箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力

在某種程度上，我們已經在採用箱型時間，所以使用箱型時間對我們來說是很自然的事。因此，你不需要做太多準備，就能動手操作。

撥出一點時間：15換15
首先是為「箱型時間」做時間箱，這不只是一句加強記憶的口號。執行箱型時間有個關鍵，如第一章所說，你要在適合做決定的時間事先選定要做的事。這代表我們必須在執行任務前，在行事曆上，安排一段時間來規劃每一天的時間箱或是更長遠的活動。
以每日行事曆來說，最好是在前一天晚上或工作當天早上規劃。前個晚上規劃的好處是有多一晚的睡眠時間，大腦會利用那段時間將你的想法再去擴展發想或是更加鞏固；當日早上規劃的好處則是早上時思緒比較清晰，而我個人比較喜歡後者。
你不需要花太長的時間規劃。十五分鐘就能安排完一天的時間箱，但這樣關鍵的短短幾分鐘，會大幅影響你一整天的十五小時。所以，請在行事曆上排入這十五分鐘的規劃時段。請注意，這是每日活動，它會是你每一天最重要的一項行程，所以請設定成週期性的排程。此外，請讓這件事更具吸引力，尤其是剛開始時。舉例來說，也許你可以在早上規劃日常時間箱時，搭配一杯你最愛喝的飲料。
這十五分鐘的規劃時間帶給你掌控力。很多人一早起來第一件事就是打開收件匣。
但，讓我們來比較一下這兩種做法。假設那十五分鐘你處理了十封電子郵件，這當然也是一種推進工作，但是你不會知道：之後還有多少工作要做、每件事的優先順序、哪件事尤其需要做好準備、需要留言給誰、何時可以休息等。但箱型時間讓你清楚掌握這些情況，給你明確的計畫與掌控感。
你也要以星期、月分、季度、年度為單位，進行長期的規劃，以確保能長時間地落實箱型時間。做長期規劃可能需要用到一個小時以上的時間，不過我們在此的重點還是放在每日時間箱。

正確的心態
想讓箱型時間發揮效果，你必須要有正確的心態——敞開心胸，相信箱型時間可以幫助你釐清要在什麼時候做什麼事，按部就班地操作能帶來快樂。歡迎你用批判的眼光看待它，這樣反而更有幫助；若你從頭到尾都對它堅持不信，那也不一定是好的。不過既然你正在讀本書，應該是能抱持正確的心態，認為箱型時間真的可以幫助你，你也已經曉得箱型時間的好處。

數位行事曆
你真正需要的工具就只有行事曆。當然也可以使用紙本行事曆，或是那些網路上號稱「時間箱專用規劃簿」的花俏筆記本，只不過紙本行事曆比數位行事曆少了很多功能。如果你使用的是數位行事曆，只需要搜尋關鍵字，就能查出重要資訊。你可以輕鬆地與同事、朋友、家人共用檔案。數位行事曆可以使用加密技術和密碼來保護資訊，還可以進行雲端備份，並在所有裝置上面同步。我非常建議大家使用數位行事曆。
數位行事曆是有一些比較不那麼重要的功能，你可以先不必理會。許多數位行事曆附有進階功能（即使很少人會或需要使用），請直接忽略它。現在甚至還有可幫忙製作時間箱的軟體，你也不用考慮那些軟體。

動手製作時間箱
請打開你的數位行事曆，配合日常的生活步調，在明天早上你的起床時間後，加入十五分鐘的預約行程，標題設成「製作今日時間箱」。記得將這個預約行程設為每個平日重複，利用這段時間替每一天的時間箱做安排。這是你邊做邊學的沉浸式體驗。

該納入哪些事？
哪些事可以納入時間箱？舉凡你需要或想要做的事，只要拆解成可以處理的單位就能納入時間箱。這些事情來自你的待辦清單，源自於你的想法、訊息、會議、工作和生活。如果待辦事項很瑣碎，可能需要加以組合，如果待辦事項很龐雜，則有可能需要拆分。
一般而言，時間箱不外乎下列幾種：
•規劃時間箱這段時間：如第9章所說明，當天之前，十五分鐘左右的規劃時間。
•任務：時間箱裡的活動是主要使用情境，例如：帶小孩到公園玩、晾衣服、跟女朋友吃午餐、撰寫報告、審閱評鑑、修正企劃案數據、星期二晚上倒垃圾……
•提醒：聯絡某人、追蹤電子郵件、買禮物……
•會議準備：理論上每一場會議都很重要，所有重要的會議都需要準備。適時安排時間箱為會議做準備很重要，也許是自己一個人準備，也許有其他與會者幫忙。
請注意，會議準備常會因行事曆裡的其他活動而產生。例如，在你規劃星期二的時間箱時，發現星期三有個會議需要做功課，於是你在星期二安排了會議準備的時間箱。
•通勤：如果你需要花時間前往某處，請在行事曆上標註兩地移動的時間。這段時間可能沒法做什麼，但是可以考慮安排一些比較娛樂性或教育意義的活動。這樣的通勤時間箱，標題我通常會寫：「通勤／（某某活動）」。
•休息或運動：提醒自己要休息和運動，用這個方式告訴別人，你在某段時間已經有安排好的事了。
•重複會議：我們有很多固定的開會行程，其中有一些會議確實需要定期進行。這時候設定週期性的行事曆預約行程既符合邏輯，又能兼顧效率。不要因為這些是自動提醒的行程就認為它不重要，這些是重要行程，而且定期會議的存在，表示有定期事先開會準備的「會前會」需求。
•個人事務：不管我們怎麼區分工作與生活，所有活動都受每天二十四小時的限制。所以，請將生活各領域的時間箱安排在同一個行事曆裡。

小型、中型、大型時間箱
我建議時間箱的大小分成大、中、小三種就好，不要給自己太多選擇，可以避免猶豫不決的痛苦，例如要去決定現在這個任務究竟是要四分鐘還是七分鐘。
要判斷時間箱的大小，有幾個因素需要考量。如果你無法長時間專注在同一件事情上，建議選擇較小的時間箱，或是順應手邊工作的所需時間。在決定時間箱大小時，使用行事曆軟體的預設值，也是一種實際又符合邏輯的做法，例如：如果軟體的預設值是二十五分鐘，就不要調成二十分鐘，否則你就得在每加入一個時間箱時調整一次，那樣是自找麻煩。
我把時間箱劃分成小型的十五分鐘、中型的三十分鐘、大型的六十分鐘。少於十五分鐘的任務就不刻意去做成時間箱，那樣反而太費力，只是徒增煩惱，適得其反。我會把這類的瑣碎任務組合成大時間箱，這點我們已在前一章說明過了。
可能超過一小時的任務，對我來說負擔很大，所以我習慣拆成小任務來做。我的時間箱預設值是三十分鐘。請注意，番茄工作法的預設時間是二十五分鐘。在我寫書的時候，Google和微軟行事曆預約行程的預設值分別是二十五和三十分鐘。共識之所以會形成是有道理的，要相信眾人的智慧。

在某種程度上，我們已經在採用箱型時間，所以使用箱型時間對我們來說是很自然的事。因此，你不需要做太多準備，就能動手操作。

撥出一點時間：15換15
首先是為「箱型時間」做時間箱，這不只是一句加強記憶的口號。執行箱型時間有個關鍵，如第一章所說，你要在適合做決定的時間事先選定要做的事。這代表我們必須在執行任務前，在行事曆上，安排一段時間來規劃每一天的時間箱或是更長遠的活動。
以每日行事曆來說，最好是在前一天晚上或工作當天早上規劃。前個晚上規劃的好處是有多一晚的睡眠時間，大腦會利用那段時間將你的想法再去擴...

我在大約二十年前踏入這行，當時我的控管能力極差——對所有命令照單全收，誰喊得最大聲，就聽誰的。我會寫待辦清單，但是對如何排定優先順序毫無概念。最後，我犯了基本錯誤，沒有完成最急迫的工作，經常被否定和責備。難過了幾個月後，我想出一套簡單的做法，稱為「每日工作計畫」。我從待辦清單挑出優先任務，將其貼進電子試算表，以七．五小時為基本單位，來預估處理每件任務需要多久時間，並在完成之後勾掉該任務。

但這套做法還是不夠完美。我必須想辦法讓電子試算表和會議這類現有任務銜接起來。那是二○○○年代初期的事，Dropbox和Google雲端硬碟尚未問世，同事們無法存取我的檔案，我當然也不可能邀請別人查看我某項任務的背後細節。最重要的是，如果不用心控制和管理，電子試算表上的任務無法與時間產生連結。我的意思是：我搞不清楚哪個時候該做什麼事，也不清楚自己是否在進度上。

略早於十年前，我在《哈佛商業評論》（HarvardBusinessReview）偶然讀到丹尼爾．馬可維茲（DanielMarkovitz）的文章，得知將待辦清單移至行事曆上，有助大幅提高生產力。馬可維茲指出，待辦清單令人眼花撩亂、難以排定優先順序、缺乏背景資訊，而且無法敦促使用者投入任務，而共享行事曆能夠解決所有問題，我讀了很有共鳴。於是，二○一四年初，我開始每天執行這套方法，就這樣認識了「箱型時間」。我每天早上會先花十五分鐘決定，當天要花多久時間、做哪些事，並將這些事項寫進Google日曆。

這麼做改變了一切。

我更能掌握所有的事。我知道自己在做什麼，有信心把注意力放在對的事情上。我能夠更準確預估任務完成的時間，因此可以提出理由，有自信地拒絕或接受新工作。在我感覺不確定或壓力很大時，我會用「回去看行事曆」來判斷。它在我需要的時候，不斷地為我提供指引。創業之初，我便期許自己當個公開透明，可為同事提供幫助的執行長。箱型時間提供了公開的共享紀錄，每一位團隊成員都能夠看見，我已經完成和正在處理的任務，並幫助我達成這兩項目標。

我愈做愈上手。回顧這十年以來的行事曆紀錄，我看見自己出現變化，包括：工作日的未利用時段減少；時間箱大小愈趨固定；時間箱的標題辨識度更高、提供更多幫助；我甚至開始用不同顏色標示時間箱，一眼便能看出不同的生活領域花了我多少時間。而且我發現，這套系統化的辦法，也適用於工作外的生活，我將愈來愈多非工作行程排入時間箱，它真的改變了一切。

這套方法在我睡眠以外的清醒時間，大幅影響了我做的事、我做事的時間和方式。它是一套不可或缺的方法。

我愈來愈沉浸其中，腦中興起一股想要分享給大眾的念頭。於是，我在《哈佛商業評論》上寫了一篇這個主題的文章。這篇文章蟬聯《哈佛商業評論》最受歡迎文章排行榜數年，許多讀者因此直接寫信聯絡我。箱型時間不只在《哈佛商業評論》廣受好評。二○二二年，抖音創作者（timeboxmedia）拍了一支影片，提倡這方法的好處，並且特別推薦我的文章，幾週內就累積破千萬的觀看次數。這支影片獲得的熱烈迴響進一步證明，人們對箱型時間可以帶來的好處深感興趣。

我知道，有數十萬名的高階經理人，聘請個人助理替他們每天製作時間箱、管理行事曆，幫助他們增加產能、提升安心感和幸福感。卡爾．榮格（CarlJung）、愛因斯坦、比爾．蓋茲、瑪麗．卡拉漢．歐朵斯（MaryCallahanErdoes），許多世界級的偉大成就者，都在採用某種版本的箱型時間。從Z世代抖音創作者、忙碌的父母、企業高階主管，到世界級領袖與反傳統人士，箱型時間廣受各個領域人們的歡迎。

每天早上有十億名左右的知識工作者從床上醒來，被吸引到由像素構成的螢幕前面，花八小時以上的時間處理各種訊息。這是一項無止境的工作，必須不停地在不同的任務間做選擇。除此之外，我們還有更多工作外的任務和責任，每件事的輕重緩急和重要程度都不一樣，需要想辦法並置和塞入行程。

因此，不論哪一刻，我們都面臨眾多不容小覷的選擇，承受各式各樣的壓力。隨時有太多可以選擇的事情，讓我們疲憊不堪，降低我們做正確決定的能力。我們害怕錯失社群媒體上，任何「看似可以」抓住的事物。潛伏在暗處的演算法，決定了現代人大部分的生活品質。當我們好不容易掙脫了，總是不請自來的通知功能，又把我們拉回到演算法的魔掌裡。我們從未預留空間給好的習慣和做法，以創造真正渴望的事物；其實我們真正想要的是自我發展、事業成功、帶來滿足感的人際關係、健康的身體，簡而言之，就是有意識地過快樂的生活。

這件事使得許多人產生不必要的困惑、迷惘、疲憊、焦慮，甚至憂鬱。這就是地球上享受最多特權的人的現況。

有鑑於此，市面上出現數以千計，談論生產力和時間管理的書籍與文章，分別從習慣、檢查表、注意力、心流、精力、優先順序、少即多的優勢、克服拖延的方法、心理健康和精神性等不同角度出發，並與其他書籍文章在某些部分有所重疊。許多書籍提供了威力強大的方法，大受消費者青睞。但是這些書籍都沒有針對箱型時間提供完整的指引。

所以我想，我有責任藉由這個機會，向更多人介紹這套方法與心態。本書將向你證明，作為時間管理基礎的箱型時間是一套可即時派上用場的成熟方法，它能幫助數十億人，從日常生活以小時為單位的各種選擇當中解脫。

箱型時間，隨時可以上場幫助你。

我在大約二十年前踏入這行，當時我的控管能力極差——對所有命令照單全收，誰喊得最大聲，就聽誰的。我會寫待辦清單，但是對如何排定優先順序毫無概念。最後，我犯了基本錯誤，沒有完成最急迫的工作，經常被否定和責備。難過了幾個月後，我想出一套簡單的做法，稱為「每日工作計畫」。我從待辦清單挑出優先任務，將其貼進電子試算表，以七．五小時為基本單位，來預估處理每件任務需要多久時間，並在完成之後勾掉該任務。

但這套做法還是不夠完美。我必須想辦法讓電子試算表和會議這類現有任務銜接起來。那是二○○○年代初期的事，Drop...

Part1相信
1．箱型時間就是解答
什麼是箱型時間？／箱型時間可以解決什麼問題？／箱型時間最棒的地方／了解箱型時間的基本，立即動手實行
2．這是一套有用的辦法
科學證據與實踐意圖／其實你已經在做了／專家的共識／個人見證
3．它幫你記錄過去
記憶／動機／自我發展／經濟效益
4．它帶給你內心的寧靜
減少痛苦／加強自身的主動性／讓自己自由
5．它幫助你聰明思考
播下種子／規劃的藝術／發揮聰明才智／調出資訊和獲取洞見
6．它幫助你與他人合作
數位共享行事曆／規律／建立信任／深化人際關係
7．它幫助你提高生產力
做對的選擇／所謂的「帕金森定律」／在時限內完成／一心二用／零碎時間／無底洞
8．它幫助你更有意識地生活
短期目標／長期目標

Part2計劃
9．基本原則
撥出一點時間：15換15／正確的心態／適當的環境／數位行事曆／動手製作時間箱
10．待辦清單
為待辦清單辯護／待辦清單值得讚許的地方／待辦清單包含的內容？／待辦清單要寫什麼？／該用什麼方式完成？
11．製作時間箱
該納入哪些事？／組合與拆分／描述的文字／我的範例
12．時間箱大小
雖然預估看似不容易／但其實沒那麼困難／培養時間概念／小型、中型、大型時間箱
13．為時間箱排序
既定安排／依存性／心理特質／精力／恭喜，你完成了！

Part3行動
14．從這個章節開始
你已是故事的一員／邊做邊學／從小型時間箱開始／你注意到了嗎？
15．開始、中間、結尾
開始／中間過程／結尾
16．速度的調配與加速
中途檢核點／品質、成本、時間與範圍／從例行任務變成挑戰
17．先交出一點東西
夠好＝可以分享／外界的回饋
18．兔子洞和其他干擾
最有利的先決條件：別讓拖延冒出頭／留意並進可能減少刺激／改善反應／兔子洞／一心二用／表格閱讀方式內化

Part4內化
19．建立習慣
習慣是如何運作／動機／能力／刺激
20．正念
正念與箱型時間相似／箱型時間更為簡單
21．適當休息
休息的目的是什麼？／該如何休息？／休息多久才好？／工作外的時間
22．好好睡覺
早晨／小睡片刻／睡前儀式
23．工具與科技產品
數位工具／實體工具／心理工具
24．看見效果
不要期待箱型時間隨時有效／你在執行箱型時間嗎？效果如何？／可能的阻礙／箱型時間的核心概念

Part1相信
1．箱型時間就是解答
什麼是箱型時間？／箱型時間可以解決什麼問題？／箱型時間最棒的地方／了解箱型時間的基本，立即動手實行
2．這是一套有用的辦法
科學證據與實踐意圖／其實你已經在做了／專家的共識／個人見證
3．它幫你記錄過去
記憶／動機／自我發展／經濟效益
4．它帶給你內心的寧靜
減少痛苦／加強自身的主動性／讓自己自由
5．它幫助你聰明思考
播下種子／規劃的藝術／發揮聰明才智／調出資訊和獲取洞見
6．它幫助你與他人合作
數位共享行事曆／規律／建立信任／深化人際關係
7．它幫助你提高生產力
做...