙鞋的新紀錄？
　　為什麼我既沒有錢，也缺乏 IT相關知識，卻可以使SEO（搜尋引擎最佳化）企業迅速成長？
　　而且——

　　為什麼我每天都工作愉快，生活也很充實？

　　我的回答是——

　　因為每一件事我都透過模式化，追求更高的效率。

　　我的頭腦絕對沒有比別人聰明，大學聯考時，還曾經名落孫山。而且，我也不是那種二十四小時賣命工作的上班族。基本上，我喜歡工作，工作對我來說並不是一件苦差事，但我也重視生活。我喜歡地理、地形和地圖，也會花時間蒐集文獻資料或上網查閱相關資料，因為這是我的興趣。除此以外，我還主辦名為「CEO咖啡」的研究會，和各行各業的經營者進行交流。雖然這些都和我的工作沒有直接關係，但我一直很勇於挑戰自己感興趣的事。

　　就與生俱來的能力和能夠運用的時間來說，我跟各位讀者並沒有什麼差異。但是，我們之間有一個很大的不同，那就是對「效率化」的執著。

　　當然，沒有人會說「我不希望工作有效率」。然而，大部分人雖然希望達到效率化，但能夠實際深入追究效率化的方法並付諸行動的人， 卻少之又少。

　　光靠精神論並無法達到效率化，因為效率化必須憑藉科學的方法。
　　工作模式化就是我為了追求效率所實踐的方法。

　　如果要用一句話來定義工作模式化，那就是針對日常的所有業務製作範本，並加以靈活運用，以提升工作準確度和速度的方法。

　　我從學生時代，就開始思考學習方法的模式化，比起學習本身，我對思考提升學習效率的方法更加執著。如今成為經營者，這種態度仍然沒有改變，或者我應該說，和員工分享範本，看到他們業績提升，能力也獲得成長，更讓我熱衷於推動模式化。

　　本書將向各位讀者介紹模式化的相關方法。對我而言，這些方法都是我人生中不可或缺的重要資產。相信各位讀者在看完本書後，人生也一定會發生巨大的變化。