羅斯．阿特金斯

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──────一致好評──────

來自各界的讚譽

無論是在職場或生活中，懂得表達自己總有優勢。
比方說，向主管簡明扼要的解說專案進度、對客戶簡潔有力的解說產品特色與價值、為自己爭取資源和機會時清晰有條理的解說理由和根據。
能夠化繁為簡、以簡馭繁的解說複雜的事...

前言

你或許有過這樣的感覺。如果是主持一場說明會，觀眾也許眼神迷離，或者是他們開始掏出手機。如果是寫一篇文章，你會出現一種痛苦的感覺，明明知道這些詞句，但無法確定它們組合在一起意思夠不夠清楚。如果是回覆一封電子郵件，沒有精準回答問題或是答非所問，就會導致更多郵件往返。不論基何種原因，你要傳達的訊息，既沒有切中要點，也沒有
得到想要的回饋。
「清楚表達」可以解決這些問題。它無法保證你每次都得到想要的回報，但是清晰且有效地傳達你的想法，你就擁有更好的機會讓別人了解你、達成你期望的目標。在所有與人的互動中，你都應該以「清楚表達」為原則─無論是日常活動，例如跟孩子老師的簡短面談、寫給同事的電子郵件、跟設計師溝通剪髮；或是一些重要場合，例如面試、口試、演講、產品說明會、與他人進行一場難以啟齒的對話─「清楚表達」皆具有扭轉局面的重要性。你是在移除障礙，讓世界更加理解你。做對了，就能夠大幅改善你的溝通品質。
「清楚表達」是一門藝術。過去三十年來，我一直在思考如何精益求精。尤其是我身為英國廣播公司（BBC）的記者與主播，工作就是應付全球事件的複雜性，賦予其具體形象，使其清晰與明確。不僅如此，我很快就了解如果我想落實一個新想法，我必須能夠清楚解說，並且考量如何才能對我想說服的人產生作用。這兩個目標：清楚解說新聞與我的想法，讓我在過去三十年的大部分時間都在研究清楚表達的技巧，不斷進行測試、檢討、淘汰與擴充。它成為我的熱情所在，我研究得愈深入，就愈了解它的潛能遠超越新聞播報所能應用的範疇。這門技藝練得純熟，它會成為你溝通表達的基礎，瞄準與精煉你要傳達的訊息，歸納出最有效的表達方式。
近幾年，我尤其深刻體認到「清楚表達」如何在生活的眾多層面發揮作用，不僅讓我成為更優秀的主播（希望大眾會認同），也讓我見識到它的力量與適用性。以下列舉其中一些好處：

• 老師清楚解說複雜的方程式，學生更有可能理解與喜歡數學。
• 針對新提案做出具有說服力的簡報，同仁的接受度會大增。
• 學生能夠爬梳資訊，清楚解說當中的重要性與關聯性，成績會有所提升。
• 求職者清楚說明他為何勝任這份工作，更有機會獲得錄用。
• 醫生清楚解釋新飲食方法的好處，病人更願意堅持下去。
• 政府機關清楚說明民眾取得服務的方式與管道，民眾更願意使用它們。
• 公司清楚解說產品的優點，產品獲得市場青睞的機率會大增。
• 創業家清楚解說自己的商業創意，獲得投資的機會就變大。
• 購票網站清楚說明系統如何運作，客服收到的詢問郵件會大幅減少。
• 建商清楚解說施工與時程，客戶滿意度會提高。

這張清單是無窮無盡的，「清楚表達」已經深入生活的每一個層面。
從健康的基本問題，到重要職位的面試，再到日常生活中的做事效率，優秀的解說技巧都能造成改變。然而，我在體會到它的潛力的同時，也發現它的成功沒有仙丹妙藥。成功的解說乃是一系列行動的結合，這些行動若是同步進行，就能相輔相成，把你要表達的意思清楚呈現出來。這本書就是在分享我的研究成果。
清楚表達你的訊息絕非易事，我從不將其視為理所當然。我必須承認，我在寫這本書時為自己設定了高標，你可能質疑某些段落可以有更清楚的寫法，事實上，「清楚表達」永遠都有精益求精的空間，它是一種藝術，而不是科學。不過即使如此，我們仍應竭盡所能地去尋找更佳的表達方式，因為不這麼做，蒙受損失的是我們自己。
我每天都會遇到在表達上不得要領的人─政治人物大力宣導新政策，民眾卻是言者諄諄，聽者藐藐；收到成堆的電子郵件，需要的資訊卻淹沒在冗詞贅字之中；應徵者不斷強調他是最適合這一份工作的人，我卻找不出支持他說法的證據。身為貧瘠表達的接收端，已成為我日常生活的一部分。
網際網路加劇了此一現象。我們如今生活在一個資訊無垠的時代，隨時隨地都被資訊包
圍。根據泰德．羅傑斯（Todd Rogers）與潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）教授二○二○年在《波士頓環球報》（Boston Globe）的說法：「專業人士每週平均花百之二十八的工作時間（超過十一小時）閱讀與回覆電子郵件。一般人平均一天會以簡訊溝通九十次，以電子郵件溝通達一百次以上。」1我對這篇文章提及的數量之大感到震驚，但這些數字確實符合我的狀況，對你們可能也是一樣。泰德．羅傑斯與潔西卡．雷斯基─芬克教授進一步指出：「大家都很忙碌，但是每一則訊息都在瓜分注意力。」
雪上加霜的是，我們不僅被動接收接二連三的訊息，我們也主動接觸過多資訊來源：從串流媒體、Podcast、電玩到無盡無涯的網站與應用程式。關於線上生活的優點與缺點，足以寫成另外一本書（市面上已有許多相關書籍），但從「清楚表達」的角度來說，重點在於你遞的訊息是處於競爭激烈的環境。你不僅需要對方的注意力，就算得到他的注意力，你還要讓自己說的話具有份量。我從不覺得這是一件簡單的事情。因此，本書的預設前提是「清楚表達」的情勢對我們不利。
我在製作解說影片時，我預設沒有人想看它。我不會假設人們對這部影片的主題感興趣，就算他們感興趣，我也不認為他們會想聆聽我的觀點。我也不會假設他們一旦開始觀看，就會一直看下去。我的出發點建立在，「清楚表達」是需要一連串努力才能達成的目標；所謂成功的表達，是確認要傳達的訊息、予以具體化、用讓人理解的形式傳達出去（必要時，還要感染聽眾起而行）。這不是說我在傳達訊息時需要手舞足蹈，或把電子郵件的字體放超大，「強索」別人的注意力並不會有什麼進展。反之，我要製作一個清晰、明確與具有關聯性的解說，讓訊息本身就值得關注。「清楚表達」是一條雙向道，你希望把訊息有效傳達，並且獲得迴響；接收方則是希望得到一個有效率的說明。劣質的解說無異於浪費時間，無法幫助聽者理解訊息。在資訊過載的時代，我們都會選擇略過含糊不清的訊息，更不該成為這類訊息的製造者。
這是一門需要不斷精進的技藝。我們面對的資訊愈來愈多，表達方式卻未見跟著提升。你一旦能判斷解說的優劣，就會發現劣質表達無處不在，甚至自己也可能犯過同樣的毛病─不論基於何種原因，你沒能把要傳達的資訊讓對方吸收。例如你製作一份簡報爭取同事支持你的計畫，卻沒有列出對方為何需要給予支持。你在本書的後續篇幅會發現，我也曾犯過很多錯誤。坦白說，這些是可以避免的。
握有優質的資訊不代表就能產出優質的解說，蒐集資訊只是個開端。接下來，我們需要考量資訊的篩選、架構─以及如何傳達出去。
當我為BBC報導一則新聞，我會蒐集有關該主題的全部或部分資訊。但如果傳達方式不能吸引觀眾或對他們具有意義，這些資訊又有什麼價值可言？如果我盡數報導所有資訊，反而會妨礙我解說這則新聞最關鍵的部分。我近幾年的收穫，是開始了解我到底做了多少事妨礙我把意思表達清楚。
這不僅適用於新聞報導，也能應用在日常生活中的許多方面。清楚表達是「明確目的、清晰語言與重要資訊」的強力組合，全都是為目標受眾量身打造。做得好，一定能讓你脫穎而出。從實際層面來看，它能幫助你完成任務，與他人溝通更有效率。在更為基本的層面上，它能夠扭轉你的人際互動與你所呈現的形象。它帶來的正面效應，是我著迷與致力於探索這一門技藝的原因。
過去三十年來，我已琢磨出一套清楚表達的系統：蒐集與整理資訊，然後以最為明確、簡潔與易於理解的方式傳達。它適用於各種場合，從準備正式說明會、口試，到臨時需要與同事開會前三十秒。我靠這套系統建立了我的事業，至今每天都離不開它。它對我大有用處，希望也對你有所幫助。

發掘清楚表達的力量

我鑽研這門技藝並非出於好奇，而是基於需要。我曾好幾次陷入難以承受的情況，迫使我努力尋找出路。
回到一九九○年代，我大學畢業了兩年，沒有工作，住在劍橋，整天無所事事，只會守在電視機前觀看《傑瑞開炮》（The Jerry Springer Show），而不是去找工作。我當時缺乏自信，口袋裡也沒有錢，根本不知道日子要怎麼過。
不過我手上有張王牌。我在大學剛畢業時，曾與女友搬到南非居住。那時候尼爾森．曼德拉（Nelson Mandela）是南非的總統，人們還在探索沒有種族隔離政策後的南非何去何從，縈繞大家心頭的是擔心犯罪橫行。我在那裡打零工，擔任政策研究員，每天駕車從郊區前往市中心的辦公室，我總會準備一些硬幣，向號誌燈下的小販買一份報紙。我進到辦公室，就立刻在我桌上翻開報紙，從頭讀到尾：劫車；警政改革；南非隊打入一九九八年世足賽決賽；英國雄獅橄欖球隊訪問南非，並且進行友誼賽；康威多（Kwaito，南非特有的音樂類型，是浩室音樂的變體，節奏較慢）開始風行；曼德拉主政。我一直想當記者，而南非有許多值得報導的故事。
每逢週末，我就到街頭閒逛，順便買一份《週日獨立報》（Sunday Independent）。當年它的老闆就是擁有英國各種《獨立報》（Independent）的公司。我還是青少年的時候就喜歡閱讀威廉．利斯（William Leith）與卓伊．海勒（Zoe Heller）的專欄，並且剪下《獨立報週日版》（Independent on Sunday）的圖片，貼在臥室牆上，因此我立刻就迷上南非版的《獨立報》。
當年《週日獨立報》的編輯是約翰．貝特斯比（John Battersby）。他坐在一張大桌子後面，看來就像是聽過許多故事，但仍熱烈期待下一個故事的模樣。令我喜出望外的是，他願
意刊登我一篇有關警政的分析文章。而在幾個月後，我打電話給他詢問我在週末時能否前來
幫忙，約翰很大度地答應了。由於我的愛情與護照簽證期限雙雙歸零，接下來幾個月的週五
與週六晚上，我都會參與報社任何需要完成的工作。我當時還兼任DJ，因此有一段時間，我在晚上十點以前是記者，之後就會駕車前往我每週都會去的一家俱樂部播放音樂。在那之後，我再也沒機會能擁有這樣的工作組合。這樣的行程持續了一段時間，直到我必須返回英國，約翰很慷慨地為我寫了一封推薦信。這就是我的王牌。這封信是直接寫給他在倫敦《獨立報》的同事。
我在一九九八年夏天寄出這封信。幾天後，我接到一通電話要我去面試。這是一個天大的良機，當時我自己根本沒法創造這樣的機會。在面試前幾天，我花好幾個小時一面閱讀《獨立報》的每一篇文章，一面聆聽BBC廣播第五直播台（Radio 5 Live）。我做足了有關新聞的準備工作，卻不知道該穿什麼去面試。我最後穿上一套時髦的休閒服，一副不知天高地厚的年輕人模樣，登上了南下火車。
當時，《獨立報》的總部設在倫敦的加納利碼頭（Canary Wharf）。我搭乘電梯一路向上，被領進一間位在角落的辦公室，窗外風景正是高階主管才擁有的配備。
「你能為我們做些什麼？」坐在辦公桌後面的男人問我。我無法告訴你那人是誰，足見我是多麼想忘記那幾分鐘。我擠出一些回答，那是意義不明的期望與自以為是的觀點組成的災難大雜燴。我不知道該怎麼說才得體，我對當天最深刻的印象就是感覺機會在不斷流逝。直到現在，我在下筆的同時仍記憶猶新。不出所料，面試在幾分鐘之內草草結束，我很快就返回電梯。報社沒有當場拒絕我已經算是厚道了，我也失去機會為我仰慕的報社工作。
這次的挫折感太重。我失去在加納利碼頭工作的機會，只好打零工，在一家店裡賣咖啡與咖啡機。持續了幾個月的時間，我的日子就是在秤一袋袋的哥倫比亞咖啡豆、看日間電視、做若干DJ工作以及偶爾的壁球比賽中度過，我有大把時間來反省自己為什麼落得這般下場。
我與室友奧利在劍橋共租的公寓，距離我曾攻讀歷史的大學只有幾百公尺。我在懊惱失去《獨立報》工作機會的同時，也參考我過去作為一名學生的經驗，開始尋找應付這些場合的更佳方法，更廣泛地說，就是如何突破困境的出路。

前言

你或許有過這樣的感覺。如果是主持一場說明會，觀眾也許眼神迷離，或者是他們開始掏出手機。如果是寫一篇文章，你會出現一種痛苦的感覺，明明知道這些詞句，但無法確定它們組合在一起意思夠不夠清楚。如果是回覆一封電子郵件，沒有精準回答問題或是答非所問，就會導致更多郵件往返。不論基何種原因，你要傳達的訊息，既沒有切中要點，也沒有
得到想要的回饋。
「清楚表達」可以解決這些問題。它無法保證你每次都得到想要的回報，但是清晰且有效地傳達你的想法，你就擁有更好的機會讓別人了解你、達成你期望的目標。在所有與人的...

目次

前言
第一章：剖析優質表達
第二章：認識你的受眾
第三章：清楚表達七步驟
第一步：策劃
第二步：蒐集資訊
第三步：篩選資訊
第四步：整理資訊
第五步：串連資訊
第六步：濃縮
第七步：傳達
第四章：臨場表達七步驟
第一步到第三步：籌備資訊
第四步：整理資訊
第五步：口語化
第六步：背誦
第七步：提問
第五章：簡捷的表達
．快速的口頭溝通
．簡短的書面溝通
結語
注釋
致謝
作者與譯者簡介

目次

前言
第一章：剖析優質表達
第二章：認識你的受眾
第三章：清楚表達七步驟
第一步：策劃
第二步：蒐集資訊
第三步：篩選資訊
第四步：整理資訊
第五步：串連資訊
第六步：濃縮
第七步：傳達
第四章：臨場表達七步驟
第一步到第三步：籌備資訊
第四步：整理資訊
第五步：口語化
第六步：背誦
第七步：提問
第五章：簡捷的表達
．快速的口頭溝通
．簡短的書面溝通
結語
注釋
致謝
作者與譯者簡介