小田切展子

◆ 如何有條不紊地整理文件
丟滿凌亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理案件，是我在辦公室裡最不願意看到的景象，如果未處理案件積太多，就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺，讓我陷入緊張狀態。

要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。

要是不先確實做好份類，會很難順利地進行工作。

那麼，到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是，又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢？

會被亂放在辦公桌上的文件，例如上司交代的工作、郵件、傳真等等，到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢？

除了直接透過電腦傳送的電子郵件之外，大部份的文件都是以傳真、信件、快遞或是公司的內部傳送袋等管道送來的。

若文件到來時，你自己坐在位子上，就可以立刻處理送來的文件，直接放到固定的位置上，所以不會出什麼問題。

但是，文件有時候會在自己離開座位時送來，文件會散置在桌面上，就是因為自己不在座位上。

這是因為每個負責送文件的人習慣都不同，有的很仔細，有的很隨意，所以放的位置也會不一樣。在這樣的情況下，文件沒有弄丟或是混在一起，反而比較奇怪。

要防止這種狀況的發生，可以先準備一個專門放文件的盒子。

特別是準備出差或是放假時，可以在最後上班日的下班前，先在辦公桌上放一個盒子，請大家「把文件放在這裡面」；當然，像公司內部公報之類的份發刊物或是傳閱的資料等等，也可以一起放進盒子裡。

這樣的話，就可以避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。

還有，建議大家使用網狀或是透明壓克力製成的盒子，這樣即使把盒子疊在一起，也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。

另外，雖然這些東西統稱為「文件」，其實還可細份為各種不同的類型，例如：是不是與自己負責的業務內容直接相關、是不是急件、是厚厚一疊的資料或是只有一張紙的通知，甚至是很難處理的文件……等。

要是收到的文件中有自己沒經手過的內容，就必須當作「不明文件」向上司或是同事請教「應該如何處理」，並把這些事情記熟。不過，這通常不是一朝一夕就可以學會的事情。

收到首次經手的文件時，要記得不能隨意憑自己的判斷去處理。因為萬一有什麼疏失，有時候會發生無法彌補的問題，所以必須特別小心。

在還不夠熟悉工作內容時，可以先留一份文件複本，把處理時學到的事情先記下來，像是這份文件是不是有必需填寫的欄位、哪裡要寫些什麼、寫好之後該給誰……把這些細節當筆記寫下來。

雖然一開始要記的事情很多，會比較辛苦，但是在職場裡，十份忌諱重覆問一樣的問題。

如果怕記不起來，可以在處理業務的空檔，把這些文件的的處理方式整理成筆記，做成業務說明書。

◆ 可以掌握工作狀況的業務說明書
　　我很久以前曾經當過一年的約聘職員。這份工作最長只能做一年，應徵的前提就是不可延長工作年限。

　　雖然歷任管理業務說明書的負責人每年都必需交接，但是我從前任負責人手上拿到的說明書內容真的很完美。因為每個負責人都很仔細地記錄了必要事項，所以沒有在工作方面遭遇到任何困難。

　　遺憾的是，之後無論到哪裡工作，都沒有再見過這麼完整的說明書了。

　　我個人是一到新的職場（派遣地點），就先開始做說明書。

　　這是為了記住自己的工作。而且在對工作不太熟悉的時候，邊看說明書邊做事，也可以避免出錯。

　　接下來就可以在工作時逐漸不看說明書。而在派遣契約告一段落，要把工作交給下一任負責人時，這份說明書就可以大大派上用場。

　　即使不是派遣的身分，我也一樣建議學習如何工作時為自己製作說明書。

　　因為製作說明書，並不是只為了記住執行工作的方式，連帶地能更有效率地推動業務。

　　例如說，無論是誰製作業務方面的文件，內容本來就該是一樣的。當然，只要好好下功夫，就可以做出更好的文件。問題是，有時候會看到連最底限的必備事項都沒有寫清楚的例子。

　　要是對方收到的文件連必備事項都沒寫，一定會覺得很困擾吧？所以需要製作文件時能當作準則的說明書。

　　那麼，所謂的說明書，到底該怎麼製作呢？

　　我認為，掌握「每天與每個月的例行公事（routine work）」，抓住業務的流程，是能更得心應手掌握辦公室事務的必要條件。

　　因此，請把每天以及每個月的例行公事，各自寫在一張獨立的紙上。

　　如果是以月份為單位的計劃，一定會有各種像是「○日之前請將請款單交給經理」的規定。每個月的例行公事，也可以印下當月的月曆，把預定的工作寫在上面。

　　另外，要是以日為單位的計劃，為了配合叫快遞之類的時間，就必需記下「○點之前要把郵件交給總務」等截止時限。

　　這樣就可以預先掌握大致上的工作計劃。

　　在公司裡，一定要遵守截止時間。有人也許會覺得：「只不過是自己一個人晚交一張文件，應該不會怎麼樣吧？」但是如果有十個人，分別在不同的日期交出文件，那負責收件的人就會一直無法完成整理這些文件的工作。

　　另外，每個月、每星期，在已知的例行公事之外，也會突然冒出工作，例如要在今天內製作出給Ａ社的估價單之類，如果能夠抓好日常業務中「何時」、「有多少」的步調，就能夠順利處理緊急的工作。

　　除了例行公事之外，只要上司或同事指導到關於實際業務內容的事項，最好當場做筆記，趁有空檔的時候整理起來。

　　如果手上已經有公司準備好的業務說明書，就把自己注意到的事情寫上去。不用一次就做出完美的東西，一點一點做就可以了。

　　並沒有什麼「非怎樣不可」的守則，只要自己之後能夠看懂就可以了。在做的當下，也可以理解「什麼樣的內容適合放在說明書裡」。

　　例如說，如果把自己應該要製作的文件，以及製作這樣的文件所需的資料並排放在一起，再寫上注意事項，做成說明書用的檔案，就可以知道填寫的方法，十分方便。

　　如果是每天都會用到的文件，就可以馬上把填寫的方式學起來，但是如果碰到好幾個月或是每年只會用到一次的複雜文件，大部分的人都會忘記到底該怎麼處理。

　　如果每次都要找人問，那也會造成問的人的負擔。所以一定要參考下一頁的範例，把文件作成檔案，這就是最適合你用的說明書。

　　要寫上同樣內容的地方，可以用同樣顏色的簽字筆畫起來，容易搞錯的部分註明注意事項，往後一定可以派上用場。

◆ 依照緊急程度決定優先順序
分類與處理文件的要訣，就是判斷這份文件的「緊急度」。處理的優先順序，是按照緊急度來決定。

接下來，就先假設盒子裡已經累積了一些文件，來思考實際上該如何處理吧。

必須趕快處理的文件，大多會蓋著「緊急」或是「URGENT」的印章，所以請先把所有文件統統掃視一遍，把緊急度高的文件挑出來。

當看到緊急度高的業務相關文件時，雖然會想立刻開始處理，但是還是必須先把所有文件檢查一遍。因為還沒確認的文件中，可能會有進一步的消息或是訂正過的內容，所以必須先行確認，以免在還沒完全弄清楚狀況時就開始處理。

也因為有可能透過電子郵件收到後續聯絡的相關內容，所以也要記得同時檢查電子郵件信箱。

還有，像業務聯絡與傳閱等一定要交給別人的文件，如果必須盡快傳給其他人，在確認後就直接交給別人，不能讓文件滯留在自己身邊。

要是你對需要傳閱的文件內容有興趣，那就影印一份下來之後馬上把正本交給別人傳閱。

或者是自己先不要蓋傳閱確認章，直接交給別人，這樣之後就會再傳回自己手上，可以仔細地閱讀文件內容。


◆ 可以事先排定工作內容的「工作紀錄表」
　　我以前上班的專利事務所，是一個嚴格要求期限管理的職場。

　　在日本的專利法中，如果超過文件的提出期限，某些情況下，已經申請的專利手續會被退回，而在審查階段就確定拒絕受理。如果不是因為發明的內容，而是因為專利事務所無法管理文件的送件期限，而導致客戶不得不放棄申請專利，會直接影響到這間專利事務所能否繼續經營。

　　因此對於我們做文書工作的職員來說，「遵守期限」是「不管發生任何事都必須死守的最優先事項」。

　　能夠確實遵守期限的日程管理法，就是在這種狀況下誕生的。我至今仍經常在工作中活用這些方法。

　　現在我的辦公桌上，有一本用影印紙裁切之後訂成的「工作紀錄表」。這本工作紀錄表，是為了管理日程而製作、像日曆一樣的東西。

　　我每天是看著這本工作紀錄表進行當天的工作。反過來說，要是沒有工作紀錄表，就沒辦法工作。

　　這本簿子上寫了些什麼呢？其實就是按照工作的類型，寫上我這天必須完成的工作。

　　處理文件告一個段落時，就可以確定「下次會有動作的日期」，在確定時間點的當下，就把預定的工作寫上去。

　　在這裡簡單地舉個例子來說明。

　　例如我負責的出口業務，如果收到國外的客戶「訂購一百個商品Ｂ，用飛機運送」的訂單，我要先向工廠詢問商品Ｂ什麼時候能交貨，因為我們必須確認是否能按照客戶的希望，把貨物送上飛機，所以要向工廠確定出貨日期。

　　工廠方面則是確認商品的庫存之後，進行製造的程序，並告知工廠的出貨日期。

　　這樣商品Ｂ就可以在４月５日從工廠出貨到成田的倉庫。此時，我必須製作的出口申報相關文件，就必須在４月５日之前全部備齊，所以就出現了我在４月５日時由於要用飛機出口商品Ｂ的動作。

　　因此，在知道哪一天（工廠的出貨日期）會出現動作時，我就先在４月５日的頁面上註明「AIR（航空貨物）」與這個案子的編號。

　　到了４月５日當天，看到之前已經寫好的工作紀錄表，就知道當天該做什麼事情。

　　我在處理完工作紀錄表上寫的「當天該做的案件」之後，就用紅筆把案件編號劃掉，表示「處理完畢」。然後在回家之前，如果當天的一般性工作統統都完成了，就把這張紙撕掉。

　　這樣就可以確實掌握某件工作是「處理完畢」還是「還沒處理」。

　　要是有未完成的工作，即使延期處理也沒有什麼影響，就再寫重新到下個上班日去。因為是照日期順序把備忘錄撕下，所以我桌上放著的工作紀錄表，通常第一頁就是當天要做的工作。

　　當然，可以按照自己的喜好，選擇使用有日期的記事本。

　　用手冊另有一個優點，就是在工作處理完畢並不會立刻撕掉，所以萬一遇到有人來詢問處理狀況，就可以立即發揮效用。

◆ 時間管理＋案件管理
　　雖然說前面已經說明要如何運用工作紀錄表，以確實掌握當天的業務內容，但是因為我們是人，即使十分小心，也還是會有弄錯或是失誤的狀況出現。

　　因此，我還從與工作紀錄表不同的方向，來進行期限管理的工作。

　　所謂的其他方式，就是運用相對於工作紀錄表「按照時間」管理的方法，使用「依照案件」的日程管理。

　　「案件管理」的做法，是將文件按照案件分別收在透明文件夾裡。如果知道文件夾裡的案件必須在什麼時候提出，就把「用紅色簽字筆寫上期限的便利貼」貼在文件上，並且故意讓便利貼的位置露在文件夾外，插在辦公桌上的盒子裡保管。

　　由於便利貼上用紅筆寫的日期，像是索引般突出，並且按照日期逼近的順序排列，醒目地提醒作業期限。

　　便利貼上的期限，與工作紀錄表上的期限是一樣的。

　　我早上進公司的時候，就從透明文件夾中取出貼著當日日期便利貼的文件，參照工作紀錄表上寫的本日業務內容，確實地把工作完成。

　　即使有哪邊漏掉了，由於另外一邊的期限管理可以產生輔助的效果，形成雙向管理系統，所以可以讓期限管理達到近乎完美的程度。

　　我在專利事務所上班時的老闆，是把這樣的期限管理方法稱為「縱向與橫向的時間管理」，建議我使用這樣的方式，避免在期限管理上發生失誤。

◆ 如何有條不紊地整理文件 丟滿凌亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理案件，是我在辦公室裡最不願意看到的景象，如果未處理案件積太多，就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺，讓我陷入緊張狀態。 要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。 要是不先確實做好份類，會很難順利地進行工作。 那麼，到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是，又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢？ 會被亂放在辦公桌上的文件，例如上司交代的工作、郵件、傳真等等，到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢？ ...