職場必修！高效可視化工作術︰不加班、不瞎忙、不崩潰，實現Work-Life Balance！

第1章 「可視化」的共通點
01 人是健忘的生物

本書所謂的「可視化」，就是寫下來的意思，但為什麼必須這麼做呢？
因為人是健忘的生物，一定會忘記。
即使覺得自己「這麼簡單的事情應該記得住，不寫下來也沒關係」，但事後卻想不起來，相信你也有過這樣的經驗。
我自己當然也經歷過無數次這樣的狀況。
所以我決定基本上將想到的事情全都寫下來，預定的行程與別人托付的事情也都要當場記錄。

想不起來的事情是種壓力
那麼，如果想不起來，會發生什麼事情、造成哪些困擾呢？
想不起來的事情會成為壓力，也可能會導致後悔。
如果同樣的事情反覆發生，可能會陷入自我厭惡，而如果忘記了與他人的約定，也會產生寫電子郵件或打電話道歉等多餘的工作。再者，這麼一來，對方對你的信任與信賴也會下降。
這些問題也一樣，只要「寫下來」就可以避免。所以不要過於相信自己，覺得「這麼簡單的事情不用寫下來也記得住」，而是要把「一定會忘記，所以要寫下來」當成基本原則。尤其是與他人的約定或別人的委託，一定要養成記錄的習慣。

立刻寫下來
該採取什麼樣的對策才能防止遺忘呢？
那就是當場立刻寫下來。
不要過於自信地認為自己能記住一切，而是要早點意識到不可能記住所有的事情。請養成確實寫下來，進行「可視化」的習慣。

全部寫下來
「什麼事情要寫，什麼事情可以不用寫呢？」
思考這個問題也會浪費時間。
有人說過，同樣的點子不會出現第二次。如果忘記約定，通常就很難再想起來。
所以不要猶豫到底該不該寫，請抱著如果猶豫就寫下來的想法，不管什麼事情全部都寫下來吧。

不浪費意志力
「全部寫下來」的效果不僅於此。無論是煩惱、猶豫、思考……哪怕是多小的事情，在做決定時都會消耗意志力（Willpower）。
眾所皆知，蘋果的共同創辦人史蒂夫•賈伯斯（Steve Jobs），生前每天都堅持相同的打扮――黑色高領毛衣搭配牛仔褲，腳下踩著休閒鞋。
美國前總統歐巴馬（Barack Hussein Obama II），也以每天穿著同樣的西裝而聞名。
「我總是穿灰色或藍色的西裝，這樣做可以減少我必須做的決定。我沒有多餘的心力去決定要吃什麼、穿什麼，因為我還有一大堆必須做的決策。」
歐巴馬總統如此回答。
史蒂夫•賈伯斯與歐巴馬總統可說是透過徹底減少必須做的決定，讓自已更進一步地專注在真正重要的事情與自己的目標上。
大家都有許多必須在重要場合做出決策的時候吧？
意志力，也就是「Willpower」，總是在早上起床時補滿，但每當進行微小的決策時，就會在反覆的猶豫與思考中逐漸減少。
我們必須將這種寶貴的力量保留給重大決策，因此必須減少猶豫、煩惱和思考的次數。
當猶豫、煩惱與思考愈少，就愈能集中精力在真正需要專注的事情上。
除了記錄下來之外，當感到猶豫時，就決定去做吧。這麼一來，就能將精力使用在真正重要的事情上。

在同個地方寫下
好不容易寫下來了，但如果找不到或無法回顧，那就和沒寫一樣。一定要記住自己寫在哪裡，所以建議集中在同一個地方。
我也曾有一段時間，同時使用手帳與Google行事曆這兩種工具管理行程。但好幾次都因為忘記合併，結果行程只記在其中一項工具裡，導致錯過了約定。
因此，請將行程與任務集中在一處管理。

放在隨時可見的地方
將必須確認的事項，例如任務與攜帶物品清單等寫進記事本後，將記事本擺在想看隨時都能看的地方非常重要。
不過，如果在不需要查看時擅自進入視線，也會導致專注力在這個瞬間被打斷，這樣也不行。
請放在如果沒有特別注意時不會看到，但想看時立刻就能查看的地方。

放在行動路徑上
如果記事本上寫著絕對不能忘記的事情，就應該放在你的行動路徑上。
舉例來說，如果你列出了攜帶物品清單，就應該貼在一定會看到的書桌上或玄關的門板上；如果是任務清單，則應該寫在能夠與手帳或Google行事曆等同時查看的地方；也曾聽過有人會把要帶的東西放在明天準備要穿的鞋子裡。

為未來的自己寫得清楚明瞭
日後回顧自己所寫的備忘時，如果字跡過於潦草導致難以辨認，或者能夠辨認卻想不起來是什麼意思，那就失去寫下來的意義。不僅寫下來變成白費功夫，也會因為想不起來而產生壓力。
為了避免這種情況，方便日後回顧時能夠讀懂內容，請務必為了未來的自己寫得更清楚明瞭。

為了遺忘而寫下來
「記住」這個行為，其實等同於在腦中反覆回想，避免自己遺忘，會對大腦帶來負擔。這麼一來，就難以專注於眼前的事情了。
因此，請更積極地「為了遺忘而寫下來」。
為了專注於當下，我們能夠做的就是將其他事情寫下來然後忘記。這樣大腦就能輕巧地運作，發揮更高的效能。

02 結合數位與傳統工具的優點

說到記錄工具，有手帳、筆記本等紙本傳統工具，也有電腦與智慧型手機等電子工具。這兩種工具不分優劣，各有各的優缺點。
首先，就讓我們來看看數位與傳統各自的優點和缺點。

數位工具的優點
首先是數位工具的優點。

不需反覆輸入定期性任務或行程，可以省去麻煩
這無疑是數位工具的最大優點。重複的行程或任務只要輸入一次，系統就會依照設定的頻率自動生成。因此，我也會將例會或討論輸入Google行事曆並設定為重複行程。
此外，我還會將每日或每周重複的任務輸入到Toodledo這款任務管理APP中，設定為重複的任務進行管理。只要設定為每日重複的任務，並在當天完成後勾選，隔天的任務就會立刻自動生成，非常方便。
如果是手寫，就需要每次都把行程與任務寫下來，相較之下，數位工具非常適合我這種很怕麻煩，不想反覆做同樣事情的人。

協助提醒（通知）
通知功能就和自動重複一樣方便。
我在輸入行程時，一定會設定在會議、討論或是外出時間的十分鐘前響鈴提醒。
儘管如此，我也曾在專注工作時，沒有注意到電腦或手機的響鈴通知。這樣的情況發生過好幾次，因此後來我將通知也同步到Apple Watch，即使工作再專注，震動也會傳遞到手腕，這麼一來就不會再錯過行程。
此外，我也有好幾次在搭乘電車時，因為讀書或校稿過於專注而坐過站。為了避免這種情況，我現在會在到站前一分鐘設置計時器提醒。

搜尋方便
需要回顧過去行程與任務的機會或許不多，但在使用數位工具時，就可以輕鬆搜尋。
舉例來說，如果想確認上次討論A專案的日期，只要輸入「A專案」就能找到；如果想知道與某B會面的時間，只需輸入「B」即可。

能夠分享給別人
有些公司會使用Outlook等數位行程管理工具來將行程共享給團隊成員，我的公司就是這樣。除了秘書以外，我想很少人會試圖去管理別人的行程，但有時候知道別人的行程會比較方便，例如安排下次會議時，即使當事人不在也能決定時間。
同樣地，在同事離開座位時，如果其他人接到電話，只要知道同事的行程，就能告知來電者對方在何處，例如是在公司內開會還是外出；若是外出，會不會再回公司、回來的時間大概是幾點等。

紙本工具的優點
接下來是紙本工具的優點。

具有彈性
以紙本工具寫下來，最大優點就在於其彈性。
電腦與智慧型手機的應用程式確實方便。但Excel主要用於表格計算，Word主要用於文書輸入，只能在限定的條件中發揮作用。至於智慧型手機的應用程式，雖然特定功能優異，但反過來說也意味著缺乏彈性。
這代表使用電子設備進行輸入時，必須在規定的框架內操作，這對於寫出腦中的想法，也就是進行「可視化」時是個缺點。
想要改變文字顏色、用螢光筆突顯重點、畫圖、用線連接A和B、自由排版……。當出現這些需求時，數位與紙本何者較快速，答案應該很明顯。

資訊一目了然
相較於智慧型手機的螢幕，手帳或筆記本能夠一次看到更多的資訊。
畢竟在安排行程、回顧備忘時，總是希望能夠盡可能更廣範圍地查看。所以能夠一目了然的空間更大、資訊量更多的紙本式手帳與筆記本，在這些情境下比智慧型手機等數位工具更具優勢。

不需啟動時間
手帳或筆記本只要攤開就能立即使用，不需任何啟動時間，也不用擔心電池耗盡或是訊號不良。
紙本式的筆記本或手帳，在搜尋性、輸入重複行程或任務方面，確實比不上數位工具，但只要稍微花點工夫，這些問題還是可以克服。
舉例來說，即使是紙本工具，也可以利用浮貼的便利貼來吸引注意力，或者將重複的行程與任務寫在便利貼上，每次完成後就貼到下次預定的日期等。
除此之外，使用智慧型手機管理行程時，很難邊講電話邊確認或添加行程，但手帳則能輕鬆應對這點。

結合數位與紙本的優點
我以前曾寫過手帳術的書，所以有點猶豫到底該不該把這件事寫出來，總之，我現在主要使用數位工具來管理與他人的約定以及每日任務。
但即便使用數位工具，也不代表我不再使用紙本手帳。
詳細內容會在第三章介紹，簡而言之，我仍然會以手寫的方式，記錄當天的重要任務與預定行程。
如同前面的介紹，數位與紙本各有優缺點。
數位工具與紙本工具都是工具，並非只能選擇其中一種，根據需求靈活運用即可。請根據自己方便、適合的方式，結合兩者的優點進行使用吧！

03 手寫的好處
到目前為止所寫的內容，可能會讓人以為數位工具還是更具優勢，但實際上並非如此。
將不需要記住的簡單事項，或是一再重複的事情可視化時，我確實建議使用數位工具，但除此之外的內容，我則推薦用手寫。
手寫文字相較於用鍵盤打字，是一種更複雜的動作，因此能對大腦帶來更多刺激。手寫能夠同時活化大腦的多個區域，即使是相同的文字，也能刻在大腦更深層的地方。
這麼一來，比起輸入到電腦或手機等數位設備，手寫更能長時間且確實地記住資訊。
在某項研究中發現，被要求在課堂上手寫筆記的學生，最後考試的平均分數比用電腦輸入的學生更高。此外，報告也顯示，手寫筆記的學生在考試結束後，也能記住筆記內容更長時間。
這代表如果用手寫下，即使不刻意去背誦，也能自動記住寫下的內容。正因為我知道這點，所以即使我的字跡經常潦草到連自己都看不懂，我也會盡量用手寫。
基於這些理由，我強烈建議將重要的事項用手寫下來。

04 從「想像結果」開始

我在寫下任務或行程時，會注意一件事情，那就是「從想像結果開始」。
所謂的「想像結果」，指的是想像完成的形態或目標。
我在建設公司從事設計工作，而各位也知道，建築物不會憑空開始建造，一定會有設計圖。
設計圖是設計者將對於完成形態的想像，例如「想要製作這樣的東西」、「想要這樣的顏色和形狀」等，並將這樣的想像透過「圖紙」表現出來。
各位應該也看過刊登平面圖與完工想像圖的建案廣告吧？
此外，像「○○建設工程」這樣的計畫啟動時，首先決定的就是竣工日，也就是建築物完工日期。
建設工程會從建築物完工並交付給客戶的日期往回推，在過程中設定多項進度檢核點，例如「○月○日前要完成ＸＸ」等，確認工程是否如期進行。
這樣的做法不僅限於建設工程。
工作必定有期限，如果著手時想著「有時間再做」，那可能永遠都無法完成。應該從截止日期開始往回推，在過程中設置進度檢核點，並依照進度行動。
這麼一來，就不會因為在截止日期前匆忙開始而導致只能完成低品質的工作。
你希望完成什麼樣的成果呢？
先想像完成形態，然後由此往回推算。請養成這樣的習慣。

第1章 「可視化」的共通點
01 人是健忘的生物

本書所謂的「可視化」，就是寫下來的意思，但為什麼必須這麼做呢？
因為人是健忘的生物，一定會忘記。
即使覺得自己「這麼簡單的事情應該記得住，不寫下來也沒關係」，但事後卻想不起來，相信你也有過這樣的經驗。
我自己當然也經歷過無數次這樣的狀況。
所以我決定基本上將想到的事情全都寫下來，預定的行程與別人托付的事情也都要當場記錄。

想不起來的事情是種壓力
那麼，如果想不起來，會發生什麼事情、造成哪些困擾呢？
想不起來的事情會成為壓力，也可能會導致後悔。
如果同樣的事情反...

前言 什麼是「可視化」？

你聽過「可視化」這個詞嗎？
或許有人會說：「聽過啊，那不就是製造現場用來解決問題的方法嗎？」
可視化的概念最早出現在二〇〇六年，由豐田汽車（TOYOTA）這家公司從改善業務活動的角度提出。創造可視化這個名詞的豐田，也將其定義為「使問題變得可見」，因此這樣的理解並沒有錯。
然而，不是只有製造現場才能夠利用可視化改善業務，這個概念也適用於需要進行思考和產出知識的工作。
那麼，在「知識生產」的現場，可視化的目的是什麼呢？
我們為什麼要進行可視化呢？
如果不能實現可視化，會發生哪些問題呢？
首先，如果沒有做到可視化，就容易在工作上出現疏忽、遺漏、遺忘等失誤，導致工作無法有效率地進行。
就算你只被交辦一項工作，要完成這項工作也必須掌握許多要點吧？
這項工作預期達成的目標是什麼？
為了達成這個目標，需要做到哪些關鍵的事情呢？

如果進行工作時沒有把該做的事情寫下來，使其變得可視化，可能就會漏掉一、兩件。如果工作的品質不符合上司的期望，當然就必須從頭來過。而從頭來過是工作中最浪費時間的事情，不僅如此，還會造成極大的精神壓力，所以應該極力避免。
只要做好可視化，就能避免遺忘之類的失誤，也能改善工作效率。而只要不發生失誤，周圍的人對你的信賴感就會提升，這也將成為你本身的優勢。
此外，人們在面對未知的事物時，會產生恐懼與不安的情緒。
這可能是因為「未知事物可能會帶來危害！」的意識運作，這種情緒已經內建在基因層面，藉此提醒我們注意。
在恐怖電影與鬼屋當中，最可怕的往往是怪物即將出現的場景。
工作時也是同理，當我們準備處理未知的工作時，也會因為害怕開始而忍不住拖延。最後愈來愈失去動力，導致原本應該更早進行的工作產生延誤，最終因此而感到後悔。
面對這種未知的工作時也一樣，只要我們將「不知道的部分」和「目標是什麼」寫出來並加以整理，就能掌握下一步動作以及必須完成的事項。「可視化」也可以說是一種將未知事物轉化為已知形態的做法。
換句話說，只要習得接下來即將介紹的可視化技術，就能實現以下的成果：
讓該做的事情變得明確，消除對開始工作的恐懼，使工作不再拖延。
因為有寬裕的時間能夠展開工作，所以也能冷靜地處理事務。
避免工作出現疏忽、遺漏、遺忘、期限延遲等失誤。

我之所以會像這樣以「工作的可視化」為主題寫這本書，是有原因的。其實在大約十年前，我所有的工作都只在腦中思考，完全沒有進行可視化。因此總是被截止日期追著跑，而且要做的事情不夠明確，卻還是草率地開始，結果就是在進行時必須反覆修改。就算花了很多時間，我依然覺得自己只能做出低品質的成果。
「我正在做了，馬上就會完成。」
我曾多次像蕎麥麵店的外賣員一樣，給出這種敷衍的回覆。
因為總是在截止前的最後一刻才匆忙開始，所以熬夜甚至通宵工作變得司空見慣。我甚至覺得「工作是被迫的」、「都是些無聊的作業」。
這讓我陷入了輕度的憂鬱狀態。
我意識到不行這樣下去，必須做點改變，因此開始將各種事項寫下來，也就是進行了「可視化」。
結果，我現在幾乎不再需要加班了。我變得能夠自動自發地提前處理工作，不再被人催促，也沒有被迫工作的感覺。
如此一來，最嚴重時曾經每月超過一百二十小時的加班時間，如今減少到了大約二十小時左右，工作時間縮短了三〇％以上。
當然，工作成果的品質並沒有下降。不僅如此，儘管難以量化，但我有自信工作成果確實提高了二〇％～三〇％。我成功地實現了縮短工時與提高成果的雙重目標。
我寫這本書的理由，就是希望能幫助像過去的我一樣，因工作而承受壓力的人。
在這本書當中，我將介紹如何透過以下步驟來進行工作的可視化，藉此更有效率地處理工作，並能夠將時間用在真正想做的事情上。

第一章介紹了將工作可視化時的共通點。無論是使用手帳、筆記本還是便條，這些工具在記錄時都有許多共通之處。
第二章會說明將任務與待辦事項可視化的方法。因為任務與待辦事項一旦變得清晰可見，就更容易著手進行。
第三章則會介紹如何將行程可視化。若是見招拆招的行動，會讓你不知道何時才能完成工作。如果沒有明確的結束時間，也不會知道何時才能展開下一項工作。這是非常重要的部分，因此我將安排充分的篇幅，詳細介紹具體的方法。
第四章是行動的可視化。人的記憶不僅模糊，還會只記得自己想記的部分。為了確實掌握事實，行動可視化也是非常重要的步驟。
第五章將介紹如何把日常的靈感與想法可視化。畢竟難得想出了絕佳的點子，最後卻忘記了，這些點子就無法被利用。
本書最後的第六章，則會介紹將夢想與目標可視化的方法。夢想與目標也是我們在處理日常必須事項時的「動力開關」，因此請好好地整理清楚吧！

這本書按照工作進行的順序寫成，閱讀時請一邊回顧自己進行工作的方式。如果是今天就能做到的事情，希望各位立刻就用來改善工作的進行方式，不要等到明天。
因此，請在閱讀時把現在面臨到的問題放在腦海裡，相信你一定能找到解決問題的線索。

前言 什麼是「可視化」？

你聽過「可視化」這個詞嗎？
或許有人會說：「聽過啊，那不就是製造現場用來解決問題的方法嗎？」
可視化的概念最早出現在二〇〇六年，由豐田汽車（TOYOTA）這家公司從改善業務活動的角度提出。創造可視化這個名詞的豐田，也將其定義為「使問題變得可見」，因此這樣的理解並沒有錯。
然而，不是只有製造現場才能夠利用可視化改善業務，這個概念也適用於需要進行思考和產出知識的工作。
那麼，在「知識生產」的現場，可視化的目的是什麼呢？
我們為什麼要進行可視化呢？
如果不能實現可視化，會發生哪些問題呢？
首...

前言 什麼是「可視化」？
第1章 可視化的共通點
01 人是健忘的生物
02 結合數位與傳統工具的優點
03 手寫的好處
04 從想像「結果」開始
第2章 將任務和待辦事項可視化
01 將任務可視化就能讓人安心
02 消除疏忽與遺漏
03 提升思考與工作的層次及速度
04 步驟 1：列出所有事項
05 步驟 2：下一步行動是否有多個步驟？
06 是否能夠將任務細分？
07 步驟 3：細分任務
08 步驟 4：設定所需時間
09 步驟 5：設定期限
10 步驟 6：列入任務／待辦事項清單
11 製作空檔時間用的待辦事項清單
12 製作交通時間用的待辦事項清單
13 將所需物品也記錄在清單上
第3章 將行程可視化
01 行程中也要記錄與自己的預約
02 為什麼要將行程可視化？
03 工作的八成取決於進度安排
04 將作業時間可視化
05 記錄所需時間
06 記錄下班＆最後接受任務的時間
07 在時間表中填入工作事項
08 在時間表中預留緩衝時間
09 為所有工作設定「截止時間」
10 使用每日回顧表來製作時間表
11 設定製作時間表的時機
12 養成每天早上製作時間表的習慣
第4章 將行動可視化
01 為什麼要將行動可視化？
02 記錄所有行動
03 記錄能使人意識到浪費
04 透過行動記錄找出黃金時段
05 制定適合自己的行程表
06 使用筆記本的行動記錄法
07 將預定行程與實際結果並列比較
08 回顧並可視化
09 保留回顧的時間
10 回顧項目也要不斷改善
11 在行程表的空白欄位記錄實際結果
12 在生活記錄管理APP輸入實績
13 在待辦事項清單中記錄實績與回顧
14 在行動記錄欄中記錄
15 回顧整體筆記
16 在回顧表中寫下八個項目
17 在習慣檢查清單中記錄
18 使用KPWAS進行回顧
19 根據今日的課題制定明天的計畫
20 回顧本周的每周回顧
21 安排每周回顧的時間
22 記錄每周回顧
第5章 將靈感可視化
01 靈感是機會之神
02 寫備忘錄是為了遺忘
03 「外部備忘錄」與「內部備忘錄」
04 隨身攜帶記事本和筆
05 推薦使用按壓式多色筆
06 書寫與回顧密不可分
07 一頁一個主題
08 讓備忘靜置熟成
09 活用母艦筆記本與便利貼
10 製作便利貼記事本的方法
第6章 將夢想和目標可視化
01 自己按下「動力開關」
02 目標是什麼？
03 將最棒的自我形象可視化
04 製作願景圖
05 記錄想做的事情
06 目標要均衡！
07 為夢想加上期限
08 將目標依循SMART法則可視化
09 將大目標分解成小目標
10 將理想的時間表可視化
結語 從「時間管理」到「生活管理」

前言 什麼是「可視化」？
第1章 可視化的共通點
01 人是健忘的生物
02 結合數位與傳統工具的優點
03 手寫的好處
04 從想像「結果」開始
第2章 將任務和待辦事項可視化
01 將任務可視化就能讓人安心
02 消除疏忽與遺漏
03 提升思考與工作的層次及速度
04 步驟 1：列出所有事項
05 步驟 2：下一步行動是否有多個步驟？
06 是否能夠將任務細分？
07 步驟 3：細分任務
08 步驟 4：設定所需時間
09 步驟 5：設定期限
10 步驟 6：列入任務／待辦事項清單
11 製作空檔時間用的待辦事項清單
12 製作交通時間用的待辦事項清單
13 將所需物品也記錄在...