HayashiManabu

前言　學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用
 
Chapter 1  把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
1. Excel能幫助你什麼？
無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
確認日報表，是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
 
2. 你的數字力強嗎？
具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異
 
3. 能否用圖表來說話？
展示圖表，比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度，總是卡卡不順利？
建立工作機制，能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事，最好交給Excel處理
管理者的3大任務，都可以用Excel達成
 
Chapter 2  Excel複習課，喚起學校教的片斷記憶！
1. 複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠，按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵，切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵，一口氣關閉檔案
 
2. 複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招，用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠調高顯示倍率
 
3. 操作時突然卡卡，可能是不小心……
數字鍵突然失靈，很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後，為何文字竟然消失不見？
 
Chapter 3  Excel進階課，分析資料、解決工作難題！
1. 會函數與製表嗎？Step by Step讓你秒懂！
想掌握狀況和變化，從解讀Excel資料開始
固定數據的位數，表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單，比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」，數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」，改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%？這樣做馬上找到符合條件的資料
 
2. 會分析數字與資料嗎？即使KPI也難不倒你！
找出關鍵績效指標KPI，是領導者的責任
設定目標前，先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表，業績趨勢看透透
想算出各種指標，只要會加減乘除就夠了！
【技巧9】用Excel幫你計算，從操作「＋」、「—」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列，快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功，就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值，得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值，你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵，需要根據數字拿出方法
 
Chapter 4  Excel其他應用，管理時間進度與細節！
1. 檔案到底在哪裡？2訣竅快速完成超方便！
檔案管理有2訣竅，能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤，一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案，釋放桌面空間
 
2. 數字容易算錯？「貫穿加總」省下運算的麻煩！
【技巧15】小心！傻傻複製貼上，數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式，單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照，放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能，算出多個檔案儲存格的總和
 
3. 進度拖延怎麼辦？雲端共用表單，誰也跑不掉！
不想交貨延誤、弄錯產品規格，就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表，能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期，用「自動填滿」功能最省力
【技巧20 & 21】為了防止錯誤，進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度，能確實遵守deadline
【技巧22 & 23】用「篩選」功能，以顏色或數字排列輕重緩急
 
Chapter 5  一流主管擅長用Excel做簡報，你呢？
1. 數據轉化為圖表，激發團隊成員的企圖心！
讓團隊成績看得見，能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」，使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠？利用折線圖和散佈圖
 
2. 4技巧讓圖表充滿說服力，向上、向下管理一把抓！
活用圖表強調重點，能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度，凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」，不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」，靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」，將想強調的部份分離出來
 
3. 善用Excel的互動與註解，追蹤團隊成效！
報告並非收到看完就好，還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於，讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能，再忙也能分享資訊提供建議
 
Chapter 6  圖解學會Excel關鍵按鈕，效率提高100%！
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料？
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序，或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能，正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式，能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時，怎樣容納在儲存格內？
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小
 

前言　

學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用！

　　為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織，本書介紹各位在使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者或是剛成為管理者的讀者，都能瞭解並實踐書中歸納的內容。

　　我長年為商務人士舉辦「資訊科技（IT）技巧」和「商務技巧」兩方面的培訓，開設IT商務應用、職場電腦應用，甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。

　　我見過為數眾多的管理者，最近特別注意到一件事：具備IT技能與不具備的管人，呈現極大的差距。

　　有些管理者本來就有很高的Excel素養，因此學習要訣時吸收得很快，反觀同一家公司的另一位管理者，即使受到悉心指導也很難學會，甚至露出不解的表情，彷彿在問：「這樣的培訓真的有意義嗎？」

　　明明是同一家公司、相同職位，居然有這麼大的落差，實在讓人驚訝。雖然前者的管理者為數不多，但讓人不禁認為，這兩者日常的工作方式應該有頗大的落差。

　　然而，現今的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作，不只要處理自己分內的事務工作，還要管理團隊、分析問題並做出決定，以及培育各式各樣的部屬等，每天十分忙碌。

　　但是，我認為光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧，無法直接與日常工作連結，既不能提高生產效率，活用的成效也不彰。

　　「明明可以用基本的Excel技巧，讓管理者輕鬆提高生產效率！」

　　「明明只需記住簡單的操作，就能讓管理無往不利！」

　　「真想稍微改善部門或團隊管理者忙碌的現狀！」

　　站在培訓IT和商務技巧的立場，我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境，提供真正實用的Excel技巧。基於這股強烈的意念，我提筆撰寫本書。

　　其他Excel書籍常介紹艱澀的技巧，反而使讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。然而，本書跳脫其他書籍的風格，著重於介紹與說明能馬上應用於工作的技巧，讓管理工作變得輕鬆一點。

　　首先，第一章討論現代管理者的職責、Excel與管理的關係。接著，各章依照每天的工作情境，分別介紹管理者需要用到的Excel技巧，例如：資料加總與分析、管理工作進度和案件，以及公司內部溝通等。各章都包含Excel基本用語解說，以及每位商務人士都應知道的技巧。

　　我的目標是要撰寫一本新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書籍。期盼本書能幫助讀者減輕繁忙壓力，提高團隊工作成果。