軒英博

前言

第1章 會議管理
進行會議溝通的原因
四種主要類型
基本要素和內容
主要功用
管理者必備的會議技巧
祕書該如何做好會議管理？
如何有效解決問題？
進行一場高效會議

第2章 重新建立會議管理制度
建立新型會議管理制度
體系框架
改革的四項措施
責任核算與評估
提升效率的策略
專案會議管理的操作方式
基層會議管理的操作方式
融合會議模式

第3章 展開高效會議的技巧
主要原則
流程及優化
會議的目標
目標驅動的流程實際操作
提高效率
取消沒有必要的會議
斷絕會議中的消極行為
準備、執行與跟進
確保決議真正落實
三星：「九三法則」

第4章 對低效會議說不！
典型特徵
找出低效的主因
確保實效性
KAS法則
有效控制程序
成本降至最低
杜絕低效會議的陷阱
整頓風氣與紀律

第5章 建立會議程序表
統籌會議內容
確定會議議題
擬定會議方案
設定會議目標
制定會議規則
確定與會人員
確定會議時間
選擇會議地點

第6章 會議組織流程與技巧
起草議程
發放會議資料
做好接待
主持會議的技巧
現場布置
座位安排
流程規範

第7章 有效陳述觀點
準備工作
措辭技巧
視聽器材的運用以及物品展示
傾聽與答覆
發問與溝通
封閉式以及開放式問句
預防與會者離題或產生爭執

第8章 引導達成會議決策
引導程序的方法
引導決策的技巧
紀錄的方法與要求
有效的就議題達成一致
如何處理無法達成一致的議題？
會議主席掌握會議方向
麥肯錫會議管理
「腦力激盪法」（Brain-storming）
「德爾菲法」（Delphi method）

第9章 控管會議衝突
會前規範與準備
會中控制，決議實施
會後高效執行，評估跟進
會議控制技巧與措施
目標管理法則
營造出活躍發言的環境
情景ABC：控制衝突與壓力
如何有效緩解與會者的溝通壓力？

第10章 會議視覺化工具
思維視覺化在會議管理中的應用
思維視覺化的六大實戰操作工具
工具1：用標記凸顯討論重點
工具2：理清會議發言邏輯
工具3：討論分組與建立關係
工具4：視覺化會議場景實際操作

後記

前言
 
　　隨著企業管理水準的不斷提升，以及人們的溝通方式、思維模式及工作方式的顛覆性變革，作為一項基礎組織行為的會議管理得到了越來越多企業的高度重視。動態變化的消費需求與競爭白熱化的市場環境，決定了企業必須要透過高效會議，及時制定有效的策略規劃，才能長期立於不敗之地。
 
　　本質上，會議是組織內部的正式溝通方式，企業日常經營、發展策略等方面的決策與執行都需要透過會議完成。由於傳統思維模式與管理手段的影響，企業會議效率普遍較低，陷入「會而不議，議而不決，決而不行，行而無果」的尷尬局面，在繁多的會議中，企業不但未能達成預期目標，反而造成嚴重的資源浪費。
 
　　在企業中，常見的會議問題主要包括：會議繁多、不能準時開始與結束、會議缺乏明確的議題、與會者相互重複空話、會議決議無法落實等。造成會議效率低下的因素十分多元化，比如：與會者擔心威脅到管理者的權威，而在發言時有所保留，導致問題難以快速解決；會議開始前，與會者未能做好充分的準備工作；「官僚主義」盛行，繁瑣的流程導致會議流於形式等。
 
　　一個完整的會議流程包括會前、會中及會後三大組成部分，其中會前部分涉及到會議議程擬定、明確會議議題、準備會議材料、通知與會人員準備會議、會場布置、座位安排等多項內容；會中部分涉及到會議接待、會議主持、會議紀錄、維持會議紀律等；會後涉及到與會者提交會議報告、會議總結與分析、會議結果公示、會議制定方案執行與監督等。
 
　　從上述會議流程來看，要想實現高效會議，會議管理者必須具備較強的會議管理能力，對各個環節進行精細化管理，在確保達成會議目標的同時，提高與會人員滿意度，為會議決策的真正落實奠定堅實基礎。
 
　　從麥肯錫等知名市場研究機構釋出的企業管理層工作時間分配來看，管理者大部分的工作時間被用於進人際溝通方面，其中，大大小小的會議更是在其中占據了極高的比重。尤其是在大型企業之中，會議往往同時涉及到多種利益相關者，要想在短時間內使各方利益訴求都能得到滿足顯然是一件十分困難的事情。
 
　　作者和業內同仁交流溝通時，發現很多企業管理者確實明白會議管理的重要價值，但在管理實踐中卻找不到有效手段打破當前困境，甚至因為部分管理者改革手段太過激進，導致組織部門矛盾激化，為企業帶來了不可挽回的重大損失。
 
　　有鑒於此，作為企業管理觀察者，會議管理研究者、從業者，作者在結合三星、Google等海內外諸多實踐案例，以及自身多年從業經驗的基礎上創作了本書，對會議管理進行了全方位、立體化的深入分析，為企業提供了一條行之有效的高效會議探索路徑，希望能夠為讀者、創業者、經理人、企業領導者等提供一些啟示與幫助。
 
　　本書將從打造企業溝通橋梁、建立新型會議管理制度、會議實戰技巧分析、規避低效會議、建立會議程序表、會議組織流程與實踐、會議發言引導與規範、制定會議決策、會議衝突管理、實現會議視覺化等十大維度，對會議流程進行全面剖析，無論是規模較小的小微企業，還是規模較大的大廠；無論是處於初級發展階段的企業，還是已經成熟的企業，都能從中找到適合自己的會議管理解決方案。
 
　　會議管理者尤其重視的以下問題也將在本書找到滿意的答案：
 
　　如何找到會議低效的癥結？
　　如何提高與會人員發言積極性？
　　如何預防並處理與會者離題及衝突？
　　如何確保會議富有時效性？
　　如何擬定正確的會議議題？
　　如何處理無法達成的議題？
　　如何有效控制會議成本？
　　如何做好會議紀錄？
　　如何確保會議決議能夠真正落實？
 
　　在新生事物層出不窮的網際網路時代，企業面臨的競爭環境更為複雜、更為激烈，產品、服務及模式的紅利期越來越短，企業需要透過不斷創新才能長期保持較強的競爭力。而在轉瞬即逝的市場機遇面前，很多企業因為會議效率低下，不能及時制定有效的策略規劃，從而處於極度被動的不利局面。因此，提高會議效率成為企業管理者急需解決的重點問題。
 
　　實現高效會議絕非是一件簡單的事情，它需要企業管理者轉變思維方式與管理理念，引導企業成員積極配合會議改革工作，加強各部門間的溝通協調，實現會議科學合理決策。與此同時，還要積極引入新技術與工具，打造集視訊會議系統、螢幕拼接顯示系統、會議錄播系統、資訊釋出系統等諸多模組為一體的會議智慧管理系統，提高會議效率與品質，並降低會議成本。