坂戸健司

先制定物品分類的原則

打造最有效率的工作狀態

‧辦公桌只放必要的物品

‧想要的東西，馬上就能找到

只要把辦公桌整理成這樣，就能省去找東西的時間，也能以自己的步調來完成工作，想必可以達到最有效率的狀態。

要製造出這樣的工作環境，首先必須區分工作中「必要」和「不必要」的物品。必要的物品用在使用完後立刻歸位，不要的就直接丟掉。想達到上段所述的程度，「分類」「歸位」「丟棄」是三大關鍵字。

乍看之下也許很簡單，然而要完成這項作業，你必須制定出屬於自己的分類規則。例如之前提到「用完的東西要馬上歸位」，也是其中一個規則。只要能遵守這些訂好的規則，最終就能養成習慣，進而讓你的辦公桌從「不知不覺就變得亂七八糟」的迴圈中解脫。

設定好明確的「分類」「歸位」「丟棄」規則，並依此有計畫性的收拾整理，便能夠打造出高效率的工作環境。

將工具依照使用頻率分類

想讓工作更有效率，將文件、資料等依照主題分類保管非常重要。如何分類保管，我們會在第三章詳述，在那之前請先從「把東西分成必要和不必要」事開始。

同時，桌面上請只擺放必要的物品。要達成這件事，必須先瞭解自己平常會用到什麼物品、如何使用、使用頻率大概是如何等等。

先依照「文具」「小工具」「資料夾」等不同品項，分別記錄平常工作中每天都會不斷用到的物品、偶爾會用到的物品、一星期只用一次的物品，接著你就能清楚分辨哪些東西應該要擺放在隨手可得的地方，又有哪一些可以收進收納空間裡。

斷捨離才能拯救辦公桌

不擅長整理的人通常沒有分類的習慣，他們會將自己的工具、文件、資料全部統一為一大類。

若是一直抱持「未來有一天一定用的到」、「這些東西對我來說都很重要」等想法，物品就永遠不會減少，每天累積的資料跟久未使用的老舊文具終將堆滿辦公桌。

就算只是辦公桌上的文具和資料也有使用頻率、重要性、緊急程度等差別，請依此好好進行分類與整理。請養成把分類必須品和無用物的習慣吧。

先制定物品分類的原則

打造最有效率的工作狀態

‧辦公桌只放必要的物品

‧想要的東西，馬上就能找到

只要把辦公桌整理成這樣，就能省去找東西的時間，也能以自己的步調來完成工作，想必可以達到最有效率的狀態。

要製造出這樣的工作環境，首先必須區分工作中「必要」和「不必要」的物品。必要的物品用在使用完後立刻歸位，不要的就直接丟掉。想達到上段所述的程度，「分類」「歸位」「丟棄」是三大關鍵字。

乍看之下也許很簡單，然而要完成這項作業，你必須制定出屬於自己的分類規則。例如之前提到「用完的東西要馬上歸位」，也是其中一個規...

【序文】學會整理就能達成工作目標

全面提升你的整理力

本書並不只介紹整理術，同時也含括與整理相關的筆記術。乍看之下，整理和筆記沒有太多關係，但是只要做好筆記，便能夠有效規畫工作進度。一個人若無法好好整理，會造成同事、上司、公司的困擾。因此良好的規畫並且有效安排工作進度，其實也是在「為他人著想」。

‧雖然很努力，但工作一直不順利

‧一直都很忙，卻無法完成每件該做的事

‧時常遺失東西或犯錯，為了彌補錯誤，導致該做的工作一直停滯

在其中一項工作花太多時間，導致無法完成其他工作，就無法在預期的時間內達成進度，也容易出錯。當然，這也與你的ＫＰＩ有直接相關。工作不順利的話，就無法拿出成果。沒有成果的上班族，就不會得到上司的讚賞。

有效率的人，非常在意自己的工作環境。這並不只是潔癖，而是因為他們理解，好的工作環境對效率有很大的幫助。所謂整理，並不只是把桌面清乾淨。更重要的其實是在規畫自己想做什麼、該做什麼……先在腦中整理清楚之後再付諸實行。

這才是最理想的工作方式。

四步驟教你打造最適工作環境

整理並不只是把東西收拾乾淨，本書將會分四章節一一說明打造有效率的工作環境的各種整理方法。

第一章：教你如何習慣「整理」

第二章：教你如何改造辦公桌，打造最有效率的工作基地

第三章：教你如何將資料分門別類，幫助工作順利進行

第四章：教你如何規畫時間、減少無意義的浪費。對於一個有效率的上班族來說，「時間整理」也是絕對必要的。

第五章：教你情報整理中最基本的「筆記術」。即使現在電子科技盛行，手寫的筆記仍然可以幫助我們在腦內將思緒整理清楚。

我從數十年前就是筆記狂。隨身攜帶筆記紙，如果用完了就記在咖啡廳的杯墊或餐巾紙上。覺得某件事或某個想法很棒的時候，如果不實際記錄下來，就會很快忘掉。用手機或錄音筆錄下來也可以。但是最常用的還是手寫筆記。

只要有心，你也可以學會整理

本書從不擅整理的人的角度，思考不擅整理的理由，並且打造相應的方法。其中也提到許多不擅整理的人容易犯下的錯誤。實不相瞞，雖然監修這本書，我也曾經是不擅整理的上班族。但是，養成整理的習慣之後，我切身感受到整理的好處是一生受用的。

雖然「打造有效率的工作環境」聽起來很麻煩，但是請放心。本書所提到的整理方法，都是人人都能做到，並且立即見效的方法。

請務必從今天就開始著手整理，只要一點一點慢慢努力，你的工作一定會比昨天更加順利。

【序文】學會整理就能達成工作目標

全面提升你的整理力

本書並不只介紹整理術，同時也含括與整理相關的筆記術。乍看之下，整理和筆記沒有太多關係，但是只要做好筆記，便能夠有效規畫工作進度。一個人若無法好好整理，會造成同事、上司、公司的困擾。因此良好的規畫並且有效安排工作進度，其實也是在「為他人著想」。

‧雖然很努力，但工作一直不順利

‧一直都很忙，卻無法完成每件該做的事

‧時常遺失東西或犯錯，為了彌補錯誤，導致該做的工作一直停滯

在其中一項工作花太多時間，導致無法完成其他工作，就無法在預期的時間內達成進度，也容...

前言──學會整理，就能夠達成工作目標
PART1想要成為有效率的人，就從學習整理開始
整理好辦公桌就能讓工作事半功倍
使用完的物品確實歸位
先制定物品分類的原則
制定丟棄物品的原則
養成整理習慣三大心法
【專欄】把「打造整齊有序的辦公桌」當第一目標
PART2打造可以順利工作的即戰型辦公桌
打造可以迅速開始工作的辦公桌
整理要先從桌面著手
辦公桌擺放物品三原則
禁止堆疊文件
讓小型文具不再憑空消失的方法
整理抽屜時必須考量到桌面配置
有效利用主抽屜的方法
中層抽屜的聰明收納法
下層抽屜可以善用資料夾來收納
電腦桌面也需要好好整理
【專欄】即戰型辦公桌必備小物
PART3辦公桌斷捨離
用不到的名片就丟掉
收到信件就要馬上處理
書與雜誌只剪下需要的部分
公事包裡只放必要的物品
整理紙本資料的注意事項
替資料貼上標籤做分類
分類以迅速找到為原則
養成將文件放進L夾的習慣
善用小道具就可以得到十倍整理效果
【專欄】生活百貨不要只逛文具區
PART4零失誤！零浪費！時間整理術
準備好「零碎時間」該做的工作
把「整理周期」排進時間表裡
利用「回推法」來寫工作計畫
工作計畫有所更動時要詳細標示
提前一天列出所有工作事項
下班前要完成的總整理
【專欄】善用筆記來規畫行程
PART5善用筆記的資訊整理法
使用筆記讓思考立體呈現
不要依賴電子產品進行腦內整理
依不同的企畫案分類筆記本
講電話或寄信的時候也要寫筆記
閒聊、看報、看電視也要整理
記住客戶資訊的技巧
便條紙不要隨手丟
【專欄】不要被筆記的格式侷限

前言──學會整理，就能夠達成工作目標
PART1想要成為有效率的人，就從學習整理開始
整理好辦公桌就能讓工作事半功倍
使用完的物品確實歸位
先制定物品分類的原則
制定丟棄物品的原則
養成整理習慣三大心法
【專欄】把「打造整齊有序的辦公桌」當第一目標
PART2打造可以順利工作的即戰型辦公桌
打造可以迅速開始工作的辦公桌
整理要先從桌面著手
辦公桌擺放物品三原則
禁止堆疊文件
讓小型文具不再憑空消失的方法
整理抽屜時必須考量到桌面配置
有效利用主抽屜的方法
中層抽屜的聰明收納法
下層抽屜可以善用資料夾來收納
電腦桌面也需要...