期限效應：逆轉死線帶來的焦慮和壓力，成為讓你更高效、更專注的助力

 

　　二○○六年，美國人口普查工作人員伊莉莎白‧馬汀（Elizabeth Martin）設計了一項實驗。根據憲法規定，每隔十年，聯邦政府就要統計各州的人口數量，這項任務非常令人頭痛。大部分的人口普查是以郵件進行，而事實證明，除了公民責任感之外，想讓人們回答這些生活中的細節問題，是一件非常困難的事。

 

　　如果你家沒有回覆這份郵寄問卷，政府會派一個「調查員」到你家去，面對面進行人口普查。然而，這個方式成本高昂，需要動用成千上萬名員工，去敲數百萬扇門。馬汀想知道她是否能做些什麼，來提高二○一○年人口普查的郵件回覆率，並且不用出動那麼多調查員。即使只有改善一點點，也會產生極大的差異：每增加一百分點的家庭回應，政府就能省下七千五百萬美元（約新台幣二十三億）的支出。

 

　　人口普查局已經試過各式各樣的方法，希望民眾填寫這些表格。他們調整過問卷的設計、增加對不回應者的處罰警告，並發送了一系列提醒明信片。這些都有適度的效果。但是馬汀嘗試一種更簡單的方法：縮短人們回應的時間。她將同樣截止日期（二○○六年四月十三日）的調查問卷寄送給兩組人，但是其中一組比另一組晚一星期寄出。

 

　　她把問卷寄給分布於五十個州的兩萬八千多個家庭，然後等待表格回來。執行之後，馬汀發現她的預感相當準確：第二組──填寫表格的時間少了七天的那一組，回覆率比較高，多了兩個百分點。更重要的是，對一個出於工作需要而特別在意資料品質的人口普查員來說，期限較短的那一組，回答中的錯誤比較少。如果擴大實施到全國範圍，人口普查資料的可靠性將顯著提高。當然，那兩個百分點還有一點很重要──節省了一．五億美元。這全都來自於調整截止期限。

 

 

　　模擬人口普查的結果與直覺相悖，但並沒有讓我感到意外。我自己也做過類似的實驗。有一位名叫約翰的作家受邀為《GQ》撰寫封面故事，而我是《GQ》的執行編輯。我們讓他飛到洛杉磯，採訪饒舌歌手吹牛老爹（Diddy）關於一張傳聞中的新專輯，派了一名攝影師去拍攝吹牛老爹坐在各種豪車裡的影片，還找一個團隊製作幕後短片，並把全部內容賣給廣告商。這次製作的規模很浩大，而其中最重要的部分就是約翰和我們指派他寫的五千字內容。

 

　　約翰這個人以拖稿而聞名。據稱，他為《紐約客》（The New Yorker）撰寫的一個案子遲交了好幾年。他是一個絕妙的時尚作家，一個幾乎可以把任何事情（包括，噢，像是採訪一個不太合作的嘻哈傳奇人物）提升到藝術水準的人──前提是，如果你能讓他吐出草稿的話。

 

　　我以前和約翰合作過，通常都需要打幾十通電話，發無數封電子郵件，再加上焦慮地等待，才能讓他開始寫作。假如我們計畫把某篇文章發表在二月號的雜誌裡，結果總是無可避免地延到三月、四月，甚至十二月。

 

　　但這一次不同：因為這篇文章是四月的封面故事，所以絕對不能延到下一期。如果這篇吹牛老爹的介紹沒有出來，圍繞這篇文章建立起來的整個結構就會崩潰。

 

　　所以我騙了約翰。我給了他一個斬釘截鐵、沒有商量餘地的截稿日，是在實際截稿日的前一個星期。約翰幾乎肯定知道我在撒謊，至少有一點點。任何還有理智的編輯都不會把實際的截止日期告訴作家。但他可能認為我想多爭取一、兩天的時間，這是編輯與難搞的作家談判時的標準做法。在這種情況下，訣竅是給他非常少的時間來完成文章，逼他立即開始工作。

 

　　約翰在一個共用文件中寫這篇文章，所以我可以看到他的進展。隨著可怕的日期一天天逼近，到截止日期前三天，裡面什麼都沒有。前兩天，還是沒動靜。前一天晚上，終於！出現了一個段落，但接著約翰開始把字詞挪來挪去，不斷調整那六個句子，其他部分沒有任何進展。與此同時，我一直在發送真誠又樂觀的電子郵件，告訴他終點線就在眼前了！最後，我睡著了。

 

　　第二天早上，我打開檔案，裡面多了很多內容，有全新的一節。而且，感謝Google文件，我可以看到約翰的游標正忙著輸出新單字。我想起劇作家東尼‧庫許納（Tony Kushner）對一位《紐約時報》（The New York Times）婚姻誓約專欄的記者，說過他的創作過程：「過了截止日期，我陷入恐慌時，我的工作狀態最好。」

 

　　我唯一的遺憾是沒有給約翰更早的截止日期，但那就太貪心了。我們還有一個星期，而約翰已經寫了幾千字。截止日期當天接近傍晚時，他傳訊息給我：「快要完成了。請再給我二十四小時。我不會讓你失望的。」

 

　　在假截止日期和實際截止日期之間的某個時刻，我們把要印的內容準備好了。我趕緊把它送到生產部門，交給事實查核員。約翰回到了不寫作的幸福狀態，吹牛老爹坐上他的邁巴赫（Maybach）豪車離開，四月號雜誌按照計劃順利出版了。

 

　　我知道截止日期是一種強大的力量，足以突破作家最糟糕的寫作障礙。但是，把截止日期設定得比較早，可以增加實現目標的可能性（這個發現在人口普查局和《GQ》辦公室之外的研究中也得到了證實），讓人大開眼界。從本質上講，它能讓人發揮出相當於全場緊迫逼人的生產力。

 

 

　　身為一名編輯，我的職責就是關心截止期限。這並不是巧合，這個詞本身就是誕生自出版業。Deadline最初指的是印刷機上的一條線，超過這條線的內容就印不出來了──不過，出版業會使用這個詞彙，其實是從軍方那裡借來的：在南北戰爭期間，Dead-line是圍繞著柵欄的一條界線，任何囚犯只要超過這條線就會被擊斃。到了二十世紀初期，Deadline不再指的是戰場上或頁面上的實際限制，而是指一個事件的截止時間。

 

　　這個詞彙的概念獲得了廣大的共鳴，就連報紙和雜誌以外的行業也開始使用。它帶有一種緊迫和威脅的感覺，對各種追求利潤和生產力最大化的企業都適用。如果把它和法語中相近的詞「délai」（可以表示截止日期，也可以表示延遲）比較，你就會發現紐約和巴黎人的明顯不同之處。

 

　　不過，古希臘人有一個最接近Deadline本質的詞。許多人都知道希臘語中表示時間的詞「chronos」，這是亙古不變存在的生命節奏，時間的流動將我們從出生帶到死亡。但還有另一個詞「kairos」，也是表示時間，指的是「合適的時刻、做決定和採取行動的時刻」──拉緊弓，準備射箭。希臘人總是把時間之神柯羅洛斯（Chronos）描繪成老人，而凱伊洛斯（Kairos）的雕像則顯得年輕而活潑。伊索將他描述為禿頭，只有額頭上有一綹頭髮：「如果你從前面抓他，你還有可能抓住他，但若是他移動了，就連朱比特（宙斯）也不能把他拉回來。」

 

　　是第二種時間觀念，那些合適的時刻，為截止期限注入了生命。它還包括了兩個觀點，你在本書中都可以找到呼應之處。首先，截止期限是強大的動力──這個神年輕充滿活力。第二，截止期限可以操縱──你可以抓住他，但前提是你知道怎麼做。

 

　　第一種觀點的證據相當堅實。幾年前，行為科學家阿莫斯‧特沃斯基（Amos Tversky）和艾爾達‧夏菲爾（Eldar Shafir）做了一個簡單的實驗。他們給學生一份很長的問卷，只要填完並將問卷繳回給他們，就能拿到五美元（約新臺幣一五○元）。一組學生有五天的時間完成問卷，另一組則沒有截止期限。結果很明確：需在截止期限內繳回問卷的那一組，有六○％的人拿到了五美元，而沒有期限的那一組，只有二五％的人完成任務。

 

　　二○一六年，向低收入創業者提供貸款的非營利組織Kiva，在現實世界中也證實了同樣的原則。Kiva希望鼓勵更多小企業來申請他們的無息貸款，但這個過程既耗時又困難：借款人必須填寫八頁的文件，包括說明公司財務狀況與商業計畫。上網申請的企業中，只有二○％完成了所有申請文件。

 

　　就在這時，Kiva決定進行一項測試：他們發送提醒郵件給所有中途放棄申請的人。其中一組收到的電子郵件中，有完成貸款申請的最後期限，另一組則沒有期限。克莉絲坦‧柏曼（Kristen Berman）於《科學人》（Scientific American）雜誌中撰文介紹了調查結果，並強調這種方法的思考誤區：「如果申請過程需要小企業負責人投入大量時間，那麼加上截止日期，理論上應該會減少申請人數。因為大家就是沒有時間去填寫表格，他們會錯過申請機會。」但事實並非如此。收到截止日期的小企業，完成申請文件的可能性增加了二四％。時間沒有阻礙這些公司，反而是增強了動機。Kiva因此發放了更多貸款。

 

　　截止期限可以鼓勵人做出有成效的行為，但我很遺憾地告訴大家，它們也是有陰暗面的。它們不只是把五美元放進學生口袋的魔法，也會像黑洞一樣吸入時間和能量。問題就在於，在你設定好截止日期後，工作往往就會被推延到逼近截止日期的時候。這種現象有個名字，叫做「期限效應」（Deadline effect）。

 

　　經濟學家和賽局理論學者很喜歡討論期限效應，而且通常是在雙方談判的背景之下，例如，工會和企業試著達成一份新合約。兩組人坐在談判桌旁，然後奇怪的事情發生了。正如麻省理工學院的兩位經濟學家在一篇論文中所提到的：「為了防止談判無止盡地拖延，通常會設定一個嚴格的最後期限。但諷刺的是，這種最後期限有時反而會誘使各方推延協議。」期限效應就像是一種詛咒，使運輸工人和城市一直陷入僵局，直到罷工前夕。這就是為什麼很多和解都在法院前的階梯上達成。

 

　　研究期限效應的學者們，普遍認為它很不好──雖然強大，但破壞力很強。與雙方有更多時間達成的協議相比，最後一分鐘達成的協議對各方來說通常更糟糕，這與在最後一分鐘匆匆完成的學期論文，比在截止日期前完成並精心修改的論文品質較差，原因是一樣的。

 

　　當然，風險甚至可能不只如此。一九九二年，美國國會為了加快批准新處方藥的過程，為食品和藥物管理局（Food and Drug Administration, FDA）的處理流程設定了最後期限。FDA很快就累積了大量需要處理的藥物申請，並在期限即將到達前，一下子批准大量申請。

 

　　二○一二年的一項研究發現，那些在期限前通過的藥物，更有可能需要額外的安全警告，也有更高的機率從市場上撤回。研究人員寫道：「在批准截止日期前兩個月內批准的藥物，基於安全性的停藥率，是其他時間批准的同類藥物之六．九二倍。這些藥物上市後，造成數以萬計的額外住院、藥物不良反應和死亡事件。」國會有一個聰明的想法，他們利用最後期限讓FDA的行動加快，但他們沒有考慮到後果，因為新規定使FDA將決定推到最後一分鐘，才匆忙進行風險評估。

 

　　像FDA這樣的機構成為期限效應的犧牲品，這種狀況原本可以避免。許多組織已經學會如何應對最後期限帶來的緊迫感，並拋棄所有不重要的廢話。他們都是操縱最後期限的高手，即使時間還很充裕，也能像快要最後一分鐘那樣地完成工作。

 

　　本書將講述的是他們的故事。