誰說重要事不能明天做!--先做、慢做，或者不做的做事訣竅

名人推薦：黑幼龍(卡內基訓練大中華地區負責人)說：

「這世界有一樣東西最平等，那就是『時間』。每個人每天都有一千四百四十分鐘，問題是，有些人很會分配規劃自己的生活、工作，因而常比他人有效果、有福氣。」特別收錄 / 編輯的話：在英國 Amazon網站商業暢銷書超過兩年

讀者一致的五顆星評價

出版兩年仍高居英國亞馬遜網路書店分類排行第三名。

這本書說的，是如何使你百分百有創意、有秩序、有效率。

幾天前，一位正在寫一篇時間管理專題的記者，向我提出幾個不斷有人問到的問題。

•我總是忙得不可開交。怎麼樣才能停下來？

•每當用餐，我總是匆匆了事。怎麼樣才能緩下來慢慢享用？

•我總是得同時做多項工作。如何能專心一意，把事情做得更好？

•不能多花時間陪家人，讓我有罪惡感。我該怎麼辦？

•我一直找不出時間運動。該怎麼挪出時間來？

•我該怎麼找時間度假？我實在太忙了。

這些都是極常見的問題。這位記者之所以提出這些問題，是因為他相信社會大眾會對問題的答案感興趣，而且，這些問題也都是他本人切身的問題。



現代人的噩夢──沒時間

這些問題都指向一件事：我們的時間不夠用。但是，我們的時間真不夠用嗎？其實不然。時間是一種我們存在於其間的媒介。人抱怨沒時間，就像海裡的魚抱怨沒有水一樣。下一次，當你抱怨「一天只有二十四小時，太少了」時，不妨想像一下，假使一天多了一倍時間，有了四十八小時，那能使你掌控你的工作嗎？只怕未必！

我們決心做些什麼，與我們實際上做了些什麼，是兩件不同的事。不妨回想一下，你在過去一年做成的那些決定，其中有多少圓滿完成？有多少正按預定計劃逐步完成？如果你像大多數人一樣，我相信你一定就一些決定採取了行動；但我也敢說，絕大部份決定必定是無疾而終。



沒時間是惡性循環

也因此，簡單一項決定，例如花時間好好享用食物，事實上很可能很難實現。我們給自己立下的新規則或許能管用幾天或幾週，但要不了多久，工作壓力就會迫使我們違反規則，做出例外。再隔一段日子，例外成為常規，我們於是又回到原點。無論我們找出多少理由解釋為何無法實現自己的決定，但在內心深處，我們很清楚真正應該怪罪的不是環境條件。我們不得不暗自承認，我們的能力中似乎少了一環，讓我們很難實現自己的決定。



讓反應腦配合理性腦

我們的腦是由無數不同的部位組成，它們負責處理不同的事，而且往往各有不同作為。

我且以一種極度簡化的方式說，我們有一個理性的腦與一個反應的腦。

你不妨將理性的腦想像成一個政府機構，它忙著訂定計劃與規章，向身體其他部位頒布實施。它有各式各樣的理念，包括業務擴展、家庭福利、運動與健康飲食等等。像大多數政府機構一樣，這些計劃在碰上現實以前一切運作良好。

就腦的內部運作而言，理性腦的計劃碰上的現實，是反應的腦。不妨將反應腦想像成一隻棲息在岩石上曬太陽的蜥蜴。如果見到威脅，例如見到捕食動物逼近，蜥蜴會竄到岩石底下，一動也不動。如果見到一隻鮮美多汁的小蟲走近，牠會突然發難，吞下小蟲。這類行動不需思考，彷彿是一種預先設定的反應。在採取這類行動時，理性腦的計劃究竟是什麼完全無關緊要。蜥蜴唯一關心的，只是眼前出現的是威脅、還是一隻美味的蟲而已。

對我們的生存而言，這部份的腦極端重要。若是一個小孩突然衝出來，跑到你的車前，你卻仍然運用理性思考方式考量對策，後果將不堪設想。但在面對決策與訂定計劃時，我們應該使用的是理性腦。如果日常生活只是根據反應腦而行事，我們的工作將成為一連串反應的大雜燴。

每當理性腦與反應腦發生衝突時，反應腦通常都能取勝。我們可以訂定每天運動的計劃，但有一天可能天氣太冷，或雨下得太大，反應腦將這種狀況視為威脅，我們的理性計劃也因此泡湯。或許我們決定節食，做了一些理性決定，告訴自己哪些可以吃、哪些不能吃。但不久一塊巧克力蛋糕出現在我們眼前，我們的反應腦這時早將理性腦想的那一套拋到九霄雲外。

理性腦需要控制反應腦的關鍵領域，是抗拒與延宕領域。抗拒做一件事，大體上是反應腦將事情視為威脅而有的反應。理性腦可以向反應腦盡情遊說，大談完成這件事的重要性。但只要反應腦視這件事為一項威脅，它會牢牢地踩緊煞車。

在這種情況下，理性腦需要巧妙地說服反應腦，讓反應腦相信所謂的威脅並不存在。你若想做到這一點，最簡單的辦法就是自我假裝，表示你不打算做這件事。要記住，反應腦不夠智慧，也因此無法洞悉理性腦採取的策略。

遇到困難的事情時，們的理想序列應是「思考—決策—行動」。這意味著，我們的理性腦控制腦的所有其他部份，以產生預期成果。不幸的是，對我們大多數人而言，理性腦並不知道控制反應腦的最佳策略；也因此，我們往往必須純靠意志力。這麼做，永遠成不了事。



效率＝創意×秩序

這不是一本教人如何有創意的書，我假定你已經是一位有才華、有創意的人。我在這本書要做的，是給你一種步驟分明的指南，讓你掙脫因秩序紊亂而遭受的束縛，從而發揮創意。這本書教你的是，如何以最省力的方式，全面掌控你的人生。

如果人真能控制自己的人生，能做到什麼？

■能每天完成他們的工作。

■知道一天有什麼工作，也因此知道究竟什麼時候完成。

■如果基於若干理由，不能在當天內完成工作，也能研判出問題所在，找出解決之道。

■能在超快時間內，完成一切例行工作，如電子郵件、紙本文件、電話訊息與簡單的工作。

■能在最短時間內完成專案

■能夠判斷，對自己來說，究竟做多少工作才算適量。

■能在不干擾現有工作的狀況下，接掌新的工作。

■知道如何應付真正的緊急狀況，不因一些並非真正緊急的事件而分神。

■能放手做所有那些夢想「總有一天」要做的事。

■知道如何適當進行後續作業。

■知道如何監控已經授權他人進行的工作。

■能夠應付其他人因不善時間管理而犯下的疏失。

■能夠自我激勵，在工作過程中始終幹勁十足。





明天再做的秘密武器──封閉式清單

將大部份工作納入「明天」類有一大好處，就是你可以充分發揮封閉式清單之利。封閉式清單是一種對我們的工作設限、以增加工作效率的方法。相對於開放式清單，封閉式清單的完成簡單得多。

現在我們要檢驗的是，如何運用封閉式清單管控我們的工作天。大多數人在管控工作的過程中，運用的封閉式清單極少。他們比較愛用的是開放式清單。最常見的開放式清單形式，就是傳統的待辦工作清單。

傳統待辦工作清單之所以成為開放式清單，正因為你可以在清單上添加任何事。清單沒有劃上底線。在你展開一天的工作時，清單上可能列了二十項工作。在這一天工作過程中，你完成了清單列出的若干工作事項，但同時也在尾端添加若干新項。大多數人都有這樣的經驗：忙碌一整天，等到一天結束時，待辦工作清單上的工作事項不但沒有減少，反而較一天工作展開時更形增加。

在我們力求效率的奮鬥過程中，開放式清單是我們最恐怖的敵人。如果不斷有新工作源源流入你的待辦工作，你想完成一切工作事實上是不可能的。一旦處於這種情勢，通常你會選那些當時最引起你注意的工作先行處理，將其他工作留待「稍後處理」。結果是，你只能將那些未獲處理的工作事項納入待辦夾，待辦夾於是越積越厚。

封閉式清單正好相反。它是設限、不能增設新工作事項的待辦工作清單。假設你對一整天要做些什麼瞭若指掌，因為這天要做的二十件事都已經列在清單上，只需一一完成就行了。清單上沒有一個工作事項必須以另一工作事項為基礎，也沒有一個工作事項緊急得非在下班前完成不可。

你可以想見，列在清單上的這些工作事項種類繁多。其中有些工作事項比其他大，有些比其他難，有些較令人不快，有些較為緊急，有些較為重要……等等。

在繼續閱讀下文以前，先答覆這個問題：以哪一種先後次序進行清單上這些工作事項最佳？



最難的先

最簡單的先

最緊急的先

最重要的先

最小的先

最大的先

你最不想做的先

你最想做的先

順著寫在工作清單上的秩序

其他─



我的答案是，「那無關緊要。」既然清單上的工作都會一一完成，選用什麼先後次序無關緊要。不過你得注意，只有在你會完成清單上一切工作事項的情況下，這原則才適用。

若你不會完成清單上一切工作事項，先後次序的選用不僅重要，而且很重要。第二天，你有了一張新工作清單，必須將舊清單加在新清單上。如果日復一日，這種現象不斷反覆，你會發現問題嚴重了：如果你一直運用同一原則決定，最先對哪個工作事項採取行動，遭你擱置的很可能總是同樣的工作事項。

因此，如果你總是以最緊急工作事項為第一優先，非緊急工作事項怎麼辦？除非它們也變得非常緊急，足以吸引你的注意力，否則你不會加以處理。

如果你總是以最重要工作事項為第一優先，不重要工作事項怎麼辦？除非它們出了亂子，迫使你非重視不可，否則你不會加以處理。

如果你總是以最容易的工作事項為第一優先，任何稍有難度的工作都會遭你擱置。即使完成最容易的工作，想找更容易的總找得到。

為避開這個難題，唯一辦法就是一定完成清單上一切工作。如能做到這一點，完成工作事項的先後次序無關緊要。不要接下超過你能力範圍以外的工作，之所以如此重要，原因就在這裡。你的工作負荷需要在一種日常基礎上取得均衡。使用封閉式清單使你更容易取得這種均衡。



扔了「待辦」，改成「必做」

傳統待辦工作清單有一些大多數人都經歷過的問題。這類清單加長的速度，往往比我們從清單上劃除工作事項、縮短清單的速度還快。清單上總有一大堆工作原封不動、從一天移轉到下一天。在太多情況下，越難、越富挑戰性的工作事項，越容易因未加處理而繼續留在清單上。但這類工作事項，往往正是帶動你的事業或職涯向前邁進的工作。

待辦工作清單是一種開放式清單，清單上列舉我們在一天內「可能」做的工作事項。但我們真正需要的，是我們在這天內「會」做些什麼的封閉式清單。為劃掉工作清單上的工作事項，我們顯然必須仔細思考究竟哪些工作必須做，以及有多少時間可供我們應用。除非真有必要，必須在當天採取行動，否則我們不能放縱自己，做那些沒有列在清單上的工作。

我稱這類型清單為「必做」（will-do）清單，以別於傳統的「待辦」（to-do）清單。這兩類型清單之間最重要的差別在於，必做清單是一種封閉式世界。一旦我們決定一天內要做些什麼，我們不再在清單上增列工作事項，或者說，至少在完成清單以前，不再增列工作事項。根據我們對封閉世界式清單既有的認識，相較於傳統待辦清單的作法，我們的工作進度應該迅速得多。

這本書說的，是如何使你百分百有創意、有秩序、有效率。幾天前，一位正在寫一篇時間管理專題的記者，向我提出幾個不斷有人問到的問題。•我總是忙得不可開交。怎麼樣才能停下來？•每當用餐，我總是匆匆了事。怎麼樣才能緩下來慢慢享用？•我總是得同時做多項工作。如何能專心一意，把事情做得更好？•不能多花時間陪家人，讓我有罪惡感。我該怎麼辦？•我一直找不出時間運動。該怎麼挪出時間來？•我該怎麼找時間度假？我實在太忙了。這些都是極常見的問題。這位記者之所以提出這些問題，是因為他相信社會大眾會對問題的答案感興趣，而且...