雷吉娜‧李茲

行前通知

「來不及了，來不及了。趕不上重要約會了啦！」

—《愛麗絲夢遊仙境》



白兔的這番話，真是一語道盡現代上班族的困境！你是否經常覺得自己就像這隻白兔？總是東奔西跑、神經緊繃、胃部打結，還常常遲到？是否有同事、家人或朋友丟給你一句「你連自己的喪禮都會遲到！」之類的話？

不過，你告訴自己：「總有一天，事情會變得不同。到時候，我會變得準時—約會不再遲到、報告不再遲交；我會有充足的睡眠，一天照三餐吃飯；所有人會對我的高效率、亮晶晶的辦公室以及一塵不染的桌子留下深刻印象。為什麼？因為我將變得次序井然！」

沒錯，你一定做得到，而且就從今天開始。現在就讓我們展開為期一年的探險，使你的工作經驗變得更好。我的目標還不只是如此，我希望你藉由這本書找出你人生裡真切想要的事物，進而擁抱它們。神話學大師坎伯（Joseph Campbell）有句話說得好：「順應你的福份，不要害怕。機會之門總在你不預期的情況下開啟。」

我可以想見你在寧靜、有條不紊的環境裡工作，這樣的環境讓你能順利工作，不再滯礙難行。同樣地，我也預見你的檔案、計畫以及所有溝通都達到最佳狀態。我還可以想見，你的家庭生活會隨著工作生活的改變，變得更加美滿。畢竟，家庭與工作就像硬幣的兩面，共同創造出你的人生。

我住在愛麗絲的仙境嗎？當然不是！我只不過知道，你的人生會遇上許多變化球。有些時候，你之所以不得已落後，是因為期限太過緊湊，或是你擺脫不了重感冒的侵襲。不僅是壞事，就連籌劃婚禮或小孩出生這些好事，也可能讓你偏離原定的計畫。但當你環顧四周並驚覺：「即使我現在變得有組織，我的辦公室看起來還是跟從前一樣。」你清楚了解到一個事實，在混亂之下有一套系統等著你去發掘，以重整秩序。

講了那麼多，你還是不相信我了解你和你的處境嗎？讓我來猜猜你現在可能面臨的幾種情況：

你通常到公司時，工作興致都十分高昂，有時你甚至會先擬好一份工作明細表以隨時提醒。但接著，不是電話響了，就是同事突然找你，要不就是你開始查看電子郵件、語音留言或是信件，突然之間，你發現自己變成了多頭馬車。等到一天的末了，你的待辦事項表成了一張許願單。

你從未有足夠時間完成一個案子，每件案子的期限都緊湊到讓你喘不過氣。你永遠都搞不懂，為什麼其他同事總能悠哉地完成工作（看起來），你卻一直奮力追趕進度。你桌上一疊疊的文件價值連城—至少你這麼認為。某一天你計劃來個同樣有價值的考古學大挖掘，將那些文件全歸類到適當的檔案夾。但之後你卻一廂情願地以為數大就是力量，把每樣文件都影印一份或兩份副本、或者統統列印出來。

你出席社交場合，但你真正的約會對象卻是你的黑莓機。大家都知道，你和它是形影不離的朋友！

你的孩子總是抱怨成天見不到你的人影，就算你人就在他們身旁，心也是飛到九霄雲外，一下擔心這個工作，一下又擔心那個會議。你知道自己是為了孩子的未來打拚，但又似乎花太多時間在工作上頭。

怎麼樣？我猜得夠準嗎？若你的現況符合上述一、二樣情境，那麼你就選對書了。此時，你心中或許感到一絲罪惡感或是力不能勝，這是一般人談到次序（或沒有次序）這個話題時，通常會有的自然反應。我們一起來合作好嗎？罪惡感、羞愧心或是其他負面情緒，在我發展二十年的禪風組織整理（Zen organizing）世界裡完全無法立足。井然有序並非我們與生俱來的能力，是後天學習而來的技巧，無庸置疑。在我眼中，你是英雄，一個奮力想要改進生活與事業品質的英雄。

何謂「禪風整理術」？

我的母親做事一向有條不紊，我從小到大沒看過家裡有堆積成山的報章雜誌、塞滿衣服的衣櫥或是亂七八糟的食品儲藏室。直到我開始工作，才在客戶那裡見識到這些景象。「每個東西都有它的位置，而且要物歸原位」這句話不是我母親發明的，但她總把它掛在嘴邊，像在唸祈禱文般虔誠。她身體力行這句話的精神，也要我跟著做。我的母親把我訓練成一個非常有組織的人，只不過當時我們並未意識到這一點。

打從我成為專業的組織諮商人員第一天起，我就注意到客戶總有哪裡不太對勁。等案子結束時，客戶的家裡或辦公室「看起來」與過去明顯不同，而且還多了一些莫名的東西。後來，我終於發現是「感覺起來」不一樣，只是我不知該怎麼把這種感覺清楚傳達給客戶。

在1988年，已經有一些像「氣」之類描述能量的新字眼，但是仍未普遍使用。我一直擔心自己提到能量概念時，沒有人聽得懂。不過，有一天我一位朋友不經意地說了一句：「那麼妳的意思是，像禪一樣嗎？」突然之間，我茅塞頓開，興奮得大叫：「沒錯，就是跟禪一樣！」於是「禪風整理術」就這麼誕生，我也從那天起變成了「禪風整理達人」。

大多數的西方人一提到「禪」，立刻會聯想到安詳與平靜。要採用「禪風整理術」的方法，你不需要成為禪修信徒，也不必變成瑜伽師父，扭曲身體做出各種奇形怪狀的姿勢，同樣地，你也不用在工作及生活上走極簡風。你唯一要做的是，想要改變。若是你不喜歡現有的工作環境，別擔心。因為那你創造出來的，你當然也可以改變它。換句話說，你周遭的環境其實反映了你內心的想法與感受，接下來這一年裡，你將會檢視你的內心世界，幫助自己創造更有組織的工作環境，少一分壓力、多一分從容，而且我敢保證，你絕對會獲得更多的工作樂趣。

或許「禪風整理術」最簡單的詮釋是：加添你力量，去過你本來就該過的人生。

見微知著

禪宗有句話說：「一個人做一件事的方法，就是他做其他事情的方法。」倘若你正在苦惱如何提高工作效能，那麼你該花點時間整體檢視一下你的人生。

你的內心和欲望告訴你要卯足全力工作，你卻總是力不從心，這是多麼令人沮喪的事！你能及時找到需要的文件嗎？你的辦公室是不是總像剛被轟炸過的樣子？你是否常常錯過了期限？你是不是每天都擬定了工作計畫，卻迷失在電子郵件或語音留言的茫茫大海裡？這些辦公室裡常見的問題，我們會在本書裡逐一審視與解決；然而，首先我希望你能從整體的角度來看待這個問題。

整理不只是單純地把東西歸位，還牽涉到更深的層面。每當我走進某人的辦公室，不到一分鐘，我就能夠大略看出他的個性。譬如，若是某個客戶的辦公室裡，每一寸空間都堆滿了文件和書籍，那麼我相信他一定很難有清楚的思緒，因為周遭堆滿的東西彷彿在發出高分貝的噪音。當我們走過散落辦公桌旁的一疊疊紙堆，我可以感覺到這些紙不喜歡被留在那裡。我懷疑，這個人到底對成功和失敗有沒有一丁點想法？因為在這樣的環境裡工作，他怎麼可能有贏的機會？同時我也會推測，這個人應該沒有什麼決策能力，這正是他現階段必須學習的。

若是我看到辦公室裡有一些用過的咖啡杯、早該丟掉的食物空盒或是散置角落、沒有歸位的物品，我就知道這個客戶第一要學的就是收尾，否則這種混亂勢必在他生活的各個層面一再出現。你能將兩者連結起來嗎？讓我們再看看其他狀況。

你的車子是否也是一場災難？若是你的家和辦公室亂成一團，你的車子應該也好不到哪裡去。若你習慣開車出外工作，那麼你的後車廂是不是塞滿了寶藏—老舊的文件、表格、客戶檔案夾還有地圖？你是不是儘量不去打開駕駛座右前方的雜物箱，因為上回你打開它時，裡頭滾出一大堆東西來？

別忘了你的公事包！你可以輕鬆找到需要的東西嗎？你是不是在哪個隱密的內袋藏了能量補給棒，一放就是六個月？還留著早已關掉的帳戶對帳單沒丟？你的公事包（或是電腦包、手提包）重如千斤，因為你從不清理？不管你採用什麼通勤方式，每當你提著公事包上班，都像背

負一塊大石頭，拖緩你行進的速度。

請你誠實面對自己。記住，我們只是在診斷，不是在「逼供」。組織整理純粹就是個技巧，學習的過程就像你學跳舞、學游泳或是學彈鋼琴一樣。老師會把技巧拆解開來，在一連串的課程裡分別教授。你也會因為高度學習意願及持續的練習，逐漸精熟這項技巧。當我們關心自己時，我們也會關心我們營造的工作與家庭環境。你關心，因為你正在讀這本書。

不管你從事哪種行業，閱讀本書都能讓你獲益。雖然本書著重在給薪的工作，不過你從這裡學到的工具和技巧，也能輕鬆運用在志工服務或家務事。你是否有過重建房子的經驗？雖然花錢的是大爺，但你還是必須有組織地化繁為簡。此外，為人父母的還可以將本書的原則教導你的孩子。畢竟，今天他們做的是回家功課，明天做的就是工作報告了，所以提早教孩子生活有條理的方法，是給他們最棒的禮物，而且能不斷傳承。禪風整理的好處非常多，多到你現在暫時還無法想像。

雖說本書能讓所有人受益，但事實上，我最大的心願是幫助職業婦女，要維持一個家庭、兼顧事業發展、又要把小孩帶好，需要超凡的能力與努力。因此，我誠心希望本書能夠幫全天下的職業婦女減少一些壓力，擁有更多空閒時間，能夠更享受人生。

一年計畫

你會陷入今日的困境，絕非一夕造成，所以為了徹底改頭換面，我們奢侈地花上一整年的時間也不為過。這項計畫不像速成減肥食譜，它是一種全新的生活、體驗及投入方式，尤其針對工作方面，隨著我們一



飲食

說到飲食，還是那句老話：「我們吃什麼就像什麼。」食物不但影響我們清晰思考的能力，也賦予我們能量，讓我們一整天保持清醒。所以說，與其吃糖果棒，不如拿顆水果來吃；與其喝汽水或第十幾杯的咖啡，不如喝杯白開水；此外，早餐時，不妨加一茶匙的鄉村乾酪在烤麵包上，或是炒個蛋配咖啡。透過飲食習慣一點一滴的改變，你會慢慢發現自己的體力愈來愈好，專注力也提升許多。

運動

我們的身體本來就不是設計要成天坐在電腦前面的。若你習慣久坐不起，單單每天安排二十分鐘散步，就能改變你的生活。二十分鐘的時間，應該可以讓你走個一．五公里，若是二十分鐘對你來說太吃力，那不妨先從五分鐘開始。循序漸進後，你自然而然能走到二十分鐘。此外，做個十或十五分鐘的簡易瑜伽，也有助於恢復精神。你不必將身體扭成橡皮人才做得到的高難度姿勢。

瑜伽裡頭有一些簡單易做的姿勢，成效卻很大，同樣地，你當然不必非得選擇散步或瑜伽做為你的運動，你最好找一個你喜歡的，如此你比較容易持之以恆。

冥想

若你對於「冥想」一詞有負面想法，我可以諒解。我們西方人大多認為冥想是怪異的，而且帶點宗教狂熱。不過在此，我們不妨用全新的觀點來看冥想，以及它帶來的好處。冥想是禱告的一種形式，在東方哲學裡是一個極重要的角色，透過冥想，我們把心靜下來，與靈界聯繫。

然而，我們的用意不是提升靈性，因為每天花五分鐘時間冥想，對我們的健康有很大的益處。工作壓力很大嗎？關上辦公室的門，閉上你的雙眼，讓身體恢復平靜。若沒有專屬辦公室也無妨，到洗手間去冥想，辦公室的紛紛擾擾就隨它去吧！

在生活中冥想的好處非常多，值得我們力行，最棒的包括：

* 放鬆肌肉，舒緩壓力。許多長期患有頭痛或偏頭痛的人，藉由冥想獲得改善。

* 由於氧氣攝取量增加，心跳跟著降低。

* 免疫力增強。研究指出，冥想讓「天然殺手細胞」變得活躍，有助於清除細菌和癌細胞。

* 大幅提升你的專注力。

工作專用筆記本

在我前本書《清爽生活的一年》（One Year to an Organized Life ）裡，我曾坦承非常不屑看那種心靈成長的書籍。所以，你絕不可能看到我填寫雜誌裡頭心靈成長Q&A的答案，我很清楚我就是會跳過去。然而，後來我有幸讀到布雷蕭（John Bradshaw）的大作《家庭會傷人》（The Homecoming ）時，我竟然一反常態做起裡頭的問答，連我自己也不敢相信。而且，最後的分析結果還令我跌破眼鏡。當我將思緒交由紙筆任意呈現時，竟剖析出我自己都不知道的深層想法。

那次的經驗給我很大的啟發，我馬上把這項技巧融入我所有的課程當中，所以在這一年的重建計畫裡，筆記本佔了很重要的角色。你將會發現，往後每個月的第一週裡，都會用到筆記本。你覺得自己在工作上陷入一成不變的泥沼嗎？我們將一同探索這背後的原因，使它重新活絡起來，然後你將找到更多能量。

夢想板

就組織的角度來看，夢想板也是另一個原本看起來毫無價值或毫無關聯的工具，但事實上，它具有很大的啟發性。製作一個我所謂的夢想板，能夠幫助你看清楚自己的目標，進而實踐。它既簡單又便宜、具有創意、而且效果很好。天底下要找到綜合這麼多優點的好玩意，真不容易！

要製作夢想板，你得先到附近文具店購買幾張大型硬紙板和膠水。現在，請你坐下來，將一疊雜誌攤放在眼前，逐頁瀏覽圖片，搜尋符合你理想生活、理想工作、或是理想辦公室的圖片，並剪下黏貼。完成之後，把夢想板置於醒目的地方（不一定要放在辦公室裡）。往後，這個夢想板將不斷提醒、激勵，使你朝想要的方向前進。倘若你喜歡的雜誌圖片遠遠超乎原本的預期，別大驚小怪。因為當你從內心深處挖掘想法或渴望時，你會發現很多自己原先沒發現的東西，以及你真心嚮往的人生藍圖。盡情擁抱這些意外的驚喜！

接下來，要談大家比較熟知的組織與效能工具。

科技工具

由於我們一心想變得有組織，往往會因天花亂墜的廣告而心動，買下一堆亂七八糟的小玩意，明明不需要，當下卻覺得非買不可。在本書大多數的章節裡，我會介紹並教你分辨哪些工具對你有益、哪些只是騙錢的玩意。購買這類產品前，最好先詢問你熟識的資訊專家，或是洽詢好交易電器零售店（Best Buy）旗下的奇客小組（Geek Squad）技術人員，聽聽他們的意見。科技日新月異，等到本書出版時，勢必有更多新產品問市。這倒無妨，每當購買慾蠢蠢欲動時，你只要問自己：「我真的需要這個玩意嗎？」以我自己為例，有次我欣喜若狂地買下一台全新的掃瞄器，因為它物超所值，可是我後來根本不常用它，所以變得一點價值都沒有。從那以後，我學到一個教訓：「除非你需要，否則不要買。」

時間管理技巧

時間就像金錢、食物，是你我珍貴的資產。時間一旦逝去，就再也追不回來。為什麼要白白浪費你的人生？或更糟的是，任憑別人奪走你的時間？接下來一年裡，你學到的時間管理技巧，將會大大提升你開創理想工作生活的能力。從此，對於生活中大大小小的事情，你不必再照單全收。

好習慣

過去多年來，我見識到許多客戶因為養成簡單的習慣，改變了他們與環境的關係。心理學家表示，要養成一種習慣，必須先連續二十一天不斷重覆相同動作，其中，「連續」與「動作」是兩個最大關鍵。要井然有序與提高效率，過程可以富含創意。你可以竭盡所能讓自己獲得更多樂趣，而以下幾個方法可以奠定堅實基礎，確保你能夠成功。接下來我會逐一探討這些方法，然後你決定要採用哪些。當然，我希望你能全都採用。若是中斷一天，那麼你得從頭來過，而且習慣本身必須是個「動作」（action），而非「活動」（activity）。

兩者有什麼差別？比方說，若我決定要在每天下班前將辦公室整理乾淨，這是在從事一項「活動」。「活動」中包含各式各樣的「動作」，像是：把參考書放回書架上、檔案歸位到檔案櫃裡、用過的咖啡杯洗乾淨、清空廢紙簍、替植物澆水、或許還包括回覆同事的電子郵件。總之，「活動」往往是許多好習慣串連而成，而一組好的活動其實就是一個「例行事務」、「系統」、甚至是個「儀式」。例行事務的一再重覆，就是養成習慣的不二法門。

此外，職場上還有一個良好且必須不斷重複的活動：每當你走進辦公室，就立刻收好私人物品。假若你把大衣亂放在椅子上、午餐盒隨手放在書架上、或是把脫下的靴子往地上一堆，那麼你等於將這一天定調為：「亂無章法，什麼事都可能發生！」與其這樣，何不從踏進辦公室的那一刻，就把今日定調為成功的一天？請尊重你周遭的環境。

系統與例行事物

學生常會問：「我一直都很有組織！可是忙了兩個星期後，我卻好像什麼事都沒做完。既然如此，我又何必費事去做好組織？」聽完之後，我會告訴學生，他們還沒做到有效的組織，他們只不過把東西收拾乾淨而已。有效組織的背後有良好的系統做為後盾，是它讓你的辦公桌變得井然有序。其實，系統就是一種例行事務，我敢說你的生活肯定有許多帶給你快樂的例行事務，像是出門到一家不錯的餐廳吃飯。想一想，你目前手邊有哪些正面的例行事務？本書裡，我會列舉一些好用的例行事務，讓你的工作生活更規律。

展開一年的計畫

若你追求的不只是一份糊口的工作，還希望成就圓滿人生；若你受夠了工作環境現在的模樣；若你在找尋一個方法，足以讓你應付每天超量的通訊聯繫；又，若你一心渴望擁有平衡的生活；那麼，你找對書了。

閱讀本書，只是走對了第一步。你還必須許下承諾，矢志改變，並採取正確的行動。天下無不勞而獲的事情，你得承受偶爾的不便，而且必須投注大量的心力，但最後得到的獎賞將超過你最大膽的夢想。二十年來，我指導過許多客戶做好組織，在他們身上，我親眼見證到這些技巧的確有用。

接下來的一年，你工作生活的品質將會改善。你將會省下時間、金錢、以及你最重要的資產—能量。不論是在身、心、靈或是情緒方面，能量都是我們的本錢。想一想，若是你變得更有效率，情況會有什麼不同？你會如何運用每天多出來的時間？你會如何處置省下的金錢？壓力減低後，你可以完成哪些事情？你知道這團混亂當初是如何形成？

拿出你的勇氣、決心、還有你的筆記本，我們將找出答案！

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「來不及了，來不及了。趕不上重要約會了啦！」

—《愛麗絲夢遊仙境》



白兔的這番話，真是一語道盡現代上班族的困境！你是否經常覺得自己就像這隻白兔？總是東奔西跑、神經緊繃、胃部打結，還常常遲到？是否有同事、家人或朋友丟給你一句「你連自己的喪禮都會遲到！」之類的話？

不過，你告訴自己：「總有一天，事情會變得不同。到時候，我會變得準時—約會不再遲到、報告不再遲交；我會有充足的睡眠，一天照三餐吃飯；所有人會對我的高效率、亮晶晶的辦公室以及一塵不染的桌子留下深刻印象。為什麼？因為我將變得次序井然...

禪風整理達人給讀者的話：

你不必親身體驗禪修，也能體會「禪風整理術」的好處

禪風整理術的用意，是讓你為家裡及辦公室創造一個平靜祥和的氛圍，讓你心情愉悅的開始日常工作。不論你的宗教信仰是什麼，都能從這個整理過程獲得益處。

我進入一個新環境時，馬上就能看出這個空間是否實踐了禪風整理的原則。這是整個房間的感覺，與外表裝潢無關。跟著這本書的步驟逐步實踐，你也能體會到禪風整理的奧妙。

禪風整理的奇妙之處，就在於它讓你全然掌控自己的週遭環境，於是你對生活的方向更是成竹在胸。我們處在一個因果循環的世界，如果我們對行為的背後原因更有自覺，那麼行為帶來的成果必然更接近我們的期望，於是這個過程能賦予我們更多能量。

當你獨自在辦公室全神貫注且順利處理每件公務，在廚房中揮灑自如而所有廚具都隨手可得，在臥房裡全然放鬆歡然入夢，你的臉上不自覺綻放微笑，對自己說，「啊，早該如此嘛！」

歡迎你打開這本書，與我共度樂活工作的一年。

禪風整理達人給讀者的話：

你不必親身體驗禪修，也能體會「禪風整理術」的好處

禪風整理術的用意，是讓你為家裡及辦公室創造一個平靜祥和的氛圍，讓你心情愉悅的開始日常工作。不論你的宗教信仰是什麼，都能從這個整理過程獲得益處。

我進入一個新環境時，馬上就能看出這個空間是否實踐了禪風整理的原則。這是整個房間的感覺，與外表裝潢無關。跟著這本書的步驟逐步實踐，你也能體會到禪風整理的奧妙。

禪風整理的奇妙之處，就在於它讓你全然掌控自己的週遭環境，於是你對生活的方向更是成竹在胸。我們處在一個因果循環的世界，如果我...

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這是擬定未來方向的一月，請好好面對內心的渴望！
畫出你的路線圖／決定你的目標／善用行事曆／從容自在的早晨

這是踏實愉悅的二月，請捲起袖子整頓職場生活。
改造你的辦公室／善用魔法公式／清理你的辦公桌／進行空間重整

這是終結堆疊亂象的三月，請從文件檔案裡抬起頭吧！
清除與歸檔／建立高效能檔案系統／廢紙堆變檔案櫃／維護你的檔案系統

這是運籌帷幄的四月，請戒除浪費時間的惡習。
認識拖延／放下完美的偏執／時間究竟跑哪兒去／提高你的專注力

全力衝刺的五月到了，請排出你的優先順序吧！
找出秩序混亂的原因／剷除負面思維／擬定待辦事項／揪出破壞行程的元凶

溫暖的六月最適合與人為善，搞定那個難纏的同事吧！
提高開會效率／我們在哪見過？／如何回應全看你／如何搞定難纏人物

這是快樂至上的七月，請放鬆心情度假去！
遠離過勞／出發前做好公事交接／規畫假期新訣竅／別帶黑莓機

這是展現科技智慧的八月，請好好整理你的虛擬空間！
檢討你的溝通模式／管理你的電子郵件／溝通方式的多重選擇／清理並備份電腦檔案

這是回顧與反省的九月，請在入秋前作出微調。
善用通勤時間／重整家中行事曆／在家工作的可能性／打造你的家庭辦公室

這是差旅頻繁的十月，多點準備輕裝上路吧！
保持電子工具的同步／臨時出差也不怕／行李打包輕量化／出差費用迅速核銷

這是心懷感恩的十一月，請從過往汲取能量勇敢向前！
善用職場人際網絡／充分利用大型會議／定期更新履歷表／準備績效評估

這是平衡工作與生活的十二月，請給自己一點鼓勵吧！
職場的節慶規畫／辦公室派對／擺脫年終忙翻的魔咒／享受歲末迎接新氣象

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這是擬定未來方向的一月，請好好面對內心的渴望！
畫出你的路線圖／決定你的目標／善用行事曆／從容自在的早晨

這是踏實愉悅的二月，請捲起袖子整頓職場生活。
改造你的辦公室／善用魔法公式／清理你的辦公桌／進行空間重整

這是終結堆疊亂象的三月，請從文件檔案裡抬起頭吧！
清除與歸檔／建立高效能檔案系統／廢紙堆變檔案櫃／維護你的檔案系統

這是運籌帷幄的四月，請戒除浪費時間的惡習。
認識拖延／放下完美的偏執／時間究竟跑哪兒去／提高你的專注力

全力衝刺的五月到了，請排...