車塚元章

前言　不懂簡報，就無法工作
第1章　九成的工作由簡報決定
第2章　說話的黃金法則
第3章　投影片製作與器材準備
第4章　一場精采的簡報
第5章　提高會議簡報的說明力
第6章　獲得主管好評的工作簡報
第7章　任務交辦和指示的簡報
第8章　讓客戶點頭的商談簡報

前言

不懂簡報，就無法工作

　　現在雖然常有不同類型的企業找我擔任研習講師，以指導者的身分為上班族分析簡報有趣和困難的地方、教他們精進簡報技巧的方法，但我並不是一開始就很擅長簡報的人。

　　事實上，我很害怕在人前說話，是那種會盡量避免在很多人面前開口的類型。

　　＊不懂簡報，就無法工作＊

　　「再這樣下去，我就要失業了！」二十六歲那年，我開始負責某項工作時，產生了這個想法。

　　當時我剛換工作，進入一家經營顧問公司上班，在此之前，我從來沒發表過正式簡報。即使如此，突然變成「講師」的我，仍不得不靠自己策畫一場關於「如何訂定經營策略」的一小時講座。

　　當然，觀眾多半比我年長。

　　從講座前一星期開始，我就因為過度不安而沒有食欲，也無法好好工作。為了穩定心情，我不管三七二十一，開始寫當天要念的講稿。

　　終於到了講座那天。數十位觀眾就在眼前，讓我非常緊張。簡報開始後，我始終避開觀眾的視線，只顧著一張接一張念著放在講臺上的稿子⋯⋯

　　結果非常失敗。

　　講座結束後所回收的滿意度問卷中，最讓我難過的感想是：「不知道講師到底想說什麼。」

　　我明明說了一小時的話，卻無法傳達任何訊息，這個事實讓我十分沮喪。

　　不管自己多努力，如果無法把訊息傳達給對方，就得不到報酬，也得不到肯定。

　　這點對任何工作來說都是一樣的，但對於經營顧問這一行來說尤其明顯。剛換工作的我，對自己貧乏到可憐的簡報技巧懷抱著強烈的危機感。

　　＊從問卷中學到的事＊

　　不過，那些問卷也讓我學到了很多。

　　它們讓我意識到，那份講稿只是為了讓自己安心、讓自己有心情工作而寫下的稿子。後來，只要有機會進行簡報，我都會在製作資料或講稿前，先留一點時間思考觀眾的背景。

　　．觀眾是什麼樣的人？
　　．觀眾聽完簡報後，希望得到什麼？
　　．為了達到目的，需要哪些資訊？該怎麼表達才好？

　　只要從這幾個角度來看，想透過簡報傳達給觀眾的訊息，就會變得很清楚。

　　接下來要做的，就是徹底研究前輩們的講座。無論是簡報的結構，還是說話方式、語氣、停頓、肢體動作等等，總之，能模仿的地方就全部學起來。

　　幸好，當時我幾乎每個月都必須在講座中擔任講師，所以可以立刻實踐學到的技巧。

　　＊技巧變好之後＊

　　當我開始這麼做之後，有一天，我發現自己產生了三個變化。

　　第一，是別人對我的評價提高了。直屬主管對我說：「最近你的簡報技巧變好了呢！」到現在我都還記得自己聽到這句話時有多開心。

　　第二，是身為顧問的工作實績。

　　來聽講座的人，大多是四十歲以上的經營者或公司主管。即使在這些人面前，我也能清楚表達，說出來的話也越來越有說服力。

　　而且接手的案子也增加了。

　　最後一點，則是平常業務中的溝通錯誤或糾紛變少了。無論是以顧問身分在企業的經營會議中發言、在日常業務中對主管提案，或是對下屬傳達工作指令，我都能有條理地表達意見、傳達想法。

　　這時我發現，簡報的目的就是「傳達訊息，讓人有所行動」，而這也是所有工作的基礎。

　　在這樣的背景下，本書將以「兩大基礎」和「五種狀況」來介紹簡報技巧。尤其是在五種狀況中，除了「發表會、講座」外，還介紹了「會議」「報告」「指示」「商談」等幾種狀況，提供各位讀者將簡報技巧活用在日常業務中的方法。