打敗笨懶慢--老闆沒法教的做事竅門

第一章 懶散是公司害的——好方法好習慣要自己找
不好意思不加班

最近，日文當中的「MOTTAINAI（日文「浪費」的羅馬拼音）」一詞廣為世界各國所知，不喜歡浪費的日本優良風俗受到全球的關注，實在令人感到與有榮焉。

然而，卻也有令人無法感到高興的日文辭彙成為全球共通語言。

那就是從幾年前起成為國際語言的「KAROSHI」（日文「過勞死」的羅馬拼音）一詞。看到羅馬拼音時，也許有人沒辦法一下子會意，但如果寫出漢字，就會立刻明白「過勞死」的意思。

「過勞死」一詞除了被收錄在英國的牛津辭典線上版之外，也已經被記載在各類語言辭典當中了。日文辭彙直接以羅馬拼音被使用，代表外國語言當中沒有該辭彙的同義語。

這就像其他國家沒有「SUSHI」（壽司）或「GEISHA」（藝者，日本傳統中陪酒賣藝的女子）一樣，「KAROSHI」這種現象也不會發生在日本以外的地方。國際社會對過勞死的認知，就像過去的切腹自殺一樣，被認為是「日本人的特殊死法」。對於日本以外國家的人而言，「人因工作過度而死」，也許就像「切腹自殺而亡」一般，使他們感覺非常怪異。

不過，過勞死在日本絕對不算什麼特別的死法。與世界上的其他國家相比，日本人工作過度一事顯而易見。也許大多數的日本人認為，在工作上花費很多很多的時間，算不上「MOTTAINAI」。

或者應該說，「讓員工早點下班回家」對企業經營者而言才是「MOTTAINAI」。舉個實例來說，某大型資訊顧問公司設定了員工的加班時間——每年不超過二四四○小時。乍看之下，該公司似乎很認真的減少加班時數，然而事實卻不然。因為在過勞死員工的官司訴訟上，只要一位員工一年的總加班時數超過二四五○小時，就有可能被判定為職業傷害，因此該公司才限定比最低標準還少十小時的加班時限。這麼一來，即使員工過勞死也不會被認定為職業傷害，不會對公司造成財務上的負擔。這種「即使過勞死也與本公司無關」的設定方式，實在太殘酷了。

然而，大多數上班族，卻完全接受這種長期加班的工作模式，沒有絲毫質疑。實際上，也有不少公司將加班視為理所當然的內部文化。此外，自己的工作做完了，而身邊的同事都還沒回去，不好意思說「我先下班」的上班族也不在少數。

筆者還記得同業其他公司的人對我說過：「在我們公司，十一點回去就算早的了。」他對我禁止員工加班一事難以置信，但是我反而不敢相信有加班到那麼晚的公司。如果是同業，工作量應該不相上下才對，會加班到那麼晚，應該是因為自己不敢先走的心理，以及因為惰性而加班的職員人數不少之故。

對於這種加班現象，即使導入「白領特別法案」（White Collar Exemption，白領階級以達成工作為目標的勞動制度，不應性規訂上班時間），也沒有辦法解決。我不認為導入這種制度，會讓加班現象減少，只會減少加班費，徒增免費加班的時數而已。

強迫加班讓人才流失
如果要指出加班最嚴重且視為常態的產業，第一名非大眾媒體業莫屬。曾經有一位報社女記者為了報導「尋找日本人工作與休閒的平衡點」之主題，前來採訪我。但是女記者的報社也是視加班為常態的公司，所以她不斷向我抱怨公司的過分作為，到最後幾乎忘了到底是誰在接受採訪。

女記者的情況是：白天把小孩送到幼稚園，但由於晚上九點之前一定得接走小孩，她總是在八點下班。但是，八點時其他同事都還沒走，她就成了特殊份子。雖然女記者沒有對其他人造成困擾，卻總覺得背後有異樣的眼光。

女記者認為，只要她不在乎同事的眼光，還是可以照樣下班。但問題卻沒有那麼簡單，她每星期一晚上十點有個必須出席的會議，所以一週還是有一天無法八點下班。

定期會議竟然訂在加班時間舉行!?我真是無法理解。那麼，按時做完工作的人必須無所事事的在公司等到十點嗎？等待的這段時間，公司會付加班費嗎？

然而，根據女記者的回答，她們公司其實沒有人可以按時作完工作，而且由於實行責任制，也沒有加班費可領。即使如此，將會議定在晚上十點實在太不合理，對職業婦女來說也太殘忍了。女記者無計可施，只好請她先生每個星期一去接小孩。

父親也有育兒的責任，請父親接送小孩當然無妨，但在現實生活當中，多半都是媽媽花費時間照顧小孩。因此「視加班為常態的工作氛圍」以及「以加班為前提的工作模式」，對職業婦女實在太過苛刻。雖然︽男女僱用機會平等法︾已經通過二十年以上，因結婚或生子而辭職的女性仍然很多。我認為原因就在於加班被視為常態。只要停止加班，相信選擇繼續工作的職業婦女應該會成倍數增加。

筆者主張停止加班並非只為想繼續工作的職業婦女著想，對於企業經營者而言，這應該也是覓得優秀人才的好方法。

不少企業經營者都認為「近來有不少女性人才優於男性」，而想多僱用優秀的女性，只不過女性因各種因素，辭職率偏高，才導致男性職員較多的結果。

因此，創造出能讓女性職員不需辭職的環境，就可以解決問題——其實，只要停止加班就能讓大幅改善。如果企業視加班為理所當然，優秀的女性職員就會接二連三地辭職，導致員工整體素質無法提升，而且企業甚至還得支付加班費給工作效率差的男性職員。對企業來說，加班真是萬惡之源啊！

工作成效改善的三大原因
我認為，導致企業加班時間之所以那麼長，原因完全出在「白領族工作效率太差」之故。

當然，原因也有可能出自，企業經營者為了降低人事成本而減少僱用人數，導致平均工作負擔大幅增加。然而，白領族經常加班的狀況並不是現在才出現，早自大幅裁員潮開始之前，就呈現經常性加班的狀態了。因此我們可以說，加班並非工作量太多，而是因為工作成效太差，浪費太多時間。

但是，並非所有日本員工的工作效率都很差，在製造產品的工廠，工作人員始終不斷提升工作效率，目前為止都維持極高的生產效能。

那麼，為什麼藍領族（意指勞動階級的工人）可以做到的事情，白領族卻做不到呢？原因在於工作內容不同，工廠內的工作成果是好是壞，任何人一眼都可以看出來。

舉例來說，假設有Ａ到Ｚ等二十六位工作人員在同一條生產線上工作，當中的二十五位員工每小時可以完成十份工作，但是負責第十個環節的Ｊ員工，卻只能在一個小時內完成五份工作。如此一來Ｊ員工就會累積許多半成品，導致作業停滯，位於Ｊ員工之後的Ｋ到Ｚ等十六位員工，即使具備每小時完成十份工作的效率，最終也只能完成五份。如果他們想完成十份工作，就只能加班了。

想改善上述狀況的方法很簡單。只要想辦法提升Ｊ員工的工作效率，或是找一位工作效率達到每小時十份工作的人取代他，就可以將問題解決。工廠內部實際提升效率的方式，也許不像我舉的例子那樣簡單，但是邏輯是不變的。就如身體受傷的「位置」很容易看到，因此立刻可以了解要從那裡下手治療。

但是，白領族的工作內容卻無法套用上述邏輯。其實，白領族的工作實際上應該也如同生產線上的製品往前流動一般，環環相扣而得以完成；然而當整體效率無法提升時，卻很難找出「半成品」到底是積壓在哪位員工手上，所以很難下手處理。

因此，如果我們想要提升白領族的工作效率，首先要做的工作，就是讓各自的工作進展呈現「可視化」的狀況，進而凸顯問題癥結所在。如果沒有辦法弄清楚到底是誰讓生產線慢下來，甚至停頓，就無法提升整體效率。

那麼，要怎麼做才能具體呈現白領族的工作進展呢？

方法就是：在員工各自的工作上制定出明確的「最後期限＝截止日期」。在本書第三章中，我將會針對最後期限做更詳盡的說明。接下來，我要為各位說明，導致上班族工作效率下降的三大原因。

原因1：積極處理不必要的工作項目
白領族會累積看不見的「半成品」，導致整體工作流程停滯，最大的原因，就是花費太多的時間處理不必要的工作。雖然這樣的員工看起來很認真，完全沒有偷懶翹班的現象，本人也抱持認真的態度，卻把時間花費在不必要的工作項目上。

在此，我舉例說明何謂不必要的工作項目。比方說有些員工在製作文件檔案時，總是很認真的編排版面，如果是為客戶做的簡報資料還無可厚非，但是他們甚至連用來說服老闆的文件，都要使用powerpoint製作成精美的簡報……

當然，如果花費相同的時間，完成的文件當然是精美的比單調的好。但是，若兩者所傳達的內容都一樣，製作精美簡報所多花的時間就等於白費。以棒球來比喻，不論是穿越三壘和游擊手之間的完美安打，或是不怎麼樣的內野安打，安打就是安打，並不會變成全壘打。即使把資料作成色彩豐富的精美手冊，一壘安打也不會變成二壘安打或是三壘安打，甚至如果因為拖拖拉拉跑壘過慢，反而會被接殺出局。其實只要正確寫出想表達的意思，即使是字跡潦草的字條也沒有關係。

說起來，員工之所以浪費時間解釋或說服上司，也不能全歸咎於部下。因為上司沒有辦法全盤掌握部下正在處理的工作內容，才會導致他非得提出詳細文件去說明不可。身為上司若能隨時了解部下的工作進度，應該可以立刻對解決方式做出判斷，如此一來，部下甚至連字跡潦草的字條都不用寫。

我認為，組織內部的領導者不能離工作團隊太遠，這就如同棒球教練，球賽進行時也必須待在球場上監督戰況，才能立刻作出下一步該如何應戰的手勢。這個看法我會在第四章做更深入的探討。

可是，不少位居公司管理職位的人，即使身處棒球教練般的重要位置，他們和工作團隊的溝通方式，卻像從球隊總公司發出對選手的指示一樣，採用遠距指導。而部下也被訓練成，連下個球該短打還是該盜壘這種小事，都要特意打電話詢問上司。如此一來，比賽就會在等待上司做出判斷的期間內結束，當然沒有辦法提升工作效率。

此外，要提升工作效率，上司還必須適度授權，就像棒球教練必須把投手的配球方式授權給捕手，是一樣的道理。如果任何事情上司都非得一一插手，部下只會被迫浪費更多時間。雖然「報告、連絡、討論」被認為是上班族最基本的工作，但是也必須區分事情的輕重緩急，不必要的「報告、連絡、討論」，只是徒增工作、浪費時間，阻礙工作效率的提升。

無謂的「報告、連絡、討論」一事，不只發生在上司與部下之間而已，也同樣存在母公司與子公司之間。這種情況在外資企業的日本分公司特別嚴重，他們做任何決定時，都必須一一向國外的總公司報告。

舉我個人的例子來說，雖然我自認對屬下總是充分授權，但也曾經見過某些外資企業的本地分公司，總是將會議的大部分時間浪費在討論「該如何說服總公司」這件事情上。如果沒有這種浪費時間的討論，開會時間可以減少一半。所以我認為，領導者越不清楚工作現況，白領族的工作效率會越低。

第一章 懶散是公司害的——好方法好習慣要自己找不好意思不加班 最近，日文當中的「MOTTAINAI（日文「浪費」的羅馬拼音）」一詞廣為世界各國所知，不喜歡浪費的日本優良風俗受到全球的關注，實在令人感到與有榮焉。 然而，卻也有令人無法感到高興的日文辭彙成為全球共通語言。 那就是從幾年前起成為國際語言的「KAROSHI」（日文「過勞死」的羅馬拼音）一詞。看到羅馬拼音時，也許有人沒辦法一下子會意，但如果寫出漢字，就會立刻明白「過勞死」的意思。 「過勞死」一詞除了被收錄在英國的牛津辭典線上版之外，也已經被記載在...

前言　聰明的不忙，忙的不聰明
第一章 　懶散是公司害的－－好方法好習慣要自己找
不好意思不加班
強迫加班讓人才流失
工作成效改善的三大原因
原因1：積極處理毫不必要的工作項目
原因2：「討論交流的辦公環境」只會讓員工無法專注
電話響不停，干擾辦公
創造可集中精神的時間及空間
理由3：「判斷」速度遲緩，延後處理速度
先行動再思考
工作成效＝能力×時間×效率
發揮火災現場的蠻力
「慢工出細活」只是錯覺
「緊湊與放鬆｣的效果
按照時間排序資料
目標具體，工作便容易檢視
工作不准帶回家
每天該做的事，順序因人而異
「上午」是每天的關鍵
「稍後一併處理」的下場
提升效率就能提升能力
第二章　慢，不是謹慎，是能力不夠－－如何學會迅速下判斷？
工作效率＝判斷速度
下判斷的依據其實都在「當場」
能力差的主管才會隱藏資訊
怎樣提升判斷力？
公司不需要協商型領導者
為何對錯誤視而不見？
內鬥內行，外鬥外行？
君子豹變、朝令夕改
存疑的話，就直接做做看
先決定撤退的原則
老問題不可用慢工夫對付
避難做法成了標準流程
答案不是慢慢等出來的
問題要各別擊破
犯錯吧！又不會死
第三章　笨方法不會讓人勤快──聰明工作，技巧來自偷學
悠閒加班不是慢活
幾乎不可能把工作當生活
何謂「工作」？
假設你明天就退休
不工作，就○○？
「好人」多半能力差
「教育訓練」只是浪費時間
「內化知識」沒法教
偷學，才能成長
學會內化知識還不夠
領導力來自服從力
將目標當眾說出，逼自己達成
創業才會得到經營的樂趣
第四章　老闆，會議這樣開才對！－－簡單且效果超群的經營模式
開會真的浪費時間嗎？
會議是商戰的最前線
會議中不允許無謂的藉口
會議不是論事場所，而是決定場所
腦力激盪只是浪費時間
利用開會鍛練說理能力
缺乏邏輯思考能力的原因
失敗的會議，助長員工的怠惰
從一件事的最後期限開始
「沒問題了」，表示你想放棄
做得到的，就要做到百分百
要懂得放權
管進度，別管進展
決不寬貸謊言
真正的危機管理能力
幽默感
想加班？當上老總再說
全公司最該學習的人
經營策略得邊流汗邊想
憑「銷售額」大聲說話
取法乎上，僅得乎中

前言　聰明的不忙，忙的不聰明
第一章 　懶散是公司害的－－好方法好習慣要自己找
不好意思不加班
強迫加班讓人才流失
工作成效改善的三大原因
原因1：積極處理毫不必要的工作項目
原因2：「討論交流的辦公環境」只會讓員工無法專注
電話響不停，干擾辦公
創造可集中精神的時間及空間
理由3：「判斷」速度遲緩，延後處理速度
先行動再思考
工作成效＝能力×時間×效率
發揮火災現場的蠻力
「慢工出細活」只是錯覺
「緊湊與放鬆｣的效果
按照時間排序資料
目標具體，工作便容易檢視
工作不准帶回家
每天該做的事，順序因人...