節省工時的100種方法：我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會，品質與速度兼顧的時短工作術，不用拚命就有高績效。

名人推薦：自媒體顧問／理白小姐Elaine
天空島工作室主理人／Skyra Li

以大到小的原則安排順序

為了高效推動工作進度，思考工作的優先順序是不可或缺的步驟。
多數人都知道，思考優先順序的基本原則是：從截止日最近的任務開始執行。然而，如果總是以「期限」來採取行動，就會每天都陷入被追趕的壓力中。更重要的是，這樣的排序真的是高效的做法嗎？事實上，這個問題常被忽略。換句話說，以截止日為優先，未必就是最佳做法。
當然，遵守截止日期對商務人士來說非常重要。但在思考優先順序時，更該留意的是――要優先處理需要多人參與的任務。
因為需要多人參與的任務，必須花時間協調內容。舉凡調整多人的行程、將工作外包、配合對方的情況修改截止日期，或是在對方進度延誤時補救……只要工作牽涉到自己以外的人，通常都要投入許多時間與心力。
除了從截止日期最近的任務著手這個大原則外，許多人也直覺認為耗時的工作必須提早開始。其中，多人參與的工作正是最耗時的類型。因此，請你務必最優先處理這類任務，在等待他人完成負責的部分或成果的空檔，再推動自己可以獨立執行的工作。只要這麼做，就能避免降低工作效率。
換個方式來說，你可以想像是以「大到小」的原則來安排順序。「大」指的是牽涉多人，或是本身就需要較長時間完成的工作。「小」則是參與人數少，或是自己就可獨立完成的任務。按照「大到小」來規畫行程或決定執行順序，你就可以更高效率的推進工作，也能減少動輒被截止日追趕的窘境。

POINT：工作開始的順序，要以「大到小」的原則來思考。

告訴對方「無須回覆」

用單純的角度思考，收到的郵件數量越少，處理郵件的時間就越少。所以，我們不妨一起來想，有沒有什麼方法能稍微減少收件的數量？
舉例來說，像是常見的「已知悉，我很期待」、「了解。麻煩您了」這類僅為表達了解的郵件，其實有一種方便的寫法，能讓對方不必再特地寄給你。
那就是加上「無須回覆」、「您不必再回信」這樣的句子。
對方通常是為了傳達「我有好好讀信，並且了解信中所寫內容」的意圖，才會出於善意的回覆信件。也有些人認為「要是不好好回信，搞不好對方會以為我沒讀信而感到不安」，因為這樣的過度設想而選擇寄信。對於這樣的對象，你只要刻意傳達前述語句，讓對方知道「原來不回信也沒關係呀！」就可以了。
此外，若是日程協調類的郵件往返，只要加上「若上述日期不方便，請再回覆即可」、「如要更改時間，請在○日前與我聯繫」這樣的句子，一封徹底省去無謂來回溝通的郵件就完成了。
大家都一樣忙碌。如果不必寫「已了解」這類回覆郵件，對方也能因此節省時間。事先替對方排除要不要回覆的煩惱，絕對是非常貼心的考量。
這樣的方法，不僅適用於行程調整的郵件往來，對於寄給多人參加的聚會或活動通知郵件、分享照片或小型文件的郵件，甚至是寄送包裹的通知郵件，也都能發揮極大的效果。當一大堆人回覆「了解、收到」之類的郵件時，即使知道那是對方的善意，但光是瀏覽也會耗費相當大量的時間。請務必嘗試使用「無須回覆」這樣的句子。

POINT：告訴對方「無須回覆」，是貼心的考量。

資料完成3成，就先確認

有沒有人曾經發生過，拚命完成了一份資料，交給主管確認後，卻被挑出好幾個錯誤，甚至被要求重做？如果你曾有這樣的苦澀經驗，那麼從下次開始，請務必在完成大約3成時，就先拿去給主管過目吧！這時候，你可以加上「我打算用這樣的感覺製作，您覺得如何？」這句話來請他確認。
所謂完成3成，是指已有大致架構與配置概念，也就是處於草稿、雛形的狀態。即使文字或數據還是空白的也沒關係。總而言之，在設計圖的階段，就先請主管確認方向與是有否遺漏。在這個階段請主管看，他一定會提出某些建議，例如「這個內容也要加進去」、「那份數據最好也放進來」等。你再依主管意見，將文字或數據填入，逐步完成細節。
就算被主管說「完全不對」、「重做」，只要還在3成的階段，損失也有限，反而應該慶幸：「幸好在最後完成前就知道老闆的想法了！」相反的，如果你是交辦任務的一方，請團隊成員或部屬製作資料時，為節省彼此的時間與精力，一定要在初期就確實的共享這份資料的目的或目標。
舉例來說，這份資料是以獲得客戶為目的？還是為了向公司內部高層展示，並取得專案的核准？目的不同，所需的資訊、呈現方式也將有所差異。只要確實的共享目標，就不容易出現大幅偏離方向的結果。
同時，如果你有可作為基礎的過去資料或範例，也應提供給對方。節省對方的心力、避免無謂浪費，就是幫助你自己省心又省力。此外，為了避免因電腦作業系統不同而導致文字亂碼，完成的資料請別忘了轉存為PDF的格式。

POINT：確認目標後，再開始製作資料。

檔案命名至少加入2個關鍵字

花時間找東西，是省時的敵人。凡是可能讓你心想「東西跑到哪去了？」的情況，都應該事先排除，才能真正省下無謂的浪費。
雖然清楚知道「什麼東西放在哪」是基本原則，但對於資料檔案，還有一個重點應該特別留意：命名。
如果你在資料夾裡找不到想要的檔案，或是只記得幾週前下載過，卻完全不記得自己放在哪，這時候你會怎麼做？你大概會選擇搜尋吧？而在這個時候，你必定會一邊回想檔名是什麼，一邊輸入關鍵字。
反過來說，在替檔案命名時，你必須以「搜尋」為前提來思考。具體來說，就像是以下這樣的概念。

不好的範例
「202501 銷售匯總」
「202501A 公司簡報資料」

好的範例
「202501 月度銷售匯總_ 關東分店_ 最終版」
「202501A 公司簡報資料_ 系統建置提案」

重點是，要加入2個以上的關鍵字。在搜尋時，如果只輸入1個詞彙，幾乎都會跳出多筆符合條件的資料。但只要輸入2個詞彙，一次就找到檔案的可能性將會提高。
此外，郵件的標題或內文也是同樣道理。請一邊思考「如果之後要搜尋，我會輸入哪些字？」一邊將這些關鍵字都寫進去。回覆對方寄來的郵件也一樣，只要你撰寫句子時意識到這一點，搜尋效率必然提升。

POINT：資料要以「搜尋」為前提，加入2個以上的關鍵字來命名。

以大到小的原則安排順序

為了高效推動工作進度，思考工作的優先順序是不可或缺的步驟。
多數人都知道，思考優先順序的基本原則是：從截止日最近的任務開始執行。然而，如果總是以「期限」來採取行動，就會每天都陷入被追趕的壓力中。更重要的是，這樣的排序真的是高效的做法嗎？事實上，這個問題常被忽略。換句話說，以截止日為優先，未必就是最佳做法。
當然，遵守截止日期對商務人士來說非常重要。但在思考優先順序時，更該留意的是――要優先處理需要多人參與的任務。
因為需要多人參與的任務，必須花時間協調內容。舉凡調整多人的...

推薦序一
時間有限，但你可以無限精彩
自媒體顧問／理白小姐Elaine

你有沒有這樣的經驗？當你終於忙完一整天的工作，坐在沙發上滑著手機、看著別人的生活，內心卻浮現一絲空虛與疲憊。不是不努力，只是總覺得「忙完了這些，才是我真正的生活」。但為什麼，真正的生活總是遲遲未開始？
作為一位自媒體行銷顧問，我接觸過無數正在努力突破現狀、追求自由與價值的女性。她們才華洋溢，對世界充滿渴望，但常常被工作、責任、期待壓得喘不過氣。她們想要時間自由，卻又被時間追著跑；想讓生活更有節奏，卻被待辦事項搞得心浮氣躁。
這就是為什麼，當我讀到這本《節省工時的100種方法》，內心有種「天啊，這本書早點出現就好了」的感動。
作者森田幸，在外商金融業擔任高層祕書超過20年，親眼觀察過那些高產能卻依然準時下班、不加班還能享受生活的頂尖老闆。他們不是靠蠻力拚命，也不是天賦異稟，而是善於提問、安排與選擇。
書中僅教你怎麼排行程、管理郵件、分配任務，更從心態開始，顛覆我們對工作根深柢固的觀念，比如：拚命工作不等於高效；先排快樂的私人行程，再來安排工作；時間不是要被塞滿，而是要用在讓自己幸福的事上——每一句話都讓我邊看邊點頭。
我尤其喜歡書中反覆強調的「時間效能」概念。不是做越多越厲害，而是把有限的時間，用於真正高價值的任務，這跟我平常分享的觀念完全一致：

●高價值的事，才值得放進時間裡。做事情前先問自己：「這件事的產出能倍數放大嗎？」優先處理能帶來營收、影響力或自由度的任務，例如：經營自媒體先拍能自動成交的短影音，而不是一直改自我介紹。告訴自己不要再被低槓桿的小事綁住！

●批次處理同類型任務，避免頻繁切換狀態，例如：寫文就連續寫3篇、拍片就拍3支。一次做好一件事，深度工作更有品質、也會更高效。

在每個人的時間都一樣的情況下，我們要如何活出無限精彩，取決於你如何運用每一分、每一刻。
我誠摯推薦這本書，給每一位正努力打造理想人生的你。不論你是想更高效完成工作、找回生活主控權，還是想單純多一點時間陪伴自己與所愛的人，這本書都能讓你用全新的角度看待時間。
願你從忙碌中醒來，不再被時間追著跑，看見原來時間可以掌控，生活可以重新選擇。
你，有能力決定今天要怎麼活。

推薦序二
一起把生活過成喜歡的樣子吧！
天空島工作室主理人／Skyra Li

你是 J 人還是 P 人？（編按：此處指MBTI 16型人格測試中，性格取向的分類）是那種旅行前會列好清單、排路線、訂餐廳，甚至連雨天備案都想好的 J 人？還是出門前拿起包包，直覺的放進所需物品，遇到什麼就隨性逛逛、吃喝的 P 人？
我毫無疑問是前者啊！不過我的老公、妹妹、好友們多是 P 人。他們總讚嘆我的清單與有序，而我也常羨慕他們的自在與彈性。
世界上有沒有一種方式，能順著自己的個性，同時讓生活更有效率、也更有餘裕？
我想，這本書正是這樣的存在。
書中將 100 個技巧分成明確主題，像是心態、行程安排、工作事務、電子郵件、專案管理、日常習慣等。有清單派，也有心法派；就像作者提醒的，不必全盤接收，只要從幾個有共鳴的開始實踐即可。相信不論是習慣計畫的 J 人，還是擅長應變的 P 人，都能從中找到適合自己的小技巧，讓效率帶來餘裕。
更貼心的是，閱讀本書不必從頭開始，任何章節都能成為切入點。無論你習慣循序閱讀，或偏好隨手翻閱，都能從中獲得啟發。而且每個小節都精簡好讀、直指重點，不用讀完整本書，就能立刻實作。
例如，我最近就套用了一則關於電子郵件的建議——「簡短、好懂、強調」。先說結論、簡述過程、強調時間點，以及希望對方採取的行動，最後簡單祝福結尾。
不用糾結太多，不僅省去那些冗長的開場或寒暄，將重點寫清楚反而更順暢。短短幾行就能讓對方快速理解，我自己也覺得效率提升、心情更輕鬆，實用極了。
原以為這樣的主題偏向上班族的職場效能技巧，其實不然。對於需要全面安排時間與進度的自由工作者、創業者、品牌主理人，同樣受用。
相同的原則，也能應用在與工作夥伴、客戶或外包廠商的互動中，讓溝通更有效率，甚至延伸至思維方式、生活習慣、人際關係、飲食與睡眠等層面。
而我最有共鳴的是，作者提醒：提升時間效能的目的，不是為了做更多事，而是為了更接近幸福。
的確如此，當我們懂得讓效率帶來餘裕，日子也能多點彈性與輕盈！不論你是 J 人還是 P 人，都能在自己的步調裡，活得更自在、更輕鬆。
讓我們一起把生活過成自己喜歡的樣子吧！

推薦序一
時間有限，但你可以無限精彩
自媒體顧問／理白小姐Elaine

你有沒有這樣的經驗？當你終於忙完一整天的工作，坐在沙發上滑著手機、看著別人的生活，內心卻浮現一絲空虛與疲憊。不是不努力，只是總覺得「忙完了這些，才是我真正的生活」。但為什麼，真正的生活總是遲遲未開始？
作為一位自媒體行銷顧問，我接觸過無數正在努力突破現狀、追求自由與價值的女性。她們才華洋溢，對世界充滿渴望，但常常被工作、責任、期待壓得喘不過氣。她們想要時間自由，卻又被時間追著跑；想讓生活更有節奏，卻被待辦事項搞得心浮氣躁。
這就...

前言

「公司說『盡量不要加班』。可是不加班根本做不完。」
「不能在公司待太晚，只好把工作帶回家。」
「工作壓得我喘不過氣，很難抽出私人時間。」
「想讓工作更有效率，但又怕被誤會成偷懶。」
「總是很忙，覺得自己被時間追著跑。」

拿起這本書的你，或許也曾有這些感受。
「加班加越多，就越受肯定」、「只要人在公司，就算是在工作」――這些觀念，已經成為過去式。
現在，大家看重的不再是一個人的工作時數，或是待在辦公室的時間長短，而是「成果」。
當然，我們也不能說努力的過程和態度完全不會反映在評價上，還是有一些公司或職場重視這些指標。不過，「雖然很努力但成果平平」或「看得出在努力卻沒有結果」的人，不可能獲得高評價。
在這樣的時代，你認為人們真正需要的技能究竟是什麼？
我認為是，在保持生產力不變的情況下，縮短完成工作的時間。
如果只是縮短工作時間，卻讓生產力或品質下降，並沒有意義。至少要維持現狀，甚至進一步提升品質，同時還能縮短工作時間，這才是理想狀態。
只要做到這一點，我們就不需要加班，也不用把工作帶回家。你可以在空出來的時間好好休息，或用來享受私人生活。只要成果的品質能夠保持不變，也就不會看起來像是在偷懶。
「說是這樣說，但要在不降低生產力的情況下縮短時間？這很難。」或許也有人會這麼想。確實，要維持品質又縮短時間，並沒有嘴上說的那麼容易。
然而，這世上確實有這樣的人――每天能以驚人速度處理上百封電子郵件，參加好幾場會議，作為數十人、上百人的團隊領袖，向眾多成員下達指令，還要定期到世界各地出差。在這樣的忙碌狀況下，他們依然能在下午5點準時收工，享受與家人、朋友相處的時光，甚至還能投入自己的興趣。
這些人，就是我過去20年以祕書身分，在外商金融相關企業協助過的老闆（管理階級）們。為什麼他們能在龐大的工作壓力下，依然不用加班、不把工作帶回家，還能準時下班、盡情享受私人生活？
原因在於，他們都使用一種時間效能（Time Performance）極高的方式工作。他們知道如何提升時間的密度，所以就算在朝九晚五的固定時段出勤，也能完成數倍於他人的工作量，並且交出高品質的成果。
在此，請容我稍微自我介紹。
我叫森田幸（森田ゆき），曾任職於巴克萊銀行（Barclays）、德勒斯登－克萊沃特投資銀行（Dresdner Kleinwort，現為安聯集團［Allianz］）、美國國際集團（American International Group，簡稱AIG）等外商金融機構，20年來一直擔任高層祕書。
我在2018年自立門戶，目前從事線上活動製作人、個人心智訓練師等相關工作。
我曾經策劃、執行過數百人到數千人規模的線上活動，也承接過企業的事業營運支援專案。這類任務通常由5人到10人的團隊負責。但，我基本上都是一個人完成。
另一方面，我也積極參與各種活動或看起來很有趣的事，如和夥伴、朋友共度時光。當然，我也很珍惜能在家中放鬆、靜靜與自己相處的時刻。
知道我生活方式的人常會這樣問我：

「妳是怎麼包辦這麼多工作的？」
「妳為什麼能這麼快就完成？」

這是因為任職祕書期間，我曾近距離觀察到老闆們極度精準、高效率的工作方式。
本書將分享我擔任高層祕書長達20年所學會的技巧，以及從老闆們身上學到的心法，毫無保留的以「100招」的形式介紹給你。
在序章，我會先談談如何培養快速完成工作的心態――也就是縮短工時和時間效能的思考方式。
第1章將說明如何安排整體行程，以及預定事項和日程的組成方法，也就是人們常因「專注於眼前的省時技巧」，而忽略的盲點。
第2章會談論許多人覺得太花時間的煩惱――如何高效率使用電子郵件與聊天軟體。
第3章將提出幾個讓辦公事務順利推進、不再拖拖拉拉的小撇步。
第4章介紹一些能讓你零壓力操作電腦、工作更順暢的技巧。
第5章則談到與身邊夥伴協作時，不可或缺的高效會議與專案推進技巧。
最後，第6章會說明如何透過養成日常習慣，同時提升工作與生活的時間效能。
100招的方法各自獨立成篇，無論你從哪一頁開始閱讀都沒問題。當然，如果你能從頭讀到尾，就可以全面掌握縮短工時的商務技巧。衷心期盼本書能大幅提升你的時間效能，並且幫助你擁有充實的職場生活與幸福人生。

前言

「公司說『盡量不要加班』。可是不加班根本做不完。」
「不能在公司待太晚，只好把工作帶回家。」
「工作壓得我喘不過氣，很難抽出私人時間。」
「想讓工作更有效率，但又怕被誤會成偷懶。」
「總是很忙，覺得自己被時間追著跑。」

拿起這本書的你，或許也曾有這些感受。
「加班加越多，就越受肯定」、「只要人在公司，就算是在工作」――這些觀念，已經成為過去式。
現在，大家看重的不再是一個人的工作時數，或是待在辦公室的時間長短，而是「成果」。
當然，我們也不能說努力的過程和態度完全不會反映在評價上，還是有...

推薦序一 時間有限，但你可以無限精彩／理白小姐Elaine
推薦序二 一起把生活過成喜歡的樣子吧！／Skyra Li
前言 我從老闆們身上學到的省時心法

序章　吃苦當吃補，過時了！
01 兼顧品質的省時／02 多出來的空檔，你想做什麼？／03 列出讓自己變幸福的行動／04 拚命努力反而沒效率／05 將注意力放在工作目的上／06 這件事非做不可嗎？

第一章 工作縮時，品質不縮水
07 為了享受人生而工作／08 能否順利，8成取決於「事前規畫」／09 在A4紙上條列要做的事／10 以大→小的原則安排順序／11 預留2小時的彈性時段／12 估算時間要乘以1.2倍／13 預留15分至30分緩衝／14 將外出行程集中在同一天／15 一舉三得的午餐會議／16 創造必須準時下班的理由／17 沒有什麼工作非做不可／18 養成檢視、調整的習慣／19 把行事曆整合在單一平臺／20 提前確認隔天行程／21 通勤時腦中模擬流程

第二章　優化郵件和聊天的省時祕訣
22 劃分郵件的優先順序／23 自訂範本，加快處理速度／24 寫出讓人馬上回的郵件／25 給對方3個選項／26 告訴對方「無須回覆」／27 善用電子郵件預約排程功能／28 透過刪除和分類歸檔／29 把收件匣當作「任務管理工具」／30 副本，別亂發，也別人人發／31 適時中斷無止境往返的「Re:」郵件／32 急件，不要用郵件處理／33 幫群組取一個易懂的名稱

第三章　不費多餘力氣又正確無誤
34 刻意先完成5分鐘內就能處理的任務／35 開啟當天任務會用到的所有工具／36 同類別任務一起處理／37 微休息，重整專注力／38 一張便利貼只寫一個任務／39 避開午休尖峰時間用餐／40 10分鐘就能完成的任務清單／41 我正在專心，請不要打擾／42 雖然不緊急，但最好提前完成／43 不只發生一次的任務，要有檢查清單／44 會議資料的字要大／45 資料完成3成，就先確認／46 用搖滾樂提升幹勁、古典樂幫助專注／47 用喜歡的照片或小物來激勵自己／48 休息就要離開座位／49 備妥溼紙巾、絲襪等必要備品／50 9成的擔憂都不會發生／51 收拾好桌面再下班

第四章　電腦活用術，快且正確
52 好的工具帶你上天堂／53 使用多螢幕處理工作／54 郵件視窗位置要固定／55 專案結束，資料就刪除／56 檔案命名至少加入2個關鍵字／57 釘選、建立捷徑，加快你的速度／
58 以用途命名書籤／59 啟用瀏覽器的「密碼和自動填入」／60 工具以熟悉與好用度為優先考量／61 用說的比打字快／62 用共同編輯，減少退件或修改的麻煩／63 麻煩的工作就交給AI

第五章　防止「時間小偷」的溝通術
64開會控制在30分鐘以內／65 別在一次會議裡塞進所有的溝通和功能／66 議程的內容要提前2天募集／67 找大一點的會議室，時間多留30分鐘／68 不擅長的事就交給別人做／69 能獨立做的事，先完成3成／70 提出請求時，要附上好處／71 對外洽談，帶著決議事項去／72 重要的事，換個說法重複3次／73 先給畫面，再補感受／74 多模仿，別靠自己苦想／75 確保每個人對進度都有底／76 把大任務拆解成小任務／77 用影片、語音來表達感謝／78 不要告訴對方真正的截止日期／79 定期確認所有人對進度的認知一致／80 別以「正常來說」之名控制他人／81 和同事用餐，獲得不同觀點或內幕／82送禮比聚餐更省時、省錢

第六章　小習慣，大變化
83 睡夠7小時到8小時／84 幸運小物，引爆最佳狀態／85 能善用早晨，才會高效／86 5分鐘「暖機」運動／87建立上下班的ON、OFF開關／88 午餐8分飽，下午更專注／89 維持健康是增進效率的最佳方法／90 提早宣告不加班／91 分色、打勾、貼貼紙，成就感立增／92 做到8成就好／93 把興趣排進平日晚上／94 一心二用，時間翻倍／95有空先做「空檔待辦清單」／96 改變環境，工作更有勁／97 東西歸位前，都要維持上班模式／98 幸福的工作者，效率更高／99 休假前，將郵件設為自動回覆／100 別過度追求時間效能

結語 衡量人生的標準，就看是否快樂

推薦序一 時間有限，但你可以無限精彩／理白小姐Elaine
推薦序二 一起把生活過成喜歡的樣子吧！／Skyra Li
前言 我從老闆們身上學到的省時心法

序章　吃苦當吃補，過時了！
01 兼顧品質的省時／02 多出來的空檔，你想做什麼？／03 列出讓自己變幸福的行動／04 拚命努力反而沒效率／05 將注意力放在工作目的上／06 這件事非做不可嗎？

第一章 工作縮時，品質不縮水
07 為了享受人生而工作／08 能否順利，8成取決於「事前規畫」／09 在A4紙上條列要做的事／10 以大→小的原則安排順序／11 預留2小時的彈性時段／12 估算時間要乘...