iRead灰熊愛讀書 - 經營管理
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看圖書介紹●要緊事先辦，對嗎？
著手進行時間管理時，最重要的是掌握分辨輕重緩急的能力。假如你無法分辨輕重緩急，你就無法管理時間或壓力水平。為什麼呢？因為你搞不清楚某件事究竟是緊急還是重要（或者既緊急又重要）。假如你弄不清楚事情的緊急程度或重要性為何，你就不知道如何安排各項工作進行的先後順序。因此，讓我們先從你可以馬上著手練習的事開始學起。
你聽過急迫性／重要性座標圖嗎？如果你想將你現在手邊的工作加以分類，你就必須學會如何應用急迫性／重要性座標圖。未來，它能幫助你在每一項工作上，將時間做最有效的運用。
很多人都發現自己的時間絕大部分都耗費在處理緊急事件，但是這些事其實都不怎麼重要。時間管理最大的問題之一，是你在嘗試安排事情的優先順序時，將事情的急迫性與重要性混為一談。許多條件的改變都能增加或降低你任何工作的重要性，但是這些條件不包括時間在內。一項不重要的工作不會變成重要的工作──就算你被迫在非常短的時間之內完成它。
你必須畫一個像這樣的座標圖：
接著想想哪些活動應該放在哪一個區塊。這些活動應該來自你的時間日誌。假如你希望能非常精確地了解自己運用時間的狀況，你也可以在每一個區塊標示出，相對於所有活動時間，你在這類活動上付出的時間所占的比例。
第一區
歸類在這一區的任務都既重要又緊急，是你所有工作當中的第一優先。但是你可能無法適切地規劃這些任務，因為這些重要任務的急迫性使你承受令人痛苦的壓力，所以你只想以危機處理的方式，盡速完成它們。
任何緊急且重要的工作都需要你立刻全心投入。你可能必須排除行事曆上所有工作，專注於在截止期限前完成這項緊急而重要的任務，你也必須向同事請求協助，全心投入你能掌控的部分，並將其他部分授權由其他同事處理。你必須從這項工作的重要性著眼，為該工作付出足夠的時間，才能得到盡善盡美的結果。
第二區
歸類到這一區的任務都很重要但是沒有急迫性。這意味著這些工作可能沒有明確的截止期限，或者時間還早。然而危險的是，假如沒有期限，你或許永遠不會花時間處理這些事情。換句話說，你可能會一直拖延，直到截止日期將近，最後又將它們當作緊急事件，草草了事。
重要但是沒有急迫性的工作，常常被人忽略。有些工作其實非常重要，但是因為距離截止期限還很遠──例如戰略性的計畫或檢視工作進度──而且工作內容複雜，所以這類工作總是先被擱置一旁。為了掌控這類工作，你可能必須保留特定時間來處理它們──一次處理一點。
第三區
你應該將那些相當緊急但是不怎麼重要的事務歸類到這一區。因為這類事務的急迫性，你很容易就會將所有寶貴的時間都用來處理這些事。在最理想的情況下，你應該妥善處理這些事，但是動作要快，只能花一點點時間。你必須提醒自己，別花太多時間處理這類工作。
第四區
這一區的工作既不重要也不緊急。這使它們更具危險性。但是假如你減少花在這類事務上的時間，你可能會覺得上班的樂趣也跟著減少。這些事包括與人閒談，做一些有趣但是沒什麼意義的事情。假如你完全不碰這些事，你或許就無法享受職場環境中，比較輕鬆的氛圍，你的同事可能會對你施壓，希望動搖你的決心。你必須嚴以律己以避免受到誘惑。
●學會將工作分類為A、B、C
下一個步驟是將你在你的時間日誌和座標圖上標示的各項工作進行分類。你必須決定它們屬於A型，B型還是C型。
˙A型的工作重要性高，而且具有急迫性（在座標圖上的第一區）──壓力層級高。
˙B型的工作是重要性高、或者具有急迫性，但是不會兩者兼具（在座標圖上的第二區和第三區）──壓力層級中等。
˙C型的工作既不重要也不緊急（在座標圖上的第四區）。這些是例行公事──壓力層級低。
A型的工作
試著每天完成幾項重要性高，而且具有急迫性的工作。將它們清楚標示為「A型」的工作，而且假如你並未處理這類工作，努力找出你的理由何在。如果你不處理這些事，你的壓力將會越來越大。
B型的工作
這類工作通常會佔據你大部分的上班時間，而且「B型」的工作通常特別多。
C型的工作
這類優先順序低的工作，應該在你工作時程安排允許的情況下，才納入你的時間管理計畫範圍內。
計畫一天的工作時程時，我們應該遵循下列幾項原則：
一個典型的工作日應綜括A型，B型與C型三種類型的事務，並將這三種工作交錯安排在工作時程當中。別預期自己先做完所有A型工作，再接著完成所有B型工作，最後才做C型工作。比較理想的情況是，有幾個完整區塊的時間當中，你全神貫注於某幾項工作，但在這幾個時間區塊之後，緊接著安排的事情，都是不需要那麼神經緊繃的事務。
上班一整天當中，每個人的工作表現都難免有些起伏波動。在某些時間區塊內，相較於其他人，你也許有較高的工作效能，活力也比較充沛。（這一點你在前一章就已經明白。）你必須清楚自己的行事風格和活力消長循環，才能將最需要繃緊神經處理的工作，安排在你最精力旺盛的時間區塊。這是提升個人工作效能並有效掌握壓力層級的絕佳資產。
別忘了──當你試圖區分工作的輕重緩急時，事務的急迫性與重要性非常容易混淆。即使完成期限迫在眉睫，一項不重要的工作仍然只是不重要的工作。這類工作最好是盡速解決，越快越好。急迫性／重要性座標圖是你展開時間與壓力管理的最佳利器，因為你可以透過這項工具將你的工作分類，藉此釐清你所有工作的輕重緩急。
●4D法則，克服一拖再拖的壞毛病
要克服因循苟且的惡習，還有另外一個有效的方法。就是所謂的4D法。為了避免拖延，你可以用四個以D開頭的英文字彙，定出處理事情的原則。
Delay：延後回應的時間（而不是延後開始工作的時間）
有人要求你完成某項任務時，給自己一點時間思考，如果這件事情(a)你實在不應該處理，(b)你真的不知道該怎麼處理，或者(c)你沒有時間處理，所以很可能會將此事一再拖延。
想想你對即將答應要完成的這件工作，是否已經有足夠的了解？對方是否曾（至少）向你說明這件事的來龍去脈？將這件事交給你處理的人，是否根本不清楚這件事的相關事宜？
通常在簡報的階段，很多問題就會一一浮現。如果你心裡有疑慮，就晚一點再答覆對方。告訴對方，在如此倉卒的情況下，你無法做出周全的判斷。匆忙答應對方通常只會讓你感到後悔，假如你心裡存有任何懷疑，就更容易拖延處理事情的進度。理由不夠充分或不夠正當，你就不應該同意接下某項任務。答應這種事，是你會在短時間內承受重大壓力的原因之一。
Diary：在行事曆上做記號提醒自己
在你的日記本或工作日誌上，預留一個空檔，如此一來，每次翻開記事本，你都會看到那個為完成某項工作而保留的時間空檔。假如你想避免拖延，這個方法可以讓你的藉口「我沒時間處理那件事」失效。日誌上的空檔再次強化了解決該項工作的重要性。假如每次看工作日誌的時候，都發現有個空檔持續提醒著你星期五早晨你將著手進行這項工作，你比較容易堅持下去。這件事在你的潛意識一直受到強化，你就會慢慢養成「只管去做」的習慣。
同樣的，假如你必須展開一項規模較大的任務，你應該計畫每天花一小時處理這件事。與其一次就得寫完長篇大論的報告，何不連續兩個星期每天花一些時間，從容地完成這份報告？用這種方法寫報告比較不會那麼痛苦。這和「分段處理」是一樣的道理。一項本質上規模龐大的工作，最佳處理方式就是分階段進行。「吃掉一頭大象最好的方法是什麼？」答案是「把它切成大小剛好入口的許多肉塊。」
Delegate：把事情分派出去
也許你拖了幾百年，一直無法解決某項工作的原因在於，這項工作本來就不是你應該處理的。或許你答應完成這項工作，只是想幫別人的忙。但是請暫停一下，仔細思考這件事。如果可能的話，向其他人尋求協助，看看他們能不能幫你分擔這項工作。分擔的重擔是輕省的，而且三個臭皮匠也許可以勝過一個諸葛亮。
假如這項工作由其他人完全接手可以做得更好，你就將它全部授權給最適合的人選。假設這份工作適合外包，你就該考慮用這個方法解決問題。
Deadline：截止期限
假如你已經試過所有其他步驟，這是最後一項建議。你對你手邊的工作知之甚詳，因為你在「答應」別人的之前，對即將承接的工作都進行過全盤了解。現在，你必須空出時間來完成你的工作，而且不能拖延，「只管去做」就是了。最佳截止期限應該是實際而合理的。假如你設定的期限太短，你無法如期完成的可能性就大幅提高。找出真正合理的期限，並配合期限規劃你的工作。如果你設定的期限是不可能達成的任務，你就會做得很痛苦，或者沒辦法得到滿意的成果。
讓自己工作愉快避免壓力的方法之一，是努力在期限之前稍早就將工作完成。如此一來，你就有一些時間可以檢視完整的工作成果。
上述所有提議都只是一個開端，往後我們還會提出更多建議。別忘了，如果你對某件工作一點興趣也沒有，拖延的欲望將會是你個人工作效能、時間管理和壓力控制最大的阻礙之一。想學會時間管理和壓力控制，練習區分事情的輕重緩急是非常重要的第一步。假如你可以每天練習，無論剛開始你必須付出多大的努力，漸漸的，一切都會變得越來越容易。
●先丟掉爛芭樂
大家都會拖延自己不喜歡的工作。不幸的是，大部分討人厭的工作都不會因為拖延而消失。它們一直等著你動手完成，而且你會不知不覺記掛著這些事（或者始終將它們保留在應做事項的清單末尾）。每次想起這些事，你就覺得罪惡感特別深，但是你仍然不願意著手處理它們。
當你越來越懂得如何拖延（因為你認為這是有效的時間管理方式），情況可能變得對你非常不利。通常這個壞習慣將導致你的未完成事項無止盡地增加。代辦事項開始大幅增加，而當清單越來越長，要開始進行任何一個項目都變得更加困難。
如果你將所有事情集中在一起，然後心裡總想著當你有「空閒時間」的時候，你就會處理這些事，你大概永遠都不可能動手完成這些工作。堆在一起處理，集中處理，或者分批處理──隨你怎麼稱呼它──是一種有效的時間管理方式，但是不適用於這種情況。假如你累積了一大堆令人討厭的工作，只有一種辦法可以解決，那就是──越快動手越好。火速解決它們──如果你看著代辦事項的數目每天都減少一點，你將發現自己覺得舒服多了，肩膀上也不再承受那麼大的壓力。
關於拖延可以說的事情還有很多，多到可以佔據本書絕大多數的篇幅。倘若你一直無法著手進行某些工作，或者你持續不斷地拖延工作進度，你也許該改變你對這些工作的看法，好讓自己開始處理這些事情。
先解決最爛的差事
先解決最爛的差事意謂著下真功夫將這件麻煩的任務盡早處理掉，省得礙事。別讓任何事阻礙了你的計畫。一件你不想做的事將成為造成你壓力和焦慮的源頭，永無止盡。最後轉而降低你的工作效能，直到你解決這件事為止。
重要大事最好一點一點逐步完成
當你無法預見某些大案子的進程，因為它們的規模實在太過龐大，能讓你持續處理這項曠日費時的工作唯一的方法，也許就是一點一滴逐步完成。將一項龐大的工作切分為幾個小型任務，你就能在短時間內先解決掉該案子的部分工作。這種小小的成就感有助於改善你對這個大案子的感受，如此一來你的工作動力應該也會跟著提升。繼續努力，你就能邁向終點完成這項大型任務。
為一連串規模較小的任務付出心力，比一次就要盡全力完成一項大型任務簡單得多。如果你能為每一項「小任務」定出一個完成期限，你會發現短期目標比較容易達成。（「我將在這星期之內結束這個章節」達成目標的可能性，聽起來比「我要在九月底前完成這本書」要高得多。）這種做法也讓你在工作進行的過程中發生任何失誤時，還有機會再修正或者改正缺失。
公諸於世
要確保自己動手處理你不想做的事，將計畫公諸於世也是一個方法。你可以將處理這件事的計畫打字列印，然後讓這個計畫在你的同事之間流傳開來，告訴大家你想做些什麼。你也可以在某次其他同事都出席的會議上，提起這件事，這樣你的心裡才會有個底，因為有很多證人都在你眼前聽你說你的計畫，而你必須假定倘若自己無法如期完成這項工作，你就會非常丟臉。
事前做好功課
不管是離開辦公室前，或者是晚上回家後才開始，你或許會在進行某項工作的前一天晚上制定你的工作計畫。晚上計畫第二天的工作可以提高你的工作效能，因為這樣可以避免第二天到辦公室的時候，受到干擾而分心。如果你一大早起床，第一件事就是確認自己想著手進行某項工作，你就能在一天之始，對自己許下承諾要完成某件具有正面意義的事。這會激發你的動力，使你持續保持工作效能，最後你的工作成果或許將遠勝於自己的預期。
Part5 定下你的超級行動計畫
●主動出擊，讓創造力倍增
最重要的時間管理技巧之一就是找出你的目標，同時清楚定義你的目標。假如你已經擁有明確的抱負和志向，這對你來說或許輕而易舉。但是很多人無法達成他們的心願，是因為他們無法設定目標，並且在實現夢想的過程中檢視自己的成就。將雄心轉化為成就主要的阻礙之一在於，以「被動回應」的態度面對日常工作。假如你處理事情的時候，無法做到「主動出擊」，你在工作上的創造力就會受到限制。
●別等有好處才做
公司經常要求你在工作上必須縮短思考時間，立即對問題做出回應，並且快速展現成果，形成很大的壓力。在這樣的情況下，即使你有任何具有創意的方法可以解決問題，你的創意也會很快遭到扼殺，因為公司的要求就已經使你疲於奔命。為了配合公司的活動和其他同仁，你不得不採取被動回應式的工作模式。光是這一點就足以造成時間管理的問題，也會使壓力升高，影響健康。在職場上，多數人會去做能夠得到報酬的事。職場上若總是籠罩著要求「凡事都必須立竿見影」的氣氛，員工就不太可能抱持「主動積極」的態度。
假如你能抱持主動前瞻的態度，你在時間管理上，將可以得到遠比被動回應更好的效果。事實上，這兩者的差異可說是天壤地別。預期會發生某些事情，並處於備戰狀態，在正確的時機採取適當的行動，你就能掌控情況，但是禍到臨頭才奉命加以回應，則令人倍感壓力，問題的處置也格外困難，因為事情不在你的掌控之中。主動前瞻的人眼光看得遠，在事情逐漸明朗的時候，他們就能預測可能的結果。
從時間與壓力管理的角度來看，你必須儘可能主動出擊，因為如此一來，你將獲致更好的成果，並且使壓力維持在最低限度。把眼光放遠一點，或者至少要樂觀地向上看，而不要悲觀地低下頭。這樣你能看到的景致將會變得格外趣味盎然。
●主動出擊的五個技巧
腦力激盪
時間管理技巧當中，找出目標最有效的方法之一就是腦力激盪。常見的是天馬行空地思考，你可以自己一個人進行，也可以和同事們一起做，將腦力激盪列入專案小組，或者整個部門的一個活動──端看你們手邊的任務性質為何。腦力激盪的目標可以是設法加速某個特定的工作進程，或者面臨經濟衰退時，想辦法找出能使事業有所進展的業務。只管把點子丟出來，越多越好──在這個階段，所有構思都不需要經過研究、分析或討論。
在腦力激盪的過程中，可能產生的點子包括：提升顧客忠誠度；降低售後服務成本；為新進員工導入新人訓練；正視員工離職率上升的問題；競爭對手分析；保持競爭力領先；以及新科技。
腦力激盪出來的各種點子可藉由SWOT分析法進一步延伸發展──比較優點、弱點、機會和威脅。
為你的目標下定義
主動出擊的下一步，是從透過腦力激盪想出來的構思當中，選出幾個你覺得有機會延伸發展的主意，並藉著為這些點子設定明確的完成期限，將它們具體實現。一個目標假如沒有完成的期限，充其量只能算是空談。（你還記得嗎？有些工作原本很重要，但是因為沒有時間限制，就這麼無疾而終。）大多數人都會在新年的時候，下定決心要完成某些事，但是有多少人半途而廢只因為他們沒有設定實際的完成期限？假如你在設定目標時，能參照SMART原則，你達成目標的可能性就會大幅提升。
˙Specific 目標明確：了解自己想達成的結果。
˙Measurable 成果可測：了解某項任務成果能帶來多少利益。
˙Achievable 有達成的可能性：要確定這件事確實可行。
˙Relevant 有意義：這件事是否無關緊要？
˙Time Based 期限長短：這項工作需要多少時間完成？
從時間管理的角度來看，將抱負轉化為目標是一種過程。目標需要明確的指標，以決定你將如何管理自己一整天的時間。目標也可以幫助你做出成果。為了達成目標（同時也實現你的夢想），你也許必須改變你處理事情的方法，拋棄一些過去浪費時間的壞習慣。
如果你對自己的方向沒有明確的認知（凡事主動出擊），你將會偏離正途，追求短期成效（被動回應）──講求效率，卻完全無法達到自己期望的目標。這會使你的工作效能受到限制，無法持久。如果你想做個善於管理時間的人，關鍵之一在於，認清被動回應而省事（採取有限的行動）與主動出擊並利用有效的方法（採取影響深遠的行動）兩者之間的差異。你務必清楚區分這兩種態度和做事方法的不同，這一點非常重要，最後，你還要努力學會做到後者，而不是前者。
決定你的各項階段性任務
在你決定採取主動積極的方法處理工作之後，你也許已經設定好一個清楚的目標，但是你還必須明確設定各階段的任務，否則你的目標就無法實現。（參照前一頁提到的SMART準則──別忘了目標一定要具有達成的可能性。）實現目標的過程中，你要能正確地驗收各項成果，才能得知(a)哪些事必須處理，(b)你應該怎麼做，並且(c)決定你想要達成什麼樣的效果。舉例來說，假如因為經濟指標顯示某特定市場區塊正在成長，你想增加這塊市場的顧客人數，你就必須：
˙定出一個期限，要求在這個時間點之前，客戶百分比要達到多少。
˙透過研究決定你要用什麼方法達成目標（例如，在貿易相關的雜誌上增加廣告篇幅，在與該市場區塊直接相關的展覽會場設置攤位招攬客戶）。
在你決定明確的階段任務，同時也定出任務完成的期限之後，思考要用什麼方法來達成目標才有意義，而你努力的成果也才有一個評量的標準。
決定優先順序
接著讓我們再次探討如何安排優先順序的問題──這是時間管理的關鍵技巧之一。你已經設定目標也決定各階段的任務，但除非這些目標和任務都實際可行，你才有機會將它們一一實現。任務的分級對結果有很大的影響，所以你必須以重要性為基礎進行選擇。記得考量現實因素──舉例來說，有沒有任何階段目標會受外在因素影響？包括其他人為限制或者與特定產品相關的季節限制──在這種情況下，在將你的構思付諸實行之前，你也許必須先暫緩一下。
當你做好準備時，如果你能向大家宣告你在做什麼以及何時將會有結果，（從時間管理的角度來看）這麼做可以幫助自己按部就班把事情完成。假如你能許下這類承諾，你達成目標的可能性將會加倍提高。雖然經過謹慎計畫，事情有時候仍然會出差錯，但是因為你事前做過計畫，你可以藉著檢討工作最後的成果（或者為何做不出成果），很快找出過程中是哪一個環節出了問題，或者有哪些做法不切實際。也有可能是因為，超出你控制之外的其中一個外在要素無法成立，所以你的努力才會失敗。
定出具體時程
這是SMART原則當中的最後一項。採取主動出擊的態度時，你仍必須留意主要的日常工作。假如你把所有時間都投注在新的計畫上，忽略了原有的例行公事，你可能會發現自己的所作所為類似「危機處理」，而且你不得不回應某些狀況。所以，你不只需要將你慣常的事務納入時間管理的計畫當中，還必須發揮創意，為你那些影響深遠的目標挪出一些時間來。有些人甚至每天花時間計畫他們明天要達成哪些目標。但是，不要將時間規劃侷限在24小時或48小時的區間。假如你想要主動積極一點，你可以規劃更長久的未來。計畫未來一個月的時間，定出一個長程計畫，或者提前為數年後的將來，設計出一個遠景。想維持積極主動的思考模式，避免被動的行為舉止，隔絕干擾是你必須注意的要點之一。我們將在第六章針對如何掌握這項技巧提出建議。
