安娜卡琳．珍

第一章、 辦公室禮儀

如果你不謹守禮儀
即使成就再高
也彌補不了缺乏專業的形象

Without good etiquette, no amount of accomplishment will overcome the lack of a professional image.

辦公室禮儀

這是秘書黛比的親身故事
我最近才加入一家新公司。上班不到兩週，我尚在適應當中。在我過去擔任的職務裡，我不必為老闆或辦公室裡的任何人處理私事。一天午餐時分，公司的合夥人之一走出他的辦公室大吼：「可不可以找個人出去拿我訂的午餐？」他並沒有特別對著某個人說，所以我沒有理他，只顧著做自己的事。同事的眼光全都朝我射來。顯然那句話是對我而發，因為我在他的視線之中。我奉命抓了一把零錢，跑到街上去拿他的午餐。回來後，我直接將午餐盒的牛皮紙袋送入他的辦公室。我注意到，辦公室內還有別人。我以為那是他的朋友，兩人正在閒聊。我將袋子交給她，轉身正要離開，她一把抓著我的手臂，咬牙切齒的說：「你能不能把它裝載盤子裡？」我出了辦公室走進廚房，找那個盤子，把保麗龍餐盒放在上頭我正要扭開她的門把，他的秘書叫住我，說到你得把餐盒裡的東西倒出來放在盤子上。要擺得好看，不能看起來像是「外帶的樣子」。還有，記得附上餐巾和刀叉碗筷。我回到廚房照辦不誤，這才回到她的辦公室。她一把抓起盤子，遞給房間的那個男人，從牙縫裡擠出一句謝謝。我踏出辦公室，心中疑惑不已。同事向我解釋，辦公室裡就是要做好表面功夫。而且，那份午餐是給那男人吃的，他也許是個客戶，老闆希望他留下好印象。有什麼比一個隨時待命、值得信賴、能把交辦事情做得盡善盡美的一流秘書更能製造好印象呢？

雖然辦公室禮節這個課題廣泛得足以另外成書，本章只為你指出一些基本原則。如果你不謹守禮儀，即使成就再高，也彌補不了缺乏專業的形象。下面所列的提示並不難理解，你會發現它多半都是常識，例如對待客戶和同事要有禮貌、儀容要整潔、要勇於認錯、別人忙得不可開交的時候要伸出援手。這些對你來說大概都不是新鮮話，不過，我們每個人不時都需要一點提醒！


客戶與同業
CLIENTS AND BUSINESS ASSOCIATES

你希望客戶或同業對你留下好印象。他們既然決定跟你做生意，你當然希望他們對這樣的決定有信心。客戶前來拜訪時，為公司創造第一印象的人常常是你。因此，要將令堂諄諄教誨的禮貌牢記在心、充分發揮。儘可能和顏悅色，彬彬有禮，切莫讓客戶覺得他們干擾了你忙碌的工作。

‧向客戶自我介紹。握手的時候，眼神要直視對方。

Introduce yourself to the client. Make eye contact as you shake their hand.

‧客戶進入辦公室後，一定奉上飲料。如果客戶想喝咖啡，一定要問濃淡喜好、加不加糖或奶精。如果他們要求某個廠牌的代糖，可別隨手抓其他廠牌代替而暗自希望別被發現。兩種味道的確有差別。

when a client comes into the office. always offer them something to drink. If they ask for coffee, make sure to ask how they would like it. If they ask for Equal, do not grab Sweet'n Low and expect them not to notice. There is a difference.

‧客戶來你們大樓開會，一定要陪他們到會場去。你或許很忙，不過你的老闆會情願你花點時間親自陪同客戶前往會場，也不願意任由他們在大樓裡亂闖亂逛。

When a client comes into the building for a meeting, always escort them to the meeting area. You may be busy, but your boss will allow you a moment to personally escort the client rather then allow them to wander aimlessly through the building.

‧開會前客戶應該在舒適的會客室裡等待，直到老闆準備妥當。你的老闆可能不喜歡客戶坐在自己的辦公室裡等候。

The client should be waiting in a comfortable waiting area until your boss is ready for the meeting. Your boss may not like the client sitting in their offce waiting for them.

‧如果你必須傳話給某個正在開會的人而打斷會議，要為自己的干擾致歉，說話要簡明扼要。

If you have to interrupt a meeting to give a message to someone in the meeting, excuse yourself for interrupting and be brief with your message.

衝突
CONFLICTS

‧如果你怒火中燒，要學會離開現場，到走廊裡快步踱幾圈。回到辦公室之前，想盡辦法讓自己冷靜下來、理性思考。

When you are angry, 1earn to walk away. Thke a quick trot around the block. Do whatever it takes to calm down and think rationally before you return to your office.

‧如果你非得和他人正面交鋒，不妨備妥一切事實，並以平靜、理性的語調敘述出來。也要給對方說話的機會。對方每次反駁你，盡可能給予正面回覆。事情解決之後，要寬恕、忘懷。沒有人喜歡牢騷滿腹的人，那可是挺醜陋的。

If you must have a confrontation. have all of the facts and speak in a calm. rational tone. Let the other person(s) speak as well. For every negative. try to give a positive. After the situation is resolved, forgive and forget. No one likes a grudge holder. 1t's ugly.

‧如果你請同事幫忙而對方心有餘力不足，你可能得找他（她）的上司協助。果真如此，你得謹守禮儀，事先告知這位同事你打算這麼做。你並不是偷偷跑去「打小報告」，只是為了把事情做好。別為這件事惹人反感，沒有人喜歡告密者。

If you have asked a colleague to do something for you and they are unable to get it done. you may need assistance from their superior. If this is the case, have the courtesy to inform your colleague of your plans. You are not running off and "telling on then." you simply need to get something done. Do not be obnoxious about it, No one likes a tattletale.

辦公區
CUBICLE AND SURROUNDING OFFICE AREA

‧自己的辦公區域要保持乾淨。如果桌上和地上不小心灑了咖啡，別由著它滲進地毯裡，要立刻清乾淨！自己的區域每一週都得撢灰、清掃。……

第一章、 辦公室禮儀

如果你不謹守禮儀
即使成就再高
也彌補不了缺乏專業的形象

Without good etiquette, no amount of accomplishment will overcome the lack of a professional image.

辦公室禮儀

這是秘書黛比的親身故事
我最近才加入一家新公司。上班不到兩週，我尚在適應當中。在我過去擔任的職務裡，我不必為老闆或辦公室裡的任何人處理私事。一天午餐時分，公司的合夥人之一走出他的辦公室大吼：「可不可以找個人出去拿我訂的午餐？」他並沒有特別對著某個人說，所以我沒有理他，只顧著做自己的事。同事的眼光全都朝我射來。顯...

前言
Introduction

你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後面的矮小男人。奧茲王國的人民只管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國家、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。只要他們把工作做得妥妥當當，不但老闆面子有光，業務也運行無礙，而外人不會知道幕後的他們所下的苦功。主管祕書秉持專業的態度，為老闆安排生活細節、排定會議準備資料、安排差旅、確定萬事俱備，好讓老闆達成任務。一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔法師一樣偉大。
而你為什麼要做一個躲在老闆背後的人？原因在於──機會。除非你非常、非常的幸運（或是生在豪門世家），你不會立刻就當上老闆。大部分的主管都經過長時間的辛勤努力，才到達他們今天的地位。而升上高位的最佳途徑，就是向這些你希望看齊的人學習。沒有比成為這人的左右手（機要祕書）更好的了。你有機會接觸到他們所讀、所寫、所說的一切。你參與他們工作的所有層面，連他們的部門主管也不及你，因為你從頭到尾都可親臨每一場會議，耳聽每一通電話，目睹每一頁傳真。在當今的企業界中，一個聰明、努力、處事有條有理的機要祕書，只要專心一意當好老闆背後的那個人，當能平步青雲。
這是一本務實而有用的指南書，你不妨將它當作地圖使用。它會告訴你做個成功祕書需要的基本工具，不過，你必須自己拿起這些工具，將它發揚光大、舉一反三。一旦你熟諳了這些基本工具，便可依據適合你的原則來創設屬於自己的整理制度。這本書就像一張地圖，它指引你方向和行走的路線，可是採取行動的還是要靠你自己。
我個人就是從主管祕書做起。我對那份工作有時熱愛，有時痛恨。可是我始終堅守崗位，因為我相信，我一定有出頭的一天。我很幸運，遇到的都是非常好的老闆。我今天的知識、職位以及處事態度，都要拜過去的老東家之賜；我欠他們太多。一路走來，我得到的每個機會都是出於這些老東家對我的讚揚而受到的鼓舞──連這本書都是。
如果你有機會成為一位好老闆的機要祕書，要把握。努力工作，盡你所能吸收知識，突顯出你老闆的偉大，你就算是上軌道了。
祝你好運！

前言
Introduction

你還記得電影《綠野仙蹤》的一幕嗎？陶樂絲和她的朋友發現，統治整個奧茲王國的竟然是個藏在一塊巨大帷幕後面的矮小男人。奧茲王國的人民只管高高興興地走他們的黃磚路，並不想知道是誰在治理國家、為什麼治理得這麼好。高階主管的祕書，頗類似於那道巨大的帷幕。只要他們把工作做得妥妥當當，不但老闆面子有光，業務也運行無礙，而外人不會知道幕後的他們所下的苦功。主管祕書秉持專業的態度，為老闆安排生活細節、排定會議準備資料、安排差旅、確定萬事俱備，好讓老闆達成任務。一流的祕書，可以將老闆襯托得像奧茲魔...

賴櫻暖　序
石詠琦　序
前言
Introduction

第一章　 辦公室禮儀
第二章　 電話
第三章　 郵件
第四章　 檔案處理
第五章　 電腦
第六章　 安排會議和日程表
第七章　 差旅和行程表
第八章　 臨時助理
第九章　 實習生
第十章　 私人雜務和私人祕書
第十一章　 溝通
第十二章　 穿衣法則
第十三章　 簡易備忘錄

後語

賴櫻暖　序
石詠琦　序
前言
Introduction

第一章　 辦公室禮儀
第二章　 電話
第三章　 郵件
第四章　 檔案處理
第五章　 電腦
第六章　 安排會議和日程表
第七章　 差旅和行程表
第八章　 臨時助理
第九章　 實習生
第十章　 私人雜務和私人祕書
第十一章　 溝通
第十二章　 穿衣法則
第十三章　 簡易備忘錄

後語