Amane AWATARI

前言

為何職場的生產力依舊這麼低呢？

日本上班時間過長和生產力低下已成為問題。企業和自治團體開始一同呼籲「再這樣下去不行！」，提倡「工作與生活要平衡」，致力於設置準時下班日、限制加班時間、增加有薪假等措施。

儘管看起來好像做了很多，我從身邊的上班族口中所聽到的只有以下這些抱怨：

○1能夠準時回家的只有少部分人，大家一如往常地加班到很晚。

○2明明還想要再做一些事卻被硬趕回家，工作動力下降。

○3未完成的工作一天一天累積。

○4工作品質下滑，引發抱怨。

○5在意進行到一半的工作，壓力滿滿。

○6沒有時間搭理他人，無法對話。

○7上司耳提面命地說「不准加班」，只好把工作帶回家裡。

○8除了準時下班日以外，每天的加班量都增加了。希望可以舒緩一下。

○9所有加班都是管理階層在扛，管理階層總是很沒精神。

○10裁量勞動制（責任制）......只是徒增沒有薪水的加班而已。

結果如何呢？

就算只符合一項，也請務必繼續閱讀。你的職場上的「工作與生活平衡」，也許只不過是文字遊戲罷了。就算只有一點也好，我希望可以改變這個無人幸福的可悲狀態。

說到底，為何會進行這個空泛的「工作與生活平衡的遊戲」呢？就讓我們用「促進工作與生活平衡」這名義下所實施的兩種代表政策為例來思考看看吧。

○1減少加班！

設定準時下班日、制定加班時間上限、導入裁量勞動制（責任制）。許多企業都想要進行其中一項，讓表面上的工時減少。

然而就算做了這些改革，工作與生活依然不平衡。工作量沒有改變、做事方法沒有改變、員工工能力沒有改變。無視這些問題只導入制度，當然是不可能會順利的。

制度有促進各職場工作方法改善的效果。但在許多公司，工作方法是非常屬人主義的，努力與改善只能交付給個人。課長說「下個月開始不能加班。總之想點辦法吧。」就這樣！結果「以個人的幹勁和毅力做事」的世界並沒有改變。

加班時間和總工時只是「結果」。光著重「結果」的數字，不管做事方法與組織技能等等的過程，這有什麼意義？工時減少不過是人事部門的空談與自我滿，只有員工一個勁地感到挫折。為了避免公司變成此狀況，身處工作現場的你應該做什麼才好？

○2改善溝通！

接著常常提到的就是溝通問題。

「我們部門溝通不良。」

「我們公司內部溝通有問題。」

有很多的管理階層都會這麼形容。

即使只加強了形式上的加班規範，職場問題也沒有解決，在實質意義上，也沒有提升工作與生活平衡。大家只注意到「溝通不會太薄弱嗎？」而採取對策。只是這些對策常常沒有實際發揮效用。

「為了加強表達能力，要舉辦員工進修課程。」

「舉辦管理階層進修課程。」

我可以斷言，無論怎麼訓練員工的表達能力，溝通能力也不會變好的。透過半天或一天的管理階層進修課程就可以顯著地加強溝通？才沒有這麼簡單的事情。

「溝通的問題很複雜且深遠，至少要從簡單操作的地方、眼睛看得到的地方來著手，所以我們就來舉辦員工進修和管理階層進修課程吧。」

然而，只舉辦一、兩次的進修課程是沒有意義的。

單就表達能力來看，比起資深員工，新進員工還比較優秀。

我每年四月都會擔任企業新人進修講師，感受到新進員工的表達能力逐年提高。這是因為他們從學生時代開始就習慣在研討會或社團活動中，利用power point來發表和提案了。我想搞不好再過幾年，就沒有必要舉辦新人表達進修課程了。畢竟現在年輕人的表達能力都很強。

然而這些優秀的新人，兩年後就會變成什麼話也不說的消極員工，進而被上司斥責「我們部門溝通不良」。這又是為什麼呢？

從這裡可以隱約看出個人依存的結構。

進修說到底只能強化員工個人的工作技能。雖然個人技能很重要，然而如果僅止於提升個人技能，不代表整體工作方式會變好。重新檢視每天的「報連商」（報告、連絡、商討，以下簡稱報連商）與會議進行方式等流程還比較重要。講得更極端點，重要的就是建立一個連表達能力不好的人也可以正確溝通的組織管道。忽視建立組織流程而一味提高個人技能是不會成功的。

我曾經聽過「一旦表達能力好的業務人員辭職，公司營業額就一落千丈」的情況。太過倚賴個人能力，即是組織危機。

那麼，我想大家已經注意到了吧？光是強化像加班規範等「制度」與進修等「個人技能」是不夠的！這只是對職場上的根本問題視而不見，一個勁地仰賴著勞工個人幹勁與毅力的脆弱狀態。

這樣持續下去會變得怎樣呢？最終勞工會疲乏，開始崩潰。就如大家所知，心理不健康者的數目每年都在增加，進入少子高齡化的日本社會到底會變成什麼模樣！？

那麼，我們應該怎麼做才好呢？

必須放眼制度與技術層面以外，實施根本的改善策略。

具體來說，就從「制度」、「過程」、「個人技能」、「管道」這四個觀點找出公司的問題，並加以改善吧！

現在日本很多企業採取的只有強化「制度」和「個人技能」，然後就成了這兩者倚賴個人的狀態。這種組織問題應該怎麼解決才好呢？

這本書，就是為了和你一同找出答案所寫的。

本書網羅了作者過去所任職的四間日本大型企業，以及三十間以上之日本企業中的各種「現象」，描繪了「職場問題地圖」。將「制度」、「過程」、「個人技能」、「管道」的四個問題點刻劃出來，並徹底分析「原因」。

當然，並非所有項目都可以完美地套用在你的公司上。畢竟不可能存在兩個完全相同的職場。請將本書的問題地圖和你的公司相互對照，找出你覺得「符合自己公司」的項目，並請試著嘗試本書提供的改善策略吧！

不要讓活躍的公司，變成疲乏的公司！

很多公司只採取了這兩項！

整備制度案例

˙設定準時下班日

˙規範加班時間

強化員工個人技能案例

˙開設表達能力進修課程

˙開設管理階層進修課程

如果不採取這兩項措施，就找不出職場問題，也不知道如何解決！

前言

為何職場的生產力依舊這麼低呢？

日本上班時間過長和生產力低下已成為問題。企業和自治團體開始一同呼籲「再這樣下去不行！」，提倡「工作與生活要平衡」，致力於設置準時下班日、限制加班時間、增加有薪假等措施。

儘管看起來好像做了很多，我從身邊的上班族口中所聽到的只有以下這些抱怨：

○1能夠準時回家的只有少部分人，大家一如往常地加班到很晚。

○2明明還想要再做一些事卻被硬趕回家，工作動力下降。

○3未完成的工作一天一天累積。

○4工作品質下滑，引發抱怨。

○5在意進行到一半的工作，壓力滿滿。

○6沒有時間...

◆前言◆ 為何職場的生產力依舊這麼低呢？

◆第1站◆ 常常做白工
為何會出現做白工的情形呢？
必須在上游預防做白工！～關鍵在對成品的想像與「報連商」的設計
用5個「要素」掌握工作

◆第2站◆ 上司、下屬的認知不同
1這項工作的目的？
2「輸入」是什麼？
3符合對成品的想像嗎？
4真正的客人是誰？～確認誰是最終大魔王！
5提出執行方法！
專欄 適應遠距工作的新型工作制度

◆第3站◆ 沒有進行「報告、連絡、商討」
下屬的傳達技能太差
上司的接受技能太差
沒有制定進行「報告、連絡、商討」的管道或規則

◆第4站◆ 不必要的會議太多
造成不必要會議的五個麻煩
減少「不必要會議」和「會議之不必要」的4個對策
要改變心態，需要先改變過程
「工作5要素」也適用在會議管理
專欄 只要稍微花點心思就可以提高員工滿足程度

◆第5站◆ 無法預估工作所需時間
無法立即回應工作所需時間的2種背景
可悲的「3無」連鎖反應～無共通流程、無法測量、無改善意願
沒有辦法預估所需時間會變得怎樣！？
可以判別「一次性作業」和「反覆性作業」嗎？
可以表現出「松竹梅」嗎？
專欄 機場巴士的小技能～測量產生信賴

◆第6站◆ 工作屬人主義
人類就是無法消除工作屬人主義
員工為何會厭惡「脫離工作屬人主義」、「工作標準化」？
以牙還牙，以眼還眼，以承認慾望還以承認慾望！
看出是「良性工作屬人主義」或「惡性工作屬人主義」
脫離「惡性工作屬人主義」吧！～優先程度＆工作屬人程度象限圖
工作標準化手冊要在交接前做好！
袪除「因前任員工興趣及堅持而持續的無意義作業」
專欄 將討人厭的工作標準化！

◆第7站◆ 過度服務
「明明之前的人會幫我做，為什麼你就不行？」
為何會產生過度服務？
如果能做好溝通的話
好意與正義感會造成反效果

◆第8站◆ 工作範圍曖昧不清
無法拒絕要求的悲劇
產生「曖昧」的3個問題
確實做好業務設計、管理的4步驟
設定「服務等級」
將服務等級公告周知並讓員工熟悉
測量服務等級

◆第9站◆ 有偷懶的員工存在
「偷懶的員工」是這樣產生的！
偷懶員工出現的5個原因
放任偷懶員工會製造出新的偷懶員工
專欄 採用2：6：2法則

◆第10站◆ 不知道其他人到底在做什麼
為何會產生「不知道其他人到底在做什麼」的原因
「不知道其他人到底在做什麼」所衍生出來的5種病症
不用花錢也可以「製造」出溝通「管道」
用「真是太浪費了！」的態度處理問題

◆第11站◆ 上司、經營階層無法得知實際狀況
工作現場層級改善有其界限
如果「只報告工作結果」的話......
工作動力越來越低落
應該報告的是「流程」！
必須進行測量及報告的是？
定義→測量→報告→改善的循環

◆後記◆

◆前言◆ 為何職場的生產力依舊這麼低呢？

◆第1站◆ 常常做白工
為何會出現做白工的情形呢？
必須在上游預防做白工！～關鍵在對成品的想像與「報連商」的設計
用5個「要素」掌握工作

◆第2站◆ 上司、下屬的認知不同
1這項工作的目的？
2「輸入」是什麼？
3符合對成品的想像嗎？
4真正的客人是誰？～確認誰是最終大魔王！
5提出執行方法！
專欄 適應遠距工作的新型工作制度

◆第3站◆ 沒有進行「報告、連絡、商討」
下屬的傳達技能太差
上司的接受技能太差
沒有制定進行「報告、連絡、商討」的管道或規則

◆第4站◆...