有川真有美

★★記住這些很有幫助！★★
工作上電子郵件的10項規則

1收件者的部分加上敬稱
在對方的姓名後加上「先生/小姐」的敬稱再儲存到連絡人。

2同時寄給多人時，注意CC、BCC的使用方法
CC（副本）是指同時寄給兩個以上的收件者；BCC（密件副本）則是在不想讓其他收件者看到時使用。

3主旨要寫得具體一點
不寫名字，而是寫重要的事。若是相同的內容，「Re：○○」也OK。

41封電郵內只提1件事
為了讓對方清楚確實地了解作業內容，其他的事則寫在另外的郵件中。

5回信後，仍要保留收件者之前寄來的郵件
為方便確認郵件往來的經過，只要保留收件者最後寄來的郵件，其餘的可以刪除。

61行的字數控制在30字，多出就換行
為方便對方閱讀，在適當的段落換行，並且適度地加入空白。

7一定要附上署名
務必附上公司名、自己的名字以及連絡方式。加上格線後看起來會更清楚。

8不使用html格式，而是文字檔的格式
html格式有時會出現亂碼，所以請設定變更為文字檔格式。

9若有附加檔案，內文中也要提及
有時對方可能會漏看或無法開啟附加檔案，為避免發生這樣的情況，最好在內文中先予以告知。

10即便是通知的電郵也要回覆對方「我知道了」
就算只是簡單的通知內容，對方還是會想知道「你究竟看了沒有」。

●確實做好「報告・連絡・討論」――仔細地重覆進行將能取得對方的信賴
「我和上司總是沒辦法好好溝通」
這樣的人，只要做好「報告・連絡・討論」就可以了。
報告・連絡・討論是為了讓工作能順利進行，而與上司、同事間必做的三要事。

「為了促進彼此的關係，必須好好溝通！」這其實不需要特別努力，只要增加報告・連絡・討論的次數，並且每次都用心去做，就算只是單純的交待事情也可達成「心靈相通」。

大部分的上司都很期待部下的報告・連絡・討論。
別讓上司對你說「欸，那件事怎麼樣了？」請主動提早告知。
「報告・連絡・討論」有3個基本要「點」，就是「快一點」、「多一點」以及「短一點」。

雖然報告・連絡會因為上司的個性、職場環境而有所改變，但與其一次全部說完，倒不如多說幾次，彼此也會比較安心。較細微的內容以口頭說明後，再用文件或圖表等說明詳情。為了讓對方清楚了解，記得說明的方式要有條理。比起冗長沒重點的話，簡短明確的表達更能讓對方牢牢記住（→請參閱P116的說明）。

若是重要事項，為避免日後引起「說了」、「沒說」的糾紛，說之前與說之後務必要寄發電子郵件。但，只寄郵件對方可能會「沒有看」，所以最好是「口頭＋電郵」。

另外感到困惑的時候，別猶豫，直接找對方「討論」。靠自己解決只是浪費時間與體力。很多事情只要經過討論，很快就能獲得解決。討論會讓對方變成你「信賴的好夥伴」。不必考慮太多，在問題變得更嚴重之前趕快找對方討論吧！

★◇讓工作表現良好，運氣變超強的習慣◇
1.只要有一點點擔心就要馬上進行「確認」
「這樣對嗎？」仔細多確認，讓自己充滿自信。

在工作的每個段落報告進度很重要，但當你因為「這樣沒問題嗎？」而感到擔心，覺得想要暫停一下的時候，請馬上進行確認。就算被唸「你好煩！」「那點小事你也不懂嗎？」也別太在意。與其在不安的狀態下工作，等到事後才發現失誤，這樣不厭其煩地確認絕對比較好。

2.討論前先設定好選項，提供對方做決定
討論前先自行思考。

與對方一起從頭開始思考解決方法會很花時間。假如你先想出方案，再問問對方「這個方法怎麼樣？」「那樣很OK」若能像這樣獲得對方的認同，問題就解決了。即使不夠完美，只要獲得上司的建議就能進行修正。從多個方案中鎖定選項，讓對方做決定，不但可縮短時間又能得到對方的信賴而覺得「你很認真在思考」。

3.「進行得很順利」、「一切OK」就算只有這樣也要報告
簡單的一句話，就能讓上司感到安心。

如果你只在有狀況發生或有問題的時候才向上司報告，那麼每次你報告的時候，上司就會想「又有什麼不好的事了嗎？」但「事情進行得很順利」才是上司喜歡聽到的話。若是長時間進行的工作，就算沒有什麼特殊的事，也最好是每3天或1週定期向上司報告。說話的時候別忘了面帶微笑喔！

●學會邏輯性的表達方式――只要站在對方的立場，一點都不難
女性比較不像男性那樣擅長邏輯性的說話方式，這是普遍的認知。這與原始時代延續至今的男女溝通方式的差異有關。
男性之間為了達成「狩獵」、「買賣」、「戰鬥」等可「獲得成果」的目的，會透過指示或命令、傳達的方式來進行溝通。

相較之下，在城鎮或農村裡互助合作、共同生活的女性們，則是為了「增加感情」、「相互協助」的目的而進行溝通，彼此產生共鳴，透過無止盡的對話建立關係。所以感情豐富也是女性說話方式的特徵。

這樣的說話方式，在想與對方拉近距離的時候、透過五感說服他人的時候很有效，但在以追求確實達成目的為訴求的商場上卻不怎麼管用。例如「說話內容有許多漏洞，不知道究竟想要表達什麼」、「抓不到內容的重點」都是很常有的事。「非∼常」、「很多」像這樣說話時經常出現情緒性的表達方式，或是以個人感情而非事實為中心來陳述事情。

為了成為「幹練的女性」，請培養邏輯性的說話方式。
聽到「邏輯」二字可能會給人很困難的感覺，但只要說話的內容合理即可。精簡說話的內容，掌握住重點就OK了。慢慢適應後就不會感到困難。
說話方式的重點是，要站在對方的立場，從對方的角度去思考「什麼是對方最想知道的事」、「怎麼說才能清楚地表達」，這麼一來，說起話來自然會變得有邏輯。

說話方式改變後，就連思考方式也會變得很有邏輯。請各位參考上述的「邏輯性表達方式7要點」，積極地試一試。

讓你被稱讚「你說的話很好懂！」的邏輯性表達方式7要點

１ 起初先傳達數字或時間
當你要向對方傳達報告或簡報等內容較正式的事情時，先說具體的數值，例如「可以請您給我5分鐘左右的時間嗎？」「我想出了3個方案」等。這麼一來，對方就能先做好心裡準備，仔細去聽你話中的重點。

２ 以「結論→原因→經過．詳情」的順序傳達事情
若將結論放在最後才說，聽的人聽到一半會因為搞不清楚「究竟是為了什麼」而分心，然後會要求「再說一次」。假如一開始就先說結論，對方聽的時候就會集中精神。陳述事情時以「那是因為∼」、「也就是說∼」的語句來貫穿來接，所以請把詳情與經過放在最後再說。

３ 整理好重點後再說
說話前先模擬「對方想聽的是什麼？」「對方可能會提出什麼問題？」的情況，整理好重點。盡可能簡短每個句子，不要說多餘的話，使內容簡單易懂。

４ 掌握5W1H的原則
報告或連絡、做簡報等說明事情的時候，請掌握5W「Who（誰）」、「What（做
什麼）」、「When（何時）」、「Where（何地）」、「Why（為什麼）」、1H「How（如
何做）」的重點。

５ 明確表達「希望對方做什麼」
對對方有所期望的時候，就要明確傳達。如果只是單純地進行報告，就算你單方面地期待對方「為你做什麼」，對方還是不會有所行動。因為對方也想知道「自己應該怎麼做」，才能放心地展開行動。

６ 事實與個人意見要分開說
若將事實與意見一起陳述，事實的部分就會缺乏說服力。只先傳達事實的內容，最後再說「接下來是我的意見」、「以下是我的想法」明確地分開表達。

７ 加入具體的數值
不要使用「很多」、「稍微」、「多一點」之類語意模糊的表現，傳達數量、時間、距離、長度或大小等內容時，請加入對方容易想像的具體數值。另外像是統計或問卷調查、「10個人中有8個人贊成」等多數贊同的原理也很有效。

★★記住這些很有幫助！★★工作上電子郵件的10項規則1收件者的部分加上敬稱在對方的姓名後加上「先生/小姐」的敬稱再儲存到連絡人。2同時寄給多人時，注意CC、BCC的使用方法CC（副本）是指同時寄給兩個以上的收件者；BCC（密件副本）則是在不想讓其他收件者看到時使用。3主旨要寫得具體一點不寫名字，而是寫重要的事。若是相同的內容，「Re：○○」也OK。41封電郵內只提1件事為了讓對方清楚確實地了解作業內容，其他的事則寫在另外的郵件中。5回信後，仍要保留收件者之前寄來的郵件為方便確認郵件往來的經過，只要保留收件者最後寄來的郵...