徐天淦

前言
英文商務書信的格式

Chapter 1 道謝
出差後道謝∕道謝

Chapter 2 追蹤進度
追蹤進度

Chapter 3 安排
出差安排∕參觀安排∕會議安排∕演講安排∕住宿安排

Chapter 4 介紹與推薦
介紹∕推薦

Chapter 5 推銷與回覆
推銷∕回覆推銷

Chapter 6 買賣洽詢與回覆
買賣洽詢∕回覆洽詢

Chapter 7 下訂單與回覆
下訂單∕回覆訂單

Chapter 8 協商
價格協商∕條件協商∕付款協商

Chapter 9 催款與回覆
催款∕回覆催款

Chapter 10 投訴與處理
投訴∕處理投訴

Chapter 11 道歉
道歉

Chapter 12報告
報告

Chapter 13 確認
確認

Chapter 14 寄送‧匯款
寄送∕匯款

Chapter 15 懇請‧承諾‧拒絕
懇請∕承諾∕拒絕

Chapter 16 人事錄用
人事錄用

Chapter 17 通知
通知

Chapter 18 邀請與回覆
邀請∕通知∕出席∕缺席

Chapter 19 祝賀
祝賀

Chapter 20 慰勉‧悼念
慰勉∕悼念

Chapter 21傳真

Chapter 22 業務文件

Chapter 23電子郵件

Appendix 附錄
職位中英文對照∕公司部門中英文對照∕英文電子郵件常用縮寫∕英文書信常用動詞

前言

　　常見的紙本信件、電子郵件、傳真等書信，在商業活動上無疑具有相當重要的功用。公司的規模愈大，公司內部和外部的書信更顯得重要。特別是在國際貿易上，大多依賴書信聯絡，因此書信至關重要。

　　在電子郵件、傳真、簡訊等電子通訊方式都飛快進步的現代，商務書信仍然有充分理由繼續保持其絕對重要的地位。現在舉例說明如下。

　　‧Letters Are Manageable（書信可在閒暇時間處理）
　　與電話聯絡及當面交談不同，書信不會打亂收件者的行程或計畫安排。收件者可以在自己的行程表上找空檔處理。

　　‧Letters Minimize Misunderstanding（書信可減少誤解）
　　在電話和當面交談中常可能產生誤解，尤其是在用外語溝通時。如果利用書信，由於有充分的翻譯、分析和解釋內容的過程，所以可以把誤解減到最低程度。直到現在，即使雙方在電話或當面交談之後，仍會以書信確認交談結果。

　　‧Letters Provide a Reminder（書信可幫助記憶）
　　以口頭轉達待辦理的事情時，常常很容易遺忘。書信則是一清二楚地呈現在收件者的面前，遺忘的機率相對低很多。

　　‧Letters Provide a Record（書信可作為紀錄）
　　與利用電話聯絡和當面交談不同，書信可以作為紀錄保存下來，以便用於處理日後出現的問題。向不了解情況的人說明經過或發生爭論時，這種紀錄可作為有力的證明文件。尤其是附有親筆簽名的信件更是可靠的證明。

　‧Letters Are Usually Cheaper（書信較省錢）
　　在國際商務往來中，書信是相當便宜的通訊方式。出差直接面談、撥打長途電話、發傳真等，任何一種通訊費用都會比書信高。

　　儘管書信有這麼多優點，仍有很多人因為對寫文章沒有信心而極力避免寫信，即便以母語寫信也是如此。其實，如何將一封信寫得優美，也算是一種藝術。有一些人能夠寫出令人感動的信，但他們所靠的是天生、幾乎無法模仿的才能。然而，同樣一封信，如果是普通的商務書信體裁，那就並不需要多大的才能，而是要掌握一些竅門。商務書信的寫法大都是固定的，因此在模仿其寫法的過程中可以學到箇中訣竅。在不斷實戰的過程中，便能學會撰寫優良書信的本領。

本書結構

　　本書主要由道謝、安排、催款、人事錄用、傳真、業務文件、電子郵件等23章構成。每一章則是由依照不同目的撰寫成的書信所組成，總篇數達300封。這些書信範例都是基於內容、風格、表達方式、語法等嚴選出來的典型書信。換句話說，每封書信範例都值得仿效與參考，堪稱模範書信。

　　每封書信範例都提供背景說明、結構、詞語等方面的解說，書信主要內容的中譯，以及可以替換使用的應用例句。書信的結構詳述如下：

　　‧背景介紹
　　一開始先說明該書信範例的目的和背景。如果該書信範例的內容很複雜，則會進一步詳細說明背景、風格等。這裡主要說明使用何種語氣之前應注意的事項，作為讀者實際寫信的參考。

　　‧中譯、詞語和重點解說
　　中譯下面提供書信結構、詞語、重點等詳細解說。重點是指撰寫英文商務書信時需要特別注意的地方。此外，閒暇時即使只選讀重點部分，也能大致掌握英文書信的基本知識和訣竅。

　　‧應用例句替換
　　每封書信基本上都提供兩個可替換例句。只要把這些例句放在例文中所指定的位置（即灰色部分），便可改變用途或呈現出新效果。從某種意義上說，有了這些可替換例句，使本書可變化出約900封信。

本書使用方法

　　使用本書撰寫英文商務書信時，可依照以下步驟進行：

　　Step 1：從目錄查詢所需的書信類型屬於哪一章。

　　Step 2：把焦點集中在該章中最符合寫信目的的例文上。

　　Step 3：仔細閱讀該例文，並根據自己的目的，判斷該信可使用的程度。

　　Step 4： 修改例文作為自己需要的書信之前，先閱讀例文下面的「結構」、「詞語」、「重點」等各部分的說明，再進行修改。

　　Step 5： 需要再次修改內容時，可以參考「應用」部分的例句。

　　本書除了基本的書信範例外，還提供傳真、業務文件、電子郵件等範例。第21章〈傳真〉提供3篇範例，解說相關重點及結構，以滿足一般商務溝通的需要。第22章〈業務文件〉提供13篇範例，收錄了會議紀錄、協議書、備忘錄等常用的商務文書，以因應國際商務往來需要。第23章〈電子郵件〉提供6篇範例，以符合現代人撰寫書信的趨勢。

　　誠心希望讀者能好好利用這本極具參考價值的英文商務書信範例資料庫。