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「來不及了,來不及了。趕不上重要約會了啦!」
—《愛麗絲夢遊仙境》
白兔的這番話,真是一語道盡現代上班族的困境!你是否經常覺得自己就像這隻白兔?總是東奔西跑、神經緊繃、胃部打結,還常常遲到?是否有同事、家人或朋友丟給你一句「你連自己的喪禮都會遲到!」之類的話?
不過,你告訴自己:「總有一天,事情會變得不同。到時候,我會變得準時—約會不再遲到、報告不再遲交;我會有充足的睡眠,一天照三餐吃飯;所有人會對我的高效率、亮晶晶的辦公室以及一塵不染的桌子留下深刻印象。為什麼?因為我將變得次序井然!」
沒錯,你一定做得到,而且就從今天開始。現在就讓我們展開為期一年的探險,使你的工作經驗變得更好。我的目標還不只是如此,我希望你藉由這本書找出你人生裡真切想要的事物,進而擁抱它們。神話學大師坎伯(Joseph Campbell)有句話說得好:「順應你的福份,不要害怕。機會之門總在你不預期的情況下開啟。」
我可以想見你在寧靜、有條不紊的環境裡工作,這樣的環境讓你能順利工作,不再滯礙難行。同樣地,我也預見你的檔案、計畫以及所有溝通都達到最佳狀態。我還可以想見,你的家庭生活會隨著工作生活的改變,變得更加美滿。畢竟,家庭與工作就像硬幣的兩面,共同創造出你的人生。
我住在愛麗絲的仙境嗎?當然不是!我只不過知道,你的人生會遇上許多變化球。有些時候,你之所以不得已落後,是因為期限太過緊湊,或是你擺脫不了重感冒的侵襲。不僅是壞事,就連籌劃婚禮或小孩出生這些好事,也可能讓你偏離原定的計畫。但當你環顧四周並驚覺:「即使我現在變得有組織,我的辦公室看起來還是跟從前一樣。」你清楚了解到一個事實,在混亂之下有一套系統等著你去發掘,以重整秩序。
講了那麼多,你還是不相信我了解你和你的處境嗎?讓我來猜猜你現在可能面臨的幾種情況:
你通常到公司時,工作興致都十分高昂,有時你甚至會先擬好一份工作明細表以隨時提醒。但接著,不是電話響了,就是同事突然找你,要不就是你開始查看電子郵件、語音留言或是信件,突然之間,你發現自己變成了多頭馬車。等到一天的末了,你的待辦事項表成了一張許願單。
你從未有足夠時間完成一個案子,每件案子的期限都緊湊到讓你喘不過氣。你永遠都搞不懂,為什麼其他同事總能悠哉地完成工作(看起來),你卻一直奮力追趕進度。你桌上一疊疊的文件價值連城—至少你這麼認為。某一天你計劃來個同樣有價值的考古學大挖掘,將那些文件全歸類到適當的檔案夾。但之後你卻一廂情願地以為數大就是力量,把每樣文件都影印一份或兩份副本、或者統統列印出來。
你出席社交場合,但你真正的約會對象卻是你的黑莓機。大家都知道,你和它是形影不離的朋友!
你的孩子總是抱怨成天見不到你的人影,就算你人就在他們身旁,心也是飛到九霄雲外,一下擔心這個工作,一下又擔心那個會議。你知道自己是為了孩子的未來打拚,但又似乎花太多時間在工作上頭。
怎麼樣?我猜得夠準嗎?若你的現況符合上述一、二樣情境,那麼你就選對書了。此時,你心中或許感到一絲罪惡感或是力不能勝,這是一般人談到次序(或沒有次序)這個話題時,通常會有的自然反應。我們一起來合作好嗎?罪惡感、羞愧心或是其他負面情緒,在我發展二十年的禪風組織整理(Zen organizing)世界裡完全無法立足。井然有序並非我們與生俱來的能力,是後天學習而來的技巧,無庸置疑。在我眼中,你是英雄,一個奮力想要改進生活與事業品質的英雄。
何謂「禪風整理術」?
我的母親做事一向有條不紊,我從小到大沒看過家裡有堆積成山的報章雜誌、塞滿衣服的衣櫥或是亂七八糟的食品儲藏室。直到我開始工作,才在客戶那裡見識到這些景象。「每個東西都有它的位置,而且要物歸原位」這句話不是我母親發明的,但她總把它掛在嘴邊,像在唸祈禱文般虔誠。她身體力行這句話的精神,也要我跟著做。我的母親把我訓練成一個非常有組織的人,只不過當時我們並未意識到這一點。
打從我成為專業的組織諮商人員第一天起,我就注意到客戶總有哪裡不太對勁。等案子結束時,客戶的家裡或辦公室「看起來」與過去明顯不同,而且還多了一些莫名的東西。後來,我終於發現是「感覺起來」不一樣,只是我不知該怎麼把這種感覺清楚傳達給客戶。
在1988年,已經有一些像「氣」之類描述能量的新字眼,但是仍未普遍使用。我一直擔心自己提到能量概念時,沒有人聽得懂。不過,有一天我一位朋友不經意地說了一句:「那麼妳的意思是,像禪一樣嗎?」突然之間,我茅塞頓開,興奮得大叫:「沒錯,就是跟禪一樣!」於是「禪風整理術」就這麼誕生,我也從那天起變成了「禪風整理達人」。
大多數的西方人一提到「禪」,立刻會聯想到安詳與平靜。要採用「禪風整理術」的方法,你不需要成為禪修信徒,也不必變成瑜伽師父,扭曲身體做出各種奇形怪狀的姿勢,同樣地,你也不用在工作及生活上走極簡風。你唯一要做的是,想要改變。若是你不喜歡現有的工作環境,別擔心。因為那你創造出來的,你當然也可以改變它。換句話說,你周遭的環境其實反映了你內心的想法與感受,接下來這一年裡,你將會檢視你的內心世界,幫助自己創造更有組織的工作環境,少一分壓力、多一分從容,而且我敢保證,你絕對會獲得更多的工作樂趣。
或許「禪風整理術」最簡單的詮釋是:加添你力量,去過你本來就該過的人生。
見微知著
禪宗有句話說:「一個人做一件事的方法,就是他做其他事情的方法。」倘若你正在苦惱如何提高工作效能,那麼你該花點時間整體檢視一下你的人生。
你的內心和欲望告訴你要卯足全力工作,你卻總是力不從心,這是多麼令人沮喪的事!你能及時找到需要的文件嗎?你的辦公室是不是總像剛被轟炸過的樣子?你是否常常錯過了期限?你是不是每天都擬定了工作計畫,卻迷失在電子郵件或語音留言的茫茫大海裡?這些辦公室裡常見的問題,我們會在本書裡逐一審視與解決;然而,首先我希望你能從整體的角度來看待這個問題。
整理不只是單純地把東西歸位,還牽涉到更深的層面。每當我走進某人的辦公室,不到一分鐘,我就能夠大略看出他的個性。譬如,若是某個客戶的辦公室裡,每一寸空間都堆滿了文件和書籍,那麼我相信他一定很難有清楚的思緒,因為周遭堆滿的東西彷彿在發出高分貝的噪音。當我們走過散落辦公桌旁的一疊疊紙堆,我可以感覺到這些紙不喜歡被留在那裡。我懷疑,這個人到底對成功和失敗有沒有一丁點想法?因為在這樣的環境裡工作,他怎麼可能有贏的機會?同時我也會推測,這個人應該沒有什麼決策能力,這正是他現階段必須學習的。
若是我看到辦公室裡有一些用過的咖啡杯、早該丟掉的食物空盒或是散置角落、沒有歸位的物品,我就知道這個客戶第一要學的就是收尾,否則這種混亂勢必在他生活的各個層面一再出現。你能將兩者連結起來嗎?讓我們再看看其他狀況。
你的車子是否也是一場災難?若是你的家和辦公室亂成一團,你的車子應該也好不到哪裡去。若你習慣開車出外工作,那麼你的後車廂是不是塞滿了寶藏—老舊的文件、表格、客戶檔案夾還有地圖?你是不是儘量不去打開駕駛座右前方的雜物箱,因為上回你打開它時,裡頭滾出一大堆東西來?
別忘了你的公事包!你可以輕鬆找到需要的東西嗎?你是不是在哪個隱密的內袋藏了能量補給棒,一放就是六個月?還留著早已關掉的帳戶對帳單沒丟?你的公事包(或是電腦包、手提包)重如千斤,因為你從不清理?不管你採用什麼通勤方式,每當你提著公事包上班,都像背
負一塊大石頭,拖緩你行進的速度。
請你誠實面對自己。記住,我們只是在診斷,不是在「逼供」。組織整理純粹就是個技巧,學習的過程就像你學跳舞、學游泳或是學彈鋼琴一樣。老師會把技巧拆解開來,在一連串的課程裡分別教授。你也會因為高度學習意願及持續的練習,逐漸精熟這項技巧。當我們關心自己時,我們也會關心我們營造的工作與家庭環境。你關心,因為你正在讀這本書。
不管你從事哪種行業,閱讀本書都能讓你獲益。雖然本書著重在給薪的工作,不過你從這裡學到的工具和技巧,也能輕鬆運用在志工服務或家務事。你是否有過重建房子的經驗?雖然花錢的是大爺,但你還是必須有組織地化繁為簡。此外,為人父母的還可以將本書的原則教導你的孩子。畢竟,今天他們做的是回家功課,明天做的就是工作報告了,所以提早教孩子生活有條理的方法,是給他們最棒的禮物,而且能不斷傳承。禪風整理的好處非常多,多到你現在暫時還無法想像。
雖說本書能讓所有人受益,但事實上,我最大的心願是幫助職業婦女,要維持一個家庭、兼顧事業發展、又要把小孩帶好,需要超凡的能力與努力。因此,我誠心希望本書能夠幫全天下的職業婦女減少一些壓力,擁有更多空閒時間,能夠更享受人生。
一年計畫
你會陷入今日的困境,絕非一夕造成,所以為了徹底改頭換面,我們奢侈地花上一整年的時間也不為過。這項計畫不像速成減肥食譜,它是一種全新的生活、體驗及投入方式,尤其針對工作方面,隨著我們一
飲食
說到飲食,還是那句老話:「我們吃什麼就像什麼。」食物不但影響我們清晰思考的能力,也賦予我們能量,讓我們一整天保持清醒。所以說,與其吃糖果棒,不如拿顆水果來吃;與其喝汽水或第十幾杯的咖啡,不如喝杯白開水;此外,早餐時,不妨加一茶匙的鄉村乾酪在烤麵包上,或是炒個蛋配咖啡。透過飲食習慣一點一滴的改變,你會慢慢發現自己的體力愈來愈好,專注力也提升許多。
運動
我們的身體本來就不是設計要成天坐在電腦前面的。若你習慣久坐不起,單單每天安排二十分鐘散步,就能改變你的生活。二十分鐘的時間,應該可以讓你走個一.五公里,若是二十分鐘對你來說太吃力,那不妨先從五分鐘開始。循序漸進後,你自然而然能走到二十分鐘。此外,做個十或十五分鐘的簡易瑜伽,也有助於恢復精神。你不必將身體扭成橡皮人才做得到的高難度姿勢。
瑜伽裡頭有一些簡單易做的姿勢,成效卻很大,同樣地,你當然不必非得選擇散步或瑜伽做為你的運動,你最好找一個你喜歡的,如此你比較容易持之以恆。
冥想
若你對於「冥想」一詞有負面想法,我可以諒解。我們西方人大多認為冥想是怪異的,而且帶點宗教狂熱。不過在此,我們不妨用全新的觀點來看冥想,以及它帶來的好處。冥想是禱告的一種形式,在東方哲學裡是一個極重要的角色,透過冥想,我們把心靜下來,與靈界聯繫。
然而,我們的用意不是提升靈性,因為每天花五分鐘時間冥想,對我們的健康有很大的益處。工作壓力很大嗎?關上辦公室的門,閉上你的雙眼,讓身體恢復平靜。若沒有專屬辦公室也無妨,到洗手間去冥想,辦公室的紛紛擾擾就隨它去吧!
在生活中冥想的好處非常多,值得我們力行,最棒的包括:
* 放鬆肌肉,舒緩壓力。許多長期患有頭痛或偏頭痛的人,藉由冥想獲得改善。
* 由於氧氣攝取量增加,心跳跟著降低。
* 免疫力增強。研究指出,冥想讓「天然殺手細胞」變得活躍,有助於清除細菌和癌細胞。
* 大幅提升你的專注力。
工作專用筆記本
在我前本書《清爽生活的一年》(One Year to an Organized Life )裡,我曾坦承非常不屑看那種心靈成長的書籍。所以,你絕不可能看到我填寫雜誌裡頭心靈成長Q&A的答案,我很清楚我就是會跳過去。然而,後來我有幸讀到布雷蕭(John Bradshaw)的大作《家庭會傷人》(The Homecoming )時,我竟然一反常態做起裡頭的問答,連我自己也不敢相信。而且,最後的分析結果還令我跌破眼鏡。當我將思緒交由紙筆任意呈現時,竟剖析出我自己都不知道的深層想法。
那次的經驗給我很大的啟發,我馬上把這項技巧融入我所有的課程當中,所以在這一年的重建計畫裡,筆記本佔了很重要的角色。你將會發現,往後每個月的第一週裡,都會用到筆記本。你覺得自己在工作上陷入一成不變的泥沼嗎?我們將一同探索這背後的原因,使它重新活絡起來,然後你將找到更多能量。
夢想板
就組織的角度來看,夢想板也是另一個原本看起來毫無價值或毫無關聯的工具,但事實上,它具有很大的啟發性。製作一個我所謂的夢想板,能夠幫助你看清楚自己的目標,進而實踐。它既簡單又便宜、具有創意、而且效果很好。天底下要找到綜合這麼多優點的好玩意,真不容易!
要製作夢想板,你得先到附近文具店購買幾張大型硬紙板和膠水。現在,請你坐下來,將一疊雜誌攤放在眼前,逐頁瀏覽圖片,搜尋符合你理想生活、理想工作、或是理想辦公室的圖片,並剪下黏貼。完成之後,把夢想板置於醒目的地方(不一定要放在辦公室裡)。往後,這個夢想板將不斷提醒、激勵,使你朝想要的方向前進。倘若你喜歡的雜誌圖片遠遠超乎原本的預期,別大驚小怪。因為當你從內心深處挖掘想法或渴望時,你會發現很多自己原先沒發現的東西,以及你真心嚮往的人生藍圖。盡情擁抱這些意外的驚喜!
接下來,要談大家比較熟知的組織與效能工具。
科技工具
由於我們一心想變得有組織,往往會因天花亂墜的廣告而心動,買下一堆亂七八糟的小玩意,明明不需要,當下卻覺得非買不可。在本書大多數的章節裡,我會介紹並教你分辨哪些工具對你有益、哪些只是騙錢的玩意。購買這類產品前,最好先詢問你熟識的資訊專家,或是洽詢好交易電器零售店(Best Buy)旗下的奇客小組(Geek Squad)技術人員,聽聽他們的意見。科技日新月異,等到本書出版時,勢必有更多新產品問市。這倒無妨,每當購買慾蠢蠢欲動時,你只要問自己:「我真的需要這個玩意嗎?」以我自己為例,有次我欣喜若狂地買下一台全新的掃瞄器,因為它物超所值,可是我後來根本不常用它,所以變得一點價值都沒有。從那以後,我學到一個教訓:「除非你需要,否則不要買。」
時間管理技巧
時間就像金錢、食物,是你我珍貴的資產。時間一旦逝去,就再也追不回來。為什麼要白白浪費你的人生?或更糟的是,任憑別人奪走你的時間?接下來一年裡,你學到的時間管理技巧,將會大大提升你開創理想工作生活的能力。從此,對於生活中大大小小的事情,你不必再照單全收。
好習慣
過去多年來,我見識到許多客戶因為養成簡單的習慣,改變了他們與環境的關係。心理學家表示,要養成一種習慣,必須先連續二十一天不斷重覆相同動作,其中,「連續」與「動作」是兩個最大關鍵。要井然有序與提高效率,過程可以富含創意。你可以竭盡所能讓自己獲得更多樂趣,而以下幾個方法可以奠定堅實基礎,確保你能夠成功。接下來我會逐一探討這些方法,然後你決定要採用哪些。當然,我希望你能全都採用。若是中斷一天,那麼你得從頭來過,而且習慣本身必須是個「動作」(action),而非「活動」(activity)。
兩者有什麼差別?比方說,若我決定要在每天下班前將辦公室整理乾淨,這是在從事一項「活動」。「活動」中包含各式各樣的「動作」,像是:把參考書放回書架上、檔案歸位到檔案櫃裡、用過的咖啡杯洗乾淨、清空廢紙簍、替植物澆水、或許還包括回覆同事的電子郵件。總之,「活動」往往是許多好習慣串連而成,而一組好的活動其實就是一個「例行事務」、「系統」、甚至是個「儀式」。例行事務的一再重覆,就是養成習慣的不二法門。
此外,職場上還有一個良好且必須不斷重複的活動:每當你走進辦公室,就立刻收好私人物品。假若你把大衣亂放在椅子上、午餐盒隨手放在書架上、或是把脫下的靴子往地上一堆,那麼你等於將這一天定調為:「亂無章法,什麼事都可能發生!」與其這樣,何不從踏進辦公室的那一刻,就把今日定調為成功的一天?請尊重你周遭的環境。
系統與例行事物
學生常會問:「我一直都很有組織!可是忙了兩個星期後,我卻好像什麼事都沒做完。既然如此,我又何必費事去做好組織?」聽完之後,我會告訴學生,他們還沒做到有效的組織,他們只不過把東西收拾乾淨而已。有效組織的背後有良好的系統做為後盾,是它讓你的辦公桌變得井然有序。其實,系統就是一種例行事務,我敢說你的生活肯定有許多帶給你快樂的例行事務,像是出門到一家不錯的餐廳吃飯。想一想,你目前手邊有哪些正面的例行事務?本書裡,我會列舉一些好用的例行事務,讓你的工作生活更規律。
展開一年的計畫
若你追求的不只是一份糊口的工作,還希望成就圓滿人生;若你受夠了工作環境現在的模樣;若你在找尋一個方法,足以讓你應付每天超量的通訊聯繫;又,若你一心渴望擁有平衡的生活;那麼,你找對書了。
閱讀本書,只是走對了第一步。你還必須許下承諾,矢志改變,並採取正確的行動。天下無不勞而獲的事情,你得承受偶爾的不便,而且必須投注大量的心力,但最後得到的獎賞將超過你最大膽的夢想。二十年來,我指導過許多客戶做好組織,在他們身上,我親眼見證到這些技巧的確有用。
接下來的一年,你工作生活的品質將會改善。你將會省下時間、金錢、以及你最重要的資產—能量。不論是在身、心、靈或是情緒方面,能量都是我們的本錢。想一想,若是你變得更有效率,情況會有什麼不同?你會如何運用每天多出來的時間?你會如何處置省下的金錢?壓力減低後,你可以完成哪些事情?你知道這團混亂當初是如何形成?
拿出你的勇氣、決心、還有你的筆記本,我們將找出答案!