感動會議術：開會不能只有結論，還要讓人願意去執行！3原則•3步驟•65個要領，從引起共鳴到促使他人行動的技術

前言 透過會議找到幹勁，因會議而產生行動

．我會想要跟隨他……會讓人這樣想的經營者；

．我會想要跟他一起工作……會讓人這樣想的經理人；

．如果是他的話，可以放心地將事情全部交給他……會讓人這樣想的主管；

優秀的管理者通常也是傑出的會議高手。

本書是透過會議來描寫關於「影響他人的技術」的書。

只要身為領導階層，無論是哪個層級都必須具備「影響他人」的能力。會議，正是最符合這個情境需求的舞台。

為什麼呢？

因為在會議上可以同時跟多數的參加者分享，透過大家的腦力激盪、融合彼此的專業知識與想法，產生新的發現。

我擔任顧問二十多年來，出席過各種公司的會議。每個公司都會開會，但每家開會的方式卻都不同。公司不同、領導者不同，會議的品質和結果也就大不相同。其中關鍵在於會議主導者。

善於開會的會議高手和一般人有何不同？首先他們具備以下三個共通點：

原則１清楚這次會議的意圖，能明確掌握目標。

原則２不只是完成會議，而是讓所有參加者得到滿足。

原則３負起身為會議召集人的責任。

第一，召集人必須要有明確的目標，若只是為了開會而開會，結果一定悲慘，沒有目標的會議根本不值得一開。

第二，在會議結束時，不能只有完成議事課題，而是要讓所有參加者得到滿足。為什麼呢？因為會議的終點代表的是下次行動的起點。若是參加者在本次會議結束時有所不滿或身心俱疲，絕對無法將這次的會議與下次的行動接軌。一場好的會議，應該要讓人充滿幹勁，意願付諸行動。

第三，負起身為召集人的責任。如果事先說「今天的宴會大家不講禮數、開懷暢飲」，當有人說真心話時卻罵人是「混帳東西」；如果事先說「試試看吧」，卻在失敗時把責任全部歸咎到嘗試行動的人身上。沒辦法說出「好好地拚一把，責任由我來承擔」的人，是無法影響任何人的。

會議的品質即為經營的品質，而且一場會議是一個組織展現領導力的縮影。

要讓會議成功，必須遵循以下三個原則，

以「產生共鳴→引導發現→達成共識並行動」的流程進行企畫，並促使參加者們自發性地走上這條路。

這就是高手的技術。

所謂的「影響他人」不是單方面地施壓，而是「促使人們自發性地展開行動」。

《伊索寓言》中有篇〈北風與太陽〉的故事，北風無論怎麼吹，就是吹不掉旅人的大衣。北風吹得愈用力，旅人將衣服拉得越緊。但當太陽釋放出溫暖，旅人便將大衣脫掉了。

會議高手就如同寓言中的太陽，褪去旅人的大衣，引出每個人的幹勁，促使每個人自發性地行動。

為什麼這是必要的呢？

理由非常簡單。因為，一個人的能力有限，在複雜且變化迅速的商業世界裡，再英明的人都不可能單靠一己之力就能解決所有事情。身為會議召集人，必須召集相關人員，以大家的專業和經驗一起來解決問題。

在這樣的狀況下，所需要的並非單方面下達指示或命令的技術，而是提振參加者精神、讓他們能盡情發揮自身能力的支援技術。

「感」……參加者感覺到幹勁，自發性地思考

「動」……自主性地展開行動

感動的會議，是一個用以發揮領導力的工具。

當然，使用工具需要具備相當的技術。

無論是十分鐘的朝會，抑或兩天一夜的經營會議，都是如此。

本書介紹了許多我從成功企業及開會高手那歸整出的會議知識與技術，並搭配實踐步驟，諸如教練式領導、邏輯性思考、NLP(神經語言學)、專案管理、問題解決法、內心交流、市場行銷、經營品質……等等。

「影響他人的技術」是為了讓你得到期望的結果、讓業務邁向成功的技術。

同時也是引燃對方潛能的一支火柴，讓你增加解決夥伴問題的一種技術。

一旦你開始改變，會議就會跟著改變；會議一改變，公司進而也會改變。

我也由衷期盼，閱讀本書而成為「會議高手」的你，成為活躍於二十一世紀的領導者。

公益財團法人日本生產性本部主席經營顧問　寺俊哉



會議高手如何企畫會議

如果我有八小時的時間砍一棵樹，

我會花六小時磨利自己的斧頭。

——美國第十六任總統　林肯

有人說「安排占八成」，這句話也適用於會議。會議高手會做足充分的事前準備，規畫一場成功的會議要先能掌握「會議十大要素」。

１範圍→掌控空間與時間

「我們到底想要在會議上提出什麼呢？」

２開會原因

「為什麼我們非得在大家都很忙的時候開這場會呢？」

３理想的狀態

「要達到什麼樣子比較好呢？」

４訂定主題

「要怎麼做才能達到理想的狀態呢？」

５會議目標

「會議結束時要達到什麼狀態才算是成功呢？」

６議事規則

「會議進行間應遵守及重視的事項（規則、價值觀）為何？」

７相關資訊

「會議前該準備哪些資料？」

８出席者

「哪些人要與會？對他們有什麼期待？」

９時間與地點

「什麼時候、在哪個地方召開？環境和設備上要特別注意或準備

什麼嗎？」

10會議流程表

「要如何順利走完共鳴→發現→達成共識呢？」

一般人都不喜歡開會，要讓大家願意前來必須找出說服的理由，以下是會議高手常用的召開會議的九種說法：

1因為現在那是個問題（弱勢）

2因為想要活用現在的優勢、大幅領先其他人（優勢）

3因為環境改變而造成了嚴重的事態（威脅）

4因為隨著環境改變，現在正是機會（機會）

5因為若是維持現狀的話會造成嚴重的後果（負面未來）

6因為若能夠○○的話就太好了（正面未來）

7因為無論如何都想要○○（欲望）

8因為不得不○○（必要性）

9因為我們可以做到○○（可能性）

當你針對以上問題做了全盤的思考規畫後，就能彙整出完備的會議企畫書，並送出正式的會議通知。

讓會議成功進行的技術

這場會議的終點，正是下一步行動的起點，

有「感」「動」才能讓想法被實現。

一場成功的會議事前規畫固然重要，但會議進行的當下才是能否達成會議目的的關鍵。要順利開完會議且有結論，並讓與會者願意主動的承擔任務向目標邁進，要能確實地依照以下三個步驟來進行：

步驟1產生共鳴

沒有什麼比打從心底想要做的事情更令人興奮的了，

就像是即使沒有飛機也能夠飛上天的感覺。

——飛行員查爾斯‧林白

如果會議是場秀，在第一幕「共鳴」上，必須要能吸引住參加者的目光。

產生共鳴這個流程的目標，是「讓參加者相互信賴，製造出每個人都將會議當作自家事一樣的狀態」。目標是讓參加者有「原來如此，我十分了解狀況了。那麼我能做的事情是什麼呢？」的積極狀態。

產生共鳴的技術在會議前半段特別重要。要能產生共鳴必須學會從「開場」到「描述」「提問」「圖解」「活動」等各種重要技術。

．在「開場」時，讓大家對主持人抱持敬意，暖化現場氣氛，並讓大家意識到目標的存在。

．若能有效活用「故事」，會議宗旨便能傳達給參加者。從平常就開始蒐集各種故事。

．只有主持人單方面的說話並不會引起共鳴，為了讓參加者能將會議當作自己的事來參與，應活用「提問」法。

步驟2引導發現

要得到怎樣的答案取決於我們提出怎樣的問題；

意即關鍵在於我們提出了能夠得到多好的答案的問題。

——潛能開發大師 安東尼‧羅賓

若單單只是發表或是資訊共享，就不需要新的「發現」。參加者只要與主辦方事前準備的答案產生共鳴、雙方取得共識即可。

反之，若這場會議的目的在於討論單靠主辦方無法解決問題，必須借助大家的知識一起尋找解答，這時候就需要依靠「引導發現」的技術了。

．「引導發現」這個流程的目標在於「能夠充分提出與會議有關的主意或想法」並「確實地讓每位成員互通資訊」。

．在會議召開前先拋出課題，讓參加者帶著答案來出席會議。

．提出能夠融合參加者智慧、營造出１＋１＝３的問題。

．首先對現狀有所認知並共享之後，再用「立即行動型」「分析原因型」「追求理想型」三個基本流程進行提問，以引導參加者向前邁進。

‧基本流程還不足以提出意見時，可採用「移動時間軸」「改變觀點」「讓組塊上下移動」「丟出前提」四種提問模式，讓參加者進行腦力激盪。



步驟3達成共識並行動

失敗了又有什麼關係？能做的就都去做吧！

——7-ELEVEN社長鈴木敏文

會議的第三幕，向終曲前進時所需要的是達成共識並行動的技術。

達成共識的流程目標，是「在具體性的對策上得到共識，製造出每個人接受狀況後都能立即行動的狀態」。

大多數會議走到這都是「為了結束議程而進入收尾階段」，這其實是錯的。

會議的目標在於將討論內容帶回工作現場進行實踐，應該當作起點來看。因此達成共識並行動的流程中，最重要的是參加者的自主性。要讓參加者發揮自主性，可利用以下「接受的技術」「整理並選擇的技術」「介入的技術」「分擔並訂立計畫的技術」「激勵的技術」五種技術來完成。

以上所有從產生共鳴到促進他人行動的技術，都是我從事顧問二十多年來的心得，書中我會一一詳細說明。無論是例行的會議還是專門的研討會，「感動會議術」都能讓你將每天都會投入的難以計算的無形成本創造出最大價值。

前言 透過會議找到幹勁，因會議而產生行動

．我會想要跟隨他……會讓人這樣想的經營者；

．我會想要跟他一起工作……會讓人這樣想的經理人；

．如果是他的話，可以放心地將事情全部交給他……會讓人這樣想的主管；

優秀的管理者通常也是傑出的會議高手。

本書是透過會議來描寫關於「影響他人的技術」的書。

只要身為領導階層，無論是哪個層級都必須具備「影響他人」的能力。會議，正是最符合這個情境需求的舞台。

為什麼呢？

因為在會議上可以同時跟多數的參加者分享，透過大家的腦力激盪、融合彼此的專業知識與想法，產生新的發...

第一部 開會前需有的認識及必須決定的事
第1章 會議達人的開會3原則
原則1掌握明確的目標
原則2完成決議且讓參加者得到滿足
原則3負起身為會議召集人的責任
第2章 會議高手這樣企畫會議
1.具備領導力
事先和最後負責人討論決議事項
會議主持人不是引導者
2.會議10大要素
1.範圍：鎖定討論範圍和所需時間
2.開會理由：清楚了解「為了什麼要開會」
3.理想狀況：讓參加者看見會議後的「成果」
4.訂定主題：以「提出對目標理想的疑問」形成主題
5.會議目標：要達到怎樣的狀態，這場會議才算成功？
6.基本規範：在會議中該遵守、重視的事項是什麼？
7.相關資訊：事前該準備哪些資料？
8.出席者：哪些人要參加？如何促使他們產生動力？
9.時間與場地：開會時間與場所的準備
10.會議流程表：務必列出詳細流程並依序進行
3.製作彙整會議企劃書
4.寄出會議通知

第二部 會議成功進行的技術
【Step 1】 引起參加者的共鳴
1.「開場」的技術
˙用「Tee Up」技術讓參加者對會議主持人抱持敬意
˙主持人問候的5個技巧
˙抓住注意力的3種形式
˙以「問答」方式進入會議，提升參加者的投入度
2.「說故事」的技術
˙什麼時候需要說故事？
˙平常就該蒐集故事
3.「提問」的技術
˙讓對方發言的效果
˙事前蒐集意見
˙「提問」比「命令」更有力
4.「圖解」的技術
˙以「表格」形式呈現的資訊
˙以「樹狀圖」形式呈現的資訊
˙以「箭頭」形式呈現的資訊
5.「活動」的技術
˙進行活動的重點
【Step 2】 導引出參加者的「想法」
1.集思廣益的會議該如何進行？
2.事前提供會議主題，讓每個人帶著解答來
3.如何讓1+1=3
4.引導出「想法」的達人提問法
5.對現狀產生共識
˙認識現狀的要點1：用理性掌握現狀（透過商業模型）
˙認識現狀的要點2：以情感面掌握現狀（用五感實際感覺）
˙認識現狀的要點3：在理性上加上感情
˙評價現狀並確立方向
˙達人會抓到給予評價的時機
6.引出想法的3種基本提問方式
˙立即行動型
˙原因分析型
˙理想追求型
7.在三種方式中折衷選擇，當場隨機應變
8.腦力激盪的4種提問法
˙移動時間軸的提問法
˙改變視角的「換位」提問法
˙在樹狀圖裡上下移動的提問法
˙丟出前提的提問法
˙透過活動引導出想法
【Step 3】 達成共識並行動
1.擁有自主性才能凝聚共識
2.「接受」的技術
˙和對方同步呼吸、模仿他的動作
˙像鸚鵡學說話
˙說出「對吧，我懂」
˙歸納出重點
˙說出「非常好」
˙除了語言還要注意表情和動作
3.整理並選擇的技術
˙將各種想法統整成數個「提案」
˙提出每個提案的優勢與劣勢
˙提出評價項目並進行評價
˙選出最適合的提案
4.介入的技術
˙話停不住或不斷重覆他人看法的介入方式
˙想法難以被接受或引起眾怒的介入方式
˙沒進入狀況或不想參與討論的介入方式
˙高層人士不斷發表高論的介入法方式
˙專家成了評論家的介入方式
˙有些人重複好幾次相同話題的介入方式
˙無法將話題從活動中跳脫的介入方式
˙沒有事先聯絡而遲到的介入方式
5分擔任務並訂立計畫的技術
6.激勵的技術
˙確認是否達成「會議的目標」並相互認可
˙如何將決議從會議室擴展到全公司
　˙確認下次及之後的預定會議
　˙激勵每一位參加者

總結 高手技術完全活用案例分析：「客訴處理會議」
引起共鳴
˙場景1：開場
˙場景2：確認目標
˙場景3：了解現狀
引出想法
˙場景4：面對理想狀態並進行轉換
˙場景5：邊進行邊整理需解決的問題
達成共識
˙場景6：引導出行動
結語
附錄

第一部 開會前需有的認識及必須決定的事
第1章 會議達人的開會3原則
原則1掌握明確的目標
原則2完成決議且讓參加者得到滿足
原則3負起身為會議召集人的責任
第2章 會議高手這樣企畫會議
1.具備領導力
事先和最後負責人討論決議事項
會議主持人不是引導者
2.會議10大要素
1.範圍：鎖定討論範圍和所需時間
2.開會理由：清楚了解「為了什麼要開會」
3.理想狀況：讓參加者看見會議後的「成果」
4.訂定主題：以「提出對目標理想的疑問」形成主題
5.會議目標：要達到怎樣的狀態，這場會議才算成功？
6.基本規範：在會議中該遵守、...