大山啟介

前言

　　感謝各位購買本書的讀者，這本書不光是外觀厚實，連內容也十分扎實，請務必好好體驗我們所準備的豐富技巧。

　　接下來，將為各位簡單介紹本書的特徵及內容。

[最想先告訴讀者的事]

　　這本書要告訴你什麼呢？其實是下列兩項：
　　■可大幅改善你每一天面臨到的各種Excel難題。
　　■每個人都可輕鬆學會「改善Excel作業」的方法，並且即刻派上用場。

　　請大家務必先記住這兩點。所謂的「改善Excel作業」，是指更正確、且迅速地完成繁瑣的日常Excel例行性作業，而且還能更有效率地統計資料及更確實地分析資料。

　　若是能提升這部分的效率，也會替你的工作帶來莫大的好處，例如，當操作Excel時間大幅縮減，就能空出更多的時間來安排自己的事情；既能減少失誤，又可提升工作品質，還能確實地分析資料，有效締造工作成果。

　　本書針對使用Excel時所產生的煩惱、挫折提供了多種解決技巧，也全面介紹了許多企業的人資部、會計部要求員工「必須了解的Excel使用方法」。請大家開心的閱讀本書，同時學會實用的知識。本書的功能在於助大家一臂之力。

[本書的主要對象]

　　本書目標在於幫助下列這些對象：
　　■職場上會使用Excel的人
　　■偶爾會發生不該發生的失誤的人
　　■以自己的方式使用Excel的人
　　■操作Excel時，常使用滑鼠的人
　　■想利用Excel統計資料、呈現資料的人
　　■想有效分析資料與擬訂行銷計劃的人
　　■想更熟悉Excel的人
　　■真心覺得Excel很麻煩的人

　　如果您符合上述其中一點，歡迎翻開這本書；如果您不熟悉電腦，也覺得Excel很麻煩，請務必閱讀本書，一定會讓您讚嘆「原來還有這種方法？我過去幹嘛那麼麻煩啊！」

[完全無需背誦！]

　　學習新事物時，我們常下意識認為「一定要死背一些東西不可」，才會覺得學習是件麻煩事，這一切都要歸功於學生時代留下來的經驗。
　　
　　不過，「背誦學習法」僅止於大學聯考之前。要提升Excel的實務技巧是不需要死背的。只要了解一些操作方法，再從書籍或網路補強，幾秒鐘就能學會操作方法。

　　本書教你如何使用Excel讓工作更有效率，製作正確無誤的資料表／表格，並且方便日後維護、調整。這些操作方法完全不用背誦，只要迅速翻看，會讓你了解到「原來還可以這樣思考」、「原來還有這種操作方法」。等到要實際操作Excel時，就能直覺想起書中介紹的技巧與知識。翻開本書就能找到需要的答案，完全不需要背誦內容。

[能立刻派上用場的職場用書]

　　截至目前為止，筆者已經為超過萬名讀者舉辦了如何有效率的操作Excel，以及減少出錯率的講座與課程，也針對業界提供改善業務的顧問服務，在這過程中，我看到許多人是怎麼使用Excel。

　　大家都很拼命、認真地操作Excel，但遺憾的是，絕大多數的方法都很沒效率，其實，只需要了解一些技巧（書中有介紹），就能解決原本花費5、6小時處理的作業。

　　為什麼這麼多人不懂Excel的使用方法呢？明明走進書店，就能看到架上一堆Excel的相關書籍。從封面很可愛的入門書到厚得像本字典般的功能介紹書，或是針對某些功能撰寫的書，這樣算算至少超過幾百本吧。我當初也覺得，只要讀了這些書，就能解決使用Excel所產生的問題。不過，經過我仔細分析之後，發現這些Excel用書有一個共通之處──雖然詳細解說「每一功能的使用方法」，卻沒有寫到「在職場上該如何實際使用這些方法」。

　　現有的Excel書籍雖然都很棒，但每一本卻都只是「軟體功能」的解說手冊，要怎麼在實際業務上使用這些功能，卻交給讀者自行體驗。這類電腦專業書籍對於有明確目標及想了解完成方法的人是有用的，但，卻無法對下列讀者有所助益。

　　■不知道如何操作Excel才能讓作業變得更有效率的人
　　■想在操作Excel的時候，避免失誤或無心過錯的人
　　■想分析手邊的資料，推動工作進度的人

　　筆者就是依據這些現況才撰寫此書。若要以一句話來形容本書，那就是「能立刻加速工作進度的職場實用書」。本書盡量以簡潔方式說明如何幫助業務進展的技巧，並且傳授可以立即運用工作上的好用知識。

前言

　　感謝各位購買本書的讀者，這本書不光是外觀厚實，連內容也十分扎實，請務必好好體驗我們所準備的豐富技巧。

　　接下來，將為各位簡單介紹本書的特徵及內容。

[最想先告訴讀者的事]

　　這本書要告訴你什麼呢？其實是下列兩項：
　　■可大幅改善你每一天面臨到的各種Excel難題。
　　■每個人都可輕鬆學會「改善Excel作業」的方法，並且即刻派上用場。

　　請大家務必先記住這兩點。所謂的「改善Excel作業」，是指更正確、且迅速地完成繁瑣的日常Excel例行性作業，而且還能更有效率地統計資料及更確實地分析資...

前言

Chapter 1：一開始必須先學會的11項基本操作與思維
簡單易讀的資料表/表格設計的基本知識
01 開啟Excel之後，最先執行的七項操作
02 依照目的與用途決定字型
03 調整列的高度，維持易讀性
04 資料表不從A1開始
05 文字靠左、數值靠右
06 提升數值易讀性的兩條規則
07 替「欄標題」設定縮排
08 設定欄寬
框線的正確使用方法
09 活用格線功能
10 正確設定資料表框線的方法
易讀性與顏色的使用方法
11 使用顏色標記數值
12 替要強調的儲存格設定背景色
Excel的錯誤
13 於儲存格顯示的主要錯誤

Chapter 2：給手腳俐落快速完成工作的人，更厲害的「呈現資料」技巧
工作表與儲存格的基本操作
01 正確管理Excel工作表的方法
02 不可使用「隱藏」功能
03 工作表與儲存格的基本操作
04 繪製跨欄斜線
05 在儲存格加上附註
徹底應用格式化條件
06 格式化條件的基本操作
07 讓大於平均值的儲存格變色
08 利用格式化條件找出錯誤值
09 確認與解除格式化條件
先知道先贏的專家技巧
10 固定標題的儲存格
11 隱藏功能區，讓畫面變寬
12 瞬間輸入目前的日期與時間
13 輸入列首為「0」的字串
14 在姓名後續自動追加「先生」
15 垂直顯示文字
16 刪除檔案作者的姓名
17 經過天數與序列值
18 禁止編輯工作表
19 自動儲存檔案
20 替檔案設定密碼

Chapter 3：與業務成果直接相關14種好用的函數
熟悉基本函數
01 光使用基本函數，就能讓作業效率與正確性提升10倍
02 剖析深不可測的SUM函數──SUM函數
03 最能簡單找出異常值的方法──MAX函數、MIN函數
04 將不可能出現的數值轉換成正常值──ROUND函數
05 變更在發生錯誤時顯示的內容──IFERROR函數
06 根據計算結果變更顯示內容①──IF函數
07 根據計算結果變更顯示內容②──IFS函數
零失誤且迅速算出重要結果
08 以月為單位，計算每日業績──SUMIF函數
09 只計算符合多重條件的資料──SUMIFS函數
10 根據所有受測者算出男女人數──COUNTIF函數
11 計算滿足多重條件的資料筆數──COUNTIFS函數
12 根據商品編號篩選商品名稱與商品金額──VLOOKUP函數
13 從主要資料篩出目標資料──XLOOKUP函數
14 自動在請款書輸入隔月的最後一天──EOMONTH函數

Chapter 4：徹底了解驗算與絕對參照
驗算的真正意義
01 F2鍵可讓作業失誤銳減
02 快速輸入水平方向的資料
03 利用追蹤功能確認前導參照
04 利用折線圖找出異常值
避免犯下不該犯的錯誤
05 開始作業之前，請先備份檔案
06 在檔案名稱加上日期與版本編號
07 徹底了解相對參照與絕對參照
08 利用複合參照迅速建立矩陣
09 參照其他工作表
10 替常用的數字命名──設定儲存格名稱
11 刪除儲存格的名稱
12 從「輸入」到「選擇」──「資料驗證」功能
檔案參照與原始資料
13 不參照其他的活頁簿
14 確認是否參照其他的活頁簿
15 釐清資料來源

Chapter 5：大幅提升作業速度的快速鍵技巧
必須學會的精選快速鍵
01 快速鍵是必修的工作技巧
02 Alt鍵是最強的夥伴
更上一層樓的必修快速鍵
03 操作表格外觀的必修快速鍵 6 選
04 操作列與欄的快速鍵 8 選
05 操作資料的快速鍵 10 選
06 縮短檔案操作流程的快速鍵 8 選
07 讓步驟與失誤都銳減的快速鍵

Chapter 6：複製、貼上、自動填滿、排序的超方便使用法
徹底解說複製&貼上的奧祕
01 熟悉複製&貼上，可讓作業效率急遽提升
02 先了解「貼上值」
03 「貼上格式」的超便利方法
04 利用「貼上公式」功能只貼上公式
05 以「貼上除法」調整資料表/表格的單位
只要這一招就能加速作業
06 只要簡單操作就讓資料表的列與欄互換位置
07 自動填滿功能的基本操作
08 瞬間輸入年月日與星期
09 設定每列交錯的儲存格背景色
10 徹底學會「排序」功能
11 「篩選」功能與SUBTOTAL函數的使用方法

Chapter 7：資料分析的實用技法
運算列表的專業技巧
01 運算列表是最強的分析工具──第一次敏感度分析
02 模擬營業利潤、收益預測
03 根據營銷成本與商品單價評估變動風險
04 運算列表的資料太大時，改由手動計算
目標搜尋的應用方法
05 開始使用目標搜尋！
06 從目標利潤算出必要的翻桌率
07 從總預算（利潤）算出可調度的人員
了解模擬分析的基本操作
08 規劃求解的基本操作與啟用
09 分析費用的組合
交叉統計的驚人實力
10 樞紐分析表的基本操作
11 利用樞紐分析表從不同的角度統計與分析資料
12 利用樞紐分析圖將資料繪製成圖表
散佈圖的商業應用
13 利用散佈圖找出潛藏資料的相關性
14 也有趨勢向下才正確的資料──正相關與負相關
15 根據相關分析的結果求出預測值
16 根據趨勢線排除「偏差值」的方法
17 在一張散佈圖上有兩個群組
可透過數值說明與無法說明的部分
18 在不同情況選用平均值與中間值
19 了解加權平均
20 將購貨單價與採購量數值化並分析
21 將日期資料整理成年度資料或月份資料再統計
22 在空白欄位輸入「N/A」

Chapter 8：自由操作Excel圖表功能的五項重點
數字的魅力會隨著圖表而大幅改變
01 徹底了解Excel圖表的基本操作
02 讓圖表魅力急遽上升的配色常識
03 以一張圖表呈現業績與利潤率
04 別使用圖例，多使用資料標籤
淺顯易懂的圖表必有其道理
05 將「普通圖表」變成「專業圖表」的五項專業技巧

Chapter 9：選擇最佳圖表的方法
選擇最佳圖表的方法
01 利用折線圖繪製實際成績／預測圖表
02 「就是在當下！」要呈現現況時，就使用「長條圖」
03 調整縱軸，讓圖表的外觀大幅改變
04 與排行榜有關的資料最適合使用「橫條圖」
05 比較各公司市佔率的時候就使用「圓形圖」
06 可判斷成長率因素的「堆疊長條圖」
07 最適合用來確認市佔率趨勢的圖表
08 要呈現整體社會趨勢時，可使用「區域圖」

Chapter 10：10分鐘精通Excel的列印功能
隨心所欲的列印技巧
01 徹底精通Excel的列印功能
02 調整分頁位置的注意事項
03 同時列印多張工作表
04 在資料的頁首記載重要的檔案資訊
05 變更資料的列印順序，以便更容易裝訂
06 在各頁面的開頭列記載資料表/表格的標題列

Chapter 11：利用Excel製作超高效率、完全自動化的邀請函
麻煩的作業就交給Excel
01 衝擊！自動化作業只要幾秒就能完成一整天的工作
02 巨集的基本知識
03 更上一層樓
04 利用「共同作業」改善作業效率

前言

Chapter 1：一開始必須先學會的11項基本操作與思維
簡單易讀的資料表/表格設計的基本知識
01 開啟Excel之後，最先執行的七項操作
02 依照目的與用途決定字型
03 調整列的高度，維持易讀性
04 資料表不從A1開始
05 文字靠左、數值靠右
06 提升數值易讀性的兩條規則
07 替「欄標題」設定縮排
08 設定欄寬
框線的正確使用方法
09 活用格線功能
10 正確設定資料表框線的方法
易讀性與顏色的使用方法
11 使用顏色標記數值
12 替要強調的儲存格設定背景色
Excel的錯誤
13 於儲存格顯示的主要錯誤

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