谷口和信

前言 什麼是「可視化」？

第1章 可視化的共通點
01 人是健忘的生物
02 結合數位與傳統工具的優點
03 手寫的好處
04 從想像「結果」開始

第2章 將任務和待辦事項可視化
01 將任務可視化就能讓人安心
02 消除疏忽與遺漏
03 提升思考與工作的層次及速度
04 步驟 1：列出所有事項
05 步驟 2：下一步行動是否有多個步驟？
06 是否能夠將任務細分？
07 步驟 3：細分任務
08 步驟 4：設定所需時間
09 步驟 5：設定期限
10 步驟 6：列入任務／待辦事項清單
11 製作空檔時間用的待辦事項清單
12 製作交通時間用的待辦事項清單
13 將所需物品也記錄在清單上

第3章 將行程可視化
01 行程中也要記錄與自己的預約
02 為什麼要將行程可視化？
03 工作的八成取決於進度安排
04 將作業時間可視化
05 記錄所需時間
06 記錄下班＆最後接受任務的時間
07 在時間表中填入工作事項
08 在時間表中預留緩衝時間
09 為所有工作設定「截止時間」
10 使用每日回顧表來製作時間表
11 設定製作時間表的時機
12 養成每天早上製作時間表的習慣

第4章 將行動可視化
01 為什麼要將行動可視化？
02 記錄所有行動
03 記錄能使人意識到浪費
04 透過行動記錄找出黃金時段
05 制定適合自己的行程表
06 使用筆記本的行動記錄法
07 將預定行程與實際結果並列比較
08 回顧並可視化
09 保留回顧的時間
10 回顧項目也要不斷改善
11 在行程表的空白欄位記錄實際結果
12 在生活記錄管理APP輸入實績
13 在待辦事項清單中記錄實績與回顧
14 在行動記錄欄中記錄
15 回顧整體筆記
16 在回顧表中寫下八個項目
17 在習慣檢查清單中記錄
18 使用KPWAS進行回顧
19 根據今日的課題制定明天的計畫
20 回顧本周的每周回顧
21 安排每周回顧的時間
22 記錄每周回顧

第5章 將靈感可視化
01 靈感是機會之神
02 寫備忘錄是為了遺忘
03 「外部備忘錄」與「內部備忘錄」
04 隨身攜帶記事本和筆
05 推薦使用按壓式多色筆
06 書寫與回顧密不可分
07 一頁一個主題
08 讓備忘靜置熟成
09 活用母艦筆記本與便利貼
10 製作便利貼記事本的方法

第6章 將夢想和目標可視化
01 自己按下「動力開關」
02 目標是什麼？
03 將最棒的自我形象可視化
04 製作願景圖
05 記錄想做的事情
06 目標要均衡！
07 為夢想加上期限
08  將目標依循SMART法則可視化
09 將大目標分解成小目標
10 將理想的時間表可視化
結語 從「時間管理」到「生活管理」

前言

什麼是「可視化」？

　　你聽過「可視化」這個詞嗎？

　　或許有人會說：「聽過啊，那不就是製造現場用來解決問題的方法嗎？」

　　可視化的概念最早出現在二〇〇六年，由豐田汽車（TOYOTA）這家公司從改善業務活動的角度提出。創造可視化這個名詞的豐田，也將其定義為「使問題變得可見」，因此這樣的理解並沒有錯。

　　然而，不是只有製造現場才能夠利用可視化改善業務，這個概念也適用於需要進行思考和產出知識的工作。

　　那麼，在「知識生產」的現場，可視化的目的是什麼呢？

　　我們為什麼要進行可視化呢？

　　如果不能實現可視化，會發生哪些問題呢？

　　首先，如果沒有做到可視化，就容易在工作上出現疏忽、遺漏、遺忘等失誤，導致工作無法有效率地進行。

　　就算你只被交辦一項工作，要完成這項工作也必須掌握許多要點吧？

　　這項工作預期達成的目標是什麼？

　　為了達成這個目標，需要做到哪些關鍵的事情呢？

　　如果進行工作時沒有把該做的事情寫下來，使其變得可視化，可能就會漏掉一、兩件。如果工作的品質不符合上司的期望，當然就必須從頭來過。而從頭來過是工作中最浪費時間的事情，不僅如此，還會造成極大的精神壓力，所以應該極力避免。

　　只要做好可視化，就能避免遺忘之類的失誤，也能改善工作效率。而只要不發生失誤，周圍的人對你的信賴感就會提升，這也將成為你本身的優勢。

　　此外，人們在面對未知的事物時，會產生恐懼與不安的情緒。

　　這可能是因為「未知事物可能會帶來危害！」的意識運作，這種情緒已經內建在基因層面，藉此提醒我們注意。

　　在恐怖電影與鬼屋當中，最可怕的往往是怪物即將出現的場景。

　　工作時也是同理，當我們準備處理未知的工作時，也會因為害怕開始而忍不住拖延。最後愈來愈失去動力，導致原本應該更早進行的工作產生延誤，最終因此而感到後悔。

　　面對這種未知的工作時也一樣，只要我們將「不知道的部分」和「目標是什麼」寫出來並加以整理，就能掌握下一步動作以及必須完成的事項。「可視化」也可以說是一種將未知事物轉化為已知形態的做法。

　　換句話說，只要習得接下來即將介紹的可視化技術，就能實現以下的成果：

　　讓該做的事情變得明確，消除對開始工作的恐懼，使工作不再拖延。

　　因為有寬裕的時間能夠展開工作，所以也能冷靜地處理事務。

　　避免工作出現疏忽、遺漏、遺忘、期限延遲等失誤。

　　我之所以會像這樣以「工作的可視化」為主題寫這本書，是有原因的。其實在大約十年前，我所有的工作都只在腦中思考，完全沒有進行可視化。因此總是被截止日期追著跑，而且要做的事情不夠明確，卻還是草率地開始，結果就是在進行時必須反覆修改。就算花了很多時間，我依然覺得自己只能做出低品質的成果。

　　「我正在做了，馬上就會完成。」

　　我曾多次像蕎麥麵店的外賣員一樣，給出這種敷衍的回覆。

　　因為總是在截止前的最後一刻才匆忙開始，所以熬夜甚至通宵工作變得司空見慣。我甚至覺得「工作是被迫的」、「都是些無聊的作業」。

　　這讓我陷入了輕度的憂鬱狀態。

　　我意識到不行這樣下去，必須做點改變，因此開始將各種事項寫下來，也就是進行了「可視化」。

　　結果，我現在幾乎不再需要加班了。我變得能夠自動自發地提前處理工作，不再被人催促，也沒有被迫工作的感覺。

　　如此一來，最嚴重時曾經每月超過一百二十小時的加班時間，如今減少到了大約二十小時左右，工作時間縮短了三〇％以上。

　　當然，工作成果的品質並沒有下降。不僅如此，儘管難以量化，但我有自信工作成果確實提高了二〇％～三〇％。我成功地實現了縮短工時與提高成果的雙重目標。

　　我寫這本書的理由，就是希望能幫助像過去的我一樣，因工作而承受壓力的人。

　　在這本書當中，我將介紹如何透過以下步驟來進行工作的可視化，藉此更有效率地處理工作，並能夠將時間用在真正想做的事情上。

　　第一章介紹了將工作可視化時的共通點。無論是使用手帳、筆記本還是便條，這些工具在記錄時都有許多共通之處。

　　第二章會說明將任務與待辦事項可視化的方法。因為任務與待辦事項一旦變得清晰可見，就更容易著手進行。

　　第三章則會介紹如何將行程可視化。若是見招拆招的行動，會讓你不知道何時才能完成工作。如果沒有明確的結束時間，也不會知道何時才能展開下一項工作。這是非常重要的部分，因此我將安排充分的篇幅，詳細介紹具體的方法。

　　第四章是行動的可視化。人的記憶不僅模糊，還會只記得自己想記的部分。為了確實掌握事實，行動可視化也是非常重要的步驟。

　　第五章將介紹如何把日常的靈感與想法可視化。畢竟難得想出了絕佳的點子，最後卻忘記了，這些點子就無法被利用。

　　本書最後的第六章，則會介紹將夢想與目標可視化的方法。夢想與目標也是我們在處理日常必須事項時的「動力開關」，因此請好好地整理清楚吧！

　　這本書按照工作進行的順序寫成，閱讀時請一邊回顧自己進行工作的方式。如果是今天就能做到的事情，希望各位立刻就用來改善工作的進行方式，不要等到明天。

　　因此，請在閱讀時把現在面臨到的問題放在腦海裡，相信你一定能找到解決問題的線索。