30個必學的AI行政工作術：搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫，事半功倍，準時下班！

名人推薦：行政工作向來是上班族最覺得麻煩卻又不得不做的部分，原因是絕大部分工作都不難，只是有很多表格和文書作業，得耐心處理，仔細核對，避免了不該犯的錯。得知彥廷寫了一本專門為辦公室上班族最困擾的行政工作所開發的《30個必學的AI行政工作術》，真心覺得太實用。
我一直認為，對廣大上班族來說，AI幫助最大的是處理耗時費心力的行政工作，只要掌握必要的操作方法即可上手，將省下的時間與心力，集中在高產值的核心專業的發揮上。
彥廷開發的30個行政工作主題，藏有不少體貼的心機在裡面，讓人會心一笑卻又覺得真的實用！
—...

自動記錄線上會議的每個重點
/Tactiq

專案經理Emma負責這次新產品的推廣，她一邊盯著電腦螢幕，觀看各部門主管在Google Meet上隔空交火，一邊努力記錄會議重點。
行銷部率先發言：「我們一定要在社交媒體上大力推廣，這樣才能吸引年輕族群！」
研發部不甘示弱地回應：「我們的優勢是產品品質，應該找專家代言，展現我們的技術實力。」
行銷部立刻反駁：「如果不找KOL推廣，消費者根本不會有興趣，我們很快就會被競爭對手超車了！」
研發部則堅持：「一直靠網紅行銷是不夠的，消費者更願意相信專家吧！不然我們做個市場調查，看看哪種方式更受歡迎？」
行銷部回答：「市場調查可以做，但產品上市時程很緊迫，你們最好先把方案跟預算列出來，否則會來不及。」
聽到兩個部門「激烈溝通」暫歇，總經理跳出來指示大家跟進，並決定下週再召開一次線上會議，為這次長達兩小時的會議作結。
會議結束後，Emma嘆了口氣。這場會議時間很長，每個人的發言相當多，要整理出一份「精簡而完整」的會議記錄並不容易。
尤其是線上會議無法看到對方表情，不僅要隨時記下發言者是誰，一不留神還會遺漏重點。更別提多方會議時眾人各執一詞、互不相讓的混亂情況，讓整理會議記錄的難度大增。
Emma心想，若能有個「會議記錄小助手」自動記錄發言內容並整理成要點，那該有多好！

Tactiq化身線上會議小助手
線上工具「Tactiq」是個AI小助手，能幫助我們解決線上會議的三大難題：
 不遺漏重點：AI完整記錄逐字稿，會議過程還能隨時劃重點，所有細節不遺漏。
 記住發言人是誰：AI自動標記發言人，方便追蹤進度。
 製作待辦清單：無論是老闆的交辦事項、跨部門的問題、客戶的需求，或是關鍵結論，在開會時都能第一時間用標籤區分完成分類，輕鬆做出待辦清單。

操作步驟
使用Tactiq 這個AI線上會議小助手只需要4個步驟：

〔STEP 1〕安裝程式
「Tactiq」 是一款瀏覽器擴充功能，適用於現在常見的視訊會議軟體，像是Google Meet、Microsoft Teams、Zoom以及Cisco Webex。
安裝後，未來每次開啟線上會議，Tactiq都會自動執行。

〔STEP 2〕快速掌握Tactiq的操作方式
在Google Meet等視訊軟體上，Tactiq以附設小工具的形式顯示於螢幕側邊。
介面布局分為三個區塊：
 視訊軟體區：原有的視訊軟體畫面。
 逐字稿區：AI即時擷取發言內容，轉為文字記錄。
 功能區：螢幕截圖、暫停運作等功能按鍵。

逐字稿區是AI運作的核心，發言人是誰以及所有發言內容都有完整記錄，甚至某些冗言贅字或斷句不清楚的地方，也會經由AI之手同步進行簡單的修正。
有了這個功能，我們不用再手忙腳亂地一邊開會、一邊寫筆記，也無需擔心一恍神就遺漏了會議重點。

〔STEP 3〕用標籤分類，輕鬆製作待辦清單
Emma製作會議記錄時，常被行銷部和研發部的意見搞得暈頭轉向，總經理還會穿插其中給予指示。該怎麼快速分類重要內容呢？
運用Tactiq的標籤（Tags）功能，就能在線上會議進行時，同步將重要內容依照不同屬性進行分類。
系統預設四種標籤：決策（Decision）、行動（Action Item）、問題（Question）與標註（Callout）。
直接用滑鼠選取逐字稿區的某段文字，即可加上標籤。
更重要的是，還能預先設計專屬於自己的標籤系統，讓分類邏輯更符合需求！
舉例來說，頭暈腦脹的Emma將標籤系統設計為：
 Decision：總經理的裁示或重要決策。
 Action Item：各部門後續執行的工作。
 Question：灰色地帶的問題、尚未整合的爭議，或是留待下次會議討論的事情。
 Callout：Emma個人執行的工作。

透過這樣的分類方式， Emma為每段發言「劃重點」的同時，也依照不同目的把每個重點分類存放，大幅縮短事後整理會議記錄的時間。

良好的會議記錄必須包含一份清晰的待辦清單，讓所有與會者在會後迅速回顧重要決策，清楚掌握自己的任務。
上至老闆的指示、下至同事的需求，以及每項任務由誰負責、如何執行、回報頻率與完成期限，都是待辦清單必須記錄的內容，也是整理會議記錄最耗時的地方。
如今，AI逐字稿搭配標籤分類功能，簡化了製作會議記錄的程序，讓工作效率倍增！
如果你也想像Emma一樣客製化自己的標籤系統，可在Tactiq的設定頁面（連結附於文末），依序點選Account & Settings→Settings→Tags，即可調整或新增標籤內容。

〔STEP 4〕完成會議記錄
會議記錄的形式可能會因為企業文化或主管偏好而有所不同，常見兩種流派：
 行動方針派：只記錄待辦事項與關鍵決策，省略其他發言內容。簡明易懂，屬於一般企業喜愛選用的方式。
 鉅細靡遺派：按照議程順序或發言先後，詳實記錄每段內容，整理完成的會議記錄讀起來近似逐字稿。屬於政府機關、公務人員常用的方式。

無論你是哪種流派，Tactiq輸出的成果都能滿足需求。
善用標籤功能，能替行動方針派的使用者高速完成待辦清單；經由AI自動生成的逐字稿，則是鉅細靡遺派使用者的一大福音！

技巧再升級
〔技巧1〕優化逐字稿品質
如果你在使用過程中發現語音辨識的效果不佳，逐字稿錯字連篇，請特別留意「轉錄語言」（Transcription Language）的設定。
Tactiq依照轉錄語言生成逐字稿，目前還無法兼顧多種語言。舉例來說，在中文對話的情境，若不小心將轉錄語言設定成英文，就會影響到逐字稿的品質。

〔技巧2〕給重度使用者的4個祕訣
如果你是線上會議的重度使用者，以下還有4個值得嘗試的操作祕訣：
 螢幕截圖：擷取螢幕畫面（例如講者的投影片），自動附帶時間標記，事後輕鬆對照會議內容與截圖畫面。
 連接雲端硬碟，自動儲存記錄。
 AI工具包：讓AI做摘要、條列重點，或為下場會議撰寫議程等。
 字詞替換（Auto-Correct）：替換常見錯字或專業術語。例如，「IP」一詞既代表智慧財產權，而在半導體業又常被視為「矽智財」的簡稱，這類行話都能用Auto-Correct功能，交由系統自動辨識與替換。

AI小講堂
Transcribe（語音轉文字）技術在生成式AI浪潮之下大放異彩。除了本文介紹的Tactiq之外，Scribbl、noty.ai也是功能類似的AI線上會議助手。更廣泛來說，除了製作會議記錄與逐字稿，「替影片建立字幕」也是這種技術的強項，以往勞力密集的工作，如今彈指之間就能完成。
從技術發展來看，語音轉文字技術在英文方面的表現非常令人驚豔，繁體中文在相關領域儘管起步較晚，也正以驚人的態勢成長、茁壯。


將所有會議通知自動寫入行事曆
/Zapier + ChatGPT

「叮咚！」
「叮咚！」
熟悉的提示音響起，資深業務Jeff知道又有新的會議邀請來了。他每天都會被無止盡的會議通知淹沒，有些來自電子信箱，有些來自通訊軟體。
Jeff熟練地一邊在筆電上查看Email，一邊用手機點開Line：

「Dear ALL，
近期將召開部門會議，討論專案進展和Q4的工作分配。
時間訂於下週五（7月12日）上午10點，地點是306會議室，
請各位提前準備相關資料，並準時出席。
祝　工作愉快
祕書部Alice」

「嗨Jeff，總經理臨時有事，明天的會議改到下週一早上九點，先跟你說一聲。」
「大家好，明天下午2點在大會議室簡單討論一下出差行程，請準時出席唷～」
Jeff一邊回覆訊息，一邊將各式各樣的會議通知逐一手動寫到行事曆上，這個繁瑣的整理過程，每個月都要重複無數次，無形中花費了大量時間與精力。
他不禁心想：「要是能有個助手，幫我整合不同來源的會議通知並同步到行事曆裡面，那該有多好！」

Zapier + ChatGPT打造AI行事曆助手
整理行事曆或許是件小事，但是電子信箱堆疊著格式嚴謹的會議邀請，通訊軟體不時彈出夾帶閒聊的通知，想從這些「來源繁多」且「格式各異」的訊息中，提取出開會主題、時間、地點等重要內容，寫到自己的行事曆上，確實是件麻煩事！
接著將結合Zapier及ChatGPT兩款工具，打造專屬自己的AI行事曆助手，自動檢測不同來源、不同格式的訊息，轉化成統一的格式，並無縫導入行事曆中。

操作步驟
〔STEP 1〕設定Zapier自動執行機制
這次我們讓ChatGPT分析不同來源的訊息，轉成統一的格式，再輸入到Google日曆建立行程。由於過程牽涉兩款不同的應用程式，因此需要透過Zapier這個自動化工具串連兩者，建立一個自動執行的機制。
Zapier能把兩個以上的應用程式工作流程串連起來，讓許多重複性高的任務自動執行，操作過程甚至不需要編寫程式，只要在Zapier的網站上選擇符合自己需求的模板，做簡單的調整與設定即可。
我們可以將Zapier的自動化機制想像成「扣扳機→子彈擊出」的概念。例如，ChatGPT生成一段訊息（扣扳機），自動在Google日曆建立會議行程（子彈擊出），也就是說，觸發某個條件，後續的工作就會自動執行。
如果是第一次使用，請先以自己慣用的Google帳號或其他電子郵件帳號註冊。完成後，前往Zapier的「應用程式串接網頁」（連結附於文末）。
依序點擊：get started here→Open action setup window→Allow→Add a new action，設定相關功能細節。
接著在Action欄位輸入：「Google Calendar：Create Detailed Event」。
如果你習慣用Outlook行事曆，此處也可以改為選擇Microsoft Outlook：Create Event。
接著，請按照以下說明進行設定：

 Google Calendar Account：選擇使用哪一個Google帳號的行事曆。
 Calendar：選擇Set a specific value for this field，有些人的Google帳號同時存在工作、家庭、休閒等不同的行事曆，可在此處選擇特定行事曆。
 Start Date & Time：選擇Have AI guess a value for this field，讓AI自動辨識會議開始時間。
 End Date & Time：選擇Have AI guess a value for this field，讓AI自動辨識會議結束時間。
 Summary：選擇Have AI guess a value for this field，讓AI摘要資訊。
 Description：選擇Have AI guess a value for this field，讓AI描述會議內容。
 Location：選擇Have AI guess a value for this field，讓AI自動辨識開會地點。
 Action Name：輸入「行事曆小幫手」，命名以上設定細節。

設定完成後先別急著離開，請複製目前的網址，之後還會派上用場。先將網址命名為「連結B」。
最後點選Enable Action，儲存本次在Zapier的所有設定。

〔STEP 2〕取得AI參考指令
為了讓ChatGPT順利接軌上一步驟設定的自動執行機制，Zapier官方撰寫了一段「AI參考指令」，讓我們能輕鬆將ChatGPT與Zapier串聯在一起。
前往Zapier的人工智慧平台（連結附於文末），在Instructions Template for AI Actions段落處，可以找到一段以「###Rules：」開頭的參考指令，其中多數內容可以直接使用，唯獨「Required Actions：」後方的文字需要全部刪除，並替換為我們先前在Zapier設定的「連結B」。
修改完成後，AI參考指令將會變成下方的形式，暫且將它命名為「指令Z」：

★
###Rules：
- Before running any Actions tell the user that…
###Instructions for Zapier Custom Action:
Step 1. …
Step 2. …
Step 3. …
Step 4. …
Required Actions:
- Action: 行事曆小幫手
Configuration Link: 連結B★

此時先別急著離開這個網頁，請繼續在Get started段落處取得一個以「https://actions.zapier」開頭的連結，我們暫時將它命名為「連結A」。
成功取得指令Z與連結A之後，就能開始設計自己專屬的AI行事曆助手囉！

〔STEP 3〕ChatGPT打造AI行事曆助手
前往ChatGPT：GPTs設定頁面（連結附於文末）。
未來我們會把各式各樣的會議通知全部丟給ChatGPT，為了讓它有規則可循，足以判斷哪些是重要資訊（例如會議時間），哪些是應該排除的雜訊（例如對方的閒聊），我們需要建立一個判斷邏輯，ChatGPT才不會胡亂幫我們設定行程。
舉例來說，行事曆上一個行程至少該具備三個項目：會議主題、日期、時間，我們所下的指令中，就要明確告訴ChatGPT這三項是重要資訊，必須擷取出來，以後才不會產生一個只有日期卻沒有會議主題的行程。
如果你還不熟悉ChatGPT的指令，別擔心，請直接複製以下內容進行設定。

★
 名稱：AI行事曆助手
 說明：自動將會議通知寫入行事曆
 指令：
請從使用者提供的文字中擷取以下資訊，並使用Zapier AI Action「行事曆小幫手」，在Google日曆以繁體中文建立行程。
1. 會議標題
2. 日期時間（開始與結束），若無結束時間，假設會議為1小時
3. 地點
4. 摘要描述
若有需要，請使用「程式碼執行器和資料分析」（Code interpreter）功能。
（……請在此處複製貼上「指令Z」……）
 功能：只勾選「程式碼執行器和資料分析」功能，其他功能請取消勾選。
 建立新動作：選擇「從網址匯入」，貼上連結A，並點擊「匯入」。★

完成以上設定，點擊畫面上方的「建立」就大功告成囉！
更詳盡的GPTs操作步驟與使用，請見第7節。

「叮咚！」
Jeff聽到熟悉的提示音，反射性地點開Line，果然又是新的會議通知。
「嗨Jeff，這個月的進度報告辦在下週二早上九點，地點在大會議室，再麻煩你出席囉。」
Jeff馬上把這段訊息複製、貼上到「AI行事曆助手」，咚咚咚，ChatGPT迅速跑出一段文字，告訴他，已經成功在Google日曆建立行程，真是方便又快速啊！

技巧再升級
〔技巧1〕手機使用更便利
由於首次設定的操作較複雜，建議先使用電腦設定，一旦完成這個AI行事曆小幫手，往後用手機版的ChatGPT即可操作，出門在外也能隨時使用，非常方便！
〔技巧2〕運作異常如何處理
如果ChatGPT出現異常狀況，例如畫面顯示：「無法檢測到配置的Zapier AI Actions」，請回到Zapier應用程式串接網頁，確認「Manage Actions」清單中，我們所創建的「行事曆小幫手」都處於開啟狀態。

AI小講堂
如果你有一個非常渴望被「自動執行」的工作流程，那就很有可能成為Zapier的忠實用戶。Zapier本質上不能算是AI工具，而是一個應用程式集成平台（Application Integration Platform），它的厲害之處在哪裡呢？
從前，不同的應用程式就像一座座孤島，彼此無法溝通，好比我們很難想像ChatGPT生成的內容如何跟Google日曆產生交集，只能自己默默做苦工搬運文字。而Zapier扮演的角色，就是連接這些孤島的跨海大橋，讓許多繁瑣重複的工作流程有了自動化的可能。

自動記錄線上會議的每個重點
/Tactiq

專案經理Emma負責這次新產品的推廣，她一邊盯著電腦螢幕，觀看各部門主管在Google Meet上隔空交火，一邊努力記錄會議重點。
行銷部率先發言：「我們一定要在社交媒體上大力推廣，這樣才能吸引年輕族群！」
研發部不甘示弱地回應：「我們的優勢是產品品質，應該找專家代言，展現我們的技術實力。」
行銷部立刻反駁：「如果不找KOL推廣，消費者根本不會有興趣，我們很快就會被競爭對手超車了！」
研發部則堅持：「一直靠網紅行銷是不夠的，消費者更願意相信專家吧！不然我們做個市場調查，看看哪...

第1章　任務精算力
1 自動記錄線上會議的每個重點／Tactiq
2 高速完成會議後的進度追蹤清單／Whisper JAX + Claude
3 將所有會議通知自動寫入行事曆／Zapier + ChatGPT
4 客製化多種Email模板，提升回信效率／Gemini
5 高速寫完一封流暢的英文信件／ChatGPT Writer
6 用PDCA原則拆解複雜的交辦事項／ChatGPT + PDCA
7 訓練個人專屬的行政小助理／ChatGPT

第2章　活動執行力
8 快速搞定國外差旅行程／ChatGPT
9 用AI安排國內員工旅遊行程／Gemini
10 一人包辦康樂活動（一）：用AI繪製賀卡／Microsoft Designer
11 一人包辦康樂活動（二）：用AI製作配樂／Suno
12 一人包辦康樂活動（三）：用AI製作影片／Clipchamp
13 用AI製作人聲旁白／MyEdit
14 輕鬆設計活動的抽獎工具／Poe

第3章　文書迅捷力
15 一次搞定簡報的設計排版與美編／Gamma + ChatGPT
16 將文字轉為清晰的流程圖／Excalidraw + ChatGPT
17 AI心智圖助你理清思緒／Xmind AI
18 打開AI的創意開關／ChatGPT
19 將文字轉為視覺化圖表／Napkin AI
20 讓AI化身Excel公式助手／ChatGPT
21 自動生成數據統計圖表／ChatGPT
22 AI幫你解決轉檔大小事／ChatGPT
23 批次寄送檔案資料／ChatGPT + Excel VBA

第4章　資料搜索力
24 同步管理紙本名片與數位通訊錄／ChatGPT
25 智慧管理隨身小本本／NotebookLM
26 AI第二大腦幫你管理文件檔案／ChatFile
27 讓網路搜尋精準又有效／Perplexity AI
28 讓你的「稍後閱讀清單」煥發價值／Readwise Reader
29 讓AI成為你的個人筆記助理／ChatGPT
30 AI網頁翻譯又快又準／沉浸式翻譯

第1章　任務精算力
1 自動記錄線上會議的每個重點／Tactiq
2 高速完成會議後的進度追蹤清單／Whisper JAX + Claude
3 將所有會議通知自動寫入行事曆／Zapier + ChatGPT
4 客製化多種Email模板，提升回信效率／Gemini
5 高速寫完一封流暢的英文信件／ChatGPT Writer
6 用PDCA原則拆解複雜的交辦事項／ChatGPT + PDCA
7 訓練個人專屬的行政小助理／ChatGPT

第2章　活動執行力
8 快速搞定國外差旅行程／ChatGPT
9 用AI安排國內員工旅遊行程／Gemini
10 一人包辦康樂活動（一）：用AI繪製賀卡／Microsoft Designer
11 一人包辦康...