為什麼工作總是做不完？圖解高效工作、筆記管理術

1-1解開對工作管理的誤解
拿起本書的你，應該正想著「工作要有效率，就需要工作管理」吧。
說不定有些人已經嘗試過好幾次工作管理卻「沒獲得什麼效果」。
雖是老生常談，但這些人不少，所以請放心。
工作管理中有許多被人誤解之處。這既不是學校會教的技巧，也不是受到公罪認可的正式方法論。
開始試試看後，莫名地就有一堆不順利之處。

工作管理並不會一切順利

為了這些人，在第 1 章中首先要從解開人們對工作管理的各種誤解開始。
理所當然地，因為不是公眾認可的正式方法論，所以會有誤解。
可是，工作管理不順利的原因，往往就在於對工作管理多有誤解，所以若能弄清楚原因，自然能找出應對法。
我已經出版過好幾本有關工作管理的書。
此外，每個月也都會舉辦工作管理以及工作術的講座。
我發現其中有很多人都對工作管理有誤解，並且想要知道、理解為什麼會有誤解，以及有怎樣的誤解。
對於工作管理的誤解很偏頗，尤其最多的是以下 4 種：

【關於工作管理的 4 大誤解】
誤解①　只要寫出工作內容就會順利進行
誤解②　工作管理就是調度安排
誤解③　用多工處理的方式來完成工作
誤解④　長期計畫要從終點開始倒推
從下一頁起，我將一一解說這 4 大誤解。首先希望大家能放輕鬆地來閱讀。
1-2誤解①只要寫出工作內容就會順利進行
許多人進行的工作管理的第一步就是寫出工作內容。
這應該是因為大家都對把工作寫出來有一個印象是：「將自己手上的工作全都寫出來，然後立刻著手、大致完成！」
的確，若是把工作寫出來，能一一找出腦中的工作，所以這是個有效的工作管理法。
可是，雖說是把工作寫出來，但各位是否有恰當地寫出了所有工作呢？

掌握大腦的特性

人類的大腦有個特性是擅長聯想。
例如以下 3 個詞彙會讓你聯想到什麼？　　

食譜　健康　綠色

接下來，從以下的 3 個詞彙中你聯想到了什麼？　　

新幹線　舒適　綠色

你對上述兩組詞彙做出了什麼樣的聯想呢？

許多人從第一組詞彙的「食譜、健康、綠色」聯想到了「沙拉」或「青汁」。

很多人則是從第二組詞彙的「新幹線、舒適、綠色」聯想到了「綠色車廂 *1 」或「隼 *2 」，雖然兩組詞彙中都有「綠色」一詞，卻因其他兩個詞語而有不同的聯想。

大腦就像這樣很擅長聯想，所以即便把腦中在意的事寫出來，因為有這個聯想的特性，就會把多餘的工作也寫出來。
總之，不管把想到的工作寫了多少出來，卻不一定會出現必要的工作。

例如，雖然是針對工作之一的企劃 A 寫出了工作內容，卻會從某個關鍵字延伸寫出與企劃 A 沒有直接關係的工作內容，像是「要去美容院」「製作企劃 D 的企劃書」「想一下今天的晚餐要吃什麼」等。

與像是「將自己手上的工作全都寫出來，然後立刻著手、大致完成！」這樣簡單的想像完全相反，工作管理必須要好好靜下心來寫出恰當的工作內容、仔細整理必要的工作、確實做完工作。
若只有寫出在意的事，工作管理是不可能順利進行的。

1-3誤解②工作管理就是調度安排

有很多人都是只用日曆來進行工作管理。
只用日曆來進行工作管理的方法如下：
【常見的使用日曆進行工作管理範例】
07：00　到公司←預定
07：10　檢查郵件←工作
07：50　製作公司內部會議資料←工作
∼省略∼
10：00　開會（與◆◆公司）←預定
11：00　製作會議紀錄（與◆◆公司）←工作
12：00　吃中餐←預定
13：00　公司內部開會←預定
∼省略∼
19：00　下班←預定
可是，【常見的使用日曆進行工作管理範例】不過是一種調度安排，不是工作管理。

在工作管理中要區分預定事項與工作
工作管理本就一定要區分出決定好開始時刻的會議等預定事項，以及檢查郵件等沒有固定開始時間的工作。
明確區分出預定事項與工作是工作管理的基本。
也就是說，進行工作管理並不等同於調度安排。

寫出腦中在意事項時，即便只是按優先順序排列多件在
意事項，也是需要判斷力的。

直到 13 點公司內部的會議開始前，必須準備好必要的
資料或收集好必要的資訊。
現實是，我們無法自動設定好如何將預定事項與工作做
搭配。
若要將工作一元化，就會把所有事項都寫進筆記本裡，或是全集中寫在日曆上，而那將會變得讓人非常難以理解，別說要進行工作管理了，就連要看筆記本都會感到厭煩。

1-4誤解③用多工處理的方式來完成工作

冒昧問一個問題，各位對多工處理有何印象？
‧ 一邊講電話一邊整理文件
‧ 一邊想企劃一邊回信
‧ 同時進行多個企劃
　　　　　　 等等
或許各位會有上述的印象吧。
就像這樣，人們會使用各種意義來解釋多工處理，在不知不覺中陷入多工處理的陷阱中。
多工處理的陷阱就是，不論我們人類有多聰明、多優秀、多天才，一次都只能做一件事。
但實際上，我們會一次被分配到兩項工作，或是必須要同時進行兩個以上的企劃⋯⋯。
也就是說，在不知不覺間變成非得要多工處理的狀況。

你能進行多工處理嗎？

許多人在面對兩個以上的工作時，會混亂於不知道該從哪件工作開始著手，在做一件工作的同時在意其他工作。
若想要靠多工處理來完成工作，就要同時進行兩樣工作，但因為一次只能進行一件事，結果就是所有工作都幾乎沒有進展，只是在浪費時間。
之前也說過了：「人一次只能做一件事」。
或許你的週遭中有人「很能幹」，可以一次做兩件、三件事，看起來就像是在進行多工處理般。
但他們絕非擁有不同於常人的大腦，可以進行多工處理。
他們只是一次都只專注處理一件工作，踏實地在推進工作。也就是說，他們只是專注在進行單一工作而已。
工作管理中常見的一句話是：「專注在現今處理的工作（單一工作）上。製作在這期間忘掉其他工作的計畫。」
能幹的人幾乎都會記錄下應該記住的企劃或工作，並且用專用工具來管理。
工作一繁多起來，大腦內就須要記憶許多事。但大腦容量有限，必須記住許多事情時，就會變得一個頭兩個大。
結果，不僅無法單純地記住工作，還會注意力渙散，連單一工作都無法專注精神。
或許大家會覺得「專注在單一工作上」這件事聽起來很理所當然。
可其實有很多因素會擾亂對工作的專注，例如睡眠不足無法集中注意力、和同事聊天而分散注意力、掛念著家庭中的糾紛等。
因此，不少人都無法順利做到「專注在單一工作上」這件理所當然的事。

1-1解開對工作管理的誤解
拿起本書的你，應該正想著「工作要有效率，就需要工作管理」吧。
說不定有些人已經嘗試過好幾次工作管理卻「沒獲得什麼效果」。
雖是老生常談，但這些人不少，所以請放心。
工作管理中有許多被人誤解之處。這既不是學校會教的技巧，也不是受到公罪認可的正式方法論。
開始試試看後，莫名地就有一堆不順利之處。

工作管理並不會一切順利

為了這些人，在第 1 章中首先要從解開人們對工作管理的各種誤解開始。
理所當然地，因為不是公眾認可的正式方法論，所以會有誤解。
可是，工作管理不順利的原因，...

拿起本書的各位，是否期待能改善工作管理呢？
例如希望能減少加班、工作不再出錯、拿出更多成果等。
若實際進行了工作管理，是否就能實現這些期望呢？

如果你能完全掌握自己的工作狀況、沒有延後交期、經常能放鬆並專注在工作上，那麼工作管理就沒什麼用。

反過來說，因為不知道自己進行的企劃後續發展如何而不安，擔心期限問題充滿壓力，那就大有幫助。

工作管理很像金錢管理。
如果有豐厚的資產、收支狀況是完美的黑字，而且可以放心購買任何東西，還很節省，那就算不記帳也不會有什麼問題。

若是每月赤字還怎樣都不節省，無法好好正視信用卡明細，就應該要好好記帳並檢討一番。
或許有人會說：「就算計帳，錢也不會增加啊」「就算計帳，也沒那麼簡單就做到節省」。

話雖如此，但記帳、檢查信用卡明細是有助節省的。
我們可以從收支紀錄獲得使用金錢的必要性判斷標準。

總之，工作也是一樣的。

進行中的企劃、該做到的約定、必須要做的事、應該事先做好的準備等，若能在腦中整理好一切，隨時做出恰當的行動，就不需要工作管理。可是一般人很難做到這點。
正因為做不到，才會發明出日曆與 ToDo 列表。

而且工作管理中還有額外的項目。
這不只是單純地寫滿了許多無法處理的資訊，結合數位日曆與網路服務成為一套系統來活用，就會知道「現在要立刻做什麼才最恰當？」
說起來就像是雇用了一個支援個人工作的秘書。
也就是說，對需要的人來說，秘書是有助於工作管理。
視不同狀況，工作管理也會做超過一位秘書的工作量。

拿起本書的各位，是否期待能改善工作管理呢？
例如希望能減少加班、工作不再出錯、拿出更多成果等。
若實際進行了工作管理，是否就能實現這些期望呢？

如果你能完全掌握自己的工作狀況、沒有延後交期、經常能放鬆並專注在工作上，那麼工作管理就沒什麼用。

反過來說，因為不知道自己進行的企劃後續發展如何而不安，擔心期限問題充滿壓力，那就大有幫助。

工作管理很像金錢管理。
如果有豐厚的資產、收支狀況是完美的黑字，而且可以放心購買任何東西，還很節省，那就算不記帳也不會有什麼問題。

若是每月赤字還怎樣都不節省...

前言
CHAPTER 1 為什麼需要工作管理？
1-1 解開對工作管理的誤解
1-2 誤解①
只要寫出工作內容就會順利進行
1-3 誤解②
工作管理就是調度安排
1-4 誤解③
用多工處理的方式來完成工作
1-5 誤解④
長期計畫要從終點開始倒推
1-6 所謂的工作管理是什麼？
1-7 先來製作「今日清單」吧

CHAPTER 2 工作管理的基本步驟
2-1 整理基本的工作管理用語
2-2 了解關於工作管理的8 個基本步驟
2-3 基本步驟 1
專注在「現在」「這裡」
2-4 基本步驟 2
列出約定清單
2-5 基本步驟 3
分類列出的約定清單
2-6 基本步驟 4
對企劃專案進行次級任務管理
2-7 基本步驟 5
將約定可視化
2-8 基本步驟 6
不要放著約定不管
2-9 基本步驟 7
寫工作紀錄 .

2-10 基本步驟 8
留意 1st 階段與 2nd 階段

CHAPTER 3 工作管理術 1
～ Getting Thingss Done（GTD ® ）～
3-1 說到工作管理術就一定要提 GTD
3-2 GTD 的 1st 階段與 2nd 階段
3-3 管理所有工作
3-4 今天做的事就是下一個行動
3-5 確認收集箱「歸零」
3-6 GTD 的目標不是清空 ToDo 清單
3-7 GTD 最後的堡壘

CHAPTER 4 工作管理術 2～ TaskChtue ～
4-1 TaskChtue 的全貌
4-2 TaskChtue 的 1st 階段
4-3 TaskChtue 的 2nd 階段
4-4 製作「今日的任務清單」吧
4-5 關於「中途插進來」的委託
4-6 重讀一天的日誌吧

CHAPTER 5 工作管理術 ～明日法則～
5-1 明天能做的事今天就不做
5-2 限定今天要做的事
5-3 利用兩個 ToDo 清單來弄清楚好一天的約定
5-4 使用封閉式清單

CHAPTER 6 工作管理術　實踐篇～你是哪種類型的？～
6-1 來活用工作管理術吧
6-2 實踐範例①上班族K先生 30多歲 GTD
6-3 實踐範例②教師D先生 50多歲 TaskChute
6-4 實踐範例③系統工程師Y先生 40 多歲 明日法則

附錄 用於工作管理的小技巧集
工作管理發揮功用時
小技巧 1.　整理提醒通知
小技巧 2.　Board View（看板檢視）
小技巧 3.　Board 列表形式與看板形式
小技巧 4.　活用執行完成的任務（ToDo 清單）
小技巧 5.　Outliner
小技巧 6.　二分法
小技巧 7.　番茄工作法
小技巧 8.　365 式整理術
小技巧 9.　43 文件夾

前言
CHAPTER 1 為什麼需要工作管理？
1-1 解開對工作管理的誤解
1-2 誤解①
只要寫出工作內容就會順利進行
1-3 誤解②
工作管理就是調度安排
1-4 誤解③
用多工處理的方式來完成工作
1-5 誤解④
長期計畫要從終點開始倒推
1-6 所謂的工作管理是什麼？
1-7 先來製作「今日清單」吧

CHAPTER 2 工作管理的基本步驟
2-1 整理基本的工作管理用語
2-2 了解關於工作管理的8 個基本步驟
2-3 基本步驟 1
專注在「現在」「這裡」
2-4 基本步驟 2
列出約定清單
2-5 基本步驟 3
分類列出的約定...